ประมาณการโครงการ ทำอย่างถูกวิธี

บางครั้งการชนะงานก็ไม่ใช่ส่วนที่ยากที่สุดสำหรับงานของคุณ

การประเมินโครงการยังคงเป็นปัญหาที่ซับซ้อนสำหรับหน่วยงานที่จะต้องจัดการ เป็นความสมดุลที่ละเอียดอ่อนของการกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนกับลูกค้าในขณะที่รู้ว่าพวกเขามีข้อเสนออื่นๆ จากคู่แข่งของคุณ คุณคงไม่อยากเสียเวลา 10 ชั่วโมงไปกับข้อเสนอที่คิดมาดีแล้ว เพียงเพื่อที่จะปฏิเสธข้อเสนอนั้น แต่ถ้าคุณไม่ใช้เวลาเพียงพอกับงานพิมพ์ที่ดี ขอบเขตโครงการของคุณอาจหลุดพ้นจากคุณ

ในบทความนี้ เราจะแบ่งปันเคล็ดลับที่ช่วยให้เอเจนซีหลายสิบแห่งตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลซึ่งจะแข็งแกร่งขึ้นและเชื่อถือได้มากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

แล้วเราจะทำได้อย่างไร?

เข้าสู่ Flywheel ในการทำกำไรของเอเจนซี่

Agency Profitability Flywheel เป็นเฟรมเวิร์กที่ช่วยให้เอเจนซีของคุณปรับแต่งระบบการประเมินตนเองได้ในสี่ขั้นตอน:

1. การกำหนดเทคนิคการประมาณค่า
2. การติดตั้งลูปป้อนกลับเชิงปริมาณ (การติดตามเวลาและต้นทุน)
3. การสร้างการรายงานและจังหวะการตอบรับ
4. การกำหนดจังหวะการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ

ขั้นตอนที่หนึ่งและสองมุ่งเน้นที่การประเมินของคุณอย่างรวดเร็วโดยไม่กระทบต่อความถูกต้อง ขั้นตอนที่สามและสี่มุ่งเน้นไปที่ข้อเสนอแนะที่นำไปปฏิบัติได้จริงจากทีมของคุณ ปรับปรุงความสามารถในการทำกำไร ประสิทธิภาพ และความสม่ำเสมอตลอดจนทำให้งานที่คุณทำสามารถคาดการณ์ได้มากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปผ่านกระบวนการที่ดีขึ้น

ขั้นตอนที่สอง: การติดตั้งลูปป้อนกลับเชิงปริมาณ (การติดตามเวลาและต้นทุน)

ตอนนี้เราได้กำหนดและทำให้กระบวนการของเราเป็นมาตรฐานแล้ว เราทำให้การติดตั้งลูปป้อนกลับโดยง่ายที่จะวางจุดข้อมูลบนกราฟด้านล่าง ค่อยๆ สร้างเส้นความสัมพันธ์ที่เสริมความแข็งแกร่งตามเวลาเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม มันยังไม่ใช่ผีเสื้อและสายรุ้งทั้งหมด สิ่งที่เราเคยเห็นในอดีตคือข้อมูลนี้สามารถบิดเบือนจากปัญหา "การติดตามเวลา" ที่ลวงตาได้ นี่คือปัญหาหลักสองประการที่เราเห็น:

1. การปะทะกันของการจัดการโครงการและโครงสร้างการดำเนินงาน

ตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุดที่เราเห็นคือการตัดการเชื่อมต่อนี้คือเมื่อการประมาณถูกแจกแจงตามหน้าที่หรือบทบาท (สร้างโดยทีมปฏิบัติการ):

“x ชั่วโมงของการพัฒนา xx ชั่วโมงของการออกแบบ xx ชั่วโมงของการจัดการโครงการ ฯลฯ”

ในขณะที่ปรัชญาการจัดการโครงการมีความสอดคล้องกับงานมากขึ้น:

"X ชั่วโมงในโครงร่างเนื้อหา XX ชั่วโมงในโครงร่าง XX ชั่วโมงใน Q/A ฯลฯ"

ปัญหานี้รุนแรงขึ้นจากข้อเท็จจริงที่ว่าหน่วยงานส่วนใหญ่ใช้เครื่องมือติดตามเวลา ซึ่งโครงการต่างๆ มีโครงสร้างในลักษณะที่แน่นอน ดังนั้นจึงยากต่อการแก้ปัญหาเหล่านี้ แต่ตัวเครื่องมือเองก็ไม่ได้มาโดยไม่มีข้อผิดพลาดเช่นกัน

