De ce urmărirea timpului este esențială pentru managementul proiectelor
Publicat: 2022-05-22Planificarea eficientă este o condiție necesară pentru finalizarea unui proiect.
Dar, cum determinați dacă planul respectă calendarul anticipat?
Cum monitorizați execuția și garantați că oferiți o soluție adecvată la timp?
Cheia este managementul proiectelor.
Managementul proiectelor, cu toate acestea, nu este o disciplină de sine stătătoare.
Este compus din mai multe componente critice, iar managementul timpului este una dintre aceste componente.
Potrivit Forbes, explorarea diferitelor tehnici de gestionare a timpului pentru a determina care metodă funcționează cel mai bine poate ajuta la atenuarea stresului și la creșterea productivității – lucru de care echipa ta va avea nevoie atunci când lucrează la mai multe proiecte.
Printre alte avantaje pe care le oferă, gestionarea adecvată a timpului vă încurajează să urmăriți și să analizați cât timp este dedicat activităților specifice și proiectului în ansamblu.
Dacă nu sunteți obișnuit cu urmărirea timpului, s-ar putea să vă temeți că va depăși echipa sau va înăbuși creativitatea. Cu toate acestea, adevărul este că ținerea evidenței cât timp este petrecut pentru fiecare proiect aduce beneficii tuturor.
Și, cel mai bun mod de a ține evidența timpului este prin intermediul software-ului de urmărire a timpului.
Pentru a explica de ce software-ul de urmărire a timpului ar trebui să fie întotdeauna o parte esențială a procesului de management al proiectului, în această postare de blog, vom face lumină asupra următoarelor aspecte:
- Definirea importanței urmăririi timpului în managementul proiectelor
- Înțelegerea beneficiilor pe care urmărirea timpului le aduce managementului de proiect
- Implementarea celor mai bune practici de urmărire a timpului pentru managementul proiectelor

Ce este urmărirea timpului în managementul proiectelor?
Procesul de management al timpului proiectului ține evidența cât timp îi ia membrilor echipei pentru a-și îndeplini sarcinile atribuite.
Acesta ajută managerul de proiect în determinarea productivității echipei și a progresului într-un proiect.
Urmărirea timpului permite managerilor de proiect să-și auditeze previziunile pentru un proiect - cum ar fi intervalul de timp - și să facă ajustările necesare în instrumentul lor de management de proiect pe baza datelor.
În plus, membrii echipei pot folosi urmărirea timpului pentru a-și evalua performanța și pentru a se asigura că îndeplinesc obiectivele proiectului.
Deși managerii de proiect pot monitoriza acest timp manual, este benefic să utilizați un software de urmărire a timpului, deoarece un astfel de instrument vă poate ajuta:
- Urmăriți timpul petrecut cu sarcini,
- Monitorizați progresul echipei și
- Generați rapoarte pe care le puteți analiza ulterior.
În timp ce aplicațiile de urmărire a timpului variază în funcție de caracteristicile lor, majoritatea le permite membrilor echipei de proiect să țină evidența timpului lor pentru fiecare sarcină atribuită.
Acest tip de software poate fi benefic pentru afacerile care angajează mulți angajați orar sau care emit facturi către clienți pentru munca orară.
Beneficiile software-ului de urmărire a timpului în managementul proiectelor
Potrivit statisticilor de gestionare a timpului, 82% dintre oameni nu folosesc un sistem cuprinzător de gestionare a timpului, bazându-se în schimb pe opțiuni simple, cum ar fi liste - sau nimic.
Doar 18% dintre angajați folosesc un sistem de management al timpului bine definit.
Deși există mai multe metode populare de urmărire a timpului - luați în considerare foile de calcul, notele de pe smartphone sau chiar pixul și hârtia - nu toate sunt la fel de eficiente.
Cea mai eficientă abordare este utilizarea unui software de urmărire a timpului, cum ar fi Clockify.
Acest tip de software este de obicei cel mai precis și mai rentabil pentru companiile care doresc să urmărească timpul petrecut pe proiecte.
Acum, este urmărirea timpului eficientă în managementul proiectelor, în general?
