프로젝트 관리에 시간 추적이 필수적인 이유

효과적인 계획은 프로젝트를 완료하는 데 필요한 조건입니다.

그러나 계획이 예상 일정을 준수하는지 여부는 어떻게 결정합니까?

실행을 어떻게 모니터링하고 적시에 적절한 솔루션을 제공하는지 보장합니까?

핵심은 프로젝트 관리입니다.

그러나 프로젝트 관리는 독립된 분야가 아닙니다.

몇 가지 중요한 구성 요소로 구성되며 시간 관리는 이러한 구성 요소 중 하나입니다.

Forbes에 따르면 가장 효과적인 방법을 결정하기 위해 다양한 시간 관리 기술을 탐색하면 스트레스를 완화하고 생산성을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 이는 팀이 여러 프로젝트를 수행할 때 필요한 것입니다.

그것이 제공하는 다른 특전 중에서 적절한 시간 관리는 특정 활동과 전체 프로젝트에 얼마나 많은 시간을 할애했는지 추적하고 분석하도록 권장합니다.

시간 추적에 익숙하지 않은 경우 시간 추적이 팀을 압도하거나 창의성을 억누를까 두려울 수 있습니다. 그러나 진실은 모든 프로젝트에 얼마나 많은 시간을 할애했는지 추적하는 것이 모든 사람에게 이익이 된다는 것입니다.

그리고 시간을 추적하는 가장 좋은 방법은 시간 추적 소프트웨어를 사용하는 것입니다.

시간 추적 소프트웨어가 항상 프로젝트 관리 프로세스의 필수 부분이어야 하는 이유를 설명하기 위해 이 블로그 게시물에서 다음 사항에 대해 설명합니다.

• 프로젝트 관리에서 시간 추적의 중요성 정의
• 시간 추적이 프로젝트 관리에 가져다주는 이점 이해
• 프로젝트 관리를 위한 최상의 시간 추적 사례 구현

프로젝트 관리에서 시간 추적이란 무엇입니까?

프로젝트 시간 관리 프로세스는 팀 구성원이 할당된 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 추적합니다.

프로젝트 관리자가 팀의 생산성과 프로젝트 진행 상황을 결정하는 데 도움이 됩니다.

시간 추적을 통해 프로젝트 관리자는 시간 프레임과 같은 프로젝트에 대한 예측을 감사하고 데이터를 기반으로 프로젝트 관리 도구에서 필요한 조정을 수행할 수 있습니다.

또한 팀 구성원은 시간 추적을 사용하여 성과를 평가하고 프로젝트 목표를 충족하는지 확인할 수 있습니다.

프로젝트 관리자가 이 시간을 수동으로 모니터링할 수 있지만 시간 추적 소프트웨어를 사용하는 것이 좋습니다. 이러한 도구는 다음과 같은 작업에 도움이 될 수 있기 때문입니다.

• 작업에 소요된 시간 추적,
• 팀 진행 상황을 모니터링하고
• 나중에 분석할 수 있는 보고서를 생성합니다.

시간 추적 응용 프로그램은 기능이 다양하지만 대부분은 프로젝트 팀 구성원이 할당된 모든 작업에 대한 시간을 추적할 수 있도록 합니다.

이러한 유형의 소프트웨어는 많은 시간당 직원을 고용하거나 시간당 작업에 대해 고객에게 청구서를 발행하는 기업에 유용할 수 있습니다.

프로젝트 관리에서 시간 추적 소프트웨어의 이점

시간 관리 통계에 따르면 82%의 사람들이 포괄적인 시간 관리 시스템을 사용하지 않고 대신 목록과 같은 간단한 옵션에 의존하거나 전혀 사용하지 않습니다.

직원의 18%만이 잘 정의된 시간 관리 시스템을 사용합니다.

스프레드시트, 스마트폰 메모 또는 펜과 종이를 고려하여 시간을 추적하는 몇 가지 인기 있는 방법이 있지만 모든 방법이 똑같이 효과적이지는 않습니다.

가장 효율적인 접근 방식은 Clockify와 같은 시간 추적 소프트웨어를 사용하는 것입니다.

이러한 유형의 소프트웨어는 일반적으로 프로젝트에 소요된 시간을 추적하려는 기업에 가장 정확하고 비용 효율적입니다.

