(Zaman) verimliliği en üst düzeye çıkarmanın bir yolu var mı?

Her şeyi başarmak için gün içinde yeterli saat olmadığını hiç düşündünüz mü?

Olumsuz tarafı, yakın zamanda 24 saatten fazla zamanımızın olması pek olası değil.

Olumlu tarafı, 24 saatten fazla zamana ihtiyacınız yok - zaten sahip olduğunuz zamandan en iyi şekilde yararlanmanın birçok yolu var.

Bu makalede, verimliliği en üst düzeye çıkarmanın ve zamanımızı en iyi şekilde kullanmanın yollarını inceleyeceğiz.

İş verimliliği ile ilgili mitler

(Zaman) verimliliğinin sırrına dalmadan önce, bazı popüler efsaneleri yıkmamız gerekiyor.

Verimli olmak, mümkün olduğunca çok çalışmak demektir

Tüm gününüzü, yüksek öncelikli işlerle uğraşmadan, yapılacaklar listenizdeki daha az önemli işleri tamamlayarak geçirdiğiniz oldu mu? Yoksa tüm zamanınızı yapılacaklar listesi yazarak, araştırma yaparak ve olası her sonucu düşünerek… gerçek bir iş yapmadan mı harcıyorsunuz?

Aileniz ve arkadaşlarınız için nadiren zamanınız varsa, her zaman bir şeyler yapıyorsanız ancak hedeflerinize yaklaşamıyorsanız ve çalışmadığınız zamanlarda kendinizi suçlu hissediyorsanız - kesinlikle meşgulsünüz, ancak üretken misiniz?

Meşguliyet mutlaka üretkenliğe eşit değildir. Görevleri tamamlamak, çalışmak için harcanan zamandan daha iyi bir üretkenlik göstergesidir.

Evden çalışmak daha az verimli

Bazen, evden çalışmanın esasen pijamalarınızla Netflix izlemek ve yanınızda iş dizüstü bilgisayarınız açıkken evcil hayvanlarınızla oynamak anlamına geldiğine dair bir yanılgı vardır.

Son araştırmalar farklı olmaya başlıyor - evden çalışmak, ofisten çalışmaktan daha verimli görünüyor. Stanford Üniversitesi tarafından 9 ay boyunca 16.000 işçiyi kapsayan bir araştırma, evden çalışmanın üretkenliği %13 artırdığını buldu. Performans artışı, daha rahat bir çalışma ortamının yanı sıra daha az mola ve hasta günlerine katkıda bulundu.

ConnectSolutions tarafından yapılan bir ankete göre, ayda en az birkaç kez uzaktan çalışanların %77'si artan üretkenlik gösteriyor - %30'u daha az zamanda daha fazla iş yapıyor ve %24'ü aynı süre için daha fazla iş yapıyor.

Başarılı olmak için, çok başarılı insanların alışkanlıklarını kopyalamanız gerekir.

Her başarılı insanın sabah rutini, çok erken kalkmak, sıkı bir egzersiz rutini yapmak, soğuk suyla duş almak, meditasyon yapmak, okumak, şükran günlüğü tutmak, son derece sağlıklı bir kahvaltı yapmak gibi görünüyor… Liste uzayıp gidiyor. Ve tüm bunlar sabah 9'dan önce.

Böyle bir rutinin onlar için işe yaramasından ve bundan zevk almalarından mutlu olsam da, alışkanlıklarını kopyalamakla ilgili birkaç sorun var:

1. Herkes için değiller, herkesin yaşam tarzına da uymuyorlar. Günlük alışkanlıklarınızı kendinize, hedeflerinize ve yaşam tarzınıza göre düzenlemelisiniz. Hepimiz farklıyız, bu yüzden bir şeyin başkaları için işe yaradığı gerçeği, sizin için işe yarayacağının garantisini vermez.
2. Bu tartışmalı olabilir, ancak 1) sabah insanı değilseniz ve üretkenliğiniz o zaman zirvede değilse veya 2) sabahın erken saatlerinde yapacak önemli işleriniz yoksa - sabah 5'te uyanmak için gerçek bir neden yoktur.
3. Başkalarının alışkanlıklarının ve günlük rutinlerinin, üretkenliğiniz konusunda kendinizi kötü hissetmenize veya her dakikayı önemsemediğiniz için suçlu hissetmenize izin vermeyin. Bu bizi bir sonraki efsanemize götürür…

