Estimación del proyecto, hecha de la manera correcta

A veces, ganar el trabajo no es la parte más difícil de su trabajo.

La estimación de proyectos sigue siendo un tema complejo de manejar para las agencias. Es un delicado equilibrio entre establecer expectativas claras con el cliente y saber que tiene otras ofertas sobre la mesa de su competencia. No desea invertir 10 horas en una propuesta bien pensada, solo para que sea rechazada. Pero si no dedica suficiente tiempo a la letra pequeña, el alcance de su proyecto puede alejarse de usted.

En este artículo compartimos consejos que han ayudado a docenas de agencias a tomar decisiones basadas en datos que solo se vuelven más sólidas y confiables con el tiempo.

¿Entonces, Cómo lo hacemos?

Ingrese, el volante de rentabilidad de la agencia.

Agency Profitability Flywheel es un marco que le permite a su agencia autoajustar su sistema de estimación en cuatro pasos:

1. Definición de técnicas de estimación
2. Instalación de circuitos de retroalimentación cuantitativos (seguimiento de tiempo y costos)
3. Establecimiento de informes y cadencias de retroalimentación
4. Definición de cadencias de optimización de procesos

Los pasos uno y dos se centran en obtener sus estimaciones rápidamente, sin comprometer la precisión. Los pasos tres y cuatro se centran en la retroalimentación procesable de su equipo, mejorando la rentabilidad, la eficiencia y la consistencia, además de hacer que el trabajo que realiza sea más predecible con el tiempo a través de un mejor proceso.

Paso dos: instalar bucles de retroalimentación cuantitativos (seguimiento de tiempo y costos)

Ahora que hemos definido y estandarizado nuestro proceso, facilitamos la instalación de un circuito de retroalimentación que coloca puntos de datos en el gráfico a continuación, construyendo lentamente esa línea de relación que solo se fortalece con el tiempo.

Sin embargo, todavía no todo son mariposas y arcoíris. Lo que hemos visto en el pasado es que estos datos pueden estar sesgados por el siempre ilusorio problema del "seguimiento del tiempo". Aquí hay dos problemas principales que vemos:

1. Gestión de proyectos en conflicto y estructuras operativas

El ejemplo más común que vemos de esta desconexión es cuando las estimaciones se desglosan por función o rol (creado por el equipo de operaciones):

“x horas de desarrollo, xx horas de diseño, xx horas de gestión de proyectos, etc.”

Mientras que la filosofía de gestión de proyectos está más alineada con las tareas:

"X horas en el esquema de contenido, XX horas en los wireframes, XX horas en Q/A, etc."

Este problema se ve agravado por el hecho de que la mayoría de las agencias utilizan herramientas de seguimiento del tiempo, cuyos proyectos están estructurados de cierta manera y, por lo tanto, es más difícil resolver estos problemas. Pero, la herramienta en sí tampoco viene sin fallas.

Por lo general, vemos problemas con las convenciones de nombres a las que está acostumbrada su agencia. En un proyecto, puede llamar al diseño "diseño web" y en otro proyecto, puede llamarlo "diseñador". Diablos, en un tercer proyecto puede llamarlos "diseñador gráfico", todos los cuales tienen el mismo rol pero se llaman cosas diferentes y, por lo tanto, no nos brindan datos consistentes horizontalmente en diferentes proyectos (para comparar, analizar y tomar decisiones).

2. Falta de herramientas adecuadas para la gestión de proyectos, el tiempo y el seguimiento de costos

Una vez que haya decidido una estructura consistente para sus datos con convenciones de nomenclatura alineadas horizontalmente, sabrá exactamente lo que necesita de su herramienta de administración de proyectos para implementar esto. Pero no todas las herramientas serán “adecuadas” para usted.

Investigue, descubra si esa herramienta permitirá el nivel de complejidad de sus estructuras y encuentre ese punto óptimo. Los líderes de la industria que vemos de los clientes todo el tiempo incluyen ClickUp, Monday.com, Asana y Teamwork.

Luego, elija una herramienta de seguimiento de tiempo. No es necesario que sea una herramienta todo en uno (para el seguimiento del tiempo Y la gestión de proyectos), y según nuestra experiencia, esas herramientas son extremadamente mediocres y terminan omitiendo características útiles o clave que obtendría de una sola , herramienta especializada. Si lo hace, permitirá que su equipo de operaciones y PM trabaje sin compromisos.

Si va a utilizar el seguimiento de tiempo que está integrado con una herramienta de gestión de proyectos, solo asegúrese de que puede usar etiquetas, campos personalizados o convenciones de nomenclatura para asignar cada entrada de tiempo al MISMO FORMATO que está usando en sus estimaciones. Sin esto, sus datos de seguimiento de tiempo serán esencialmente inútiles cuando se trata de generar estimaciones futuras.

Espera un segundo, ¿y si mi equipo odia medir el tiempo?

Sabemos. A nosotros tampoco nos encanta hacerlo, pero todos sabemos lo importante que es esta información .

Aquí hay dos elementos esenciales para obtener datos de seguimiento de tiempo precisos, confiables y procesables:

1. Cumplimiento
2. Honestidad

Lograr que el equipo participe en el seguimiento del tiempo es más que una simple reunión de 30 minutos para explicar cómo hacerlo. La cultura de su agencia debe promover la importancia del seguimiento del tiempo como un componente fundamental para medir el rendimiento y la rentabilidad.

