Por que o controle de tempo é essencial para o gerenciamento de projetos

Publicados: 2022-05-22

O planejamento eficaz é uma condição necessária para a conclusão de um projeto.

Mas, como você determina se o plano está de acordo com o cronograma previsto?

Como você monitora a execução e garante que oferece uma solução adequada no prazo?

A chave é o gerenciamento de projetos.

O gerenciamento de projetos, no entanto, não é uma disciplina independente.

Ele é composto por vários componentes críticos – e o gerenciamento de tempo é um desses componentes.

De acordo com a Forbes, explorar várias técnicas de gerenciamento de tempo para determinar qual método funciona melhor pode ajudar a aliviar o estresse e aumentar a produtividade – algo que sua equipe precisará ao trabalhar em vários projetos.

Entre outras vantagens que oferece, o gerenciamento adequado do tempo incentiva você a acompanhar e analisar quanto tempo é dedicado a atividades específicas e ao projeto como um todo.

Se você não está acostumado a monitorar o tempo, pode temer que isso domine a equipe ou sufoque a criatividade. No entanto, a verdade é que acompanhar quanto tempo é gasto em cada projeto beneficia a todos.

E a melhor maneira de acompanhar o tempo é por meio do software de rastreamento de tempo.

Para explicar por que o software de controle de tempo deve sempre ser uma parte essencial do processo de gerenciamento de projetos, nesta postagem do blog, vamos esclarecer os seguintes assuntos:

  • Definindo a importância do controle de tempo no gerenciamento de projetos
  • Entendendo os benefícios que o rastreamento de tempo traz para o gerenciamento de projetos
  • Implementando as melhores práticas de controle de tempo para gerenciamento de projetos
Por que o software de rastreamento de tempo é uma parte essencial da capa do software de gerenciamento de projetos

Índice

O que é controle de tempo no gerenciamento de projetos?

O processo de gerenciamento de tempo do projeto acompanha quanto tempo os membros da equipe levam para concluir suas tarefas atribuídas.

Ele auxilia o gerente de projeto a determinar a produtividade e o progresso da equipe em um projeto.

O rastreamento de tempo permite que os gerentes de projeto auditem suas previsões para um projeto — como seu prazo — e façam os ajustes necessários em sua ferramenta de gerenciamento de projeto com base nos dados.

Além disso, os membros da equipe podem usar o controle de tempo para avaliar seu desempenho e certificar-se de que estão atendendo aos objetivos do projeto.

Embora os gerentes de projeto possam monitorar esse tempo manualmente, é benéfico usar um software de rastreamento de tempo, pois essa ferramenta pode ajudá-lo a:

  • Acompanhe o tempo gasto em tarefas,
  • Monitore o progresso da equipe e
  • Gere relatórios que você pode analisar posteriormente.

Embora os aplicativos de controle de tempo variem em seus recursos, a maioria permite que os membros da equipe do projeto acompanhem seu tempo em cada tarefa atribuída.

Esse tipo de software pode ser benéfico para empresas que empregam muitos funcionários horistas ou que emitem faturas para clientes por trabalho por hora.

Benefícios do software de rastreamento de tempo no gerenciamento de projetos

De acordo com as estatísticas de gerenciamento de tempo, 82% das pessoas não usam um sistema abrangente de gerenciamento de tempo, confiando em opções simples, como listas – ou nada.

Apenas 18% dos colaboradores utilizam um sistema de gestão de tempo bem definido.

Embora existam vários métodos populares para rastrear o tempo – considere planilhas, anotações de smartphone ou até papel e caneta – nem todos são igualmente eficazes.

A abordagem mais eficiente é usar um software de rastreamento de tempo – como o Clockify.

Esse tipo de software geralmente é o mais preciso e econômico para empresas que desejam rastrear o tempo gasto em projetos.

Agora, o controle de tempo é eficaz no gerenciamento de projetos, em geral?

A seguir está uma lista de razões que detalham por que o software de controle de tempo (e, por extensão, o processo de controle de tempo em geral) é crítico para o sucesso do seu negócio.

O software de rastreamento de tempo torna seu trabalho transparente

Ao incorporar registros de tempo em sua prática, você aumenta automaticamente a transparência do seu negócio.

O software de rastreamento de tempo permite que você esteja no topo do procedimento de trabalho, fornecendo informações sobre as tarefas concluídas e o tempo realista necessário para concluí-las, quando comparado aos tempos estimados.

Além disso, você começa a reconhecer quais atividades estão demorando mais ou menos do que o esperado e começa a agendar e priorizar o trabalho de forma mais eficaz.

Eventualmente, o rastreamento do tempo gasto em projetos e tarefas por meio do software de rastreamento de tempo fornecerá às equipes e gerentes uma visão mais ampla de seu fluxo de trabalho.

Todos podem revisar suas tarefas e entender melhor como aumentar a produtividade enquanto também ficam de olho no que os outros estão trabalhando no momento - essas informações ajudarão você a fazer melhores horários de trabalho, pois você saberá quem está disponível para assumir qual tarefa e quando .

