Projektschätzung, richtig gemacht

Manchmal ist es nicht der schwierigste Teil Ihres Jobs, die Arbeit zu gewinnen.

Die Projektschätzung ist nach wie vor ein komplexes Thema, das Agenturen in den Griff bekommen müssen. Es ist ein heikles Gleichgewicht, klare Erwartungen an den Kunden zu richten und gleichzeitig zu wissen, dass er andere Angebote von Ihrer Konkurrenz auf dem Tisch hat. Sie wollen nicht 10 Stunden in einen gut durchdachten Vorschlag stecken, nur um ihn abzulehnen. Aber wenn Sie nicht genug Zeit für das Kleingedruckte aufwenden, kann Ihnen Ihr Projektumfang entgleiten.

In diesem Artikel teilen wir Tipps, die Dutzenden von Agenturen geholfen haben, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, die mit der Zeit immer stärker und zuverlässiger werden.

Also, wie machen wir es?

Geben Sie das Rentabilitäts-Schwungrad der Agentur ein.

Das Agency Profitability Flywheel ist ein Framework, das es Ihrer Agentur ermöglicht, ihr Schätzungssystem in vier Schritten selbst zu optimieren:

1. Schätztechniken definieren
2. Installieren von quantitativen Feedbackschleifen (Zeit- und Kostenverfolgung)
3. Erstellung von Berichts- und Feedback-Kadenzen
4. Kadenzen zur Prozessoptimierung definieren

Die Schritte eins und zwei konzentrieren sich darauf, Ihre Schätzungen schnell herauszugeben, ohne Kompromisse bei der Genauigkeit einzugehen. Die Schritte drei und vier konzentrieren sich auf umsetzbares Feedback von Ihrem Team, verbessern die Rentabilität, Effizienz und Konsistenz und machen Ihre Arbeit durch bessere Prozesse im Laufe der Zeit vorhersehbarer.

Schritt zwei: Installieren quantitativer Feedback-Schleifen (Zeit- und Kostenverfolgung)

Nachdem wir unseren Prozess definiert und standardisiert haben, machen wir es einfach, eine Feedback-Schleife zu installieren, die Datenpunkte auf dem Diagramm unten platziert und langsam diese Beziehungslinie aufbaut, die sich mit der Zeit nur verstärkt.

Es sind jedoch noch nicht alles Schmetterlinge und Regenbögen. Was wir in der Vergangenheit gesehen haben, ist, dass diese Daten durch das immer illusorische Problem der „Zeiterfassung“ verzerrt werden können. Hier sind zwei Hauptprobleme, die wir sehen:

1. Widersprüchliche Projektmanagement- und Betriebsstrukturen

Das häufigste Beispiel, das wir sehen, ist, dass Schätzungen nach Funktion oder Rolle (erstellt vom Betriebsteam) aufgeschlüsselt werden:

„x Stunden Entwicklung, xx Stunden Design, xx Stunden Projektmanagement usw.“

Während die Projektmanagement-Philosophie eher auf Aufgaben ausgerichtet ist:

„X Stunden für die Inhaltsgliederung, XX Stunden für Wireframes, XX Stunden für Q/A usw.“

Dieses Problem wird dadurch verschärft, dass die meisten Agenturen Zeiterfassungstools verwenden, deren Projekte auf eine bestimmte Weise strukturiert sind, und es daher schwieriger ist, diese Probleme zu lösen. Aber auch das Tool selbst kommt nicht ohne Fehler.

Wir sehen normalerweise Probleme mit den Namenskonventionen, an die Ihre Agentur gewöhnt ist. In einem Projekt können Sie Design „Webdesign“ nennen und in einem anderen Projekt können Sie es „Designer“ nennen. Verdammt, in einem dritten Projekt nennen Sie sie vielleicht „Grafikdesigner“, die alle die gleiche Rolle haben, aber unterschiedliche Dinge genannt werden und uns daher keine horizontal konsistenten Daten über verschiedene Projekte hinweg liefern (um zu vergleichen, zu analysieren und Entscheidungen zu treffen).

2. Fehlende geeignete Tools für Projektmanagement, Zeit- und Kostenverfolgung

Haben Sie sich für eine konsistente Struktur Ihrer Daten mit horizontal ausgerichteten Namenskonventionen entschieden, wissen Sie genau, was Sie von Ihrem Projektmanagement-Tool zur Umsetzung benötigen. Aber nicht jedes Tool passt zu Ihnen.

