ทำไมการติดตามเวลาจึงจำเป็นสำหรับการจัดการโครงการ

การวางแผนที่มีประสิทธิภาพเป็นเงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการทำโครงการให้สำเร็จ

แต่คุณจะทราบได้อย่างไรว่าแผนเป็นไปตามไทม์ไลน์ที่คาดการณ์ไว้หรือไม่

คุณจะตรวจสอบการดำเนินการและรับประกันได้อย่างไรว่าคุณให้โซลูชันที่เหมาะสมตรงเวลา

กุญแจสำคัญคือการจัดการโครงการ

อย่างไรก็ตาม การจัดการโครงการไม่ใช่วินัยแบบสแตนด์อโลน

ประกอบด้วยองค์ประกอบที่สำคัญหลายประการ และการจัดการเวลาเป็นหนึ่งในองค์ประกอบเหล่านี้

จากข้อมูลของ Forbes การสำรวจเทคนิคการบริหารเวลาต่างๆ เพื่อพิจารณาว่าวิธีใดได้ผลดีที่สุด สามารถช่วยบรรเทาความเครียดและเพิ่มผลผลิตได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทีมของคุณต้องการเมื่อทำงานในหลายโครงการ

ท่ามกลางข้อดีอื่น ๆ ที่มีให้ การจัดการเวลาอย่างเหมาะสมจะสนับสนุนให้คุณติดตามและวิเคราะห์ว่าใช้เวลาเท่าใดสำหรับกิจกรรมเฉพาะและโครงการโดยรวม

หากคุณไม่คุ้นเคยกับการติดตามเวลา คุณอาจกลัวว่าการติดตามเวลาจะเอาชนะทีมหรือยับยั้งความคิดสร้างสรรค์ อย่างไรก็ตาม ความจริงก็คือการติดตามว่าแต่ละโครงการใช้เวลาไปเท่าไรเพื่อเป็นประโยชน์ต่อทุกคน

และวิธีที่ดีที่สุดในการติดตามเวลาคือการใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลา

เพื่ออธิบายว่าทำไมซอฟต์แวร์ติดตามเวลาจึงควรเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการจัดการโครงการ ในโพสต์บล็อกนี้ เราจะให้ความกระจ่างในเรื่องต่อไปนี้:

• การกำหนดความสำคัญของการติดตามเวลาในการจัดการโครงการ
• การทำความเข้าใจเกี่ยวกับการติดตามเวลาของผลประโยชน์นำมาซึ่งการจัดการโครงการ
• การนำแนวทางปฏิบัติในการติดตามเวลาที่ดีที่สุดไปใช้สำหรับการจัดการโครงการ

การติดตามเวลาในการจัดการโครงการคืออะไร?

กระบวนการจัดการเวลาของโครงการจะติดตามว่าสมาชิกในทีมใช้เวลานานเท่าใดในการทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น

ช่วยผู้จัดการโครงการในการกำหนดประสิทธิภาพการทำงานของทีมและความคืบหน้าในโครงการ

การติดตามเวลาช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถตรวจสอบการคาดการณ์สำหรับโครงการได้ เช่น กรอบเวลา และทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นในเครื่องมือการจัดการโครงการตามข้อมูล

นอกจากนี้ สมาชิกในทีมสามารถใช้การติดตามเวลาเพื่อประเมินประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา และทำให้แน่ใจว่าพวกเขาบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ

แม้ว่าผู้จัดการโครงการจะสามารถตรวจสอบเวลานี้ได้ด้วยตนเอง แต่การใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาจะเป็นประโยชน์ เนื่องจากเครื่องมือดังกล่าวสามารถช่วยคุณได้:

• ติดตามเวลาที่ใช้ในงาน
• ติดตามความคืบหน้าของทีมและ
• สร้างรายงานที่คุณสามารถวิเคราะห์ได้ในภายหลัง

แม้ว่าแอปพลิเคชันการติดตามเวลาจะแตกต่างกันไปตามคุณลักษณะ แต่ส่วนใหญ่จะช่วยให้สมาชิกในทีมโครงการสามารถติดตามเวลาของตนได้ในทุกงานที่ได้รับมอบหมาย

ซอฟต์แวร์ประเภทนี้สามารถเป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจที่มีพนักงานรายชั่วโมงจำนวนมากหรือที่ออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าสำหรับการทำงานรายชั่วโมง

