項目估算，以正確的方式完成

有時，贏得工作並不是你工作中最難的部分。

對於機構來說，項目估算仍然是一個複雜的問題。 這是一個微妙的平衡，既要為客戶設定明確的期望，又要知道他們從你的競爭對手那裡獲得了其他優惠。 你不想在一個經過深思熟慮的提議上浪費 10 個小時，結果卻被拒絕了。 但是，如果您沒有在細則上花費足夠的時間，您的項目範圍可能會遠離您。

在本文中，我們分享了幫助數十家機構做出數據驅動決策的技巧，這些決策只會隨著時間的推移變得更強大、更可靠。

那麼，我們該怎麼做呢？

進入，代理盈利飛輪。

機構盈利能力飛輪是一個框架，它允許您的機構通過四個步驟自行調整其估算系統：

1. 定義估計技術
2. 安裝定量反饋迴路（時間和成本跟踪）
3. 建立報告和反饋節奏
4. 定義流程優化節奏

第一步和第二步的重點是在不影響準確性的情況下快速做出估計。 第三步和第四步側重於團隊提供可操作的反饋，提高盈利能力、效率和一致性，並通過更好的流程使您所做的工作隨著時間的推移更具可預測性。

第二步：安裝定量反饋迴路（時間和成本跟踪）

既然我們已經定義並標準化了我們的流程，我們可以輕鬆地安裝一個反饋循環，將數據點放在下圖中，慢慢建立只會隨著時間而加強的關係線。

然而，這還不是所有的蝴蝶和彩虹。 我們過去所看到的是，這些數據可能會被永遠虛幻的“時間跟踪”問題所扭曲。 以下是我們看到的兩個主要問題：

1.項目管理和運營結構衝突

我們看到的最常見的例子是這種不連貫的例子是當估計按功能或角色（由運營團隊創建）分解時：

“x 小時的開發，xx 小時的設計，xx 小時的項目管理，等等。”

鑑於項目管理理念更符合任務：

“內容大綱 X 小時，線框圖 XX 小時，Q/A XX 小時，等等。”

大多數機構使用時間跟踪工具，其中項目以某種方式組織，因此解決這些問題更加困難，這一事實加劇了這個問題。 但是，該工具本身也並非沒有缺陷。

我們通常會看到您的代理機構習慣的命名約定存在問題。 在一個項目中，您可以將設計命名為“網頁設計”，而在另一個項目中，您可以將其命名為“設計師”。 哎呀，在第三個項目中，您可以將他們命名為“平面設計師”，所有這些角色都是相同的，但被稱為不同的東西，因此不會為我們提供跨不同項目的橫向一致數據（用於比較、分析和做出決策）。

2. 缺乏用於項目管理、時間和成本跟踪的適當工具

一旦您決定使用水平對齊的命名約定為您的數據建立一個一致的結構，您就可以確切地知道您需要從項目管理工具中實現什麼。 但並非每種工具都適合您。

進行研究，發現該工具是否允許您的結構複雜程度，並找到最佳位置。 我們一直從客戶那裡看到的行業領導者包括 ClickUp、Monday.com、Asana 和 Teamwork。

然後，選擇一個時間跟踪工具。 它不需要是一個多合一的工具（用於時間跟踪和項目管理），根據我們的經驗，這些工具非常平庸，最終遺漏了您從單個工具中獲得的有用或關鍵功能, 專用工具。 這樣做將使您的運營和 PM 團隊能夠毫不妥協地工作。

如果您要使用與項目管理工具集成的時間跟踪，只需確保您可以使用標籤、自定義字段或命名約定將每次輸入映射回您在估算時使用的相同格式。 如果沒有這個，您的時間跟踪數據在推動未來估計時基本上毫無價值。

等一下，如果我的團隊討厭跟踪時間怎麼辦？

我們知道。 我們也不喜歡這樣做，但我們都知道這些信息的重要性。

以下是準確、可靠、可操作的時間跟踪數據的兩個基本要素：

1. 遵守
2. 誠實

通過時間跟踪讓團隊參與進來不僅僅是一個 30 分鐘的會議，討論如何做到這一點。 您所在機構的文化必須提升時間跟踪的重要性，將其作為衡量績效和盈利能力的關鍵組成部分。