Günün her saniyesinde üretken olmalısınız

Dinlenmek çalışmak kadar verimlidir. Kendinizi sürekli çalışmaya zorlamak, doğru şekilde odaklanamayacak kadar yorgun olacağınız için tükenmişliğe, bitkinliğe ve performansın düşmesine neden olacaktır.

Uzmanlar, her gece en az 7 saat uyumanızı ve zihninizin dinç ve konsantre olabilmesi için çalışırken düzenli molalar vermenizi tavsiye ediyor. Çalışma aralıkları 25 dakikadan (Pomodoro tekniğinde olduğu gibi 5 dakikalık aralarla) 90 dakikaya (20 dakika aralı) kadar olabilir.

Oradaki her üretkenlik uygulamasını indirmek size yardımcı olacaktır.

Verimlilik uygulamalarının hayranı olsak da, her birini indirip kullanmaya çalışmak genellikle yarardan çok zarar verir. Bunalmayı önlemek için, yalnızca size en çok yardımcı olacağını düşündüklerinizi indirerek başlayın ve sizin için çalışıp çalışmadıklarını görmek için bunları test edin.

Eğer yaparlarsa - harika.

Ve yapmazlarsa, her zaman bir alternatif indirebilir veya başka bir şey deneyebilirsiniz.

Verimliliği en üst düzeye çıkarmanın yolları

Artık bazı efsaneleri yıktığımıza göre, işte verimliliği en üst düzeye çıkarmanın en etkili yollarından bazıları - zamanınızdan en iyi şekilde yararlanmaktan ertelemeyi yenmeye kadar.

Zamanını takip et

Verimli olmak, zamanınızdan en iyi şekilde yararlanmak ve akıllıca harcamak anlamına gelir.

Ama önce kendine sormalısın - Neye zaman harcıyorsun?

Bilmiyorsanız, zamanınızı takip etmeye başlamalısınız. Bu uygulama, zamanınızı nasıl harcadığınızı analiz etmenize ve aşağıdaki gibi sorulara yanıt vermenize yardımcı olacaktır:

• Daha fazla veya daha az zaman harcamanız gereken bir şey var mı?
• İhtiyaçlarınıza daha iyi uyması için programınızda ne gibi değişiklikler yapabilirsiniz?
• Zaman yönetiminizin hangi alanlarının iyileştirilmesi gerekiyor?

Ayrıca, zaman takibi, belirli bir projeyi bitirmek için ihtiyaç duyduğunuz süreyi doğru bir şekilde tahmin etmeyi kolaylaştırır. Ayrıca performansınızı gözden geçirmenize yardımcı olacak veriler sağlar.

kurbağayı ye

Fransız mutfağının hayranı olmanıza gerek yok - Kurbağayı ye yöntemi, iş gününüzün en başında en çok korktuğunuz görevi yapmayı gerektirir.
"Kurbağa" son derece zor bir görev, son derece önemli bir görev veya son derece zor ve önemli bir görev olabilir. Yalnızca "kurbağa" ile işiniz bittiğinde, daha az önemli olan bir sonraki göreve geçin.

Unutmayın ki yapılan mükemmelden daha iyidir

Her zaman elinizden gelenin en iyisini yapmaya çalışmalısınız. Ancak, aşırı derecede eleştirel olduğunuzda ve kendiniz ve başkaları için gerçekçi olmayan yüksek standartlar belirlediğinizde, bu bir sorun haline gelebilir.

