Proje Tahmini, Doğru Şekilde Yapıldı

Bazen işi kazanmak, işinizin en zor kısmı değildir.

Proje tahmini, ajansların ele alması gereken karmaşık bir konu olmaya devam ediyor. Rakiplerinizden masada başka teklifler olduğunu bilerek, müşteriyle net beklentiler belirlemenin hassas bir dengesidir. İyi düşünülmüş bir teklife 10 saat harcamak istemezsiniz, sadece reddedilmesini istersiniz. Ancak ince baskıya yeterince zaman ayırmazsanız, proje kapsamınız sizden uzaklaşabilir.

Bu makalede, düzinelerce ajansın zamanla daha güçlü ve daha güvenilir hale gelen veriye dayalı kararlar almasına yardımcı olan ipuçlarını paylaşıyoruz.

Peki, nasıl yapacağız?

Ajans Karlılık Volanına girin.

Acente Karlılık Volanı, acentenizin tahmin sistemini dört adımda kendi kendine ayarlamasına izin veren bir çerçevedir:

1. Tahmin tekniklerini tanımlama
2. Nicel geri bildirim döngülerinin kurulması (zaman ve maliyet takibi)
3. Raporlama ve geri bildirim kadansları oluşturma
4. Süreç optimizasyonu kadanslarını tanımlama

Birinci ve ikinci adımlar, doğruluktan ödün vermeden tahminlerinizi hızlı bir şekilde çıkarmaya odaklanır. Üçüncü ve dördüncü adımlar, ekibinizden gelen eyleme dönüştürülebilir geri bildirimlere odaklanır, karlılığı, verimliliği ve tutarlılığı artırmanın yanı sıra yaptığınız işi daha iyi bir süreçle zaman içinde daha öngörülebilir hale getirir.

İkinci adım: nicel geri bildirim döngülerinin kurulması (zaman ve maliyet takibi)

Artık sürecimizi tanımlayıp standartlaştırdığımıza göre, aşağıdaki grafiğe veri noktalarını yerleştiren bir geri bildirim döngüsü kurmayı kolaylaştırıyoruz, yalnızca zamanla güçlenen bu ilişki çizgisini yavaşça oluşturuyoruz.

Ancak, henüz hepsi kelebekler ve gökkuşakları değil. Geçmişte gördüğümüz şey, bu verilerin her zaman yanıltıcı olan “zaman takibi” sorunu tarafından çarpıtılabileceğidir. Burada gördüğümüz iki ana sorun var:

1. Çatışan proje yönetimi ve operasyonel yapılar

Gördüğümüz en yaygın örnek, tahminlerin işleve veya role (operasyon ekibi tarafından oluşturulan) göre ayrılmasıdır:

"x saat geliştirme, xx saat tasarım, xx saat proje yönetimi vb."

Proje yönetimi felsefesi görevlerle daha uyumluyken:

"İçerik taslağında X saat, tel çerçevelerde XX saat, Q/A'da XX saat vb."

Çoğu ajansın projeleri belirli bir şekilde yapılandırılmış zaman izleme araçlarını kullanması ve bu nedenle bu sorunları çözmenin daha zor olması, bu sorunu daha da kötüleştirmektedir. Ancak, aracın kendisi de hatasız gelmiyor.

Genellikle, ajansınızın alışkın olduğu adlandırma kurallarıyla ilgili sorunlar görürüz. Bir projede tasarıma “web tasarım”, başka bir projede “tasarımcı” olarak adlandırabilirsiniz. Heck, üçüncü bir projede onları “grafik tasarımcı” olarak adlandırabilirsiniz, bunların hepsi aynı roldedir, ancak farklı şeyler olarak adlandırılır ve bu nedenle bize farklı projeler arasında (karşılaştırma, analiz etme ve karar verme) yatay olarak tutarlı veriler vermez.

2. Proje yönetimi, zaman ve maliyet takibi için uygun araçların olmaması

Verileriniz için yatay olarak hizalanmış adlandırma kurallarıyla tutarlı bir yapıya karar verdiğinizde, bunu uygulamak için proje yönetimi aracınızdan tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu bilirsiniz. Ancak her araç sizin için “uygun” olmayacaktır.

