لماذا يعد تتبع الوقت ضروريًا لإدارة المشروع

التخطيط الفعال هو شرط ضروري لاستكمال المشروع.

ولكن ، كيف تحدد ما إذا كانت الخطة تلتزم بالجدول الزمني المتوقع؟

كيف تراقب التنفيذ وتضمن أنك تقدم الحل المناسب في الوقت المحدد؟

المفتاح هو إدارة المشروع.

ومع ذلك ، فإن إدارة المشروع ليست نظامًا قائمًا بذاته.

وهي تتألف من عدة مكونات حاسمة - وإدارة الوقت هي أحد هذه المكونات.

وفقًا لـ Forbes ، فإن استكشاف تقنيات إدارة الوقت المختلفة لتحديد الطريقة الأفضل يمكن أن يساعد في تخفيف التوتر وزيادة الإنتاجية - وهو شيء سيحتاجه فريقك عند العمل في مشاريع متعددة.

من بين الامتيازات الأخرى التي تقدمها ، تشجعك إدارة الوقت المناسبة على تتبع وتحليل مقدار الوقت المخصص لأنشطة محددة والمشروع ككل.

إذا لم تكن معتادًا على تتبع الوقت ، فقد تخشى أن يتغلب ذلك على الفريق أو يخنق الإبداع. ومع ذلك ، فإن الحقيقة هي أن تتبع مقدار الوقت الذي يقضيه كل مشروع يفيد الجميع.

وأفضل طريقة لتتبع الوقت هي عبر برنامج تتبع الوقت.

لشرح سبب وجوب أن يكون برنامج تتبع الوقت دائمًا جزءًا أساسيًا من عملية إدارة المشروع ، في منشور المدونة هذا ، سنلقي الضوء على الأمور التالية:

• تحديد أهمية تتبع الوقت في إدارة المشروع
• فهم الفوائد التي يجلبها تتبع الوقت لإدارة المشروع
• تطبيق أفضل ممارسات تتبع الوقت لإدارة المشاريع

ما هو تتبع الوقت في إدارة المشروع؟

تتبع عملية إدارة وقت المشروع المدة التي يستغرقها أعضاء الفريق لإكمال المهام المعينة لهم.

يساعد مدير المشروع في تحديد إنتاجية الفريق والتقدم المحرز في المشروع.

يمكّن تتبع الوقت مديري المشاريع من تدقيق توقعاتهم لمشروع - مثل الإطار الزمني - وإجراء التعديلات اللازمة في أداة إدارة المشروع بناءً على البيانات.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لأعضاء الفريق استخدام تتبع الوقت لتقييم أدائهم والتأكد من أنهم يحققون أهداف المشروع.

بينما يمكن لمديري المشاريع مراقبة هذا الوقت يدويًا ، فمن المفيد استخدام برنامج تتبع الوقت ، لأن هذه الأداة يمكن أن تساعدك:

• تتبع الوقت الذي يقضيه في المهام ،
• مراقبة تقدم الفريق ، و
• إنشاء التقارير التي يمكنك تحليلها لاحقًا.

في حين أن تطبيقات تتبع الوقت تختلف في ميزاتها ، فإن الأغلبية تمكن أعضاء فريق المشروع من تتبع وقتهم في كل مهمة معينة.

يمكن أن يكون هذا النوع من البرامج مفيدًا للشركات التي توظف العديد من الموظفين كل ساعة أو التي تصدر فواتير للعملاء مقابل العمل بالساعة.

فوائد برامج تتبع الوقت في إدارة المشاريع

وفقًا لإحصاءات إدارة الوقت ، لا يستخدم 82٪ من الأشخاص نظامًا شاملاً لإدارة الوقت ، ويعتمدون بدلاً من ذلك على خيارات بسيطة مثل القوائم - أو لا شيء على الإطلاق.

18٪ فقط من الموظفين يستخدمون نظام إدارة الوقت المحدد جيدًا.

في حين أن هناك العديد من الطرق الشائعة لتتبع الوقت - ضع في اعتبارك جداول البيانات أو ملاحظات الهاتف الذكي أو حتى القلم والورق - ليست جميعها فعالة بنفس القدر.

الطريقة الأكثر فاعلية هي استخدام برنامج تتبع الوقت - مثل Clockify.

عادةً ما يكون هذا النوع من البرامج هو الأكثر دقة وفعالية من حيث التكلفة للشركات التي تتطلع إلى تتبع الوقت الذي يقضيه في المشاريع.