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ติดตามเวลาในการจัดการโครงการ

ตามสถิติการบริหารเวลา ผู้คน 82% ไม่ได้ใช้ระบบการจัดการเวลาที่ครอบคลุม แทนที่จะใช้ตัวเลือกง่ายๆ เช่น รายการ หรือไม่ใช้อะไรเลย

มีพนักงานเพียง 18% เท่านั้นที่ใช้ระบบการจัดการเวลาที่กำหนดไว้อย่างดี

แม้ว่าจะมีวิธีที่นิยมใช้กันในการติดตามเวลาอยู่หลายวิธี เช่น สเปรดชีต บันทึกย่อของสมาร์ทโฟน หรือแม้แต่ปากกาและกระดาษ แต่ก็ไม่ได้ผลทั้งหมดเท่าๆ กัน

วิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือการใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลา เช่น Clockify

ซอฟต์แวร์ประเภทนี้มักจะแม่นยำและคุ้มค่าที่สุดสำหรับธุรกิจที่ต้องการติดตามเวลาที่ใช้ในโครงการ

การติดตามเวลามีประสิทธิภาพในการจัดการโครงการโดยรวมหรือไม่?

ต่อไปนี้คือรายการเหตุผลที่มีรายละเอียดว่าเหตุใดซอฟต์แวร์ติดตามเวลา (และโดยการขยายเวลา กระบวนการติดตามเวลาโดยทั่วไป) จึงมีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาทำให้งานของคุณโปร่งใส

การรวมการลงทะเบียนเวลาเข้ากับสถานดำเนินการของคุณ จะช่วยเพิ่มความโปร่งใสของธุรกิจคุณโดยอัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาช่วยให้คุณอยู่เหนือขั้นตอนการทำงานโดยให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับงานที่เสร็จสมบูรณ์และเวลาจริงที่ใช้ในการทำให้เสร็จ เมื่อเทียบกับเวลาโดยประมาณ

นอกจากนี้ คุณเริ่มตระหนักว่ากิจกรรมใดใช้เวลานานหรือสั้นกว่าที่คาดไว้ และเริ่มจัดกำหนดการและจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในที่สุด การติดตามเวลาที่ใช้ในโครงการและงานต่างๆ ผ่านซอฟต์แวร์ติดตามเวลาจะช่วยให้ทีมและผู้จัดการมีภาพรวมของเวิร์กโฟลว์ที่กว้างขึ้น

ทุกคนสามารถตรวจสอบงานของตนและเข้าใจวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ดีขึ้นในขณะเดียวกันก็คอยดูสิ่งที่คนอื่นกำลังทำงานอยู่ ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดตารางการทำงานได้ดีขึ้น เนื่องจากคุณจะรู้ว่าใครพร้อมทำงานใด และเมื่อใด .

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาทำให้กิจกรรมการทำงานอื่นๆ สำเร็จได้ง่ายขึ้น

เมื่อพนักงานไม่ป้อนข้อมูลที่ถูกต้องลงในไทม์ชีท บริษัทจะขาดทุนทางการเงินจำนวนมาก

นั่นคือเหตุผลที่ไม่เพียงทำให้กระบวนการติดตามเวลาง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังต้องขยายให้ครอบคลุมกระบวนการอื่นๆ ด้วย ซึ่งทำได้ผ่านการผสานการทำงานที่คุณจะได้รับจากซอฟต์แวร์ติดตามเวลา

ตัวอย่างเช่น หากต้องการส่งผลกระทบโดยตรงต่อระดับความสูญเสียทางการเงินของคุณ การผสานรวมแอปติดตามเวลากับระบบบัญชีชั้นนำสำหรับธุรกิจเป็นทางออกที่ดี

นอกจากนี้ ขึ้นอยู่กับงานที่มอบหมายให้กับสมาชิกในทีมของคุณ พวกเขาอาจจำเป็นต้องตอกบัตรเมื่อทำงานนอกสถานที่

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาสำหรับการบัญชีที่มีแอปพลิเคชันมือถือสำหรับอุปกรณ์ทั้งหมด รวมทั้ง iOS และ Android ช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถติดตามเวลาต่อไปโดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งของพวกเขา