이제 시간 추적이 프로젝트 관리에 전반적으로 효과적입니까?

다음은 시간 추적 소프트웨어(및 일반적으로 시간 추적 프로세스)가 비즈니스 성공에 중요한 이유를 자세히 설명하는 목록입니다.

시간 추적 소프트웨어는 작업을 투명하게 만듭니다.

시간 등록을 업무에 통합하면 자동으로 비즈니스의 투명성을 높일 수 있습니다.

시간 추적 소프트웨어를 사용하면 완료된 작업에 대한 통찰력과 예상 시간과 비교할 때 완료하는 데 걸린 실제 시간에 대한 통찰력을 제공하여 작업 절차를 파악할 수 있습니다.

또한 예상보다 더 오래 걸리거나 더 짧은 활동이 무엇인지 인식하기 시작하고 보다 효과적으로 작업 일정을 잡고 우선 순위를 정하기 시작합니다.

결국 시간 추적 소프트웨어를 통해 프로젝트 및 작업에 소요된 시간을 추적하면 팀과 관리자에게 워크플로에 대한 더 넓은 그림을 제공할 수 있습니다.

모든 사람이 자신의 작업을 검토하고 다른 사람들이 현재 작업 중인 작업을 주시하면서 생산성을 높이는 방법을 더 잘 이해할 수 있습니다. 이러한 통찰력은 누가 어떤 작업을 언제 언제 수행할 수 있는지 알 수 있으므로 더 나은 작업 일정을 만드는 데 도움이 됩니다. .

시간 추적 소프트웨어를 사용하면 다른 작업 활동을 더 쉽게 수행할 수 있습니다.

직원이 작업표에 정확한 정보를 입력하지 않으면 회사는 막대한 재정적 손실을 입게 됩니다.

그렇기 때문에 시간 추적 프로세스를 더 쉽게 만드는 것 뿐만 아니라 다른 프로세스를 포함하도록 확장하는 것이 중요합니다. 이는 시간 추적 소프트웨어로 얻을 수 있는 통합을 통해 가능합니다.

예를 들어 재정적 손실 수준에 직접적인 영향을 미치려면 시간 추적 앱을 최고의 비즈니스 회계 시스템과 통합하는 것이 훌륭한 솔루션입니다.

또한 팀 구성원에게 할당된 작업에 따라 오프사이트에서 작업할 때 시간을 맞춰야 할 수도 있습니다.

iOS 및 Android를 포함한 모든 장치용 모바일 애플리케이션이 포함된 회계용 시간 추적 소프트웨어를 사용하면 팀 구성원이 위치에 관계없이 계속 시간을 추적할 수 있습니다.

시간 추적 소프트웨어는 성능 통찰력을 제공합니다.

직원의 성과에 대한 통찰력이 없으면 팀을 효과적으로 관리할 수 없습니다.

결국 회사의 성공을 위해 자신의 역할에 필요한 노력을 기울이는 직원을 인정하는 것이 중요합니다.

직원 성과를 추적 및 분석하지 않고 직원의 작업 시간과 개별 작업에 소요된 시간에 대한 정확한 통찰력을 얻는 것은 어렵습니다. 이는 시간 추적 소프트웨어가 팀 생산성에 도움이 되는 이유를 완벽하게 보여줍니다.

시간 추적 및 프로젝트 관리 소프트웨어는 직원의 성과에 대한 유용한 통찰력을 제공하고 누가 잘 수행하고 있는지 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.

또한 높은 성과를 낸 사람들을 알게 되므로 그들의 성취를 공개적으로 인정함으로써 그들의 자신감을 높일 수 있습니다.

뛰어난 수행자(즉, 정해진 시간 또는 더 일찍 작업을 완료하는 팀원)를 식별하는 것 외에도 시간 추적기를 사용하여 사람들의 강점과 약점을 식별할 수도 있습니다.

충분한 데이터를 수집하면 직장에서 사람들의 행동 경향을 파악할 수 있습니다. 이 정보에는 데이터 강조 표시가 포함됩니다.

• 사람들이 작업을 완료하는 데 걸리는 시간,
• 어떤 사람들은 자신의 일을 미루거나
• 일부 사람들이 예상보다 빨리 작업을 완료하는지 여부.