Araştırmanızı yapın, bu aracın yapılarınızın karmaşıklık düzeyine izin verip vermeyeceğini keşfedin ve o tatlı noktayı bulun. Müşterilerden her zaman gördüğümüz sektör liderleri arasında ClickUp, Monday.com, Asana ve Teamwork bulunmaktadır.

Ardından, bir zaman izleme aracı seçin. Hepsi bir arada bir araç olması gerekmez (zaman takibi VE proje yönetimi için) ve deneyimlerimize göre, bu araçlar son derece vasattır ve tek bir cihazdan alacağınız faydalı veya temel özellikleri dışarıda bırakır. , özel araç. Bunu yapmak, operasyonlarınızın ve PM ekibinizin ödün vermeden çalışmasına olanak tanır.

Bir proje yönetimi aracıyla entegre zaman izlemeyi kullanacaksanız, tahminlerinizde kullandığınız AYNI FORMAT'a her girişte eşlemek için etiketleri, özel alanları veya adlandırma kurallarını kullanabildiğinizden emin olun. Bu olmadan, gelecekteki tahminleri yönlendirmek söz konusu olduğunda, zaman izleme verileriniz esasen değersiz olacaktır.

Bir saniye, ya ekibim izleme süresinden nefret ederse?

Biliyoruz. Biz de yapmayı sevmiyoruz ama bu bilginin ne kadar önemli olduğunu hepimiz biliyoruz .

Doğru, güvenilir, işlem yapılabilir zamanlı izleme verileri için iki temel unsur şunlardır:

1. uyma
2. Dürüstlük

Ekibin zaman takibine dahil edilmesi, nasıl yapılacağını anlatan 30 dakikalık bir toplantıdan daha fazlasıdır. Ajansınızdaki kültür, performans ve karlılığı ölçmede kritik bir bileşen olarak zaman takibinin önemini teşvik etmelidir.

Ekip ayrıca, onlara güvenmediğiniz için değil, karar vermeyi nasıl etkilediği için harcadıkları zaman hakkında doğru ve şeffaf olmanın ne kadar önemli olduğunu anlamalıdır.

İnsanları disipline etmek veya polise göndermek için asla zaman izleme verilerini kullanmayın. Verimliliği ölçmek için kullanmayın. Bunu yalnızca, işlerin kapsam dahilindeyken nasıl ve neden varsaydığınız gibi gitmediğine ilişkin tartışmaları kolaylaştırmak için kullanın ve daha verimli olma fırsatlarını bulun.

Dördüncü adım: süreç iyileştirme döngüleri

Son olarak, elimizdekileri alıp süreç iyileştirmelerine dönüştürüyoruz. Bu iyileştirmeler, iş için zaman yatırımlarımızda daha fazla tutarlılığa yol açacaktır, bu da ne kadar çok yaparsanız tahmin etmek daha kolay ve daha kolay hale gelir. Tahmininizdeki ilişki çizgisinin güçlendiğini ve süreç iyileştirmeleri geldikçe aslında daha önemli bir ilişkiye doğru itildiğini göreceksiniz (aşağıdaki resme bakın).

İki çerçeve ile başlıyoruz:

• Teslimat süreçleri
• Proje tahmin teknikleri

Teslimat süreçleri - yineleme

İlk olarak, süreçlerimizde yinelemeler yapmak için kullandığımız çerçeveyi tanımlayarak başlayabilirsiniz. Ekibimiz yapılabilecek iyileştirmelerden oluşan bir biriktirme listesi oluşturmayı sever (genellikle bu eylem öğeleri retro ve performans toplantılarından çıkar) ve ardından bunları sprintlerde ele alır. Bunu yaparken süreçlerimiz iyileşir, ancak bu, biriktirme listesine eklemeyi bırakacağımız anlamına gelmez. İş yığını, hiç bitmeyen bir iyileştirme döngüsüdür. Bunun için her zaman yer vardır.

Bonus - biriktirme listemize öncelik vermek için ICE puanını kullanıyoruz. Neyin bekleyebileceğine karar vermemize yardımcı olur ve onu uygulama çabasına göre en büyük etkiye sahip olanla birleştirir.

Proje tahmin teknikleri - yineleme

Son olarak, tahmin tekniklerinizi düzenli olarak tekrar gözden geçirmeniz önemlidir. Maliyet ve zaman takibi de dahil olmak üzere önceki projelerden edindiğiniz verileri almak ve ardından bunları kapsam ölçümlerinizle eşleştirmek isteyeceğiz.