團隊還必須了解真實和透明地說明他們花費的時間是多麼重要，不是因為你不信任他們，而是因為它如何影響決策。

切勿使用時間跟踪數據來紀律或警察。 不要用它來衡量生產力。 僅使用它來促進討論事情如何以及為什麼沒有按照您在確定範圍時的預期方式進行，並找到提高效率的機會。

第四步：流程改進週期

最後，我們正在利用我們所擁有的並將其轉化為流程改進。 這些改進將使我們的工作時間投資更加一致，您做的越多，就越容易預測。 您會看到您估計中的關係線變得更強，並且隨著流程改進的到來，它實際上被推向更重要的關係（見下圖）。

我們從兩個框架開始：

• 交付流程
• 項目估算技術

交付流程 - 迭代

首先，您可以從定義我們用來對流程進行迭代的框架開始。 我們的團隊喜歡創建一個積壓的改進（通常這些行動項目來自回顧和績效會議），然後在衝刺中解決它們。 這樣做，我們的流程得到了改進，但這並不意味著我們停止添加積壓工作。 積壓是一個永無止境的改進循環。 總有它的空間。

獎勵 - 我們使用ICE 分數來確定我們的積壓工作的優先級。 它幫助我們決定什麼可以等待，並將其與相對於實施它所涉及的努力影響最大的相結合。

項目估算技術——迭代

最後，定期重新審視您的估算技術很重要。 我們將希望獲取您從以前的項目中獲得的數據，包括成本和時間跟踪，然後將其映射到您的範圍界定指標。

您可以建立一個完整的項目庫，並按大小、範圍、服務等對它們進行分組（或標記）。理想情況下，關係線會越來越強，隨著時間的推移，您的估計會更加可靠。

最終結果應該是能夠將我們在文章開頭討論的範圍界定問題插入到模型中，該模型使用數據來幫助您預測完成所需的時間。

例如：

客戶需要一個有 30 個頁面的網站、一個自定義電子商務小部件、一個電子郵件營銷集成，並且有大約 50,000 美元的預算

根據這些信息，我們認為它們在我們的網站複雜度等級上大約是 5/10（從我們研究過的最複雜到最不復雜）

根據過去的項目，我們應該估計：

• 32個項目管理小時
• 65 設計小時
• 60 個開發小時
• 18個質保小時

剩下要做的就是應用最後 10% 的判斷，並開始對不同的價格情景進行建模，以確保您的利潤處於正確的位置。

項目盈利目標

在結束之前我們應該花一點時間回答的最後一個問題是，一個項目應該有多大的利潤？

當然，這裡有細微差別，但假設您能夠讓客戶離開而您的利用率沒有絕對下降，那麼您的目標應該是 60-70% 加上交付保證金。

這意味著什麼？

簡而言之 - 您完成該項目的費用將是您從該項目中獲得的機構總收入 (AGI) 的 30-40%。

這是公式：

交割保證金=（機構總收入（AGI - 成本）/成本

定義：

代理總收入 (AGI)是減去廣告支出、印刷預算、外部供應商/合作夥伴、材料成本等傳遞費用後剩餘的收入金額。

交付成本是與完成可交付成果相關的直接成本，通常只是您團隊的時間成本以及您聘請的任何自由職業者的時間成本。

對於全職員工，每小時成本的計算方法是將他們的年薪加福利除以 2080 小時。

閱讀更多關於計算每小時成本和計算利潤率的詳細信息。

例子：

項目總費用：15,000 美元

轉嫁費用：5,000 美元

通用人工智能：10,000 美元

成本：100 小時 x 25 美元/小時的平均成本 = 2500 美元

交割保證金 = ($10,000 - $2,500) / $10,000 或 75%

專家提示：

如果您知道每小時的平均成本，您可以通過計算 ABR 並將其插入到交付保證金計算中來快速讀取您的交付保證金。

例子：

AGI 項目：10,000 美元

預計小時數：100

每小時平均成本 = 35 美元/小時

平均計費率 = $10,000 / 100 = $100/小時

預計交付保證金 = ($100 - $35) / $100 = 65%