Următoarea este o listă de motive care detaliază de ce software-ul de urmărire a timpului (și, prin extensie, procesul de urmărire a timpului în general) este esențial pentru succesul afacerii dvs.
Software-ul de urmărire a timpului vă face munca transparentă
Prin încorporarea înregistrărilor de timp în practica dvs., creșteți automat transparența afacerii dvs.
Software-ul de urmărire a timpului vă permite să fiți în fruntea procedurii de lucru, oferind o perspectivă asupra sarcinilor finalizate și a timpului realist necesar pentru a le finaliza, în comparație cu timpii estimați.
În plus, începeți să recunoașteți care activități durează mai mult sau mai scurt decât vă așteptați și începeți să programați și să prioritizați munca mai eficient.
În cele din urmă, urmărirea timpului petrecut pe proiecte și sarcini prin intermediul software-ului de urmărire a timpului va oferi echipelor și managerilor o imagine mai largă a fluxului lor de lucru.
Toată lumea își poate revizui sarcinile și poate înțelege mai bine cum să crească productivitatea, ținând totodată un ochi la ceea ce lucrează alții în prezent - aceste informații vă vor ajuta să faceți programe de lucru mai bune, deoarece veți ști cine este disponibil pentru a îndeplini ce sarcină și când. .
Software-ul de urmărire a timpului face alte activități de lucru mai ușor de realizat
Atunci când angajații nu reușesc să introducă informații exacte în foile de pontaj, compania suferă pierderi financiare semnificative.
De aceea, este important nu numai să faci procesul de urmărire a timpului mai ușor, ci și să îl extinzi pentru a include alte procese - acest lucru este posibil prin integrări pe care le poți obține cu un software de urmărire a timpului.
De exemplu, pentru a afecta direct nivelul pierderilor financiare, integrarea aplicației de urmărire a timpului cu cele mai bune sisteme de contabilitate pentru afaceri este o soluție excelentă.
Mai mult decât atât, în funcție de sarcinile atribuite membrilor echipei dvs., acestora li se poate cere și să intre atunci când lucrează în afara amplasamentului.
Un software de urmărire a timpului pentru contabilitate care include o aplicație mobilă pentru toate dispozitivele, inclusiv iOS și Android, le permite membrilor echipei să continue să urmărească timpul, indiferent de locația lor.
Software-ul de urmărire a timpului oferă informații despre performanță
Fără o perspectivă asupra performanței angajaților dvs., este posibil să nu vă puteți gestiona eficient echipele.
La urma urmei, este crucial să recunoaștem angajații care depun efortul pe care rolul lor le cere pentru succesul companiei.
Fără a urmări și analiza performanța angajaților, este o provocare să obțineți o perspectivă precisă asupra orelor de lucru ale angajaților și a timpului petrecut pe sarcini individuale - ceea ce este ilustrarea perfectă a motivului pentru care software-ul de urmărire a timpului aduce beneficii productivității unei echipe.
Software-ul de urmărire a timpului și de gestionare a proiectelor poate oferi o perspectivă utilă asupra performanței membrilor personalului dvs. și vă poate ajuta să înțelegeți cine are performanțe bune.

În plus, pentru că îți vei cunoaște performanții înalți, le poți spori încrederea recunoscându-le public realizările.
Pe lângă identificarea performanților excepționali – adică membrii echipei care își termină sarcinile la timp sau mai devreme – instrumentele de urmărire a timpului pot fi, de asemenea, folosite pentru a identifica punctele forte și punctele slabe ale oamenilor.
Puteți recunoaște tendințele în comportamentul oamenilor la locul de muncă dacă colectați suficiente date. Aceste informații includ evidențierea datelor:
- Cât timp durează oamenii pentru a-și îndeplini sarcinile,
- Fie că unii oameni amână asupra sarcinilor lor și
- Dacă unii oameni își termină sarcinile mai repede decât se aștepta.
Aceste informații vă permit să luați măsuri adecvate pentru a ajuta pe oricine care a întâmpinat dificultăți în îndeplinirea sarcinilor în mod eficient și pentru a-i recompensa pe cei care și-au terminat munca mai repede (dar cu aceeași calitate sau mai bună).
