Mengapa pelacakan waktu sangat penting untuk manajemen proyek

Diterbitkan: 2022-05-22

Perencanaan yang efektif adalah kondisi yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek.

Tapi, bagaimana Anda menentukan apakah rencana tersebut sesuai dengan timeline yang diantisipasi?

Bagaimana Anda memantau eksekusi dan menjamin bahwa Anda memberikan solusi yang tepat tepat waktu?

Kuncinya adalah manajemen proyek.

Manajemen proyek, bagaimanapun, bukanlah disiplin yang berdiri sendiri.

Ini terdiri dari beberapa komponen penting — dan manajemen waktu adalah salah satu komponen ini.

Menurut Forbes, menjelajahi berbagai teknik manajemen waktu untuk menentukan metode mana yang paling berhasil dapat membantu mengurangi stres dan meningkatkan produktivitas — yang merupakan sesuatu yang dibutuhkan tim Anda saat mengerjakan banyak proyek.

Di antara fasilitas lain yang ditawarkannya, manajemen waktu yang tepat mendorong Anda untuk melacak dan menganalisis berapa banyak waktu yang dicurahkan untuk kegiatan tertentu dan proyek secara keseluruhan.

Jika Anda tidak terbiasa dengan pelacakan waktu, Anda mungkin takut hal itu akan mengalahkan tim atau menghambat kreativitas. Namun, kenyataannya adalah melacak berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk setiap proyek menguntungkan semua orang.

Dan, cara terbaik untuk melacak waktu adalah melalui perangkat lunak pelacak waktu.

Untuk menjelaskan mengapa perangkat lunak pelacakan waktu harus selalu menjadi bagian penting dari proses manajemen proyek, dalam posting blog ini, kami akan menjelaskan hal-hal berikut:

  • Mendefinisikan pentingnya pelacakan waktu dalam manajemen proyek
  • Memahami manfaat pelacakan waktu bagi manajemen proyek
  • Menerapkan praktik pelacakan waktu terbaik untuk manajemen proyek
Mengapa perangkat lunak pelacakan waktu merupakan bagian penting dari perangkat lunak manajemen proyek?

Daftar isi

Apa pelacakan waktu dalam manajemen proyek?

Proses manajemen waktu proyek melacak berapa lama waktu yang dibutuhkan anggota tim untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.

Ini membantu manajer proyek dalam menentukan produktivitas dan kemajuan tim dalam suatu proyek.

Pelacakan waktu memungkinkan manajer proyek untuk mengaudit perkiraan mereka untuk suatu proyek — seperti kerangka waktunya — dan membuat penyesuaian yang diperlukan dalam alat manajemen proyek mereka berdasarkan data.

Selain itu, anggota tim dapat menggunakan pelacakan waktu untuk mengevaluasi kinerja mereka dan memastikan mereka memenuhi tujuan proyek.

Meskipun manajer proyek dapat memantau waktu ini secara manual, ada baiknya menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu, karena alat tersebut dapat membantu Anda:

  • Lacak waktu yang dihabiskan untuk tugas,
  • Pantau kemajuan tim, dan
  • Hasilkan laporan yang nantinya dapat Anda analisis.

Sementara aplikasi pelacakan waktu bervariasi dalam fitur mereka, sebagian besar memungkinkan anggota tim proyek untuk melacak waktu mereka pada setiap tugas yang diberikan.

Jenis perangkat lunak ini dapat bermanfaat bagi bisnis yang mempekerjakan banyak karyawan per jam atau yang mengeluarkan faktur kepada klien untuk pekerjaan per jam.

Manfaat perangkat lunak pelacakan waktu dalam manajemen proyek

Menurut Statistik Manajemen Waktu, 82% orang tidak menggunakan sistem manajemen waktu yang komprehensif, melainkan mengandalkan opsi sederhana seperti daftar — atau tidak sama sekali.

Hanya 18% karyawan yang menggunakan sistem manajemen waktu yang terdefinisi dengan baik.

Meskipun ada beberapa metode populer untuk melacak waktu — pertimbangkan spreadsheet, catatan ponsel, atau bahkan pena dan kertas — tidak semuanya sama efektifnya.

Pendekatan yang paling efisien adalah dengan menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu — seperti Clockify.

Jenis perangkat lunak ini biasanya yang paling tepat dan hemat biaya untuk bisnis yang ingin melacak waktu yang dihabiskan untuk proyek.

Sekarang, apakah pelacakan waktu efektif dalam manajemen proyek, secara keseluruhan?

