Perché il monitoraggio del tempo è essenziale per la gestione dei progetti
Pubblicato: 2022-05-22Una pianificazione efficace è una condizione necessaria per il completamento di un progetto.
Ma come si determina se il piano aderisce alla tempistica prevista?
Come controlli l'esecuzione e garantisci di fornire una soluzione adeguata in tempo?
La chiave è la gestione del progetto.
La gestione dei progetti, tuttavia, non è una disciplina a sé stante.
È composto da diversi componenti critici e la gestione del tempo è uno di questi componenti.
Secondo Forbes, esplorare varie tecniche di gestione del tempo per determinare quale metodo funziona meglio può aiutare ad alleviare lo stress e aumentare la produttività, che è qualcosa di cui il tuo team avrà bisogno quando lavora su più progetti.
Tra gli altri vantaggi che offre, una corretta gestione del tempo ti incoraggia a tenere traccia e analizzare quanto tempo è dedicato ad attività specifiche e al progetto nel suo insieme.
Se non sei abituato al monitoraggio del tempo, potresti temere che possa sopraffare la squadra o soffocare la creatività. Tuttavia, la verità è che tenere traccia di quanto tempo viene speso per ogni progetto avvantaggia tutti.
E il modo migliore per tenere traccia del tempo è tramite il software di monitoraggio del tempo.
Per spiegare perché il software di monitoraggio del tempo dovrebbe sempre essere una parte essenziale del processo di gestione del progetto, in questo post del blog faremo luce sui seguenti argomenti:
- Definire l'importanza del monitoraggio del tempo nella gestione dei progetti
- Comprendere i vantaggi che il monitoraggio del tempo porta alla gestione dei progetti
- Implementazione delle migliori pratiche di monitoraggio del tempo per la gestione dei progetti

Che cos'è il monitoraggio del tempo nella gestione dei progetti?
Il processo di gestione del tempo del progetto tiene traccia del tempo impiegato dai membri del team per completare le attività assegnate.
Assiste il project manager nel determinare la produttività del team e l'avanzamento di un progetto.
Il monitoraggio del tempo consente ai project manager di controllare le proprie previsioni per un progetto, ad esempio il relativo periodo di tempo, e apportare le modifiche necessarie nel proprio strumento di gestione dei progetti in base ai dati.
Inoltre, i membri del team possono utilizzare il monitoraggio del tempo per valutare le proprie prestazioni e assicurarsi che soddisfino gli obiettivi del progetto.
Sebbene i project manager possano monitorare manualmente questo tempo, è utile utilizzare un software di monitoraggio del tempo, perché tale strumento può aiutarti a:
- Tieni traccia del tempo dedicato alle attività,
- Monitorare i progressi del team e
- Genera report che puoi analizzare in seguito.
Sebbene le applicazioni di monitoraggio del tempo variano nelle loro funzionalità, la maggior parte consente ai membri del team di progetto di tenere traccia del proprio tempo su ogni attività assegnata.
Questo tipo di software può essere vantaggioso per le aziende che impiegano molti dipendenti a ore o che emettono fatture ai clienti per il lavoro a ore.
Vantaggi del software di monitoraggio del tempo nella gestione dei progetti
Secondo le statistiche sulla gestione del tempo, l'82% delle persone non utilizza un sistema di gestione del tempo completo, basandosi invece su opzioni semplici come elenchi o niente del tutto.
Solo il 18% dei dipendenti utilizza un sistema di gestione del tempo ben definito.
Sebbene esistano diversi metodi popolari per tenere traccia del tempo, prendi in considerazione fogli di calcolo, note sullo smartphone o persino carta e penna, non tutti sono ugualmente efficaci.
L'approccio più efficiente consiste nell'utilizzare un software di monitoraggio del tempo, come Clockify.
Questo tipo di software è in genere il più preciso ed economico per le aziende che desiderano tenere traccia del tempo dedicato ai progetti.
Ora, il monitoraggio del tempo è efficace nella gestione dei progetti, nel complesso?