Eksiksiz bir proje kitaplığı oluşturabilir ve bunları boyut, kapsam, hizmet vb. bazında gruplandırabilirsiniz (veya etiketleyebilirsiniz). İdeal olarak, ilişki çizgisi daha da güçlenecek ve zaman geçtikçe tahminlerinizi daha güvenilir hale getirecektir.

Nihai sonuç, gönderinin başında tartıştığımız kapsam belirleme sorularını alma ve bunları, tamamlanması gereken süreyi tahmin etmenize yardımcı olmak için verileri kullanan bir modele ekleme yeteneği olmalıdır.

Örneğin:

Müşterinin 30 sayfalık bir web sitesine, özel bir e-ticaret widget'ına, bir e-posta pazarlama entegrasyonuna ihtiyacı var ve yaklaşık 50.000$'lık bir bütçesi var

Bu bilgilere dayanarak, web sitemizin karmaşıklık ölçeğinde (üzerinde çalıştığımız en karmaşıktan en az karmaşık olana) yaklaşık 5/10 olduğunu düşünüyoruz.

Geçmiş projelere dayanarak, aşağıdakileri tahmin etmeliyiz:

• 32 proje yönetim saati
• 65 tasarım saati
• 60 geliştirme saati
• 18 kalite güvence saati

Geriye kalan tek şey, son yüzde 10'luk değerlendirmeyi uygulamak ve marjlarınızın doğru yerde olduğundan emin olmak için farklı fiyat senaryoları modellemeye başlamak.

Proje karlılık hedefleri

Bitirmeden önce cevaplamak için biraz zaman ayırmamız gereken son soru, bir projenin ne kadar karlı olması gerektiğidir?

Elbette burada bir nüans var, ancak kullanım oranlarınız kesinlikle düşmeden müşterinin çekip gitmesini sağlayacak bir konumda olduğunuzu varsayarsak, yüzde 60-70 artı Teslimat Marjı hedeflemelisiniz.

Bu ne anlama geliyor?

Kısacası - projeyi tamamlamanın size maliyeti, projeden getireceğiniz Ajans Brüt Gelirinin (AGI) yüzde 30-40'ı olacaktır.

İşte Formül:

Teslimat Marjı = (Ajans Brüt Geliri (YGG - Maliyet)/Maliyet

Tanımlar:

Ajans Brüt Geliri (AGI) , reklam harcaması, baskı bütçeleri, harici satıcılar/ortaklar, malzeme maliyetleri vb. gibi geçiş giderleri çıkarıldıktan sonra kalan gelir miktarıdır.

Teslimat Maliyetleri , teslimatın yapılmasıyla ilgili doğrudan maliyetlerdir ve çoğu zaman sadece ekibinizin zamanının yanı sıra işi yapmak için getirdiğiniz herhangi bir serbest çalışanın maliyetidir.

Tam zamanlı çalışanlar için saatlik maliyet, yıllık maaş artı yan haklar alınarak 2080 saate bölünerek hesaplanır.

Saat başına maliyetin hesaplanması ve kar marjlarının hesaplanmasıyla ilgili ayrıntılar hakkında daha fazla bilgi edinin .

Misal:

Toplam proje ücretleri: 15.000 $

Geçiş masrafları: 5.000 $

YGG: 10.000$

Maliyet: 100 saat x 25$/saat ortalama maliyet = 2500$

Teslimat Marjı = (10.000 ABD Doları - 2.500 ABD Doları) / 10.000 ABD Doları veya yüzde 75

Profesyonel İpucu:

Saat başına ortalama maliyetinizi biliyorsanız, ABR'nizi hesaplayarak ve bunu bir Teslimat Marjı hesaplamasına ekleyerek Teslimat Marjınızı hızlı bir şekilde okuyabilirsiniz.

Misal:

Proje AGI: 10.000 $

Tahmini saat: 100

Saat başına ortalama maliyet = 35$/sa

Ortalama Faturalandırılabilir Ücret = 10.000 ABD Doları / 100 = 100 ABD Doları/saat

Tahmini Teslimat Marjı = (100$ - 35$) / 100$ = yüzde 65