이 정보를 사용하면 작업을 효율적으로 완료하는 데 어려움을 겪고 있는 사람을 지원하고 작업을 더 빨리 완료한 사람에게 보상하기 위해 적절한 조치를 취할 수 있습니다(그러나 동일하거나 더 나은 품질로).

시간 추적 소프트웨어는 프로젝트 진행 상황을 모니터링하는 데 도움이 됩니다.

Project.co의 프로젝트 관리 현황 보고서(State of Project Management Report)에 따르면 설문에 응한 직원 중 상당 부분이 기한을 놓치는 경우가 많다는 사실을 공개적으로 인정하고 기한이 지난 작업을 간과하기까지 합니다.

또한 작업을 완료하는 데 필요한 시간을 과소 평가하여 마감일을 지속적으로 놓치면 혼란과 갈등이 발생할 수 있습니다.

프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간을 과소평가하면 프로젝트 비용도 과소평가하게 됩니다. 이는 장기적으로 금전적 손실로 이어집니다.

또한 직원이 가치가 낮은 프로젝트에 과도한 시간을 할애하면 돈도 잃게 됩니다.

그러나 클라이언트와 작업할 때 더 많은 주의를 기울여야 합니다. 결국 지각은 브랜드 이미지를 손상시키므로 프로젝트가 진행되는 효율성에 더 주의를 기울여야 합니다.

효과적인 시간 추적으로 권장되는 효과적인 프로젝트 관리가 없으면 클라이언트는 브랜드에 대한 신뢰를 잃고 다른 비즈니스 소유자에게 브랜드의 단점에 대한 소문을 퍼뜨릴 것입니다. 결국 입소문은 긍정적일 필요는 없지만 부정적인 리뷰를 최소화하기 위해 노력하고 싶을 것입니다.

시간 추적 소프트웨어는 작업표를 자동화하고 송장 발행을 용이하게 합니다.

전문 소프트웨어로 프로젝트 시간을 추적하면 작업표와 송장을 개선할 수 있습니다.

정확한 작업표와 송장이 왜 중요한가요?

우선 정확한 작업표는 정확한 송장으로 이어져 더 나은 고객 관계로 이어집니다.

그리고 팀 구성원의 작업표는 더 자주 완료할수록 더 정확해집니다. 결국, 매주 또는 일일 수준으로 시간을 입력하면 작업한 작업과 해당 작업에 소요된 시간을 더 잘 기억할 수 있습니다.

또한 소프트웨어에서 작업표를 작성하면 프로세스를 더 빨리 완료할 수 있으므로 정확한 작업표와 송장을 더 자주 작성할 수 있습니다.

시간 추적 소프트웨어는 급여를 간소화합니다.

시간 추적 소프트웨어의 또 다른 이점은 시간 추적기가 직원의 시간을 자동으로 추적하기 때문에 급여 처리 비용이 절감된다는 것입니다. 오류가 발생하기 쉬운 수동 추적 시스템보다 더 안정적이고 정확합니다.

예를 들어, 시간 단위로 프리랜서 가상 비서를 고용한 경우 다음을 수행할 수 있습니다.

• 시간당 요금을 정의하고,
• 청구 가능한 시간을 시간 추적기 앱에 직접 기록하고
• 수입이 자동으로 계산되고 나중에 참조할 수 있도록 기록됩니다.

사업주는 급여 처리 지연 및 문제로 이어지는 거부된 작업표가 더 적을 것으로 예상할 수 있습니다.

결국 시간 추적 도구를 사용하면 프로젝트와 프로젝트에 소요된 시간과 비용을 추적할 수 있습니다.

또한 시간 추적 시스템의 충분한 데이터를 사용하여 유사한 프로젝트에서 추적한 시간을 기반으로 프로젝트에 필요한 리소스를 정확하게 평가할 수 있습니다.

시간 추적 소프트웨어는 클라이언트 커뮤니케이션을 강화합니다.

최고의 시간 추적 소프트웨어는 고객 및 기타 이해 관계자에게 배포할 보고서를 만들기 위한 토대를 마련합니다.

프로젝트의 단계와 로드맵을 공유하면 파트너가 작업 진행 상황을 추적하고 적시에 우려 사항을 제기할 수 있습니다.