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาให้ข้อมูลเชิงลึกด้านประสิทธิภาพ

หากไม่มีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงาน คุณอาจไม่สามารถจัดการทีมของคุณได้อย่างมีประสิทธิผล

ท้ายที่สุด สิ่งสำคัญคือต้องยกย่องพนักงานที่ทุ่มเททำงานตามบทบาทที่พวกเขาต้องการเพื่อความสำเร็จของบริษัท

หากไม่มีการติดตามและวิเคราะห์ประสิทธิภาพของพนักงาน การรับข้อมูลเชิงลึกที่ถูกต้องเกี่ยวกับชั่วโมงทำงานของพนักงานและเวลาที่ใช้ไปกับงานแต่ละอย่างถือเป็นเรื่องท้าทาย ซึ่งเป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบว่าทำไมซอฟต์แวร์ติดตามเวลาจึงเป็นประโยชน์ต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีม

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาและการจัดการโครงการสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงานของคุณและช่วยให้คุณเข้าใจว่าใครทำงานได้ดี

นอกจากนี้ เนื่องจากคุณจะรู้จักผู้ที่มีความสามารถสูง คุณจึงสามารถเพิ่มความมั่นใจให้กับพวกเขาได้โดยการยอมรับความสำเร็จของพวกเขาในที่สาธารณะ

นอกเหนือจากการระบุผู้ปฏิบัติงานที่ยอดเยี่ยม เช่น สมาชิกในทีมที่เสร็จงานตรงเวลาหรือเร็วกว่านั้น เครื่องมือติดตามเวลายังสามารถใช้เพื่อระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของผู้คน

คุณสามารถรับรู้ถึงแนวโน้มในพฤติกรรมของผู้คนในที่ทำงาน หากคุณรวบรวมข้อมูลเพียงพอ ข้อมูลนี้รวมถึงการเน้นข้อมูล:

• ใช้เวลานานเท่าใดกว่าที่ผู้คนจะทำงานให้เสร็จลุล่วง
• ไม่ว่าบางคนจะผัดวันประกันพรุ่งกับงานของตนหรือไม่ และ
• ไม่ว่าบางคนจะเสร็จงานเร็วเกินคาดหรือไม่

ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณใช้มาตรการที่เหมาะสมเพื่อช่วยเหลือทุกคนที่ประสบปัญหาในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและให้รางวัลแก่ผู้ที่ทำงานเสร็จเร็วขึ้น (แต่มีคุณภาพเท่าเดิมหรือดีกว่า)

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาช่วยตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการ

ตามรายงาน State of Project Management Report โดย Project.co พนักงานที่สำรวจส่วนใหญ่ยอมรับอย่างเปิดเผยถึงกำหนดเวลาที่ขาดหายไปบ่อยครั้ง หรือแม้แต่มองข้ามงานที่ถึงกำหนดส่ง

และความสับสนและความขัดแย้งอาจเกิดขึ้นได้หากคุณพลาดกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากคุณประเมินระยะเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานให้เสร็จสิ้นต่ำเกินไป

การประเมินเวลาที่ต้องใช้เพื่อดำเนินโครงการให้เสร็จต่ำเกินไป เท่ากับคุณกำลังประเมินต้นทุนของโครงการต่ำเกินไป ซึ่งนำไปสู่การสูญเสียเงินในระยะยาว

นอกจากนี้ หากบุคลากรของคุณใช้เวลามากเกินไปกับโครงการที่มีมูลค่าน้อยกว่า คุณจะเสียเงินด้วย

แต่เมื่อทำงานกับลูกค้า คุณควรให้ความสำคัญกับเรื่องนี้มากขึ้น เพราะความช้าของคุณทำให้ภาพลักษณ์ของแบรนด์เสื่อมเสีย ดังนั้นคุณควรให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพในการดำเนินโครงการของคุณมากขึ้น

หากไม่ได้รับการสนับสนุนจากการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการติดตามเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ลูกค้าจะสูญเสียความไว้วางใจในแบรนด์ของคุณและกระจายคำเกี่ยวกับข้อบกพร่องของแบรนด์ของคุณไปยังเจ้าของธุรกิจรายอื่น ท้ายที่สุด คำพูดจากปากต่อปากไม่จำเป็นต้องเป็นไปในเชิงบวก แต่คุณจะต้องพยายามลดความคิดเห็นเชิงลบให้เหลือน้อยที่สุด