Yapılanın mükemmelden daha iyi olduğunu hatırlamaya çalışın ve %100 mükemmel olmasa bile görevi bitirin. Bu zihniyet şunları sağlayacaktır:

• Sonuç almanıza yardımcı olun;
• Aşırı çalışma ve tükenmişlikten kaçının;
• Sizi daha üretken kılar;
• Zaman kazanmanıza yardımcı olun;
• Akıl sağlığınız için daha kolay olun.

proaktif olun

Verimli insanlar proaktif insanlardır. Mevcut koşulların yollarını seçmesine izin vermek yerine, kontrol ettikleri şeye odaklanır ve kararlar alarak kendi yollarını çizerler. Nasıl daha proaktif olunur?

• Önceden planlamak;
• Ekip üyelerinize ve yöneticilerinize zamanında güncellemeler sağlayın;
• Takım tartışmalarında aktif olun;
• Sorun çözme;
• Geri bildirim isteyin;
• Hatalar üzerinde durmayın, onlardan öğrenin.

İşler ters giderse bir B planınız olsun

Proaktif olmaktan ve ileriyi planlamaktan bahsetmişken, planınızın başarısız olma ihtimalini göz önünde bulundurun. Her ne kadar iyi düşünülmüş olsa da, her zaman beklenmedik bir şey meydana gelebilir. Sürpriz faktörünü en aza indirmek için ters gidebilecek şeyleri gözden geçirin ve her ihtimale karşı bir B planı yapın.

Dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirin

Sizi en çok neyin rahatsız ettiğini düşünün.

senin telefonun mu Bildirimleri kapatın ve/veya telefonu başka bir odaya koyun.

İş arkadaşlarınızla mı konuşuyor? Onlara önemli bir görev üzerinde çalıştığınızı ve ara verdiğinizde sohbet edeceğinizi söyleyin.
Meraklı bir iş yeri mi? Gürültü önleyici kulaklıklara yatırım yapın.

Hazırlık başarının anahtarıdır - iş akışınızı ne kadar iyi bilirseniz, onu neyin bozabileceğini ve kesintileri önlemek için gerekli adımların neler olduğunu ne kadar iyi bilirseniz, o kadar verimli olursunuz.

Daha az önemli görevleri devredin

Kendinize sorun - hangi görevler tam olarak beceri setinize uygundur ve özellikle sizin tarafınızdan yapılmalıdır? Bunlar sizin en önemli görevlerinizdir - bunları yapılacaklar listenizde bir öncelik haline getirin. Ana görevlerinizi yerine getirmek için yeterli zamana ve enerjiye sahip olabilmeniz için en düşük öncelik düzeyine sahip olanları devretmeye çalışın.

Etkili iletişim

İşyerinde etkili iletişim açık, özlü, saygılı, açık ve sıktır. Diğerleri aktif olarak dinlerken, ekip tartışmaları sırasında herkesin konuşma ve girdilerini dile getirme sırası olmalıdır. Tartışmanın amacını ve çözmeye çalıştığınız sorunu daima aklınızda bulundurun. İyi iletişim, hataları ve yanlış anlamaları en aza indirir ve her şeyin daha pürüzsüz olmasını sağlar.

Bu, özellikle ekibiniz uzaktan çalışıyorsa veya hibrit bir çalışma modeli benimsemişse geçerlidir. Bu durumda, e-postalardan ekip sohbet uygulamalarına kadar doğru iletişim araçlarını bulmak da aynı derecede önemlidir. Ekibim, ekip sohbeti ve işbirliği uygulaması tercihimiz olarak Pumble'ı kullanıyor - sınırsız kullanıcı için ücretsiz olduğu ve sınırsız sohbet geçmişine erişim sunduğu için bütçeye uygun bir çözüm arayan ekipler için harika.

“Hayır” demeyi öğrenin

Zaman değerlidir - işiniz ve özel hayatınız da dahil olmak üzere her şeyi başarmak için her gün sadece 1440 dakikanız var. Nasıl harcadığınız konusunda seçici olun.

