Stima del progetto, fatta nel modo giusto

A volte, vincere il lavoro non è la parte più difficile del tuo lavoro.

La stima del progetto continua a essere una questione complessa da affrontare per le agenzie. È un delicato equilibrio tra la definizione di aspettative chiare con il cliente sapendo che ha altre offerte sul tavolo della concorrenza. Non vuoi sprecare 10 ore in una proposta ben congegnata, solo per vederla rifiutata. Ma se non dedichi abbastanza tempo alla stampa fine, l'ambito del tuo progetto potrebbe sfuggirti.

In questo articolo condividiamo suggerimenti che hanno aiutato dozzine di agenzie a prendere decisioni basate sui dati che diventano solo più forti e affidabili con il tempo.

Quindi come lo facciamo?

Entra, il Volano di Redditività dell'Agenzia.

Il volano di redditività dell'agenzia è un framework che consente alla tua agenzia di auto-regolare il proprio sistema di stima in quattro passaggi:

1. Definizione delle tecniche di stima
2. Installazione di cicli di feedback quantitativi (monitoraggio di tempi e costi)
3. Stabilire cadenze di reporting e feedback
4. Definizione delle cadenze di ottimizzazione dei processi

I passaggi uno e due si concentrano sull'elaborazione rapida delle stime, senza compromettere l'accuratezza. I passaggi tre e quattro si concentrano sul feedback attuabile del tuo team, migliorando la redditività, l'efficienza e la coerenza e rendendo il lavoro che svolgi più prevedibile nel tempo attraverso un processo migliore.

Fase due: installazione di cicli di feedback quantitativi (monitoraggio di tempi e costi)

Ora che abbiamo definito e standardizzato il nostro processo, semplifichiamo l'installazione di un ciclo di feedback che posiziona i punti dati sul grafico sottostante, costruendo lentamente quella linea di relazione che si rafforza solo con il tempo.

Tuttavia, non sono ancora tutte farfalle e arcobaleni. Quello che abbiamo visto in passato è che questi dati possono essere distorti dal problema sempre illusorio del "tracciamento del tempo". Ecco due problemi principali che vediamo:

1. Gestione del progetto e strutture operative contrastanti

L'esempio più comune che vediamo è di questo disconnesso è quando le stime sono suddivise per funzione o ruolo (creato dal team operativo):

"x ore di sviluppo, xx ore di progettazione, xx ore di gestione del progetto, ecc."

Considerando che la filosofia di gestione del progetto è più allineata ai compiti:

"X ore sulla struttura del contenuto, XX ore sui wireframe, XX ore su Q/A, ecc."

Questo problema è aggravato dal fatto che la maggior parte delle agenzie utilizza strumenti di monitoraggio del tempo, i cui progetti sono strutturati in un certo modo, e quindi è più difficile risolvere questi problemi. Ma anche lo strumento stesso non è privo di difetti.

In genere riscontriamo problemi con le convenzioni di denominazione a cui è abituata la tua agenzia. In un progetto, puoi nominare il design "web design" e in un altro progetto, puoi chiamarlo "designer". Diamine, in un terzo progetto potresti chiamarli "designer grafici", che hanno tutti lo stesso ruolo ma sono chiamati cose diverse, e quindi non ci forniscono dati coerenti orizzontalmente su progetti diversi (per confrontare, analizzare e prendere decisioni).

2. Mancanza di strumenti adeguati per la gestione del progetto, il monitoraggio dei tempi e dei costi

Una volta che hai deciso una struttura coerente per i tuoi dati con convenzioni di denominazione allineate orizzontalmente, sai esattamente di cosa hai bisogno dal tuo strumento di gestione del progetto per implementarlo. Ma non tutti gli strumenti saranno "adatti" per te.

Fai le tue ricerche, scopri se quello strumento consentirà il livello di complessità delle tue strutture e trova quel punto debole. I leader del settore che vediamo continuamente dai clienti includono ClickUp, Monday.com, Asana e Teamwork.

Quindi, scegli uno strumento di monitoraggio del tempo. Non è necessario che sia uno strumento all-in-one (per il monitoraggio del tempo E la gestione dei progetti) e, dalla nostra esperienza, questi strumenti sono estremamente mediocri e finiscono per tralasciare funzionalità utili o chiave che otterresti da un singolo , strumento specializzato. In questo modo, il tuo team operativo e PM potrà lavorare senza compromessi.

Se hai intenzione di utilizzare il monitoraggio del tempo integrato con uno strumento di gestione del progetto, assicurati di poter utilizzare tag, campi personalizzati o convenzioni di denominazione per mappare ogni volta l'ingresso allo STESSO FORMATO che stai utilizzando sui tuoi preventivi. Senza questo i dati di monitoraggio del tempo saranno sostanzialmente inutili quando si tratta di guidare le stime future.

Aspetta un secondo, cosa succede se il mio team odia il monitoraggio del tempo?

Sappiamo. Neanche a noi piace farlo, ma sappiamo tutti quanto siano importanti queste informazioni .

Di seguito sono riportati due elementi essenziali per ottenere dati di monitoraggio del tempo accurati, affidabili e utilizzabili:

1. Conformità
2. Onestà

Coinvolgere il team con il monitoraggio del tempo è più di una semplice riunione di 30 minuti che spiega come farlo. La cultura della tua agenzia deve promuovere l'importanza del monitoraggio del tempo come componente fondamentale nella misurazione delle prestazioni e della redditività.