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาทำให้ไทม์ชีทอัตโนมัติและอำนวยความสะดวกในการออกใบแจ้งหนี้

ด้วยการติดตามเวลาโครงการด้วยซอฟต์แวร์เฉพาะ คุณจะได้รับแผ่นเวลาและการออกใบแจ้งหนี้ที่ดีขึ้น

เหตุใดไทม์ชีทและใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องจึงมีความสำคัญ

ประการหนึ่ง แผ่นเวลาที่ถูกต้องนำไปสู่ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง ซึ่งนำไปสู่ความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดีขึ้น

และใบบันทึกเวลาของสมาชิกในทีมจะแม่นยำยิ่งขึ้นเมื่อทำเสร็จบ่อยขึ้น เพราะคุณมักจะจำงานที่ทำอยู่และเวลาที่ใช้ไปกับงานดังกล่าวได้ หากคุณป้อนเวลาในระดับรายสัปดาห์หรือรายวัน

และการกรอกใบบันทึกเวลาในซอฟต์แวร์ทำให้กระบวนการสำเร็จเร็วขึ้น ทำให้กรอกใบบันทึกเวลาและใบกำกับสินค้าให้ถูกต้องได้ง่ายขึ้นบ่อยขึ้น

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการจ่ายเงิน

ข้อดีอีกประการของซอฟต์แวร์ติดตามเวลาคือช่วยลดต้นทุนการประมวลผลเงินเดือน เนื่องจากตัวติดตามเวลาจะติดตามเวลาของพนักงานโดยอัตโนมัติ มีความน่าเชื่อถือและแม่นยำกว่าระบบติดตามด้วยตนเองที่มักเกิดข้อผิดพลาด

ตัวอย่างเช่น หากคุณจ้างผู้ช่วยเสมือนอิสระเป็นรายชั่วโมง พวกเขาสามารถ:

• กำหนดอัตรารายชั่วโมงของพวกเขา
• นาฬิกาในชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้โดยตรงในแอพติดตามเวลาของคุณและ
• ให้คำนวณรายได้โดยอัตโนมัติและบันทึกเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

เจ้าของธุรกิจสามารถคาดคะเนไทม์ชีทที่ถูกปฏิเสธน้อยลง ซึ่งนำไปสู่ความล่าช้าและปัญหาในการประมวลผลเงินเดือน

ท้ายที่สุด เครื่องมือติดตามเวลาจะช่วยให้คุณสามารถติดตามโครงการของคุณ รวมทั้งระยะเวลาและเงินที่ใช้ไปกับโครงการเหล่านั้น

นอกจากนี้ ด้วยข้อมูลที่เพียงพอจากระบบติดตามเวลาของคุณ คุณสามารถประเมินทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการได้อย่างถูกต้อง โดยอิงตามเวลาที่ติดตามในโครงการที่คล้ายคลึงกัน

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาเสริมสร้างการสื่อสารกับลูกค้า

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่ดีที่สุดวางรากฐานสำหรับการสร้างรายงานเพื่อแจกจ่ายให้กับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ

การแชร์ขั้นตอนและแผนงานของโครงการช่วยให้พันธมิตรติดตามความคืบหน้าของงานและแจ้งข้อกังวลต่างๆ ได้ทันท่วงที

นอกจากนี้ พวกเขาเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าการลงทุนหรือความพยายามของพวกเขาไปในทิศทางใดและจะได้ผลหรือไม่

วิธีติดตามเวลาในการจัดการโครงการ

หากคุณมุ่งมั่นที่จะปรับปรุงการจัดการโครงการของคุณด้วยการติดตามเวลา คุณควรทราบวิธีการดำเนินการอย่างถูกต้อง

ดู 4 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการติดตามเวลาในการจัดการโครงการ

1. เลือกเครื่องมือติดตามเวลาที่เหมาะสม

มีเครื่องมือติดตามเวลามากมายให้เลือก ดังนั้นคุณจะเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งจากตัวเลือกที่มีอยู่มากมายได้อย่างไร

สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องพิจารณาคือสิ่งที่เหมาะสมกับความต้องการและกระบวนการทางธุรกิจของคุณมากที่สุด