Ancak diğerleri, sizin zamanınız geldiğinde muhtemelen aynı düşünceye sahip değildir, bu nedenle “Hayır” demeyi öğrenmelisiniz. İddialı ama kibar olun; İnsanlara reddetmeniz için bir sebep verin, ancak çok fazla açıklama yapmayın ve çok fazla ayrıntıya girmeyin.

Erteleme için “2 Dakika Kuralını” kullanın

Bu ipucu benim favorim; Eğer üretken olmama yardımcı olacak bir şey varsa, o da budur.

İlk adım en zor olanıdır - bu yüzden yapması asla 2 dakikadan fazla sürmemelidir. Başlamayı mümkün olduğunca kolaylaştırın.

"Yaz", "yeni bir belge aç", "egzersiz", "antrenman kıyafetlerini giy", "e-postalarını gözden geçir", "e-posta uygulamasını aç" olur.

Kulağa çok kötü gelmiyor, değil mi?

Başlamayı başardığınızda, yapmanız gerekeni yapmaya devam etmek ve sonunda bitirmek birdenbire çok daha kolay hale gelir.

Yardım isteyin

Sıkışırsanız, yardım istemekte utanılacak bir şey yok. Özellikle yeni işe alınan biriyseniz, bunun sinir bozucu olabileceğini anlıyorum, ancak öğrenmenin en hızlı yolu sormaktır. Ayrıca, kolayca kaçınılabilecek hatalar yapmaktansa, isteyip doğru şekilde yapmak daha iyidir.

İlk seçenek, cevabın sizinle paylaşılıp paylaşılmadığını veya yalnızca bir Google araması uzağınızda olup olmadığını kontrol etmek olmalıdır. Değilse, sorununuz için doğru kişiyi bulun ve sorun.

Bir toplantı bir e-posta olabilirse, onu bir e-posta yapın

Atlassian'a göre, ortalama bir ofis çalışanı, verimsiz toplantılara ayda 31 saat harcıyor. Ortalama toplantıya katılanların %91'i toplantı sırasında hayal kurduklarını, %73'ü başka işler yaptığını, %39'u uyuduklarını ve %45'i katıldıkları toplantı sayısından bunaldığını hissetti.

Bazı şeylerin bir toplantıda tartışılması ve beyin fırtınası yapılması gerekir; diğerleri sadece bir e-posta olabilir. Eski durum söz konusuysa, toplantılarınızı yerinde ve üretken tutun.

Verimliliği en üst düzeye çıkarmanın belki de aklınıza gelmemiş ek yolları

Erteleme, düzensizlik ve üretkenliği engelleyen diğer düşmanlarla mücadele etmenin olağan yolları dışında, verimliliği en üst düzeye çıkarmak için deneyebileceğiniz bazı eğlenceli ve/veya ilginç şeyler de vardır.

Doğru çalma listesini bulun

Müziksiz yaşayamayanlardansanız, çalışmak için mükemmel melodileri bulmak başarınızda önemli bir faktördür. Bazıları arka plan sesleri olan uygulamaları tercih eder, bazıları lo-fi veya caz radyodan hoşlanır, bazılarının ise özellikle koşuşturma için bir YouTube oynatma listesi vardır. Ya da belki gürültü önleyici kulaklıklar işinizi görür? Müzik, üretkenliği hem olumlu hem de olumsuz etkileyebilir, bu nedenle doğru çalma listesini bulduğunuzdan emin olun.

Yeterli müzik geçmişinin önemini göz ardı etmeyin!

Daimi toplantılar yapın

Ayakta bir toplantı yapmayı deneyin - bu, adından da anlaşılacağı gibi herkesin ayakta durduğu bir toplantıdır. Bu alışılmadık görünebilir, ancak bir takım faydaları vardır, çünkü:

• Daha az zaman alır;
• Ekibi meşgul tutar, böylece performansı artırır;
• Daha yerinde;
• Vücuda daha az baskı uygular - özellikle uzun süre oturmanın ardından ağrımaya başlayabilen boyun, sırt ve omuzlar.

