Pourquoi le suivi du temps est essentiel pour la gestion de projet

Publié: 2022-05-22

Une planification efficace est une condition nécessaire à la réalisation d'un projet.

Mais comment déterminez-vous si le plan respecte le calendrier prévu ?

Comment contrôlez-vous l'exécution et garantissez-vous de fournir une solution appropriée dans les délais ?

La clé est la gestion de projet.

La gestion de projet, cependant, n'est pas une discipline autonome.

Il est composé de plusieurs composants critiques - et la gestion du temps est l'un de ces composants.

Selon Forbes, explorer diverses techniques de gestion du temps pour déterminer quelle méthode fonctionne le mieux peut aider à réduire le stress et à augmenter la productivité, ce dont votre équipe aura besoin lorsqu'elle travaille sur plusieurs projets.

Entre autres avantages qu'elle offre, une bonne gestion du temps vous encourage à suivre et à analyser le temps consacré à des activités spécifiques et au projet dans son ensemble.

Si vous n'êtes pas habitué au suivi du temps, vous pouvez craindre qu'il submerge l'équipe ou étouffe la créativité. Cependant, la vérité est que le suivi du temps passé sur chaque projet profite à tout le monde.

Et, la meilleure façon de garder une trace du temps est via un logiciel de suivi du temps.

Pour expliquer pourquoi un logiciel de suivi du temps devrait toujours être un élément essentiel du processus de gestion de projet, dans cet article de blog, nous éclairerons les points suivants :

  • Définir l'importance du suivi du temps dans la gestion de projet
  • Comprendre les avantages que le suivi du temps apporte à la gestion de projet
  • Mettre en œuvre les meilleures pratiques de suivi du temps pour la gestion de projet
Pourquoi le logiciel de suivi du temps est un élément essentiel de la couverture du logiciel de gestion de projet

Table des matières

Qu'est-ce que le suivi du temps dans la gestion de projet ?

Le processus de gestion du temps du projet garde une trace du temps que les membres de l'équipe mettent pour accomplir les tâches qui leur sont assignées.

Il aide le chef de projet à déterminer la productivité de l'équipe et l'avancement d'un projet.

Le suivi du temps permet aux chefs de projet d'auditer leurs prévisions pour un projet - comme son calendrier - et d'apporter les ajustements nécessaires dans leur outil de gestion de projet en fonction des données.

De plus, les membres de l'équipe peuvent utiliser le suivi du temps pour évaluer leurs performances et s'assurer qu'ils atteignent les objectifs du projet.

Bien que les chefs de projet puissent surveiller ce temps manuellement, il est avantageux d'utiliser un logiciel de suivi du temps, car un tel outil peut vous aider :

  • Suivre le temps passé sur les tâches,
  • Surveiller les progrès de l'équipe et
  • Générez des rapports que vous pourrez ensuite analyser.

Alors que les applications de suivi du temps varient dans leurs fonctionnalités, la majorité permet aux membres de l'équipe de projet de suivre leur temps sur chaque tâche assignée.

Ce type de logiciel peut être avantageux pour les entreprises qui emploient de nombreux employés horaires ou qui émettent des factures aux clients pour un travail horaire.

Avantages du logiciel de suivi du temps dans la gestion de projet

Selon les statistiques de gestion du temps, 82 % des personnes n'utilisent pas de système de gestion du temps complet, s'appuyant plutôt sur des options simples telles que des listes - ou rien du tout.

Seuls 18% des salariés utilisent un système de gestion du temps bien défini.

Bien qu'il existe plusieurs méthodes populaires pour suivre le temps - pensez aux feuilles de calcul, aux notes de smartphone ou même au stylo et au papier - elles ne sont pas toutes aussi efficaces.

L'approche la plus efficace consiste à utiliser un logiciel de suivi du temps, tel que Clockify.

Ce type de logiciel est généralement le plus précis et le plus rentable pour les entreprises qui cherchent à suivre le temps passé sur les projets.