โดยปกติแล้ว เราจะพบปัญหาเกี่ยวกับการตั้งชื่อที่เอเจนซีของคุณคุ้นเคย ในโครงการหนึ่ง คุณอาจตั้งชื่อการออกแบบว่า “การออกแบบเว็บ” และในอีกโครงการหนึ่ง คุณอาจตั้งชื่อว่า “นักออกแบบ” ในโครงการที่สาม คุณอาจตั้งชื่อพวกเขาว่า "นักออกแบบกราฟิก" ซึ่งทั้งหมดมีบทบาทเหมือนกันแต่ถูกเรียกว่าต่างกัน ดังนั้นจึงไม่ให้ข้อมูลที่สอดคล้องในแนวนอน ในโครงการต่างๆ (เพื่อเปรียบเทียบ วิเคราะห์ และตัดสินใจ)

2. ขาดเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการจัดการโครงการ เวลา และการติดตามต้นทุน

เมื่อคุณได้ตัดสินใจเกี่ยวกับโครงสร้างที่สอดคล้องกันสำหรับข้อมูลของคุณด้วยแบบแผนการตั้งชื่อในแนวนอนแล้ว คุณจะรู้ว่าคุณต้องการอะไรจากเครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อดำเนินการนี้ แต่ไม่ใช่ว่าเครื่องมือแต่ละอย่างจะ "พอดี" สำหรับคุณ

ทำวิจัยของคุณ ค้นพบว่าเครื่องมือนั้นจะช่วยให้ระดับความซับซ้อนของโครงสร้างของคุณเป็นไปได้หรือไม่ และค้นหาจุดที่น่าสนใจนั้น ผู้นำในอุตสาหกรรมที่เราเห็นจากลูกค้าตลอดเวลา ได้แก่ ClickUp, Monday.com, Asana และ Teamwork

จากนั้นเลือกเครื่องมือติดตามเวลา ไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องมือแบบ all-in-one (สำหรับการติดตามเวลาและการจัดการโครงการ) และจากประสบการณ์ของเรา เครื่องมือเหล่านั้นก็ธรรมดามากและจบลงด้วยการละทิ้งคุณสมบัติที่มีประโยชน์หรือคุณสมบัติหลักที่คุณจะได้รับจากเครื่องมือเดียว ,เครื่องมือเฉพาะทาง การทำเช่นนี้จะช่วยให้ทีมปฏิบัติการและ PM ของคุณทำงานโดยไม่มีการประนีประนอม

หากคุณกำลังจะใช้การติดตามเวลาที่ผสานรวมกับเครื่องมือการจัดการโครงการ เพียงให้แน่ใจว่าคุณสามารถใช้แท็ก ฟิลด์ที่กำหนดเอง หรือรูปแบบการตั้งชื่อเพื่อแมปทุกครั้งที่กลับเข้าสู่รูปแบบเดียวกันที่คุณใช้ในการประมาณการของคุณ หากไม่มีสิ่งนี้ ข้อมูลการติดตามเวลาของคุณจะไร้ค่าเมื่อพูดถึงการประมาณการในอนาคต

เดี๋ยวก่อน ถ้าทีมของฉันเกลียดการติดตามเวลาล่ะ?

พวกเรารู้. เราไม่ชอบทำเช่นกัน แต่เราทุกคนทราบดีว่า ข้อมูลนี้มีความสำคัญเพียง ใด

ต่อไปนี้คือองค์ประกอบสำคัญสองประการสำหรับข้อมูลการติดตามเวลาที่แม่นยำ เชื่อถือได้ และนำไปดำเนินการได้:

1. การปฏิบัติตาม
2. ความซื่อสัตย์

การนำทีมเข้าร่วมด้วยการติดตามเวลาเป็นมากกว่าการประชุม 30 นาทีเพื่อศึกษาวิธีการดำเนินการ วัฒนธรรมที่หน่วยงานของคุณต้องส่งเสริมความสำคัญของการติดตามเวลาเป็นองค์ประกอบสำคัญในการวัดประสิทธิภาพและความสามารถในการทำกำไร