الآن ، هل تتبع الوقت فعال في إدارة المشاريع بشكل عام؟

فيما يلي قائمة بالأسباب التي توضح بالتفصيل سبب أهمية برنامج تتبع الوقت (وبالتالي ، عملية تتبع الوقت بشكل عام) لنجاح عملك.

برنامج تتبع الوقت يجعل عملك شفافًا

من خلال دمج تسجيلات الوقت في ممارستك ، فإنك تزيد تلقائيًا من شفافية عملك.

يمكّنك برنامج تتبع الوقت من أن تكون على رأس إجراءات العمل من خلال توفير نظرة ثاقبة للمهام المكتملة والوقت الواقعي المستغرق لإكمالها ، مقارنةً بالأوقات المقدرة.

بالإضافة إلى ذلك ، تبدأ في التعرف على الأنشطة التي تستغرق وقتًا أطول أو أقصر من المتوقع ، وتبدأ في جدولة العمل وتحديد أولوياته بشكل أكثر فعالية.

في النهاية ، سيوفر تتبع الوقت المستغرق في المشاريع والمهام عبر برنامج تتبع الوقت للفرق والمديرين صورة أوسع لسير عملهم.

يمكن للجميع مراجعة مهامهم وفهم كيفية زيادة الإنتاجية بشكل أفضل مع مراقبة ما يعمل عليه الآخرون حاليًا - ستساعدك هذه الأفكار في وضع جداول عمل أفضل ، كما ستعرف من هو المتاح لتولي المهمة ومتى .

يسهّل برنامج تتبع الوقت إنجاز أنشطة العمل الأخرى

عندما يفشل الموظفون في إدخال معلومات دقيقة في الجداول الزمنية ، تتكبد الشركة خسائر مالية كبيرة.

لهذا السبب من المهم ليس فقط تسهيل عملية تتبع الوقت ، ولكن أيضًا لتوسيعها لتشمل عمليات أخرى - وهذا ممكن من خلال عمليات الدمج التي يمكنك الحصول عليها باستخدام برنامج تتبع الوقت.

على سبيل المثال ، للتأثير بشكل مباشر على مستوى خسائرك المالية ، يعد دمج تطبيق تتبع الوقت الخاص بك مع أفضل أنظمة المحاسبة للأعمال حلاً رائعًا.

علاوة على ذلك ، بناءً على المهام المخصصة لأعضاء فريقك ، قد يُطلب منهم أيضًا تسجيل الحضور عند العمل خارج الموقع.

يتيح برنامج تتبع الوقت للمحاسبة الذي يتضمن تطبيقًا للهاتف المحمول لجميع الأجهزة ، بما في ذلك iOS و Android ، لأعضاء فريقك متابعة تتبع الوقت بغض النظر عن موقعهم.

يوفر برنامج تتبع الوقت رؤى حول الأداء

بدون نظرة ثاقبة لأداء موظفيك ، قد لا تتمكن من إدارة فرقك بشكل فعال.

بعد كل شيء ، من الأهمية بمكان التعرف على الموظفين الذين يبذلون الجهد الذي تتطلبه أدوارهم لنجاح الشركة.

بدون تتبع وتحليل أداء الموظف ، من الصعب الحصول على نظرة ثاقبة دقيقة لساعات عمل الموظفين والوقت الذي يقضيه في المهام الفردية - وهو التوضيح المثالي للسبب الذي يجعل برنامج تتبع الوقت يفيد إنتاجية الفريق.

يمكن أن توفر برامج تتبع الوقت وإدارة المشاريع نظرة ثاقبة مفيدة لأداء موظفيك وتساعدك على فهم من يقوم بأداء جيد.

بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأنك تعرف أداءك العالي ، يمكنك زيادة ثقتهم من خلال الاعتراف بإنجازاتهم علنًا.

بصرف النظر عن تحديد المؤدين الاستثنائيين - أي أعضاء الفريق الذين ينهون مهامهم في الوقت المحدد أو قبل ذلك - يمكن أيضًا استخدام أدوات تعقب الوقت لتحديد نقاط القوة والضعف لدى الأشخاص.

يمكنك التعرف على اتجاهات سلوك الأشخاص في العمل إذا جمعت بيانات كافية. تتضمن هذه المعلومات تمييز البيانات:

• كم من الوقت يستغرق الناس لإكمال مهامهم ،
• ما إذا كان بعض الناس يماطلون في مهامهم ، و
• ما إذا كان بعض الأشخاص ينهون مهامهم بشكل أسرع من المتوقع.