El equipo también debe comprender lo importante que es ser veraz y transparente sobre el tiempo que dedican, no porque no confíe en ellos, sino por cómo afecta la toma de decisiones.

Nunca use datos de seguimiento de tiempo para disciplinar o vigilar a las personas. No lo use para medir la productividad. Úselo solo para facilitar las discusiones sobre cómo y por qué las cosas no salieron de la manera que supuso que lo harían cuando se evaluó, y encuentre oportunidades para ser más eficiente.

Paso cuatro: ciclos de mejora de procesos

Finalmente, estamos tomando lo que tenemos y convirtiéndolo en mejoras de procesos. Estas mejoras conducirán a una mayor consistencia en nuestras inversiones de tiempo para el trabajo, que se volverán más y más fáciles de predecir cuanto más lo haga. Verá que la línea de relación en su estimación se fortalece y, de hecho, se empuja hacia una relación más significativa a medida que surgen mejoras en el proceso (vea la imagen a continuación).

Empezamos con dos marcos:

• Procesos de entrega
• Técnicas de estimación de proyectos

Procesos de entrega - iteración

Primero, puede comenzar definiendo el marco que usamos para hacer iteraciones en nuestros procesos. A nuestro equipo le gusta crear una acumulación de mejoras que se pueden realizar (por lo general, estos elementos de acción surgen de reuniones retro y de rendimiento) y luego abordarlos en sprints. Al hacerlo, nuestros procesos mejoran, pero eso no significa que dejemos de aumentar la cartera de pedidos. El backlog es un ciclo interminable de mejora. Siempre hay espacio para ello.

Bonificación: usamos el puntaje ICE para priorizar nuestra cartera de pedidos. Nos ayuda a decidir qué puede esperar y lo combina con lo que tiene mayor impacto en relación con el esfuerzo que implica implementarlo.

Técnicas de estimación de proyectos - iteración

Por último, es importante revisar sus técnicas de estimación con regularidad. Vamos a querer tomar los datos que obtuvo de proyectos anteriores, incluido el seguimiento de costos y tiempo, y luego compararlos con sus métricas de alcance.

Puede crear una biblioteca completa de proyectos y agruparlos (o etiquetarlos) por tamaño, alcance, servicio, etc. Idealmente, la línea de relación se fortalecerá cada vez más, lo que hará que sus estimaciones sean más confiables a medida que pasa el tiempo.

El resultado final debería ser la capacidad de tomar esas preguntas de alcance que discutimos al comienzo de la publicación y conectarlas a un modelo que use datos para ayudarlo a predecir el tiempo que llevará completarlas.

Por ejemplo:

El cliente necesita un sitio web con 30 páginas, un widget de comercio electrónico personalizado, una integración de marketing por correo electrónico y tiene un presupuesto de aproximadamente $ 50,000.

Basándonos en esa información, creemos que tienen un 5/10 en la escala de complejidad de nuestro sitio web (desde el más complejo hasta el menos complejo en el que hemos trabajado)

Con base en proyectos anteriores, deberíamos estimar alrededor de:

• 32 horas de gestión de proyectos
• 65 horas de diseño
• 60 horas de desarrollo
• 18 horas de control de calidad

Todo lo que queda por hacer es aplicar ese último 10 por ciento de juicio y comenzar a modelar diferentes escenarios de precios para asegurarse de que sus márgenes estén en el lugar correcto.

Objetivos de rentabilidad del proyecto

La última pregunta a la que debemos dedicar un momento a responder antes de terminar es ¿qué tan rentable debe ser un proyecto?

Por supuesto, hay matices aquí, pero suponiendo que esté en una posición en la que el cliente se vaya sin que sus tasas de utilización se desplomen por completo, debería aspirar a un 60-70 por ciento más el margen de entrega.

¿Qué significa eso?

En resumen, la cantidad que le costará completar el proyecto será del 30 al 40 por ciento de los ingresos brutos de la agencia (AGI) que obtendrá del proyecto.

Aquí está la fórmula:

Margen de entrega = (Ingreso bruto de la agencia (AGI - Costo)/Costo

Definiciones:

Los ingresos brutos de la agencia (AGI) son la cantidad de ingresos que quedan después de restar los gastos de transferencia, como los gastos de publicidad, los presupuestos de impresión, los proveedores/socios externos, los costos de materiales, etc.

Los costos de entrega son los costos directos relacionados con la realización del entregable y, en la mayoría de los casos, es solo el costo del tiempo de su equipo, así como de cualquier trabajador independiente que contrate para hacer el trabajo.

Para los empleados de tiempo completo, el costo por hora se calcula tomando su salario anual más los beneficios y dividiéndolo por 2080 horas.

Obtenga más información sobre los detalles del cálculo del costo por hora y el cálculo de los márgenes de beneficio .

Ejemplo:

Tarifas totales del proyecto: $ 15,000

Gastos de traspaso: $5,000

Ingreso bruto bruto: $10,000

Costo: 100 horas x costo promedio de $25/hr = $2500

Margen de entrega = ($10,000 - $2,500) / $10,000 o 75 por ciento

Consejo profesional:

Si conoce su costo promedio por hora, puede obtener rápidamente una lectura de su Margen de entrega calculando su ABR y conectándolo a un cálculo de Margen de entrega.

Ejemplo:

AGI del proyecto: $ 10,000

Horas estimadas: 100

Costo promedio por hora = $35/hr

Tarifa facturable promedio = $10,000 / 100 = $100/hr

Margen de entrega estimado = ($100 - $35) / $100 = 65 por ciento