Di seguito è riportato un elenco di motivi che spiegano in dettaglio perché il software di monitoraggio del tempo (e, per estensione, il processo di monitoraggio del tempo in generale) è fondamentale per il successo della tua azienda.
Il software di monitoraggio del tempo rende il tuo lavoro trasparente
Incorporando le registrazioni orarie nella tua pratica, aumenti automaticamente la trasparenza della tua attività.
Il software di monitoraggio del tempo ti consente di essere al passo con la procedura di lavoro fornendo informazioni dettagliate sulle attività completate e sul tempo realistico impiegato per completarle, rispetto ai tempi stimati.
Inoltre, inizi a riconoscere quali attività richiedono più tempo o meno del previsto e inizi a programmare e dare priorità al lavoro in modo più efficace.
Alla fine, il monitoraggio del tempo dedicato a progetti e attività tramite il software di monitoraggio del tempo fornirà a team e manager un quadro più ampio del loro flusso di lavoro.
Tutti possono rivedere le proprie attività e capire meglio come aumentare la produttività, tenendo d'occhio anche ciò su cui gli altri stanno attualmente lavorando: queste informazioni ti aiuteranno a migliorare i programmi di lavoro, poiché saprai chi è disponibile per svolgere quale attività e quando .
Il software di monitoraggio del tempo semplifica l'esecuzione di altre attività lavorative
Quando i dipendenti non inseriscono informazioni accurate nelle schede attività, l'azienda subisce perdite finanziarie significative.
Ecco perché è importante non solo rendere più semplice il processo di monitoraggio del tempo, ma anche espanderlo per includere altri processi: questo è possibile tramite integrazioni che puoi ottenere con un software di monitoraggio del tempo.
Ad esempio, per influenzare direttamente il livello delle tue perdite finanziarie, l'integrazione della tua app di monitoraggio del tempo con i tuoi principali sistemi di contabilità aziendale è un'ottima soluzione.
Inoltre, a seconda delle attività assegnate ai membri del tuo team, potrebbe anche essere richiesto loro di timbrare quando lavorano fuori sede.
Un software di monitoraggio del tempo per la contabilità che include un'applicazione mobile per tutti i dispositivi, inclusi iOS e Android, consente ai membri del tuo team di continuare a monitorare il tempo indipendentemente dalla loro posizione.
Il software di monitoraggio del tempo fornisce informazioni dettagliate sulle prestazioni
Senza informazioni dettagliate sulle prestazioni dei tuoi dipendenti, potresti non essere in grado di gestire i tuoi team in modo efficace.
Dopotutto, è fondamentale riconoscere i dipendenti che si impegnano nello sforzo richiesto dai loro ruoli per il successo dell'azienda.
Senza tenere traccia e analizzare le prestazioni dei dipendenti, è difficile ottenere una visione accurata delle ore di lavoro dei dipendenti e del tempo dedicato alle singole attività, il che è l'illustrazione perfetta del motivo per cui il software di rilevamento del tempo avvantaggia la produttività di un team.
Il monitoraggio del tempo e il software di gestione dei progetti possono fornire informazioni utili sulle prestazioni dei membri del tuo personale e aiutarti a capire chi sta andando bene.
Inoltre, poiché conoscerai i tuoi migliori risultati, puoi aumentare la loro fiducia riconoscendo pubblicamente i loro risultati.

Oltre a identificare persone con prestazioni eccezionali, ovvero i membri del team che terminano i loro compiti in tempo o prima, i cronometristi possono essere utilizzati anche per identificare i punti di forza e di debolezza delle persone.
Puoi riconoscere le tendenze nel comportamento delle persone sul lavoro se raccogli dati sufficienti. Queste informazioni includono dati che evidenziano:
- Quanto tempo impiegano le persone a completare i loro compiti,
- Se alcune persone procrastinano i loro compiti, e
- Se alcune persone finiscono i loro compiti più velocemente del previsto.