Cronograma

O software de rastreamento de tempo facilita a realização de outras atividades de trabalho

Quando os funcionários não inserem informações precisas em planilhas de horas, a empresa incorre em perdas financeiras significativas.

É por isso que é importante não apenas facilitar o processo de rastreamento de tempo, mas também expandi-lo para incluir outros processos - isso é possível por meio de integrações que você pode obter com um software de rastreamento de tempo.

Por exemplo, para afetar diretamente o nível de suas perdas financeiras, integrar seu aplicativo de controle de tempo com seus principais sistemas de contabilidade para empresas é uma ótima solução.

Além disso, dependendo das tarefas atribuídas aos membros de sua equipe, eles também podem ser obrigados a marcar o ponto ao trabalhar fora do local.

Um software de rastreamento de tempo para contabilidade que inclui um aplicativo móvel para todos os dispositivos, incluindo iOS e Android, permite que os membros de sua equipe continuem rastreando o tempo, independentemente de sua localização.

O software de rastreamento de tempo fornece insights de desempenho

Sem insights sobre o desempenho de seus funcionários, você pode não conseguir gerenciar suas equipes de forma eficaz.

Afinal, é fundamental reconhecer os colaboradores que se empenham em suas funções para o sucesso da empresa.

Sem rastrear e analisar o desempenho dos funcionários, é um desafio obter uma visão precisa das horas de trabalho dos funcionários e do tempo gasto em tarefas individuais - o que é a ilustração perfeita de por que o software de rastreamento de tempo beneficia a produtividade de uma equipe.

O software de controle de tempo e gerenciamento de projetos pode fornecer informações úteis sobre o desempenho dos membros de sua equipe e ajudá-lo a entender quem está tendo um bom desempenho.

Além disso, como você conhecerá seus funcionários de alto desempenho, poderá aumentar a confiança deles reconhecendo publicamente suas realizações.

Além de identificar pessoas com desempenho excepcional - ou seja, membros da equipe que concluem suas tarefas no prazo ou antes - os rastreadores de tempo também podem ser usados ​​para identificar os pontos fortes e fracos das pessoas.

Você pode reconhecer tendências no comportamento das pessoas no trabalho se coletar dados suficientes. Essas informações incluem destaque de dados:

  • Quanto tempo leva para as pessoas completarem suas tarefas,
  • Se algumas pessoas procrastinam em suas tarefas, e
  • Se algumas pessoas terminam suas tarefas mais rápido do que o esperado.

Essas informações permitem que você tome as medidas cabíveis para auxiliar quem tem dificuldade em concluir tarefas com eficiência e recompensar quem vem terminando seu trabalho mais rápido (mas com a mesma ou melhor qualidade).

O software de rastreamento de tempo ajuda a monitorar o progresso do projeto

De acordo com o State of Project Management Report da Project.co, uma parcela considerável dos funcionários pesquisados ​​admite abertamente perder prazos com frequência – e até mesmo negligenciar tarefas que estão atrasadas.

E, confusão e conflito podem ocorrer se você perder prazos consistentemente porque subestimou a quantidade de tempo necessária para concluir uma tarefa.

Ao subestimar o tempo necessário para terminar um projeto, você também está subestimando o custo do projeto – o que leva à perda de dinheiro a longo prazo.

Além disso, se seu pessoal gastar tempo excessivo em projetos de menor valor, você também perderá dinheiro.

Mas, ao trabalhar com clientes, você deve prestar mais atenção a isso – afinal, seu atraso mancha a imagem da sua marca, então você deve prestar mais atenção à eficiência com que seus projetos avançam.

Sem um gerenciamento de projetos eficaz, incentivado por um controle de tempo eficaz, os clientes perderão a confiança em sua marca e espalharão a notícia sobre as deficiências de sua marca para outros proprietários de empresas. Afinal, o boca a boca não precisa ser positivo – mas você deve se esforçar para minimizar as críticas negativas.

O software de rastreamento de tempo automatiza planilhas de horas e facilita o faturamento

Ao rastrear o tempo do projeto com software especializado, você obtém planilhas de horas e faturamento aprimorados.

Por que planilhas de horas e faturas precisas são importantes?

Bem, por um lado, planilhas de horas precisas levam a faturas precisas, o que leva a melhores relacionamentos com os clientes.

E as planilhas de horas dos membros da equipe são mais precisas quanto mais frequentemente as completam - afinal, é mais provável que você se lembre das tarefas executadas e do tempo gasto nessas tarefas se inserir seu tempo em um nível semanal ou mesmo diário.

E o preenchimento de planilhas de horas em um software torna o processo mais rápido, tornando mais fácil preencher planilhas de horas e faturas precisas com mais frequência.

Software de rastreamento de tempo simplifica a folha de pagamento

Outro benefício do software de controle de tempo é que ele reduz o custo de processamento da folha de pagamento — pois os rastreadores de tempo controlam automaticamente o tempo dos membros da equipe. É mais confiável e preciso do que os sistemas de rastreamento manual que são propensos a erros.