تتيح لك هذه المعلومات اتخاذ التدابير المناسبة لمساعدة أي شخص يواجه صعوبة في إكمال المهام بكفاءة ومكافأة أولئك الذين أنهوا عملهم بشكل أسرع (ولكن بنفس الجودة أو بجودة أفضل).

يساعد برنامج تتبع الوقت في مراقبة تقدم المشروع

وفقًا لتقرير حالة إدارة المشروع الصادر عن Project.co ، فإن جزءًا كبيرًا من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع يعترفون صراحةً بتفويت المواعيد النهائية بشكل متكرر - وحتى يتجاهلون المهام المستحقة.

وقد يحدث ارتباك وتعارض إذا فاتتك المواعيد النهائية باستمرار لأنك قللت من مقدار الوقت المطلوب لإكمال المهمة.

من خلال التقليل من الوقت اللازم لإنهاء المشروع ، فإنك تقلل أيضًا من تكلفة المشروع - مما يؤدي إلى خسارة الأموال على المدى الطويل.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا قضى موظفوك وقتًا طويلاً في مشاريع أقل قيمة ، فستخسر أيضًا أموالاً.

ولكن ، عند العمل مع العملاء ، يجب أن تولي مزيدًا من الاهتمام لهذا - فبعد كل شيء ، فإن تأخرك يشوه صورة علامتك التجارية ، لذلك يجب أن تولي مزيدًا من الاهتمام للكفاءة التي تتقدم بها مشاريعك.

بدون إدارة المشروع الفعالة بتشجيع من التتبع الفعال للوقت ، سيفقد العملاء الثقة في علامتك التجارية وينشرون الكلمة حول أوجه القصور في علامتك التجارية لأصحاب الأعمال الآخرين. بعد كل شيء ، لا يجب أن تكون الكلمات الشفوية إيجابية - ولكن عليك بذل جهد لتقليل التعليقات السلبية.

يقوم برنامج تتبع الوقت بأتمتة الجداول الزمنية ويسهل إصدار الفواتير

من خلال تتبع وقت المشروع باستخدام برنامج متخصص ، يمكنك الحصول على جداول زمنية وفواتير محسنة.

لماذا تعتبر الجداول الزمنية والفواتير الدقيقة مهمة؟

حسنًا ، على سبيل المثال ، تؤدي الجداول الزمنية الدقيقة إلى فواتير دقيقة ، مما يؤدي إلى علاقات أفضل مع العملاء.

وتكون الجداول الزمنية لأعضاء الفريق أكثر دقة كلما أكملوها بشكل متكرر - بعد كل شيء ، من المرجح أن تتذكر المهام التي عملت عليها والوقت الذي تقضيه في المهام المذكورة إذا أدخلت وقتك على المستوى الأسبوعي أو حتى اليومي.

كما أن إكمال الجداول الزمنية في برنامج ما يجعل العملية أسرع في الإنجاز ، مما يسهل إكمال الجداول الزمنية والفواتير الدقيقة بشكل متكرر.

برنامج تتبع الوقت يبسط كشوف المرتبات

فائدة أخرى لبرنامج تتبع الوقت هي أنه يقلل من تكلفة معالجة كشوف المرتبات - حيث يقوم متتبعو الوقت تلقائيًا بتتبع وقت الموظفين. إنه أكثر موثوقية ودقة من أنظمة التتبع اليدوية المعرضة للأخطاء.

على سبيل المثال ، إذا قمت بتعيين مساعدين افتراضيين مستقلين على أساس كل ساعة ، فيمكنهم:

• تحديد أسعارهم بالساعة ،
• الساعة في الساعات المدفوعة مباشرة في تطبيق متتبع الوقت الخاص بك ، و
• يتم احتساب أرباحهم تلقائيًا وتسجيلها للرجوع إليها في المستقبل.

يمكن لأصحاب الأعمال توقع عدد أقل من الجداول الزمنية المرفوضة التي تؤدي إلى مشاكل وتأخيرات في معالجة كشوف المرتبات.

بعد كل شيء ، تتيح لك أدوات تتبع الوقت تتبع مشاريعك ومقدار الوقت والمال الذي يتم إنفاقه عليها.

بالإضافة إلى ذلك ، مع وجود بيانات كافية من نظام تتبع الوقت الخاص بك ، يمكنك تقييم الموارد المطلوبة للمشروع بدقة ، بناءً على الوقت الذي يتم تتبعه في مشاريع مماثلة.

برنامج تتبع الوقت يقوي التواصل مع العميل

يضع برنامج تتبع الوقت الأفضل الأساس لإنشاء تقارير لتوزيعها على العملاء وأصحاب المصلحة الآخرين.