Queste informazioni consentono di adottare misure appropriate per assistere chiunque abbia difficoltà a completare le attività in modo efficiente e premiare coloro che hanno terminato il proprio lavoro più velocemente (ma con qualità uguale o migliore).
Il software di monitoraggio del tempo aiuta a monitorare l'avanzamento del progetto
Secondo lo State of Project Management Report di Project.co, una parte considerevole dei dipendenti intervistati ammette apertamente di mancare spesso le scadenze e persino di trascurare i compiti che sono dovuti.
Inoltre, possono verificarsi confusione e conflitti se manchi costantemente le scadenze perché hai sottovalutato la quantità di tempo necessaria per completare un'attività.
Sottovalutando il tempo necessario per completare un progetto, stai anche sottovalutando il costo del progetto, il che porta a una perdita di denaro a lungo termine.
Inoltre, se il tuo personale dedica troppo tempo a progetti di valore inferiore, perderai anche denaro.
Ma, quando lavori con i clienti, dovresti prestare maggiore attenzione a questo: dopotutto, il tuo ritardo offusca l'immagine del tuo marchio, quindi dovresti prestare maggiore attenzione all'efficienza con cui i tuoi progetti avanzano.
Senza un'efficace gestione del progetto incoraggiata da un efficace monitoraggio del tempo, i clienti perderanno la fiducia nel tuo marchio e diffonderanno la voce sulle carenze del tuo marchio ad altri imprenditori. Dopotutto, il passaparola non deve essere per forza positivo, ma vorrai sforzarti di ridurre al minimo le recensioni negative.
Il software di monitoraggio del tempo automatizza le schede attività e facilita la fatturazione
Tracciando il tempo del progetto con un software specializzato, ottieni schede attività e fatturazione migliorate.
Perché schede attività e fatture accurate sono importanti?
Bene, per esempio, schede attività accurate portano a fatture accurate, il che porta a migliori relazioni con i clienti.
Inoltre, le schede attività dei membri del team sono più accurate quanto più frequentemente le completano: dopotutto, è più probabile che ricordi le attività su cui si è lavorato e il tempo dedicato a tali attività se inserisci il tuo tempo a livello settimanale o addirittura giornaliero.
Inoltre, il completamento delle schede attività in un software rende il processo più rapido da eseguire, semplificando il completamento di schede attività e fatture accurate con maggiore frequenza.
Il software di monitoraggio del tempo ottimizza le buste paga
Un altro vantaggio del software di monitoraggio del tempo è che riduce i costi di elaborazione delle buste paga, poiché i dispositivi di monitoraggio del tempo tengono automaticamente traccia del tempo dei membri del personale. È più affidabile e preciso dei sistemi di tracciamento manuale soggetti a errori.
Ad esempio, se hai assunto assistenti virtuali freelance su base oraria, possono:
- Definire le loro tariffe orarie,
- Registra le ore fatturabili direttamente nella tua app di monitoraggio del tempo e
- Fate in modo che i loro guadagni vengano calcolati automaticamente e registrati per riferimento futuro.
Gli imprenditori possono prevedere un minor numero di schede attività rifiutate che portano a ritardi e problemi nell'elaborazione delle buste paga.
Dopotutto, gli strumenti di monitoraggio del tempo ti consentono di tenere traccia dei tuoi progetti e della quantità di tempo e denaro spesi per essi.
Inoltre, con dati sufficienti dal tuo sistema di monitoraggio del tempo, puoi valutare accuratamente le risorse necessarie per un progetto, in base al tempo monitorato su progetti simili.
Il software di monitoraggio del tempo rafforza la comunicazione con il cliente
Il miglior software di monitoraggio del tempo pone le basi per la creazione di report da distribuire ai clienti e ad altre parti interessate.
La condivisione della fase e della tabella di marcia del progetto consente ai partner di tenere traccia dei progressi nelle attività e di sollevare eventuali preoccupazioni in modo tempestivo.
Inoltre, capiscono esattamente dove stanno andando i loro investimenti o sforzi e se stanno dando i loro frutti.
