為什麼時間跟踪對於項目管理至關重要

有效的計劃是完成一個項目的必要條件。

但是，您如何確定該計劃是否符合預期的時間表？

您如何監控執行情況並保證按時提供適當的解決方案？

關鍵是項目管理。

然而，項目管理並不是一門獨立的學科。

它由幾個關鍵組件組成——時間管理就是其中之一。

據《福布斯》報導，探索各種時間管理技術以確定哪種方法最有效有助於緩解壓力並提高生產力——這是您的團隊在處理多個項目時需要的東西。

在它提供的其他好處中，適當的時間管理鼓勵您跟踪和分析用於特定活動和整個項目的時間。

如果您不習慣時間跟踪，您可能會擔心它會壓倒團隊或扼殺創造力。 然而，事實是，跟踪每個項目花費了多少時間對每個人都有好處。

而且，跟踪時間的最佳方法是通過時間跟踪軟件。

為了解釋為什麼時間跟踪軟件應該始終是項目管理過程的重要組成部分，在這篇博文中，我們將闡明以下問題：

• 定義時間跟踪在項目管理中的重要性
• 了解時間跟踪給項目管理帶來的好處
• 實施項目管理的最佳時間跟踪實踐

什麼是項目管理中的時間跟踪？

項目時間管理過程跟踪團隊成員完成分配的任務所需的時間。

它幫助項目經理確定團隊的生產力和項目進度。

時間跟踪使項目經理能夠審核他們對項目的預測——例如其時間框架——並根據數據對其項目管理工具進行必要的調整。

此外，團隊成員可以使用時間跟踪來評估他們的績效並確保他們滿足項目目標。

雖然項目經理可以手動監控這個時間，但使用時間跟踪軟件是有益的，因為這樣的工具可以幫助您：

• 跟踪花費在任務上的時間，
• 監控團隊進度，以及
• 生成您以後可以分析的報告。

雖然時間跟踪應用程序的功能各不相同，但大多數都使項目團隊成員能夠跟踪他們在每項分配任務上的時間。

這種類型的軟件對於僱用許多小時工或向客戶開具發票以進行小時工的企業可能是有益的。

時間跟踪軟件在項目管理中的好處

根據時間管理統計數據，82% 的人不使用全面的時間管理系統，而是依賴於簡單的選項，例如列表——或者根本不使用。

只有 18% 的員工使用定義明確的時間管理系統。

雖然有幾種流行的時間跟踪方法——考慮電子表格、智能手機筆記，甚至筆和紙——但並非所有方法都同樣有效。

最有效的方法是使用時間跟踪軟件——例如 Clockify。

對於希望跟踪在項目上花費的時間的企業來說，這種類型的軟件通常是最精確和最具成本效益的。

現在，總體而言，時間跟踪在項目管理中是否有效？

以下是詳細說明為什麼時間跟踪軟件（以及一般的時間跟踪過程）對您的業務成功至關重要的原因列表。

時間跟踪軟件使您的工作透明化

通過將時間註冊納入您的實踐，您會自動增加業務的透明度。

時間跟踪軟件使您能夠深入了解已完成的任務以及完成任務所需的實際時間（與估計時間相比），從而掌握工作流程。

此外，您開始認識到哪些活動比預期花費的時間更長或更短，並開始更有效地安排工作並確定工作的優先級。

最終，通過時間跟踪軟件跟踪花費在項目和任務上的時間將為團隊和經理提供更廣泛的工作流程圖景。

每個人都可以查看他們的任務並更好地了解如何提高工作效率，同時還可以關注其他人當前的工作 - 這些見解將幫助您制定更好的工作時間表，因為您將知道誰可以承擔哪些任務，以及何時.

