Estimasi Proyek, Dilakukan dengan Cara yang Benar

Terkadang, memenangkan pekerjaan bukanlah bagian tersulit dari pekerjaan Anda.

Estimasi proyek terus menjadi masalah yang kompleks untuk ditangani oleh agensi. Ini adalah keseimbangan yang halus dalam menetapkan harapan yang jelas dengan klien sambil mengetahui bahwa mereka memiliki penawaran lain di atas meja dari pesaing Anda. Anda tidak ingin membuang 10 jam ke dalam proposal yang dipikirkan dengan matang, hanya untuk ditolak. Tetapi jika Anda tidak menghabiskan cukup waktu untuk cetakan kecil, ruang lingkup proyek Anda mungkin menjauh dari Anda.

Dalam artikel ini kami membagikan kiat yang telah membantu lusinan agensi membuat keputusan berdasarkan data yang semakin kuat dan semakin dapat diandalkan seiring waktu.

Jadi bagaimana kita melakukannya?

Masuk, Roda Gila Profitabilitas Badan.

Roda Gila Profitabilitas Agensi adalah kerangka kerja yang memungkinkan agensi Anda untuk menyesuaikan sendiri sistem estimasinya dalam empat langkah:

1. Mendefinisikan teknik estimasi
2. Memasang loop umpan balik kuantitatif (pelacakan waktu & biaya)
3. Menetapkan pelaporan & irama umpan balik
4. Mendefinisikan proses optimasi irama

Langkah satu dan dua difokuskan untuk mengeluarkan estimasi Anda dengan cepat, tanpa mengorbankan akurasi. Langkah tiga dan empat berfokus pada umpan balik yang dapat ditindaklanjuti dari tim Anda, meningkatkan profitabilitas, efisiensi, dan konsistensi serta membuat pekerjaan yang Anda lakukan lebih dapat diprediksi dari waktu ke waktu melalui proses yang lebih baik.

Langkah kedua: memasang loop umpan balik kuantitatif (pelacakan waktu & biaya)

Sekarang setelah kami mendefinisikan dan menstandardisasi proses kami, kami mempermudah pemasangan loop umpan balik yang menempatkan titik data pada grafik di bawah, perlahan membangun garis hubungan yang hanya menguat seiring waktu.

Namun, belum semuanya kupu-kupu dan pelangi. Apa yang telah kita lihat di masa lalu, adalah bahwa data ini dapat diselewengkan oleh masalah "pelacakan waktu" yang selalu ilusif. Berikut adalah dua masalah utama yang kami lihat:

1. Bentrok manajemen proyek dan struktur operasional

Contoh paling umum yang kita lihat adalah pemutusan ini adalah ketika perkiraan dipecah berdasarkan fungsi atau peran (dibuat oleh tim operasi):

“x jam pengembangan, xx jam desain, xx jam manajemen proyek, dll.”

Sedangkan filosofi manajemen proyek lebih selaras dengan tugas:

"X jam pada garis besar konten, XX jam pada gambar rangka, XX jam pada Tanya Jawab, dll."

Masalah ini diperburuk oleh fakta bahwa sebagian besar agensi menggunakan alat pelacak waktu, yang proyeknya terstruktur dengan cara tertentu, dan oleh karena itu lebih sulit untuk memecahkan masalah ini. Tapi, alat itu sendiri tidak datang tanpa kesalahan juga.

Kami biasanya melihat masalah dengan konvensi penamaan yang biasa digunakan oleh agensi Anda. Dalam satu proyek, Anda dapat menamai desain "desain web" dan di proyek lain, Anda dapat menamakannya "desainer". Heck, dalam proyek ketiga Anda dapat menamakannya "desainer grafis", yang semuanya memiliki peran yang sama tetapi disebut hal yang berbeda, dan karena itu tidak memberi kami data yang konsisten secara horizontal di berbagai proyek (untuk membandingkan, menganalisis, dan membuat keputusan).

2. Kurangnya alat yang tepat untuk manajemen proyek, pelacakan waktu dan biaya

Setelah Anda memutuskan struktur yang konsisten untuk data Anda dengan konvensi penamaan yang disejajarkan secara horizontal, Anda tahu persis apa yang Anda butuhkan dari alat manajemen proyek Anda untuk mengimplementasikannya. Tetapi tidak setiap alat akan "cocok" untuk Anda.