Recherchieren Sie, finden Sie heraus, ob dieses Tool die Komplexität Ihrer Strukturen zulässt, und finden Sie diesen optimalen Punkt. Zu den Branchenführern, die wir ständig von Kunden sehen, gehören ClickUp, Monday.com, Asana und Teamwork.

Wählen Sie dann ein Zeiterfassungstool. Es muss kein All-in-One-Tool sein (für Zeiterfassung UND Projektmanagement), und unserer Erfahrung nach sind diese Tools äußerst mittelmäßig und lassen am Ende nützliche oder wichtige Funktionen aus, die Sie von einem einzigen erhalten würden , Spezialwerkzeug. Auf diese Weise können Ihre Ops- und PM-Teams ohne Kompromisse arbeiten.

Wenn Sie eine Zeiterfassung verwenden, die in ein Projektmanagement-Tool integriert ist, stellen Sie einfach sicher, dass Sie Tags, benutzerdefinierte Felder oder Namenskonventionen verwenden können, um jeden Zeiteintrag wieder dem GLEICHEN FORMAT zuzuordnen, das Sie für Ihre Schätzungen verwenden. Ohne dies sind Ihre Zeiterfassungsdaten im Wesentlichen wertlos, wenn es darum geht, zukünftige Schätzungen voranzutreiben.

Moment mal, was ist, wenn mein Team die Zeiterfassung hasst?

Wir wissen. Wir tun es auch nicht gerne, aber wir alle wissen, wie wichtig diese Informationen sind .

Hier sind zwei wesentliche Elemente für genaue, zuverlässige und umsetzbare Zeiterfassungsdaten:

1. Konformität
2. Ehrlichkeit

Das Team mit Zeiterfassung ins Boot zu holen, ist mehr als nur ein 30-minütiges Meeting, in dem beschrieben wird, wie es geht. Die Kultur in Ihrer Agentur muss die Bedeutung der Zeiterfassung als entscheidende Komponente bei der Messung von Leistung und Rentabilität fördern.

Das Team muss auch verstehen, wie wichtig es ist, ehrlich und transparent über die aufgewendete Zeit zu sein, nicht weil man ihnen nicht vertraut, sondern weil es die Entscheidungsfindung beeinflusst.

Verwenden Sie niemals Zeiterfassungsdaten, um Personen zu disziplinieren oder zu überwachen. Verwenden Sie es nicht, um die Produktivität zu messen. Verwenden Sie es immer nur, um Diskussionen darüber zu erleichtern, wie und warum die Dinge nicht so gelaufen sind, wie Sie es erwartet haben, als es festgelegt wurde, und um Möglichkeiten zu finden, effizienter zu werden.

Schritt vier: Prozessverbesserungszyklen

Schließlich nehmen wir, was wir haben, und setzen es in Prozessverbesserungen um. Diese Verbesserungen werden zu mehr Konsistenz in unseren Zeitinvestitionen für die Arbeit führen, die immer einfacher vorherzusagen sind, je mehr Sie es tun. Sie werden sehen, dass die Beziehungslinie in Ihrer Einschätzung stärker wird und sich tatsächlich in Richtung einer signifikanteren Beziehung bewegt, wenn Prozessverbesserungen kommen (siehe Abbildung unten).

Wir beginnen mit zwei Frameworks:

• Lieferprozesse
• Techniken zur Projektschätzung

Lieferprozesse - Iteration

Zunächst können Sie damit beginnen, das Framework zu definieren, das wir verwenden, um Iterationen an unseren Prozessen vorzunehmen. Unser Team erstellt gerne einen Rückstand an Verbesserungen, die vorgenommen werden können (normalerweise stammen diese Aktionspunkte aus Retro- und Leistungsbesprechungen) und geht sie dann in Sprints an. Dadurch verbessern sich unsere Prozesse, aber das bedeutet nicht, dass wir aufhören, den Rückstand zu erhöhen. Der Rückstand ist ein nie endender Zyklus der Verbesserung. Es ist immer Platz dafür.

Bonus - wir verwenden den ICE-Score , um unseren Rückstand zu priorisieren. Es hilft uns bei der Entscheidung, was warten kann, und kombiniert es mit dem, was im Verhältnis zum Aufwand bei der Umsetzung die größte Wirkung hat.