ทีมงานต้องเข้าใจด้วยว่าการพูดความจริงและโปร่งใสเกี่ยวกับเวลาที่ใช้มีความสำคัญเพียงใด ไม่ใช่เพราะคุณไม่ไว้ใจพวกเขา แต่เป็นเพราะผลกระทบต่อการตัดสินใจอย่างไร

อย่าใช้ข้อมูลการติดตามเวลาเพื่อลงโทษทางวินัยหรือตำรวจ อย่าใช้เพื่อวัดผลผลิต ใช้เฉพาะเพื่ออำนวยความสะดวกในการอภิปรายว่าเหตุใดสิ่งต่างๆ จึงไม่เป็นไปตามที่คุณคิดเมื่ออยู่ในขอบเขต และหาโอกาสที่จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

ขั้นตอนที่สี่: รอบการปรับปรุงกระบวนการ

สุดท้ายนี้ เรากำลังนำสิ่งที่เรามีและเปลี่ยนเป็นการปรับปรุงกระบวนการ การปรับปรุงเหล่านี้จะนำไปสู่ความสอดคล้องกันมากขึ้นในการลงทุนด้านเวลาสำหรับงานของเรา ซึ่งจะกลายเป็นเรื่องง่ายและง่ายขึ้นที่จะคาดการณ์เมื่อคุณทำมากขึ้น คุณจะเห็นเส้นความสัมพันธ์ในการประมาณค่าของคุณแข็งแกร่งขึ้น และจริง ๆ แล้วมันถูกผลักดันไปสู่ความสัมพันธ์ที่สำคัญยิ่งขึ้นเมื่อมีการปรับปรุงกระบวนการ (ดูภาพด้านล่าง)

เราเริ่มต้นด้วยสองเฟรมเวิร์ก:

• ขั้นตอนการจัดส่ง
• เทคนิคการประมาณโครงงาน

กระบวนการจัดส่ง - ทำซ้ำ

อันดับแรก คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการกำหนดกรอบงานที่เราใช้ในการทำซ้ำในกระบวนการของเรา ทีมของเราชอบที่จะสร้างงานในมือของการปรับปรุงที่สามารถทำได้ (โดยปกติรายการการดำเนินการเหล่านี้มาจากการประชุมย้อนหลังและประสิทธิภาพการทำงาน) แล้วจัดการกับพวกเขาในระยะสั้น ในการทำเช่นนั้น กระบวนการของเราจะดีขึ้น แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าเราจะหยุดเพิ่มงานในมือ งานในมือเป็นวัฏจักรของการปรับปรุงที่ไม่สิ้นสุด มีที่ว่างสำหรับมันเสมอ

โบนัส - เราใช้ คะแนน ICE เพื่อจัดลำดับความสำคัญงานในมือของเรา ช่วยให้เราตัดสินใจว่าสิ่งใดสามารถรอได้ และรวมเข้ากับสิ่งที่มีผลกระทบมากที่สุดเมื่อเทียบกับความพยายามที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการ

เทคนิคการประมาณโครงการ - การวนซ้ำ

สุดท้ายนี้ คุณควรทบทวนเทคนิคการประมาณค่าของคุณเป็นประจำ เราต้องการนำข้อมูลที่คุณได้รับจากโครงการก่อนหน้านี้ รวมถึงการติดตามต้นทุนและเวลา จากนั้นจึงจับคู่กับเมตริกการกำหนดขอบเขตของคุณ

คุณสามารถสร้างไลบรารีโครงการทั้งหมดและจัดกลุ่ม (หรือแท็ก) ตามขนาด ขอบเขต บริการ ฯลฯ ตามหลักการแล้ว เส้นความสัมพันธ์จะแข็งแกร่งขึ้นเรื่อยๆ ทำให้การประมาณการของคุณเชื่อถือได้มากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

ผลลัพธ์สุดท้ายควรเป็นความสามารถในการใช้คำถามเกี่ยวกับการกำหนดขอบเขตที่เราพูดคุยกันในตอนเริ่มต้นของโพสต์ และเสียบเข้ากับแบบจำลองที่ใช้ข้อมูลเพื่อช่วยให้คุณคาดการณ์เวลาที่ใช้ในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น

ตัวอย่างเช่น:

ลูกค้าต้องการเว็บไซต์ที่มี 30 หน้า, วิดเจ็ตอีคอมเมิร์ซแบบกำหนดเอง, การรวมการตลาดผ่านอีเมล และมีงบประมาณประมาณ 50,000 ดอลลาร์