Lakukan riset Anda, temukan apakah alat itu akan memungkinkan tingkat kerumitan struktur Anda, dan temukan sweet spot itu. Pemimpin industri yang kami lihat dari klien sepanjang waktu termasuk ClickUp, Monday.com, Asana, dan Teamwork.

Kemudian, pilih alat pelacak waktu. Itu tidak perlu menjadi alat all-in-one (untuk pelacakan waktu DAN manajemen proyek), dan dari pengalaman kami, alat-alat itu sangat biasa-biasa saja dan akhirnya meninggalkan fitur yang berguna atau utama yang akan Anda dapatkan dari satu , alat khusus. Melakukannya akan memungkinkan tim ops dan PM Anda bekerja tanpa kompromi.

Jika Anda akan menggunakan pelacakan waktu yang terintegrasi dengan alat manajemen proyek, pastikan Anda dapat menggunakan tag, bidang khusus, atau konvensi penamaan untuk memetakan setiap entri waktu kembali ke FORMAT SAMA yang Anda gunakan pada perkiraan Anda. Tanpa ini, data pelacakan waktu Anda pada dasarnya tidak akan berguna dalam hal mendorong perkiraan masa depan.

Tunggu sebentar, bagaimana jika tim saya membenci waktu pelacakan?

Kita tahu. Kami juga tidak suka melakukannya, tetapi kami semua tahu betapa pentingnya informasi ini .

Berikut adalah dua elemen penting untuk data pelacakan waktu yang akurat, andal, dan dapat ditindaklanjuti:

1. Kepatuhan
2. Kejujuran

Membuat tim bergabung dengan pelacakan waktu lebih dari sekadar pertemuan 30 menit melalui cara melakukannya. Budaya di agensi Anda harus mempromosikan pentingnya pelacakan waktu sebagai komponen penting dalam mengukur kinerja dan profitabilitas.

Tim juga harus memahami betapa pentingnya untuk jujur ​​dan transparan tentang waktu yang mereka habiskan, bukan karena Anda tidak mempercayai mereka, tetapi karena pengaruhnya terhadap pengambilan keputusan.

Jangan pernah menggunakan data pelacakan waktu untuk mendisiplinkan atau mengawasi orang. Jangan menggunakannya untuk mengukur produktivitas. Gunakan hanya untuk memfasilitasi diskusi tentang bagaimana dan mengapa hal-hal tidak berjalan seperti yang Anda asumsikan ketika itu dicakup, dan temukan peluang untuk menjadi lebih efisien.

Langkah empat: siklus perbaikan proses

Akhirnya, kami mengambil apa yang kami miliki dan mengubahnya menjadi perbaikan proses. Peningkatan ini akan menghasilkan lebih banyak konsistensi dalam investasi waktu kami untuk pekerjaan, yang menjadi lebih mudah dan lebih mudah diprediksi semakin Anda melakukannya. Anda akan melihat garis hubungan dalam estimasi Anda menjadi lebih kuat dan sebenarnya didorong ke arah hubungan yang lebih signifikan saat perbaikan proses datang (lihat gambar di bawah).

Kita mulai dengan dua kerangka kerja:

• Proses pengiriman
• Teknik estimasi proyek

Proses pengiriman - iterasi

Pertama, Anda bisa mulai dengan mendefinisikan kerangka kerja yang kami gunakan untuk membuat iterasi pada proses kami. Tim kami suka membuat tumpukan perbaikan yang dapat dilakukan (biasanya item tindakan ini keluar dari pertemuan retro dan kinerja) dan kemudian menanganinya dalam sprint. Dengan demikian, proses kami meningkat, tetapi itu tidak berarti kami berhenti menambah backlog. Backlog adalah siklus perbaikan yang tidak pernah berakhir. Selalu ada ruang untuk itu.

Bonus - kami menggunakan skor ICE untuk memprioritaskan backlog kami. Ini membantu kami memutuskan apa yang bisa menunggu dan menggabungkannya dengan apa yang memiliki dampak terbesar relatif terhadap upaya yang terlibat dalam mengimplementasikannya.