Berikut ini adalah daftar alasan yang merinci mengapa perangkat lunak pelacakan waktu (dan, dengan perluasan, proses pelacakan waktu secara umum) sangat penting untuk kesuksesan bisnis Anda.

Perangkat lunak pelacakan waktu membuat pekerjaan Anda transparan

Dengan memasukkan pendaftaran waktu ke dalam praktik Anda, Anda secara otomatis meningkatkan transparansi bisnis Anda.

Perangkat lunak pelacakan waktu memungkinkan Anda untuk berada di atas prosedur kerja dengan memberikan wawasan tentang tugas yang diselesaikan dan waktu realistis yang diperlukan untuk menyelesaikannya, jika dibandingkan dengan perkiraan waktu.

Selain itu, Anda mulai mengenali aktivitas mana yang memakan waktu lebih lama atau lebih pendek dari yang diharapkan, dan mulai menjadwalkan serta memprioritaskan pekerjaan dengan lebih efektif.

Akhirnya, melacak waktu yang dihabiskan untuk proyek dan tugas melalui perangkat lunak pelacakan waktu akan memberi tim dan manajer gambaran yang lebih luas tentang alur kerja mereka.

Setiap orang dapat meninjau tugas mereka dan lebih memahami cara meningkatkan produktivitas sambil juga mengawasi apa yang sedang dikerjakan orang lain — wawasan ini akan membantu Anda membuat jadwal kerja yang lebih baik, karena Anda akan tahu siapa yang siap mengerjakan tugas mana, dan kapan .

Jadwal

Perangkat lunak pelacakan waktu membuat aktivitas kerja lainnya lebih mudah untuk diselesaikan

Ketika karyawan gagal memasukkan informasi yang akurat ke dalam timesheets, perusahaan mengalami kerugian finansial yang signifikan.

Itulah mengapa penting untuk tidak hanya membuat proses pelacakan waktu menjadi lebih mudah, tetapi juga memperluasnya untuk menyertakan proses lain — ini dimungkinkan melalui integrasi yang bisa Anda dapatkan dengan perangkat lunak pelacakan waktu.

Misalnya, untuk secara langsung memengaruhi tingkat kerugian finansial Anda, mengintegrasikan aplikasi pelacakan waktu Anda dengan sistem akuntansi teratas untuk bisnis adalah solusi yang bagus.

Selain itu, tergantung pada tugas yang diberikan kepada anggota tim Anda, mereka mungkin juga diminta untuk masuk saat bekerja di luar kantor.

Perangkat lunak pelacakan waktu untuk akuntansi yang menyertakan aplikasi seluler untuk semua perangkat, termasuk iOS dan Android, memungkinkan anggota tim Anda untuk terus melacak waktu terlepas dari lokasi mereka.

Perangkat lunak pelacakan waktu memberikan wawasan kinerja

Tanpa wawasan tentang kinerja karyawan Anda, Anda mungkin tidak dapat mengelola tim Anda secara efektif.

Bagaimanapun, sangat penting untuk mengenali karyawan yang berusaha keras yang dibutuhkan peran mereka untuk keberhasilan perusahaan.

Tanpa melacak dan menganalisis kinerja karyawan, sulit untuk mendapatkan wawasan yang akurat tentang jam kerja karyawan dan waktu yang dihabiskan untuk tugas individu — yang merupakan ilustrasi sempurna mengapa perangkat lunak pelacakan waktu bermanfaat bagi produktivitas tim.

Pelacakan waktu dan perangkat lunak manajemen proyek dapat memberikan wawasan yang berguna tentang kinerja anggota staf Anda dan membantu Anda memahami siapa yang berkinerja baik.

Selain itu, karena Anda akan mengenal orang yang berkinerja tinggi, Anda dapat meningkatkan kepercayaan diri mereka dengan mengakui pencapaian mereka secara publik.

Selain mengidentifikasi pemain yang luar biasa — yaitu anggota tim yang menyelesaikan tugas mereka tepat waktu atau lebih awal — pelacak waktu juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan orang.

Anda dapat mengenali tren perilaku orang di tempat kerja jika Anda mengumpulkan cukup data. Informasi ini mencakup penyorotan data:

  • Berapa lama waktu yang dibutuhkan orang untuk menyelesaikan tugasnya,
  • Apakah beberapa orang menunda-nunda tugas mereka, dan
  • Apakah beberapa orang menyelesaikan tugas mereka lebih cepat dari yang diharapkan.