또한, 그들은 자신의 투자나 노력이 어디로 가고 있는지, 그것이 결실을 맺고 있는지 정확하게 이해하고 있습니다.

프로젝트 관리에서 시간을 추적하는 방법

시간 추적을 통해 프로젝트 관리 노력을 강화하기로 결정했다면 올바르게 수행하는 방법을 알아야 합니다.

프로젝트 관리에서 시간을 추적하는 4가지 효과적인 방법을 살펴보십시오.

1. 올바른 시간 추적 도구 선택

선택할 수 있는 시간 추적 도구가 많이 있습니다. 사용 가능한 많은 옵션 중에서 하나를 선택하는 방법은 무엇입니까?

고려해야 할 가장 중요한 것은 비즈니스 요구와 프로세스에 가장 적합한 것이 무엇인지입니다.

프로젝트 목표가 무엇인지 결정하십시오.

거기에서 이러한 목표를 달성하는 데 도움이 되는 소프트웨어에서 찾고 있는 기능을 정의하십시오.

그렇게 하면 선택의 폭을 더 쉽게 좁힐 수 있습니다.

2. 팀이 시간을 추적하도록 동기를 부여합니다.

팀에 새로운 도구를 도입하면 제대로 수행되지 않으면 생산성이 저하될 수 있습니다.

물론 이것은 배워야 할 새로운 시스템, 구현해야 할 새로운 프로세스, 처리해야 할 새로운 작업입니다.

그렇기 때문에 팀을 참여시키고 시간 추적을 하도록 권장하는 것이 중요합니다.

3. 알림 시스템을 갖출 것

프로젝트 관리에서 정확성, 일관성 및 시간에 따라 많은 것이 달라집니다.

직원의 시간 기록이 정확하고 규칙적인지 확인하려면 좋은 알림 시스템을 찾아야 합니다. 다행스럽게도 Clockify와 같은 최신 시간 추적 소프트웨어를 사용하면 직원이 정기적으로 로그인할 수 있도록 이메일 알림을 설정할 수 있습니다.

관리자와 관리자가 더 쉽게 작업할 수 있도록 매일, 매주 또는 매월 시간을 추적하지 않은 사람에 대한 정보를 제공하는 미리 알림을 설정할 수도 있습니다. 또는 누군가가 평소 목표보다 더 많은 시간을 추적한 경우.

4. 추적 시간 분석

프로젝트 관리의 경우 추적 시간이 충분하지 않습니다. 시간 추적 소프트웨어를 통해 얻은 데이터를 분석하는 것은 프로젝트 관리 및 계획에 가치를 가져다줍니다.

시간 추적 데이터를 마음대로 검토하여 관리자는 다음을 수행할 수 있습니다.

• 시간 추적이 팀에 어떤 영향을 미치는지 알아보십시오.
• 문제 영역을 식별하고,
• 팀의 생산성을 더 잘 이해합니다.

각 측면은 더 나은 결과를 도출하고 시간을 절약하며 장기적으로 더 정확한 예산 추정을 위해 필수적입니다.

결론: 시간 추적 시스템을 통한 프로젝트 관리 강화

기존 스프레드시트는 특히 프로젝트 작업에서 더 이상 사용되지 않습니다.

완전히 자동화되고 직원 시간 데이터에 대한 실시간 액세스를 제공하며 청구 및 프로젝트 관리 소프트웨어와 통합되는 우수한 추적 솔루션이 필요합니다.

요점에서 모든 프로젝트 관리 시스템을 위한 시간 추적 도구는 다음과 같은 작업에서 팀 구성원을 지원합니다.

• 마감 시간을 충족,
• 개선할 부분을 파악하고,
• 전 세계 어디에서나 작업 성과를 모니터링합니다.

또한 시간 추적 응용 프로그램을 활용하여 프로젝트 워크플로를 최적화하고 적시에 적절한 작업에 노력을 집중할 수 있으므로 비즈니스 수익에 도움이 됩니다.

️ 당신은 당신의 시간을 추적합니까? 프로젝트 관리에 시간 추적이 도움이 되었습니까? 프로젝트 관리자로서 시간을 어떻게 관리합니까? 특히 유용하다고 생각한 것이 있습니까? 귀하의 답변이 향후 기사 중 하나에 실릴 기회를 위해 [email protected]로 저희에게 편지를 보내주십시오.