Software-ul de urmărire a timpului ajută la monitorizarea progresului proiectului
Potrivit Raportului privind starea managementului proiectelor realizat de Project.co, o parte considerabilă a angajaților chestionați recunosc deschis că lipsesc frecvent termenele limită - și chiar trec cu vederea sarcinile care sunt datorate.
Și pot apărea confuzii și conflicte dacă ratați în mod constant termenele limită, deoarece ați subestimat timpul necesar pentru a finaliza o sarcină.
Subestimând timpul necesar pentru a finaliza un proiect, subestimați și costul proiectului - ceea ce duce la pierderi de bani pe termen lung.
În plus, dacă personalul dumneavoastră petrece prea mult timp pe proiecte care au o valoare mai mică, veți pierde și bani.
Dar, atunci când lucrați cu clienții, ar trebui să acordați mai multă atenție acestui lucru - la urma urmei, întârzierea vă pătează imaginea mărcii, așa că ar trebui să acordați mai multă atenție eficienței cu care progresează proiectele dvs.
Fără un management eficient al proiectelor încurajat de urmărirea eficientă a timpului, clienții își vor pierde încrederea în marca dvs. și vor răspândi vestea despre deficiențele mărcii dvs. altor proprietari de afaceri. La urma urmei, cuvântul în gură nu trebuie să fie pozitiv - dar, veți dori să faceți efortul pentru a minimiza recenziile negative.
Software-ul de urmărire a timpului automatizează foile de pontaj și facilitează facturarea
Urmărind timpul proiectului cu un software specializat, obțineți foi de pontaj și facturare îmbunătățite.
De ce sunt importante foile de pontaj și facturile exacte?
Ei bine, pentru unul, foile de pontaj precise conduc la facturi precise, ceea ce duce la relații mai bune cu clienții.
Și, foile de pontaj ale membrilor echipei sunt mai precise cu cât le completează mai des - la urma urmei, este mai probabil să vă amintiți sarcinile la care ați lucrat și timpul petrecut cu respectivele sarcini dacă vă introduceți timpul la nivel săptămânal sau chiar zilnic.
Și, completarea foilor de pontaj într-un software face ca procesul să fie realizat mai rapid, facilitând completarea mai frecventă a foilor de pontaj și a facturilor precise.
Software-ul de urmărire a timpului eficientizează salarizarea
Un alt beneficiu al software-ului de urmărire a timpului este că reduce costul de procesare a salariilor - deoarece instrumentele de urmărire a timpului țin automat evidența timpului personalului. Este mai fiabil și mai precis decât sistemele de urmărire manuale care sunt predispuse la erori.
De exemplu, dacă ați angajat asistenți virtuali independenți pe oră, aceștia pot:
- Definiți tarifele lor orare,
- Ceas în orele lor facturabile direct în aplicația de urmărire a timpului și
- Obțineți veniturile calculate automat și înregistrate pentru referințe viitoare.
Proprietarii de afaceri pot anticipa mai puține foi de pontaj respinse care duc la întârzieri și probleme în procesarea salariilor.
La urma urmei, instrumentele de urmărire a timpului vă permit să urmăriți proiectele dvs. și cantitatea de timp și bani cheltuiți pentru ele.
În plus, cu date suficiente din sistemul dvs. de urmărire a timpului, puteți evalua cu exactitate resursele necesare unui proiect, pe baza timpului urmărit pe proiecte similare.
Software-ul de urmărire a timpului întărește comunicarea cu clientul
Cel mai bun software de urmărire a timpului pune bazele pentru crearea de rapoarte pentru distribuție către clienți și alte părți interesate.
Partajarea stadiului proiectului și a foii de parcurs le permite partenerilor să urmărească progresul sarcinilor și să ridice orice îngrijorări în timp util.
În plus, ei înțeleg exact unde se îndreaptă investiția sau efortul lor și dacă dă roade.
Modalități de a ține evidența timpului în managementul proiectelor
Dacă sunteți hotărât să vă îmbunătățiți eforturile de management de proiect cu urmărirea timpului, ar trebui să știți cum să o faceți corect.