Il team deve anche capire quanto sia importante essere sinceri e trasparenti sul tempo speso, non perché non ti fidi di loro, ma per come influisce sul processo decisionale.

Non utilizzare mai i dati di rilevamento del tempo per disciplinare o sorvegliare le persone. Non usarlo per misurare la produttività. Usalo sempre e solo per facilitare le discussioni su come e perché le cose non sono andate come pensavi quando è stato preso in considerazione e trovare opportunità per diventare più efficienti.

Fase quattro: cicli di miglioramento del processo

Infine, prendiamo ciò che abbiamo e lo trasformiamo in miglioramenti del processo. Questi miglioramenti porteranno a una maggiore coerenza nei nostri investimenti di tempo per il lavoro, che diventano sempre più facili da prevedere quanto più lo fai. Vedrai che la linea di relazione nella tua stima diventa più forte e in realtà viene spinta verso una relazione più significativa man mano che arrivano i miglioramenti del processo (vedi immagine sotto).

Partiamo da due framework:

• Processi di consegna
• Tecniche di stima del progetto

Processi di consegna - iterazione

Innanzitutto, puoi iniziare definendo il framework che utilizziamo per effettuare iterazioni sui nostri processi. Al nostro team piace creare un arretrato di miglioramenti che possono essere apportati (di solito questi elementi d'azione escono da riunioni retrò e di performance) e poi affrontarli negli sprint. In tal modo, i nostri processi migliorano, ma ciò non significa che smettiamo di aggiungere al backlog. Il backlog è un ciclo infinito di miglioramento. C'è sempre spazio per questo.

Bonus: utilizziamo il punteggio ICE per dare priorità al nostro arretrato. Ci aiuta a decidere cosa può aspettare e lo combina con ciò che ha il maggiore impatto rispetto allo sforzo necessario per implementarlo.

Tecniche di stima del progetto - iterazione

Infine, è importante rivedere regolarmente le tue tecniche di stima. Vorremo prendere i dati che hai acquisito dai progetti precedenti, incluso il monitoraggio di costi e tempi, e quindi mapparli rispetto alle tue metriche di ambito.

Puoi creare una libreria completa di progetti e raggrupparli (o taggarli) per dimensione, ambito, servizio, ecc. Idealmente, la linea di relazione diventerà sempre più forte, rendendo le tue stime più affidabili col passare del tempo.

Il risultato finale dovrebbe essere la possibilità di prendere quelle domande sull'ambito che abbiamo discusso all'inizio del post e inserirle in un modello che utilizza i dati per aiutarti a prevedere il tempo necessario per il completamento.

Per esempio:

Il cliente ha bisogno di un sito Web con 30 pagine, un widget eCommerce personalizzato, un'integrazione di email marketing e dispone di un budget di circa $ 50.000

Sulla base di queste informazioni, riteniamo che siano circa 5/10 sulla scala di complessità del nostro sito Web (dal più al meno complesso su cui abbiamo lavorato)

Sulla base dei progetti passati, dovremmo stimare intorno a:

• 32 ore di gestione del progetto
• 65 ore di progettazione
• 60 ore di sviluppo
• 18 ore di garanzia della qualità

Tutto ciò che resta da fare è applicare quell'ultimo 10 percento di giudizio e iniziare a modellare diversi scenari di prezzo per assicurarti che i tuoi margini siano nel posto giusto.

Obiettivi di redditività del progetto

L'ultima domanda a cui dovremmo dedicare un momento a rispondere prima di concludere è quanto dovrebbe essere redditizio un progetto?

Ovviamente ci sono delle sfumature qui, ma supponendo che tu sia nella posizione di lasciare che il cliente se ne vada senza che i tuoi tassi di utilizzo siano assolutamente in calo, dovresti puntare al 60-70 percento più il margine di consegna.

Cosa significa?

In breve, l'importo che ti costerà per completare il progetto sarà il 30-40 percento del reddito lordo dell'agenzia (AGI) che porterai dal progetto.

Ecco la Formula:

Margine di consegna = (Reddito lordo di agenzia (AGI - Costo)/Costo

Definizioni:

Il reddito lordo dell'agenzia (AGI) è l'importo delle entrate rimanenti dopo aver sottratto le spese pass-through come le spese pubblicitarie, i budget di stampa, i fornitori/partner esterni, i costi dei materiali, ecc.

I costi di consegna sono i costi diretti relativi alla realizzazione del risultato finale e molto spesso sono solo il costo del tempo del tuo team e di eventuali liberi professionisti che stai coinvolgendo per svolgere il lavoro.

Per i dipendenti a tempo pieno, il costo orario è calcolato prendendo la loro retribuzione annuale più i benefici e dividendola per 2080 ore.

Ulteriori informazioni sui dettagli del calcolo del costo orario e del calcolo dei margini di profitto .

Esempio:

Costo totale del progetto: $ 15.000

Spese di passaggio: $ 5.000

AGI: $ 10.000

Costo: 100 ore x costo medio di $ 25/ora = $ 2500

Margine di consegna = ($ 10.000 - $ 2.500) / $ 10.000 o 75 percento

Suggerimento professionale:

Se conosci il tuo costo orario medio, puoi ottenere rapidamente una lettura del tuo margine di consegna calcolando il tuo ABR e collegandolo a un calcolo del margine di consegna.

Esempio:

Progetto AGI: $ 10.000

Ore stimate: 100

Costo medio per ora = $ 35/ora

Tariffa fatturabile media = $ 10.000 / 100 = $ 100/ora

Margine di consegna stimato = ($ 100 - $ 35) / $ 100 = 65 percento