Maintenant, le suivi du temps est-il efficace dans la gestion de projet, dans l'ensemble ?

Vous trouverez ci-dessous une liste de raisons expliquant pourquoi un logiciel de suivi du temps (et, par extension, le processus de suivi du temps en général) est essentiel au succès de votre entreprise.

Un logiciel de suivi du temps rend votre travail transparent

En intégrant les enregistrements de temps dans votre pratique, vous augmentez automatiquement la transparence de votre entreprise.

Le logiciel de suivi du temps vous permet d'être au top de la procédure de travail en fournissant un aperçu des tâches terminées et du temps réaliste qu'il a fallu pour les terminer, par rapport aux temps estimés.

De plus, vous commencez à reconnaître les activités qui prennent plus ou moins de temps que prévu, et vous commencez à planifier et à hiérarchiser le travail plus efficacement.

À terme, le suivi du temps consacré aux projets et aux tâches via un logiciel de suivi du temps fournira aux équipes et aux responsables une image plus large de leur flux de travail.

Tout le monde peut revoir ses tâches et mieux comprendre comment augmenter la productivité tout en gardant un œil sur ce sur quoi les autres travaillent actuellement. Ces informations vous aideront à établir de meilleurs horaires de travail, car vous saurez qui est disponible pour assumer quelle tâche et quand. .

Programme

Le logiciel de suivi du temps facilite l'accomplissement d'autres activités de travail

Lorsque les employés ne saisissent pas des informations exactes sur les feuilles de temps, l'entreprise subit des pertes financières importantes.

C'est pourquoi il est important non seulement de faciliter le processus de suivi du temps, mais aussi de l'étendre pour inclure d'autres processus - cela est possible via des intégrations que vous pouvez obtenir avec un logiciel de suivi du temps.

Par exemple, pour affecter directement le niveau de vos pertes financières, l'intégration de votre application de suivi du temps à vos principaux systèmes de comptabilité pour entreprise est une excellente solution.

De plus, selon les tâches assignées aux membres de votre équipe, ils peuvent également être amenés à pointer lorsqu'ils travaillent hors site.

Un logiciel de suivi du temps pour la comptabilité qui comprend une application mobile pour tous les appareils, y compris iOS et Android, permet aux membres de votre équipe de continuer à suivre le temps quel que soit leur emplacement.

Le logiciel de suivi du temps fournit des informations sur les performances

Sans un aperçu des performances de vos employés, vous ne pourrez peut-être pas gérer efficacement vos équipes.

Après tout, il est crucial de reconnaître les employés qui mettent l'effort que leur rôle exige pour le succès de l'entreprise.

Sans suivre et analyser les performances des employés, il est difficile d'obtenir un aperçu précis des heures de travail des employés et du temps consacré à des tâches individuelles, ce qui illustre parfaitement pourquoi un logiciel de suivi du temps profite à la productivité d'une équipe.

Les logiciels de suivi du temps et de gestion de projet peuvent fournir des informations utiles sur les performances des membres de votre personnel et vous aider à comprendre qui travaille bien.

De plus, parce que vous connaissez vos employés les plus performants, vous pouvez augmenter leur confiance en reconnaissant publiquement leurs réalisations.

En plus d'identifier les interprètes exceptionnels - c'est-à-dire les membres de l'équipe qui terminent leurs tâches à temps ou plus tôt - les trackers de temps peuvent également être utilisés pour identifier les forces et les faiblesses des personnes.

Vous pouvez reconnaître les tendances dans le comportement des gens au travail si vous collectez suffisamment de données. Ces informations comprennent des données mettant en évidence :

  • Combien de temps il faut aux gens pour accomplir leurs tâches,
  • Si certaines personnes tergiversent dans leurs tâches, et
  • Si certaines personnes terminent leurs tâches plus rapidement que prévu.

Ces informations vous permettent de prendre les mesures appropriées pour aider toute personne qui a eu des difficultés à accomplir efficacement des tâches et récompenser celles qui ont terminé leur travail plus rapidement (mais avec une qualité identique ou supérieure).