Aruncă o privire la 4 moduri eficiente de a ține evidența timpului în managementul proiectelor.
1. Alegeți instrumentul potrivit de urmărire a timpului
Există MULTE instrumente de urmărire a timpului din care să alegeți, așa că cum alegeți una dintre numeroasele opțiuni disponibile?
Cel mai important lucru de luat în considerare este ceea ce se potrivește cel mai bine nevoilor și proceselor dvs. de afaceri.
Stabiliți care sunt obiectivele proiectului dvs.
De acolo, definiți caracteristicile pe care le căutați într-un software pentru a vă ajuta să atingeți aceste obiective.
Procedând astfel, vă este mai ușor să vă restrângeți opțiunile.
Sfat Clockify Pro
Pentru a vă ajuta să alegeți cel mai bun software de urmărire a timpului pentru dvs., iată o analiză detaliată a celui mai popular software de urmărire a timpului, împreună cu un tabel de comparație detaliat al caracteristicilor acestora:
- Comparația dintre cele mai bune aplicații de urmărire a timpului (2022)
2. Motivați echipa să urmărească timpul
Introducerea unui nou instrument echipei dvs. poate împiedica productivitatea, dacă nu este făcută corect.
Desigur, este un nou sistem de învățat, un nou proces de implementat și o nouă sarcină de gestionat.
De aceea, este important să-ți aduci echipa și să o încurajezi să urmărească timpul.
3. Aveți un sistem de memento
În managementul de proiect, multe depind de acuratețe, consecvență și timp.
Pentru a vă asigura că jurnalele de timp ale angajaților dvs. sunt corecte și regulate, va trebui să găsiți un sistem bun de memento. Din fericire pentru tine, cu software-ul modern de urmărire a timpului, cum ar fi Clockify, poți configura mementouri prin e-mail care vor asigura angajații tăi să se conecteze în mod regulat.
Pentru a ușura lucrurile pentru manageri și administratori, puteți, de asemenea, să configurați mementouri zilnice, săptămânale sau lunare care vor oferi informații despre cine nu și-a urmărit timpul. Sau, dacă cineva a urmărit mai mult timp decât ținta obișnuită.
4. Analizați timpul urmărit
Pentru managementul proiectelor, timpul de urmărire nu este suficient. Analiza datelor obținute prin software-ul de urmărire a timpului este ceea ce aduce valoare managementului și planificarii proiectelor.
Examinând datele de urmărire a timpului de care dispun, managerii pot:
- Aflați cum le afectează urmărirea timpului echipele,
- Identificați zonele problematice și
- Înțelegeți mai bine productivitatea echipelor lor.
Fiecare aspect este esențial pentru a obține rezultate mai bune, a economisi timp și a face estimări bugetare mai precise pe termen lung.
Concluzie: Îmbunătățiți managementul proiectelor printr-un sistem de urmărire a timpului
Foile de calcul tradiționale sunt învechite, în special în activitatea de proiect.
Aveți nevoie de o soluție excelentă de urmărire, care este complet automatizată, care oferă acces în timp real la datele privind timpul angajaților și care se integrează cu software-ul dvs. de facturare și management al proiectelor.
În esență, instrumentele de urmărire a timpului pentru orice sistem de management de proiect ajută membrii echipei în:
- Respectarea termenelor limită,
- Identificarea zonelor de îmbunătățire și
- Monitorizarea performanței muncii din orice locație din lume.
În plus, puteți utiliza o aplicație de urmărire a timpului pentru a optimiza fluxul de lucru al proiectului și pentru a vă concentra eforturile pe sarcinile potrivite la momentul potrivit, ceea ce aduce beneficii profitului afacerii dvs.
️ Îți urmărești timpul? Ați găsit utilă urmărirea timpului pentru managementul proiectelor? Cum îți ții evidența timpului tău ca manager de proiect? Există ceva ce ați găsit deosebit de util? Scrieți-ne la [email protected] pentru a avea șansa ca răspunsul dvs. să fie prezentat într-unul dintre articolele noastre viitoare.