จากข้อมูลดังกล่าว เราคิดว่าความซับซ้อนของเว็บไซต์ของเราอยู่ที่ประมาณ 5/10 (จากความซับซ้อนมากไปหาน้อยที่เราได้ดำเนินการมา)

จากโครงการที่ผ่านมา เราควรประเมินประมาณ:

• 32 ชั่วโมงการจัดการโครงการ
• 65 ชั่วโมงการออกแบบ
• 60 ชั่วโมงการพัฒนา
• 18 ชั่วโมงประกันคุณภาพ

สิ่งเดียวที่ต้องทำคือใช้การตัดสินใจ 10 เปอร์เซ็นต์สุดท้ายและเริ่มสร้างแบบจำลอง สถานการณ์ราคา ต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่ามาร์จิ้นของคุณอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง

เป้าหมายการทำกำไรของโครงการ

คำถามสุดท้ายที่เราควรใช้เวลาสักครู่ในการตอบคำถามก่อนสรุปคือโครงการควรทำกำไรอย่างไร?

แน่นอนว่ามีความแตกต่างกันนิดหน่อย แต่สมมติว่าคุณอยู่ในฐานะที่จะให้ลูกค้าเดินจากไปโดย ที่ อัตราการใช้ประโยชน์ ของคุณไม่ลดลง เลย คุณควรตั้งเป้าไว้ที่ 60-70 เปอร์เซ็นต์บวกกับ Delivery Margin

นั่นหมายความว่าอย่างไร?

กล่าวโดยย่อ - จำนวนเงินที่คุณต้องใช้เพื่อทำโครงการให้เสร็จคือ 30-40 เปอร์เซ็นต์ของรายได้รวมของหน่วยงาน (AGI) ที่คุณจะนำมาจากโครงการ

นี่คือสูตร:

Delivery Margin = (รายได้รวมของเอเจนซี (AGI - ต้นทุน)/ต้นทุน

คำจำกัดความ:

รายได้รวมของหน่วยงาน (AGI) คือจำนวนรายได้ที่เหลือหลังจากหักค่าใช้จ่ายส่งผ่าน เช่น ค่าโฆษณา งบประมาณการพิมพ์ ผู้ขาย/พันธมิตรภายนอก ต้นทุนวัสดุ ฯลฯ

ค่าใช้จ่ายใน การจัดส่ง เป็นค่าใช้จ่ายโดยตรงที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบให้เสร็จสิ้น และส่วนใหญ่มักเป็นเพียงค่าใช้จ่ายสำหรับเวลาของทีมคุณ เช่นเดียวกับนักแปลอิสระที่คุณนำเข้ามาทำงาน

สำหรับพนักงานประจำ ค่าใช้จ่ายรายชั่วโมงคำนวณโดยนำเงินเดือนประจำปีพร้อมสวัสดิการมาหารด้วย 2080 ชั่วโมง

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายละเอียดการ คำนวณต้นทุนต่อชั่วโมง และ การคำนวณ ส่วน ต่างกำไร

ตัวอย่าง:

ค่าธรรมเนียมโครงการทั้งหมด: $15,000

ค่าใช้จ่ายผ่าน: $5,000

AGI: 10,000 เหรียญสหรัฐ

ค่าใช้จ่าย: 100 ชั่วโมง x ค่าใช้จ่ายเฉลี่ย 25 ​​เหรียญต่อชั่วโมง = 2500 เหรียญสหรัฐ

Delivery Margin = ($10,000 - $2,500) / $10,000 หรือ 75 เปอร์เซ็นต์

เคล็ดลับสำหรับมือโปร:

หากคุณทราบต้นทุนเฉลี่ยต่อชั่วโมง คุณสามารถอ่านค่ามาร์จิ้นการจัดส่งของคุณได้อย่างรวดเร็วด้วยการคำนวณ ABR แล้วนำไปรวมกับการคำนวณมาร์จิ้นการจัดส่ง

ตัวอย่าง:

โครงการ AGI: $10,000

ชั่วโมงโดยประมาณ: 100

ต้นทุนเฉลี่ยต่อชั่วโมง = $35/ชม.

อัตราการเรียกเก็บเงินเฉลี่ย = $10,000 / 100 = $100/ชม.

มาร์จิ้นการจัดส่งโดยประมาณ = ($100 - $35) / $100 = 65 เปอร์เซ็นต์