Un logiciel de suivi du temps permet de suivre l'avancement du projet

Selon le rapport sur l'état de la gestion de projet de Project.co, une partie importante des employés interrogés admettent ouvertement qu'ils ne respectent pas souvent les délais, voire qu'ils négligent les tâches qui sont dues.

De plus, la confusion et les conflits peuvent survenir si vous manquez constamment les délais parce que vous avez sous-estimé le temps nécessaire pour accomplir une tâche.

En sous-estimant le temps nécessaire pour terminer un projet, vous sous-estimez également le coût du projet, ce qui entraîne une perte d'argent à long terme.

De plus, si votre personnel passe trop de temps sur des projets de moindre valeur, vous perdrez également de l'argent.

Mais, lorsque vous travaillez avec des clients, vous devriez faire plus attention à cela — après tout, vos retards ternissent votre image de marque, vous devriez donc accorder plus d'attention à l'efficacité avec laquelle vos projets avancent.

Sans une gestion de projet efficace encouragée par un suivi efficace du temps, les clients perdront confiance en votre marque et feront connaître les lacunes de votre marque aux autres propriétaires d'entreprise. Après tout, le bouche à oreille n'a pas à être positif, mais vous voudrez faire l'effort de minimiser les critiques négatives.

Un logiciel de suivi du temps automatise les feuilles de temps et facilite la facturation

En suivant le temps du projet avec un logiciel spécialisé, vous obtenez des feuilles de temps et une facturation améliorées.

Pourquoi l'exactitude des feuilles de temps et des factures est-elle importante ?

Eh bien, d'une part, des feuilles de temps précises conduisent à des factures précises, ce qui conduit à de meilleures relations avec les clients.

Et plus les feuilles de temps des membres de l'équipe sont précises, plus ils les remplissent fréquemment. Après tout, vous êtes plus susceptible de vous souvenir des tâches travaillées et du temps passé sur ces tâches si vous saisissez votre temps au niveau hebdomadaire, voire quotidien.

De plus, remplir des feuilles de temps dans un logiciel accélère le processus, ce qui facilite la saisie plus fréquente de feuilles de temps et de factures précises.

Un logiciel de suivi du temps rationalise la paie

Un autre avantage du logiciel de suivi du temps est qu'il réduit les coûts de traitement de la paie, car les compteurs de temps suivent automatiquement le temps des membres du personnel. Il est plus fiable et précis que les systèmes de suivi manuels sujets aux erreurs.

Par exemple, si vous avez embauché des assistants virtuels indépendants sur une base horaire, ils peuvent :

  • Définir leurs tarifs horaires,
  • Enregistrez leurs heures facturables directement dans votre application de suivi du temps, et
  • Faites calculer leurs revenus automatiquement et enregistrez-les pour référence future.

Les propriétaires d'entreprise peuvent anticiper moins de feuilles de temps rejetées qui entraînent des retards et des problèmes de traitement de la paie.

Après tout, les outils de suivi du temps vous permettent de suivre vos projets et le temps et l'argent qui y sont consacrés.

De plus, avec suffisamment de données de votre système de suivi du temps, vous pouvez évaluer avec précision les ressources requises pour un projet, en fonction du temps suivi sur des projets similaires.

Un logiciel de suivi du temps renforce la communication avec les clients

Le meilleur logiciel de suivi du temps jette les bases de la création de rapports à distribuer aux clients et aux autres parties prenantes.

Le partage de l'étape et de la feuille de route du projet permet aux partenaires de suivre l'avancement des tâches et de signaler toute préoccupation en temps opportun.

De plus, ils comprennent précisément où vont leurs investissements ou leurs efforts et s'ils portent leurs fruits.

Façons de garder une trace du temps dans la gestion de projet

Si vous êtes déterminé à améliorer vos efforts de gestion de projet avec le suivi du temps, vous devez savoir comment le faire correctement.