تتيح مشاركة مرحلة المشروع وخريطة الطريق للشركاء تتبع التقدم المحرز في المهام وإثارة أي مخاوف في الوقت المناسب.

علاوة على ذلك ، فهم يفهمون بالضبط أين يذهب استثمارهم أو جهدهم وما إذا كان يؤتي ثماره.

طرق لتتبع الوقت في إدارة المشروع

إذا كنت عازمًا على تعزيز جهود إدارة مشروعك من خلال تتبع الوقت ، فيجب أن تعرف كيفية القيام بذلك بشكل صحيح.

ألق نظرة على 4 طرق فعالة لتتبع الوقت في إدارة المشروع.

1. اختر أداة تعقب الوقت المناسب

هناك الكثير من أدوات تتبع الوقت للاختيار من بينها ، فكيف تختار واحدة من بين العديد من الخيارات المتاحة؟

أهم شيء يجب مراعاته هو ما يناسب احتياجات عملك وعملياته بشكل أفضل.

حدد أهداف مشروعك.

من هناك ، حدد الميزات التي تبحث عنها في البرنامج لمساعدتك في تحقيق تلك الأهداف.

القيام بذلك يسهل عليك تضييق نطاق خياراتك.

2. تحفيز الفريق لتتبع الوقت

يمكن أن يؤدي تقديم أداة جديدة لفريقك إلى إعاقة الإنتاجية - إذا لم يتم ذلك بشكل صحيح.

بالطبع ، إنه نظام جديد للتعلم ، وعملية جديدة للتنفيذ ، ومهمة جديدة يجب التعامل معها.

لهذا السبب من المهم إشراك فريقك وتشجيعهم على تتبع الوقت.

3. لديك نظام تذكير

في إدارة المشروع ، يعتمد الكثير على الدقة والاتساق والوقت.

للتأكد من أن سجلات وقت موظفيك دقيقة ومنتظمة ، سيتعين عليك العثور على نظام تذكير جيد. لحسن الحظ بالنسبة لك ، مع برنامج تتبع الوقت الحديث مثل Clockify ، يمكنك إعداد تذكيرات البريد الإلكتروني التي تضمن لموظفيك تسجيل الدخول في الوقت المناسب بانتظام.

لتسهيل الأمور على المديرين والمسؤولين ، يمكنك أيضًا إعداد تذكيرات يومية أو أسبوعية أو شهرية توفر معلومات حول الأشخاص الذين لم يتتبعوا وقتهم. أو ، إذا تتبع شخص ما وقتًا أطول من هدفه المعتاد.

4. تحليل الوقت المتعقب

بالنسبة لإدارة المشروع ، لا يكفي وقت التتبع. إن تحليل البيانات التي تم الحصول عليها من خلال برنامج تتبع الوقت هو ما يجلب قيمة لإدارة المشروع والتخطيط.

من خلال فحص بيانات تتبع الوقت الموجودة تحت تصرفهم ، يمكن للمديرين:

• تعرف على كيفية تأثير تتبع الوقت على فرقهم ،
• تحديد المجالات الإشكالية ، و
• فهم إنتاجية فرقهم بشكل أفضل.

كل جانب ضروري لتحقيق نتائج أفضل ، وتوفير الوقت ، وتقديم تقديرات أكثر دقة للميزانية على المدى الطويل.

الخلاصة: تعزيز إدارة المشروع من خلال نظام تتبع الوقت

جداول البيانات التقليدية عفا عليها الزمن ، لا سيما في عمل المشروع.

أنت بحاجة إلى حل تتبع ممتاز مؤتمت بالكامل ، ويوفر وصولاً في الوقت الفعلي إلى بيانات وقت الموظف ، ويتكامل مع برنامج الفوترة وإدارة المشاريع.

في جوهرها ، تساعد أدوات تتبع الوقت لأي نظام إدارة مشروع أعضاء الفريق في:

• المواعيد النهائية للاجتماع ،
• تحديد مجالات التحسين
• مراقبة أداء العمل من أي مكان في العالم.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام تطبيق تتبع الوقت لتحسين سير عمل المشروع وتركيز جهودك على المهام الصحيحة في الوقت المناسب - مما يعود بالفائدة على عملك.

️ هل تتابع وقتك؟ هل وجدت تتبع الوقت مفيدًا لإدارة المشاريع؟ كيف يمكنك تتبع وقتك كمدير مشروع؟ هل يوجد أي شيء وجدته مفيدًا بشكل خاص؟ اكتب إلينا على [email protected] للحصول على فرصة لإبراز إجابتك في إحدى مقالاتنا المستقبلية.