Informasi ini memungkinkan Anda mengambil tindakan yang tepat untuk membantu siapa saja yang mengalami kesulitan menyelesaikan tugas secara efisien dan memberi penghargaan kepada mereka yang telah menyelesaikan pekerjaan mereka lebih cepat (tetapi dengan kualitas yang sama atau lebih baik).

Perangkat lunak pelacakan waktu membantu memantau kemajuan proyek

Menurut State of Project Management Report oleh Project.co, sebagian besar karyawan yang disurvei secara terbuka mengakui sering melewatkan tenggat waktu — dan bahkan mengabaikan tugas yang sudah jatuh tempo.

Dan, kebingungan dan konflik dapat terjadi jika Anda terus-menerus melewatkan tenggat waktu karena Anda meremehkan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

Dengan meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek, Anda juga meremehkan biaya proyek — yang menyebabkan kerugian uang dalam jangka panjang.

Selain itu, jika personel Anda menghabiskan waktu berlebihan untuk proyek yang nilainya lebih rendah, Anda juga akan kehilangan uang.

Tetapi, ketika bekerja dengan klien, Anda harus lebih memperhatikan hal ini — lagipula, keterlambatan Anda merusak citra merek Anda, jadi Anda harus lebih memperhatikan efisiensi kemajuan proyek Anda.

Tanpa manajemen proyek yang efektif yang didorong oleh pelacakan waktu yang efektif, klien akan kehilangan kepercayaan pada merek Anda dan menyebarkan berita tentang kekurangan merek Anda kepada pemilik bisnis lain. Lagi pula, dari mulut ke mulut tidak harus positif — tetapi, Anda harus berusaha meminimalkan ulasan negatif.

Perangkat lunak pelacakan waktu mengotomatiskan lembar waktu dan memfasilitasi pembuatan faktur

Dengan melacak waktu proyek dengan perangkat lunak khusus, Anda mendapatkan lembar waktu dan faktur yang lebih baik.

Mengapa lembar waktu dan faktur yang akurat penting?

Nah, untuk satu, lembar waktu yang akurat mengarah ke faktur yang akurat, yang mengarah ke hubungan klien yang lebih baik.

Dan, lembar waktu anggota tim lebih akurat semakin sering mereka menyelesaikannya — lagi pula, Anda lebih mungkin mengingat tugas yang dikerjakan dan waktu yang dihabiskan untuk tugas tersebut jika Anda memasukkan waktu Anda pada level mingguan, atau bahkan harian.

Dan, melengkapi lembar waktu dalam perangkat lunak membuat proses lebih cepat untuk diselesaikan, membuatnya lebih mudah untuk menyelesaikan lembar waktu dan faktur yang akurat lebih sering.

Perangkat lunak pelacakan waktu menyederhanakan penggajian

Manfaat lain dari perangkat lunak pelacakan waktu adalah mengurangi biaya pemrosesan penggajian — karena pelacak waktu secara otomatis melacak waktu anggota staf. Ini lebih andal dan akurat daripada sistem pelacakan manual yang rentan terhadap kesalahan.

Misalnya, jika Anda telah menyewa asisten virtual lepas setiap jam, mereka dapat:

  • Tentukan tarif per jam mereka,
  • Jam dalam jam yang dapat ditagih langsung ke aplikasi pelacak waktu Anda, dan
  • Dapatkan penghasilan mereka dihitung secara otomatis dan dicatat untuk referensi di masa mendatang.

Pemilik bisnis dapat mengantisipasi lebih sedikit lembar waktu yang ditolak yang menyebabkan penundaan dan masalah pemrosesan penggajian.

Lagi pula, alat pelacak waktu memungkinkan Anda melacak proyek Anda dan jumlah waktu serta uang yang dihabiskan untuk itu.

Selain itu, dengan data yang memadai dari sistem pelacakan waktu Anda, Anda dapat secara akurat mengevaluasi sumber daya yang diperlukan untuk suatu proyek, berdasarkan waktu yang dilacak pada proyek serupa.

Perangkat lunak pelacakan waktu memperkuat komunikasi klien

Perangkat lunak pelacakan waktu terbaik meletakkan dasar untuk membuat laporan untuk didistribusikan ke klien dan pemangku kepentingan lainnya.

Berbagi tahap dan peta jalan proyek memungkinkan mitra untuk melacak kemajuan tugas dan menyampaikan kekhawatiran apa pun secara tepat waktu.

Selain itu, mereka memahami dengan tepat ke mana arah investasi atau upaya mereka dan apakah itu membuahkan hasil.