時間跟踪軟件使其他工作活動更容易完成

當員工未能在時間表中輸入準確的信息時，公司將遭受重大財務損失。

這就是為什麼重要的是不僅要使時間跟踪過程更容易，而且還要將其擴展為包括其他過程——這可以通過時間跟踪軟件的集成來實現。

例如，為了直接影響您的財務損失程度，將您的時間跟踪應用程序與您的頂級企業會計系統集成是一個很好的解決方案。

此外，根據分配給您的團隊成員的任務，他們可能還需要在異地工作時打卡。

一款用於會計的時間跟踪軟件，包括適用於所有設備（包括 iOS 和 Android）的移動應用程序，使您的團隊成員無論身在何處都可以繼續跟踪時間。

時間跟踪軟件提供性能洞察力

如果不深入了解員工的績效，您可能無法有效地管理您的團隊。

畢竟，重要的是要表彰那些為公司的成功付出了其職責所需的努力的員工。

如果不跟踪和分析員工績效，就很難準確了解員工的工作時間和花在單個任務上的時間——這完美地說明了為什麼時間跟踪軟件有利於團隊的生產力。

時間跟踪和項目管理軟件可以幫助您深入了解員工的表現，並幫助您了解誰表現出色。

此外，因為你會了解你的高績效者，你可以通過公開承認他們的成就來增加他們的信心。

除了識別出色的表現者（即按時或更早完成任務的團隊成員）之外，時間跟踪器還可用於識別人們的優勢和劣勢。

如果您收集到足夠的數據，您就可以識別人們在工作中的行為趨勢。 此信息包括數據突出顯示：

• 人們完成任務需要多長時間，
• 有些人是否會拖延他們的任務，以及
• 有些人是否比預期更快地完成任務。

這些信息使您可以採取適當的措施來幫助任何難以有效完成任務的人，並獎勵那些更快完成工作（但質量相同或更好）的人。

時間跟踪軟件有助於監控項目進度

根據 Project.co 的項目管理狀況報告，相當一部分接受調查的員工公開承認經常錯過最後期限，甚至忽略了到期的任務。

而且，如果您因為低估了完成任務所需的時間而一直錯過最後期限，則可能會發生混亂和衝突。

通過低估完成一個項目所需的時間，你也低估了項目的成本——從長遠來看，這會導致金錢損失。

此外，如果您的員工在價值較低的項目上花費過多時間，您也會蒙受損失。

但是，在與客戶合作時，您應該更加註意這一點——畢竟，您的遲到會損害您的品牌形象，因此您應該更加註意項目進展的效率。

如果沒有有效的時間跟踪來鼓勵有效的項目管理，客戶將失去對您品牌的信任，並將您品牌的缺點傳播給其他企業主。 畢竟，口口相傳不一定是積極的——但是，你會想要努力減少負面評論。

時間跟踪軟件使時間表自動化並促進開票

通過使用專門的軟件跟踪項目時間，您可以獲得改進的時間表和發票。

為什麼準確的時間表和發票很重要？

好吧，一方面，準確的時間表會產生準確的發票，從而改善客戶關係。

而且，團隊成員的時間表完成得越頻繁，就越準確——畢竟，如果你輸入每週甚至每天的時間，你就更有可能記住完成的任務和在所述任務上花費的時間。

而且，在軟件中完成時間表可以更快地完成流程，從而更容易更頻繁地完成準確的時間表和發票。

時間跟踪軟件簡化工資單

時間跟踪軟件的另一個好處是它降低了工資單處理成本——因為時間跟踪器會自動跟踪員工的時間。 它比容易出錯的手動跟踪系統更可靠、更準確。

例如，如果您按小時聘請了自由職業虛擬助理，他們可以：

• 定義他們的小時費率，
• 將他們的計費時間直接輸入您的時間跟踪器應用程序，並且
• 自動計算並記錄他們的收入以供將來參考。

企業主可以預期會減少導致工資單處理延遲和問題的被拒絕時間表。

畢竟，時間跟踪工具使您能夠跟踪您的項目以及在這些項目上花費的時間和金錢。

此外，通過您的時間跟踪系統提供的足夠數據，您可以根據在類似項目上跟踪的時間準確評估項目所需的資源。

時間跟踪軟件加強客戶溝通

最佳時間跟踪軟件為創建報告以分發給客戶和其他利益相關者奠定了基礎。

共享項目的階段和路線圖使合作夥伴能夠跟踪任務的進度並及時提出任何問題。

此外，他們準確地了解他們的投資或努力的去向以及是否得到回報。

在項目管理中跟踪時間的方法

如果您決心通過時間跟踪來加強項目管理工作，那麼您應該知道如何正確地做到這一點。

看看在項目管理中跟踪時間的 4 種有效方法。

1.選擇合適的時間跟踪工具

有很多時間跟踪工具可供選擇，那麼您如何從眾多可用選項中選擇一個呢？

要考慮的最重要的事情是最適合您的業務需求和流程。

確定你的項目目標是什麼。

從那裡，定義您在軟件中尋找的功能，以幫助您實現這些目標。

這樣做可以讓您更輕鬆地縮小選擇範圍。

2. 激勵團隊跟踪時間

向您的團隊引入新工具可能會阻礙生產力——如果做得不好的話。

當然，這是一個要學習的新系統，一個要實施的新流程，一個要處理的新任務。

這就是為什麼讓您的團隊參與並鼓勵他們進行時間跟踪很重要的原因。

3.有提醒系統

在項目管理中，很大程度上取決於準確性、一致性和時間。

為了確保您的員工的時間記錄準確且有規律，您必須找到一個好的提醒系統。 幸運的是，使用 Clockify 等現代時間跟踪軟件，您可以設置電子郵件提醒，確保您的員工定期登錄。

為了讓經理和管理員更輕鬆，您還可以設置每日、每週或每月提醒，以提供有關誰沒有跟踪他們的時間的信息。 或者，如果有人跟踪的時間超過了他們通常的目標。

4.分析跟踪時間

對於項目管理，跟踪時間是不夠的。 分析通過時間跟踪軟件獲得的數據為項目管理和規劃帶來價值。

通過檢查他們掌握的時間跟踪數據，管理人員可以：

• 了解時間跟踪如何影響他們的團隊，
• 識別有問題的領域，以及
• 更好地了解他們團隊的生產力。

從長遠來看，每個方面對於取得更好的結果、節省時間和做出更準確的預算估算都是必不可少的。

結論：通過時間跟踪系統加強項目管理

傳統的電子表格已經過時，尤其是在項目工作中。

您需要一個完全自動化的優秀跟踪解決方案，提供對員工時間數據的實時訪問，並與您的計費和項目管理軟件集成。

簡而言之，任何項目管理系統的時間跟踪工具都可以幫助團隊成員：

• 會議截止日期，
• 確定需要改進的領域，以及
• 從世界任何地方監控工作績效。

此外，您可以利用時間跟踪應用程序來優化項目工作流程，並在正確的時間將精力集中在正確的任務上——這有利於您的業務底線。

️ 你會追踪你的時間嗎？ 您是否發現時間跟踪對項目管理有幫助？ 作為項目經理，您如何跟踪自己的時間？ 有什麼你覺得特別有用的嗎？ 通過 [email protected] 寫信給我們，您的答案將有機會出現在我們未來的一篇文章中。