Modi per tenere traccia del tempo nella gestione dei progetti
Se sei determinato a migliorare i tuoi sforzi di gestione del progetto con il monitoraggio del tempo, dovresti sapere come farlo correttamente.
Dai un'occhiata a 4 modi efficaci per tenere traccia del tempo nella gestione dei progetti.
1. Scegli lo strumento di monitoraggio del tempo giusto
Ci sono MOLTI strumenti di monitoraggio del tempo tra cui scegliere, quindi come fai a sceglierne uno tra le tante opzioni disponibili?
La cosa più importante da considerare è ciò che si adatta meglio alle esigenze e ai processi aziendali.
Determina quali sono gli obiettivi del tuo progetto.
Da lì, definisci le funzionalità che stai cercando in un software per aiutarti a raggiungere tali obiettivi.
In questo modo è più facile restringere le opzioni.
Suggerimento per Clockify Pro
Per aiutarti a scegliere il miglior software di monitoraggio del tempo per te, ecco un'analisi dettagliata dei software di monitoraggio del tempo più popolari, insieme a una tabella di confronto dettagliata delle loro caratteristiche:
- Il miglior confronto delle app di monitoraggio del tempo (2022)
2. Motivare la squadra a tenere traccia del tempo
L'introduzione di un nuovo strumento per il tuo team può ostacolare la produttività, se non viene eseguita correttamente.
Naturalmente, è un nuovo sistema da imparare, un nuovo processo da implementare e un nuovo compito da gestire.
Ecco perché è importante coinvolgere il tuo team e incoraggiarlo a tenere traccia del tempo.
3. Avere un sistema di promemoria
Nella gestione dei progetti, molto dipende da precisione, coerenza e tempo.
Per assicurarti che i registri orari dei tuoi dipendenti siano accurati e regolari, dovrai trovare un buon sistema di promemoria. Fortunatamente per te, con il moderno software di monitoraggio del tempo come Clockify, puoi impostare promemoria e-mail che assicureranno ai tuoi dipendenti l'accesso regolare.
Per semplificare le cose a gestori e amministratori, puoi anche impostare promemoria giornalieri, settimanali o mensili che forniranno informazioni su chi non ha tenuto traccia del proprio tempo. Oppure, se qualcuno ha tracciato più tempo del suo solito obiettivo.
4. Analizza il tempo tracciato
Per la gestione dei progetti, il tempo di tracciamento non è sufficiente. L'analisi dei dati ottenuti tramite il software di monitoraggio del tempo è ciò che apporta valore alla gestione e pianificazione del progetto.
Esaminando i dati di tracciabilità temporale a loro disposizione, i gestori possono:
- Scopri come il monitoraggio del tempo influisce sui loro team,
- Identificare le aree problematiche e
- Comprendere meglio la produttività dei loro team.
Ogni aspetto è essenziale per ottenere risultati migliori, risparmiare tempo e fare stime di budget più accurate a lungo termine.
Conclusione: migliorare la gestione del progetto attraverso un sistema di monitoraggio del tempo
I fogli di calcolo tradizionali sono obsoleti, soprattutto nel lavoro a progetto.
Hai bisogno di un'eccellente soluzione di monitoraggio che sia completamente automatizzata, fornisca accesso in tempo reale ai dati sull'orario dei dipendenti e si integri con il tuo software di fatturazione e gestione dei progetti.
In sostanza, gli strumenti di monitoraggio del tempo per qualsiasi sistema di gestione dei progetti aiutano i membri del team a:
- Rispettare le scadenze,
- Identificazione delle aree di miglioramento e
- Monitoraggio delle prestazioni lavorative da qualsiasi luogo nel mondo.
Inoltre, puoi utilizzare un'applicazione di monitoraggio del tempo per ottimizzare il flusso di lavoro del progetto e concentrare i tuoi sforzi sulle attività giuste al momento giusto, il che avvantaggia i profitti della tua azienda.
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