Techniken zur Projektschätzung - Iteration

Schließlich ist es wichtig, Ihre Schätztechniken regelmäßig zu überdenken. Wir möchten die Daten, die Sie aus früheren Projekten gewonnen haben, einschließlich der Kosten- und Zeitverfolgung, nehmen und sie dann mit Ihren Scoping-Metriken abgleichen.

Sie können eine vollständige Bibliothek von Projekten aufbauen und sie nach Größe, Umfang, Service usw. gruppieren (oder markieren). Im Idealfall wird die Beziehungslinie immer stärker, wodurch Ihre Schätzungen im Laufe der Zeit zuverlässiger werden.

Das Endergebnis sollte die Fähigkeit sein, diese Scoping-Fragen, die wir zu Beginn des Beitrags besprochen haben, in ein Modell einzufügen, das Daten verwendet, um Ihnen zu helfen, die Zeit vorherzusagen, die für die Fertigstellung benötigt wird.

Zum Beispiel:

Der Kunde benötigt eine Website mit 30 Seiten, ein benutzerdefiniertes E-Commerce-Widget, eine E-Mail-Marketing-Integration und hat ein Budget von etwa 50.000 US-Dollar

Basierend auf diesen Informationen denken wir, dass sie auf unserer Website-Komplexitätsskala etwa 5/10 betragen (von der komplexesten bis zur am wenigsten komplexen, an der wir gearbeitet haben).

Basierend auf früheren Projekten sollten wir etwa Folgendes schätzen:

• 32 Stunden Projektmanagement
• 65 Designstunden
• 60 Entwicklungsstunden
• 18 Qualitätssicherungsstunden

Alles, was Sie noch tun müssen, ist, die letzten 10 Prozent Ihres Urteilsvermögens anzuwenden und mit der Modellierung verschiedener Preisszenarien zu beginnen, um sicherzustellen, dass Ihre Margen an der richtigen Stelle liegen.

Rentabilitätsziele des Projekts

Die letzte Frage, die wir beantworten sollten, bevor wir sie abschließen, ist, wie profitabel ein Projekt sein sollte.

Natürlich gibt es hier Nuancen, aber vorausgesetzt, Sie sind in der Lage, den Kunden weggehen zu lassen, ohne dass Ihre Auslastungsraten absolut sinken, sollten Sie 60-70 Prozent plus Liefermarge anstreben.

Was bedeutet das?

Kurz gesagt – der Betrag, den es Sie kostet, das Projekt abzuschließen, beträgt 30-40 Prozent des Agentur-Bruttoeinkommens (AGI), das Sie aus dem Projekt einbringen.

Hier ist die Formel:

Liefermarge = (Bruttoeinkommen der Agentur (AGI - Kosten)/Kosten

Definitionen:

Das Bruttoeinkommen der Agentur (AGI) ist der Betrag der Einnahmen, die nach Abzug der Durchlaufkosten wie Werbeausgaben, Druckbudgets, externe Anbieter/Partner, Materialkosten usw. übrig bleiben.

Lieferkosten sind die direkten Kosten im Zusammenhang mit der Erledigung des Liefergegenstands, und meistens handelt es sich nur um die Kosten für die Zeit Ihres Teams sowie für alle Freiberufler, die Sie für die Arbeit hinzuziehen.

Für Vollzeitbeschäftigte werden die Stundenkosten berechnet, indem ihr Jahresgehalt plus Sozialleistungen durch 2080 Stunden dividiert wird.

Lesen Sie mehr über die Details zur Berechnung der Kosten pro Stunde und der Berechnung der Gewinnmargen .

Beispiel:

Gesamtprojektgebühren: 15.000 $

Durchlaufkosten: 5.000 $

AGI: 10.000 $

Kosten: 100 Stunden x durchschnittliche Kosten von 25 $/Std. = 2500 $

Lieferspanne = (10.000 $ - 2.500 $) / 10.000 $ oder 75 Prozent

Profi-Tipp:

Wenn Sie Ihre durchschnittlichen Kosten pro Stunde kennen, können Sie Ihre Liefermarge schnell ablesen, indem Sie Ihre ABR berechnen und diese in eine Liefermargenberechnung einfügen.

Beispiel:

Projekt AGI: 10.000 $

Geschätzte Stunden: 100

Durchschnittliche Kosten pro Stunde = 35 $/Std

Durchschnittliche abrechenbare Rate = 10.000 $ / 100 = 100 $/Std

Geschätzte Liefermarge = (100 $ - 35 $) / 100 $ = 65 Prozent