กำหนดเป้าหมายโครงการของคุณคืออะไร

จากนั้น ให้กำหนดคุณสมบัติที่คุณต้องการในซอฟต์แวร์เพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น

การทำเช่นนี้ช่วยให้คุณจำกัดตัวเลือกได้ง่ายขึ้น

2. กระตุ้นให้ทีมติดตามเวลา

การแนะนำเครื่องมือใหม่ให้กับทีมของคุณสามารถขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานได้ หากทำไม่ถูกต้อง

แน่นอนว่านี่คือระบบใหม่ที่ต้องเรียนรู้ กระบวนการใหม่ในการดำเนินการ และเป็นงานใหม่ที่ต้องจัดการ

นั่นเป็นเหตุผลสำคัญที่ต้องให้ทีมของคุณเข้าร่วมและสนับสนุนให้พวกเขาติดตามเวลา

3. มีระบบเตือนความจำ

ในการจัดการโครงการ หลายอย่างขึ้นอยู่กับความถูกต้อง ความสม่ำเสมอ และเวลา

เพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกเวลาของพนักงานของคุณถูกต้องและสม่ำเสมอ คุณจะต้องค้นหาระบบเตือนความจำที่ดี โชคดีสำหรับคุณ ด้วยซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่ทันสมัย ​​เช่น Clockify คุณสามารถตั้งค่าการเตือนทางอีเมล เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณเข้าสู่ระบบตามเวลาอย่างสม่ำเสมอ

เพื่อให้ง่ายขึ้นสำหรับผู้จัดการและผู้ดูแลระบบ คุณยังสามารถตั้งค่าการเตือนความจำรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือนที่จะให้ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่ไม่ได้ติดตามเวลาของพวกเขา หรือถ้ามีคนติดตามเวลามากกว่าเป้าหมายปกติ

4. วิเคราะห์เวลาที่ติดตาม

สำหรับการจัดการโครงการ เวลาในการติดตามไม่เพียงพอ การวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับผ่านซอฟต์แวร์ติดตามเวลาเป็นสิ่งที่นำคุณค่ามาสู่การจัดการและวางแผนโครงการ

ด้วยการตรวจสอบข้อมูลการติดตามเวลาที่มีอยู่ ผู้จัดการสามารถ:

• เรียนรู้ว่าการติดตามเวลาส่งผลต่อทีมของพวกเขาอย่างไร
• ระบุพื้นที่ที่มีปัญหาและ
• เข้าใจประสิทธิภาพการทำงานของทีมดีขึ้น

แต่ละด้านมีความสำคัญต่อการขับเคลื่อนผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ประหยัดเวลา และการประเมินงบประมาณที่แม่นยำยิ่งขึ้นในระยะยาว

สรุป: เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโครงการผ่านระบบติดตามเวลา

สเปรดชีตแบบดั้งเดิมนั้นล้าสมัยไปแล้ว โดยเฉพาะในงานโครงการ

คุณต้องการโซลูชันการติดตามที่ยอดเยี่ยมที่ทำงานอัตโนมัติโดยสมบูรณ์ ให้การเข้าถึงข้อมูลเวลาของพนักงานแบบเรียลไทม์ และผสานรวมกับซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินและการจัดการโครงการของคุณ

โดยสรุปแล้ว เครื่องมือติดตามเวลาสำหรับระบบการจัดการโครงการใดๆ จะช่วยเหลือสมาชิกในทีมใน:

• กำหนดเวลาการประชุม
• การระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุงและ
• ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานจากที่ใดก็ได้ในโลก

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้แอปพลิเคชันติดตามเวลาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของโครงการและมุ่งเน้นความพยายามของคุณไปยังงานที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อผลกำไรของธุรกิจของคุณ

️ คุณติดตามเวลาของคุณหรือไม่? คุณพบว่าการติดตามเวลามีประโยชน์สำหรับการจัดการโครงการหรือไม่? คุณติดตามเวลาของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการอย่างไร? มีอะไรที่คุณพบว่ามีประโยชน์เป็นพิเศษหรือไม่? เขียนถึงเราที่ [email protected] เพื่อลุ้นคำตอบของคุณที่จะนำเสนอในบทความของเราในอนาคต