Jetez un œil à 4 façons efficaces de garder une trace du temps dans la gestion de projet.

1. Choisissez le bon outil de suivi du temps

Il existe BEAUCOUP d'outils de suivi du temps parmi lesquels choisir, alors comment en choisir un parmi les nombreuses options disponibles ?

La chose la plus importante à considérer est ce qui convient le mieux aux besoins et aux processus de votre entreprise.

Déterminez quels sont les objectifs de votre projet.

À partir de là, définissez les fonctionnalités que vous recherchez dans un logiciel pour vous aider à atteindre ces objectifs.

Cela vous permet d'affiner plus facilement vos options.

Conseil de pro Clockify

Pour vous aider à choisir le meilleur logiciel de suivi du temps pour vous, voici une analyse détaillée des logiciels de suivi du temps les plus populaires, ainsi qu'un tableau comparatif détaillé de leurs fonctionnalités :

  • Comparaison des meilleures applications de suivi du temps (2022)

2. Motiver l'équipe pour suivre le temps

L'introduction d'un nouvel outil dans votre équipe peut nuire à la productivité, si ce n'est pas fait correctement.

Bien sûr, c'est un nouveau système à apprendre, un nouveau processus à mettre en œuvre et une nouvelle tâche à gérer.

C'est pourquoi il est important d'impliquer votre équipe et de l'encourager à faire un suivi du temps.

3. Avoir un système de rappel

Dans la gestion de projet, beaucoup dépend de la précision, de la cohérence et du temps.

Pour vous assurer que les relevés d'heures de vos employés sont exacts et réguliers, vous devrez trouver un bon système de rappel. Heureusement pour vous, avec un logiciel de suivi du temps moderne comme Clockify, vous pouvez configurer des rappels par e-mail qui garantiront que vos employés se connectent régulièrement.

Rappels

Pour faciliter la tâche des gestionnaires et des administrateurs, vous pouvez également configurer des rappels quotidiens, hebdomadaires ou mensuels qui fourniront des informations sur les personnes qui n'ont pas suivi leur temps. Ou, si quelqu'un a suivi plus de temps que son objectif habituel.

4. Analyser le temps suivi

Pour la gestion de projet, le temps de suivi ne suffit pas. L'analyse des données obtenues grâce à un logiciel de suivi du temps est ce qui apporte de la valeur à la gestion et à la planification de projet.

Signaler

En examinant les données de suivi du temps à leur disposition, les gestionnaires peuvent :

  • Découvrez comment le suivi du temps affecte leurs équipes,
  • Identifier les zones problématiques, et
  • Mieux comprendre la productivité de leurs équipes.

Chaque aspect est essentiel pour obtenir de meilleurs résultats, gagner du temps et faire des estimations budgétaires plus précises à long terme.

Conclusion : Améliorez la gestion de projet grâce à un système de suivi du temps

Les feuilles de calcul traditionnelles sont obsolètes, en particulier dans le travail de projet.

Vous avez besoin d'une excellente solution de suivi entièrement automatisée, offrant un accès en temps réel aux données de temps des employés et s'intégrant à votre logiciel de facturation et de gestion de projet.

Dans l'essentiel, les outils de suivi du temps pour tout système de gestion de projet aident les membres de l'équipe à :

  • Respect des délais,
  • Identifier les axes d'amélioration, et
  • Surveillance des performances de travail depuis n'importe quel endroit dans le monde.

De plus, vous pouvez utiliser une application de suivi du temps pour optimiser le flux de travail du projet et concentrer vos efforts sur les bonnes tâches au bon moment, ce qui profite au résultat net de votre entreprise.

️ Suivez-vous votre temps ? Avez-vous trouvé le suivi du temps utile pour la gestion de projet ? Comment gérez-vous votre temps en tant que chef de projet ? Y a-t-il quelque chose que vous avez trouvé particulièrement utile ? Écrivez-nous à [email protected] pour avoir une chance que votre réponse soit présentée dans l'un de nos futurs articles.