Por exemplo, se você contratou assistentes virtuais freelancers por hora, eles podem:

  • Defina suas taxas horárias,
  • Relógio em suas horas faturáveis ​​diretamente em seu aplicativo rastreador de tempo e
  • Tenha seus ganhos calculados automaticamente e registrados para referência futura.

Os proprietários de empresas podem antecipar menos planilhas de horas rejeitadas que levam a atrasos e problemas no processamento da folha de pagamento.

Afinal, as ferramentas de controle de tempo permitem que você acompanhe seus projetos e a quantidade de tempo e dinheiro gastos neles.

Além disso, com dados suficientes do seu sistema de rastreamento de tempo, você pode avaliar com precisão os recursos necessários para um projeto, com base no tempo rastreado em projetos semelhantes.

O software de rastreamento de tempo fortalece a comunicação com o cliente

O melhor software de controle de tempo estabelece as bases para a criação de relatórios para distribuição a clientes e outras partes interessadas.

Compartilhar o estágio e o roteiro do projeto permite que os parceiros acompanhem o progresso das tarefas e levantem quaisquer preocupações em tempo hábil.

Além disso, eles entendem exatamente para onde seu investimento ou esforço está indo e se está valendo a pena.

Maneiras de controlar o tempo no gerenciamento de projetos

Se você está determinado a aprimorar seus esforços de gerenciamento de projetos com controle de tempo, deve saber como fazê-lo corretamente.

Dê uma olhada em 4 maneiras eficazes de controlar o tempo no gerenciamento de projetos.

1. Escolha a ferramenta de rastreamento de tempo certa

Existem MUITAS ferramentas de rastreamento de tempo para escolher, então como escolher uma entre as muitas opções disponíveis?

A coisa mais importante a considerar é o que melhor se adapta às suas necessidades e processos de negócios.

Determine quais são os objetivos do seu projeto.

A partir daí, defina os recursos que você procura em um software para ajudá-lo a atingir esses objetivos.

Isso torna mais fácil para você restringir suas opções.

Dica do Clockify Pro

Para ajudá-lo a escolher o melhor software de rastreamento de tempo para você, aqui está uma análise detalhada do software de rastreamento de tempo mais popular, juntamente com uma tabela de comparação detalhada de seus recursos:

  • A melhor comparação de aplicativos de rastreamento de tempo (2022)

2. Motive a equipe a acompanhar o tempo

A introdução de uma nova ferramenta para sua equipe pode prejudicar a produtividade – se não for feita corretamente.

Claro, é um novo sistema para aprender, um novo processo para implementar e uma nova tarefa para lidar.

É por isso que é importante envolver sua equipe e incentivá-los a fazer o controle do tempo.

3. Tenha um sistema de lembretes

No gerenciamento de projetos, muito depende da precisão, consistência e tempo.

Para garantir que os registros de tempo de seus funcionários sejam precisos e regulares, você terá que encontrar um bom sistema de lembretes. Felizmente para você, com um software moderno de rastreamento de tempo como o Clockify, você pode configurar lembretes por e-mail que garantirão que seus funcionários façam login regularmente.

Lembretes

Para facilitar as coisas para gerentes e administradores, você também pode configurar lembretes diários, semanais ou mensais que fornecerão informações sobre quem não está monitorando seu tempo. Ou, se alguém rastreou mais tempo do que seu alvo habitual.

4. Analise o tempo rastreado

Para gerenciamento de projetos, acompanhar o tempo não é suficiente. Analisar os dados obtidos através do software de controle de tempo é o que agrega valor ao gerenciamento e planejamento de projetos.

Relatório

Ao examinar os dados de rastreamento de tempo à sua disposição, os gerentes podem:

  • Saiba como o rastreamento de tempo afeta suas equipes,
  • Identifique áreas problemáticas e
  • Entenda melhor a produtividade de suas equipes.

Cada aspecto é essencial para gerar melhores resultados, economizar tempo e fazer estimativas de orçamento mais precisas a longo prazo.

Conclusão: Aprimore o gerenciamento de projetos por meio de um sistema de rastreamento de tempo

As planilhas tradicionais são obsoletas, especialmente no trabalho de projeto.

Você precisa de uma excelente solução de rastreamento que seja totalmente automatizada, forneça acesso em tempo real aos dados de tempo dos funcionários e integre-se ao seu software de faturamento e gerenciamento de projetos.

Em essência, as ferramentas de rastreamento de tempo para qualquer sistema de gerenciamento de projetos auxiliam os membros da equipe em:

  • Cumprimento de prazos,
  • Identificar áreas de melhoria e
  • Monitorando o desempenho do trabalho de qualquer lugar do mundo.

Além disso, você pode utilizar um aplicativo de controle de tempo para otimizar o fluxo de trabalho do projeto e concentrar seus esforços nas tarefas certas no momento certo - o que beneficia os resultados de sua empresa.

️ Você acompanha seu tempo? Você achou o controle de tempo útil para o gerenciamento de projetos? Como você controla seu tempo como gerente de projetos? Existe alguma coisa que você achou particularmente útil? Escreva-nos para [email protected] para ter a chance de sua resposta ser apresentada em um de nossos futuros artigos.