Cara untuk melacak waktu dalam manajemen proyek

Jika Anda bertekad untuk meningkatkan upaya manajemen proyek Anda dengan pelacakan waktu, Anda harus tahu bagaimana melakukannya dengan benar.

Lihatlah 4 cara efektif untuk melacak waktu dalam manajemen proyek.

1. Pilih alat pelacak waktu yang tepat

Ada BANYAK alat pelacak waktu untuk dipilih, jadi bagaimana Anda memilih satu di antara banyak opsi yang tersedia?

Yang paling penting untuk dipertimbangkan adalah apa yang paling sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis Anda.

Tentukan apa tujuan proyek Anda.

Dari sana, tentukan fitur yang Anda cari dalam perangkat lunak untuk membantu Anda mencapai tujuan tersebut.

Melakukannya akan memudahkan Anda untuk mempersempit pilihan Anda.

Tip Pro Clockify

Untuk membantu Anda memilih perangkat lunak pelacakan waktu terbaik untuk Anda, berikut adalah analisis terperinci dari perangkat lunak pelacakan waktu paling populer, bersama dengan tabel perbandingan terperinci dari fitur-fiturnya:

  • Perbandingan Aplikasi Pelacakan Waktu Terbaik (2022)

2. Motivasi tim untuk melacak waktu

Memperkenalkan alat baru ke tim Anda dapat menghambat produktivitas — jika tidak dilakukan dengan benar.

Tentu saja, ini adalah sistem baru untuk dipelajari, proses baru untuk diterapkan, dan tugas baru untuk ditangani.

Itulah mengapa penting untuk melibatkan tim Anda dan mendorong mereka untuk melakukan pelacakan waktu.

3. Memiliki sistem pengingat

Dalam manajemen proyek, banyak tergantung pada akurasi, konsistensi, dan waktu.

Untuk memastikan log waktu karyawan Anda akurat dan teratur, Anda harus menemukan sistem pengingat yang baik. Beruntung bagi Anda, dengan perangkat lunak pelacak waktu modern seperti Clockify, Anda dapat mengatur pengingat email yang akan memastikan karyawan Anda masuk tepat waktu secara teratur.

Pengingat

Untuk mempermudah manajer dan admin, Anda juga dapat mengatur pengingat harian, mingguan, atau bulanan yang akan memberikan informasi tentang siapa yang belum melacak waktunya. Atau, jika seseorang telah melacak lebih banyak waktu daripada target biasanya.

4. Analisis waktu yang dilacak

Untuk manajemen proyek, waktu pelacakan tidak cukup. Menganalisis data yang diperoleh melalui perangkat lunak pelacakan waktu adalah hal yang memberikan nilai bagi manajemen dan perencanaan proyek.

Laporan

Dengan memeriksa data pelacakan waktu yang mereka miliki, manajer dapat:

  • Pelajari bagaimana pelacakan waktu memengaruhi tim mereka,
  • Identifikasi area bermasalah, dan
  • Pahami produktivitas tim mereka dengan lebih baik.

Setiap aspek penting untuk mendorong hasil yang lebih baik, menghemat waktu, dan membuat perkiraan anggaran yang lebih akurat dalam jangka panjang.

Kesimpulan: Tingkatkan manajemen proyek melalui sistem pelacakan waktu

Spreadsheet tradisional sudah usang, terutama dalam pekerjaan proyek.

Anda memerlukan solusi pelacakan luar biasa yang sepenuhnya otomatis, menyediakan akses waktu nyata ke data waktu karyawan, dan terintegrasi dengan perangkat lunak penagihan dan manajemen proyek Anda.

Intinya, alat pelacak waktu untuk sistem manajemen proyek apa pun membantu anggota tim dalam:

  • Memenuhi tenggat waktu,
  • Mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan
  • Memantau kinerja kerja dari lokasi mana pun di dunia.

Selain itu, Anda dapat memanfaatkan aplikasi pelacakan waktu untuk mengoptimalkan alur kerja proyek dan memfokuskan upaya Anda pada tugas yang tepat pada waktu yang tepat — yang menguntungkan bisnis Anda.

️ Apakah Anda melacak waktu Anda? Apakah Anda menemukan pelacakan waktu berguna untuk manajemen proyek? Bagaimana Anda melacak waktu Anda sebagai manajer proyek? Apakah ada sesuatu yang menurut Anda sangat berguna? Kirim surat kepada kami di [email protected] agar jawaban Anda dapat ditampilkan di salah satu artikel kami yang akan datang.