Kendinize küçük ödüller verin

Bazı görevler olağanüstü sıkıcı ve/veya zordur, ancak yapılması gerekir - ve daha da kötüsü, özellikle sizin tarafınızdan yapılması gerekir.

Pek çok deneysel araştırmadan sonra, kendimi bu tür görevleri yerine getirmenin en iyi yolunun kendime küçük bir ödül sözü vermek olduğu sonucuna vardım. Tam tersi yöntemi kullananlarla konuştum: Görevi yapmazlarsa kendilerine bir ceza seçerler ama ben ödül yöntemini daha çok seviyorum. Görevinizle olumsuz bir ilişki yerine olumlu bir ilişki kurmanızı sağlar.

Ve Parks and Recreation'dan Tom ve Donna'nın bilgece sözleriyle, "kendinize iyi davranmalısınız".

Tekrarlanabilir kısayolları bulun

Kendinizi tekrar tekrar bir şey yaparken bulursanız, her zaman aynı işlemi tekrarlayarak zaman kaybetmeyin, bunun yerine otomatikleştirin.

Örneğin, aynı veya çok benzer yanıtı gerektiren çok sayıda e-posta alırsanız, aynı şeyi birden çok kez yazmak yerine bir şablon oluşturun.

Çalışma alanınızı keyifli ve ilham verici hale getirin

Aynı yerde 8 veya daha fazla saat geçiriyorsanız, o yeri keyifli hale getirin. Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:

• Masanızı, dizüstü bilgisayarınızı ve telefonunuzu topluyoruz. Kullanmadığınız her şeyi atıp silerek Marie Kondo'nun sizinle gurur duymasını sağlayın. Masanızda bir bitki ya da çerçeveli bir fotoğraf gibi yalnızca önemli olan ya da onun dediği gibi “neşe kıvılcımı” yaratan şeyleri tutun;
• Alanı çalışmak için daha keyifli hale getirmek için bazı kişisel dokunuşlar eklemek;
• Çok parlak olmayan, ancak sizi uyanık ve odaklanmış halde tutan doğru aydınlatmayı seçmek.

Nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız, çevrimiçi ilham arayın. Benim kişisel favorilerim, YouTube'daki estetik masa düzenleri ve kırtasiye koleksiyonları - büyülenmiş gibi izliyorum. Bana açıklanamaz bir neşe getirmenin yanı sıra, dürtüsel olarak birçok gereksiz şeyi satın almamı sağlıyorlar, bu yüzden onları dikkatle izleyin.

Ertelerseniz, bir hesap verebilirlik ortağı bulun

İnsanlar genellikle iş spor salonuna gitmek veya sağlıklı beslenmek olduğunda bunu yaparlar, ama hey, neden bunu işe de uygulamıyorsunuz? Erteleme ile mücadele ediyorsanız, sizinle aynı gemide olan birini bulun ve birbirinizi sorumlu ve doğru yolda tutun.

Sorumluluk arkadaşınızı seçerken dikkatli olun, çünkü bu iki ucu keskin bir kılıçtır. Birbirinizin birlikte daha fazla ertelemesine izin verdiğinizde geri tepebilir - bu, başarmayı hedeflediğimiz şeyin tam tersidir.

Çözüm

Verimlilik, minimum çabayla maksimum üretkenliğe ulaşmak anlamına gelir. Bizim durumumuzda, bu aynı zamanda akıllıca çalışmak ve zamanınız konusunda bilinçli olmak anlamına gelir. Bunu başarmanın, dikkat dağıtıcı şeyleri en aza indirmekten ve "kurbağayı yemekten" doğru çalma listesini bulmaya ve görevleri tamamladığınız için kendinize küçük ödüller vermeye kadar birçok yolu vardır. Sadece sizin için en iyi olan yolları bulmanız gerekiyor ve verimliliğinizi en üst düzeye çıkarmak için iyi bir yolda olacaksınız.