Teknik estimasi proyek - iterasi

Terakhir, penting untuk meninjau kembali teknik estimasi Anda secara teratur. Kami ingin mengambil data yang Anda peroleh dari proyek sebelumnya termasuk pelacakan biaya & waktu dan kemudian memetakannya ke metrik pelingkupan Anda.

Anda dapat membangun perpustakaan proyek yang lengkap dan mengelompokkannya (atau menandainya) berdasarkan ukuran, cakupan, layanan, dll. Idealnya, garis hubungan akan menjadi semakin kuat, membuat estimasi Anda semakin andal seiring berjalannya waktu.

Hasil akhirnya adalah kemampuan untuk mengambil pertanyaan pelingkupan yang telah kita diskusikan di awal posting dan memasukkannya ke dalam model yang menggunakan data untuk membantu Anda memprediksi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

Sebagai contoh:

Klien membutuhkan situs web dengan 30 halaman, widget eCommerce khusus, integrasi pemasaran email, dan memiliki anggaran sekitar $50.000

Berdasarkan informasi itu, kami pikir mereka sekitar 5/10 pada skala kompleksitas situs web kami (dari yang paling rumit hingga yang paling tidak rumit yang pernah kami kerjakan)

Berdasarkan proyek sebelumnya, kita harus memperkirakan sekitar:

• 32 jam manajemen proyek
• 65 jam desain
• 60 jam pengembangan
• 18 jam jaminan kualitas

Yang tersisa untuk dilakukan adalah menerapkan 10 persen penilaian terakhir dan mulai membuat model skenario harga yang berbeda untuk memastikan margin Anda berada di tempat yang tepat.

Target profitabilitas proyek

Pertanyaan terakhir yang harus kita jawab sejenak sebelum kita selesaikan adalah seberapa menguntungkan sebuah proyek?

Tentu saja ada nuansa di sini, tetapi dengan asumsi Anda berada dalam posisi untuk membuat klien pergi tanpa tingkat pemanfaatan Anda benar-benar menurun, Anda harus menargetkan 60-70 persen plus Margin Pengiriman.

Apa artinya?

Singkatnya - jumlah yang akan Anda keluarkan untuk menyelesaikan proyek adalah 30-40 persen dari Pendapatan Kotor Badan (AGI) yang akan Anda hasilkan dari proyek.

Berikut Formulanya:

Margin Pengiriman = (Pendapatan Kotor Agensi (AGI - Biaya)/Biaya

Definisi:

Pendapatan Kotor Agensi (AGI) adalah jumlah pendapatan yang tersisa setelah dikurangi biaya-biaya lain seperti belanja iklan, anggaran cetak, vendor/mitra eksternal, biaya material, dll.

Biaya Pengiriman adalah biaya langsung yang terkait dengan penyelesaian pengiriman, dan paling sering hanya biaya waktu tim Anda serta pekerja lepas yang Anda bawa untuk melakukan pekerjaan.

Untuk karyawan penuh waktu, biaya per jam dihitung dengan mengambil gaji tahunan mereka ditambah tunjangan dan membaginya dengan 2080 jam.

Baca selengkapnya tentang detail penghitungan biaya per jam dan penghitungan margin keuntungan .

Contoh:

Total biaya proyek: $15.000

Biaya perjalanan: $5.000

AGI: $10,000

Biaya: 100 jam x biaya rata-rata $25/jam = $2500

Margin Pengiriman = ($10.000 - $2.500) / $10.000 atau 75 persen

Kiat Pro:

Jika Anda mengetahui biaya rata-rata per jam, Anda dapat dengan cepat membaca Margin Pengiriman Anda dengan menghitung ABR Anda, dan memasukkannya ke dalam perhitungan Margin Pengiriman.

Contoh:

Proyek AGI: $10,000

Perkiraan jam: 100

Biaya rata-rata per jam = $35/jam

Tarif Rata-Rata yang Dapat Ditagih = $10.000 / 100 = $100/jam

Perkiraan Margin Pengiriman = ($100 - $35) / $100 = 65 persen