تقدير المشروع ، تم بالطريقة الصحيحة

في بعض الأحيان ، لا يكون الفوز بالعمل هو أصعب جزء في وظيفتك.

لا يزال تقدير المشروع يمثل مشكلة معقدة يجب على الوكالات التعامل معها. إنه توازن دقيق لوضع توقعات واضحة مع العميل مع العلم أن لديه عروض أخرى على الطاولة من منافسيك. أنت لا تريد تخصيص 10 ساعات في اقتراح مدروس جيدًا ، فقط لرفضه. ولكن إذا لم تقضِ وقتًا كافيًا في التفاصيل الدقيقة ، فقد يبتعد نطاق مشروعك عنك.

في هذه المقالة نشارك النصائح التي ساعدت العشرات من الوكالات على اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات والتي تصبح أقوى وأكثر موثوقية بمرور الوقت.

أذا كيف يمكننا فعل هذا؟

أدخل ، حذافة ربحية الوكالة.

حذافة ربحية الوكالة عبارة عن إطار عمل يسمح لوكالتك بضبط نظام تقديرها ذاتيًا في أربع خطوات:

1. تحديد تقنيات التقدير
2. تثبيت حلقات التغذية الراجعة الكمية (تتبع الوقت والتكلفة)
3. إنشاء إيقاعات الإبلاغ والتغذية الراجعة
4. تحديد إيقاع عملية التحسين

تركز الخطوتان الأولى والثانية على إخراج تقديراتك بسرعة ، دون المساومة على الدقة. تركز الخطوتان الثالثة والرابعة على ردود الفعل القابلة للتنفيذ من فريقك ، وتحسين الربحية والكفاءة والاتساق بالإضافة إلى جعل العمل الذي تقوم به أكثر قابلية للتنبؤ بمرور الوقت من خلال عملية أفضل.

الخطوة الثانية: تثبيت حلقات التغذية الراجعة الكمية (تتبع الوقت والتكلفة)

الآن بعد أن حددنا عمليتنا ووحدناها ، نجعل من السهل تثبيت حلقة ملاحظات تضع نقاط البيانات على الرسم البياني أدناه ، ونبني ببطء خط العلاقة هذا الذي يقوى بمرور الوقت.

ومع ذلك ، ليست كل الفراشات وأقواس قزح حتى الآن. ما رأيناه في الماضي ، هو أن هذه البيانات يمكن أن تنحرف بسبب مشكلة "تتبع الوقت" الخادعة دائمًا. فيما يلي مشكلتان رئيسيتان نراهما:

1. تصادم إدارة المشروع والهياكل التشغيلية

المثال الأكثر شيوعًا الذي نراه هو عدم الاتصال عندما يتم تقسيم التقديرات حسب الوظيفة أو الدور (تم إنشاؤه بواسطة فريق العمليات):

"x ساعة من التطوير ، xx ساعة من التصميم ، xx ساعة من إدارة المشروع ، إلخ."

في حين أن فلسفة إدارة المشروع أكثر انسجامًا مع المهام:

"X ساعة على مخطط المحتوى ، XX ساعة على الهيكل الشبكي ، XX ساعة على Q / A ، إلخ."

تتفاقم هذه المشكلة بسبب حقيقة أن معظم الوكالات تستخدم أدوات تتبع الوقت ، والتي يتم تنظيم المشاريع منها بطريقة معينة ، وبالتالي يكون حل هذه المشكلات أكثر صعوبة. لكن الأداة نفسها لا تأتي بدون عيب أيضًا.

نرى عادةً مشكلات في اصطلاحات التسمية التي اعتادت وكالتك عليها. في أحد المشاريع ، يمكنك تسمية التصميم "تصميم الويب" وفي مشروع آخر ، يمكنك تسميته "المصمم". هيك ، في مشروع ثالث قد تسميهم "مصمم جرافيك" ، وكلها لها نفس الدور ولكنها تسمى أشياء مختلفة ، وبالتالي لا تعطينا بيانات متسقة أفقيًا عبر مشاريع مختلفة (للمقارنة والتحليل واتخاذ القرارات).

2. الافتقار إلى الأدوات المناسبة لإدارة المشروع والوقت والتكلفة

بمجرد أن تقرر بنية متسقة لبياناتك باستخدام اصطلاحات التسمية المحاذاة أفقيًا ، فأنت تعرف بالضبط ما تحتاجه من أداة إدارة المشروع الخاصة بك لتنفيذ ذلك. ولكن لن تكون كل أداة "مناسبة" لك.

قم ببحثك ، واكتشف ما إذا كانت هذه الأداة ستسمح بمستوى تعقيد الهياكل الخاصة بك ، وابحث عن تلك البقعة الرائعة. يشمل قادة الصناعة الذين نراهم من العملاء طوال الوقت ClickUp و Monday.com و Asana و Teamwork.

ثم اختر أداة تتبع الوقت. لا يلزم أن تكون أداة الكل في واحد (لتتبع الوقت وإدارة المشروع) ، ومن تجربتنا ، فإن هذه الأدوات متواضعة للغاية وينتهي بها الأمر بإهمال الميزات المفيدة أو الرئيسية التي تحصل عليها من جهاز واحد ، أداة متخصصة. سيؤدي القيام بذلك إلى السماح للعمليات وفريق PM بالعمل دون تنازلات.

إذا كنت ستستخدم تتبع الوقت المدمج مع أداة إدارة المشروع ، فقط تأكد من أنه يمكنك استخدام العلامات أو الحقول المخصصة أو اصطلاحات التسمية لتعيين كل مرة إدخال مرة أخرى إلى نفس الشكل الذي تستخدمه في تقديراتك. بدون هذا ، ستكون بيانات تتبع الوقت عديمة القيمة بشكل أساسي عندما يتعلق الأمر بتوجيه التقديرات المستقبلية.

انتظر لحظة ، ماذا لو كان فريقي يكره تتبع الوقت؟

نعلم. نحن لا نحب القيام بذلك أيضًا ، لكننا جميعًا نعرف مدى أهمية هذه المعلومات .

فيما يلي عنصران أساسيان للحصول على بيانات تتبع الوقت دقيقة وموثوقة وقابلة للتنفيذ:

1. الالتزام
2. أمانة

إن إشراك الفريق في تتبع الوقت هو أكثر من مجرد اجتماع مدته 30 دقيقة حول كيفية القيام بذلك. يجب أن تعزز الثقافة في وكالتك أهمية تتبع الوقت كعنصر حاسم في قياس الأداء والربحية.

يجب أن يفهم الفريق أيضًا مدى أهمية أن يكون المرء صادقًا وشفافًا بشأن الوقت الذي يقضيه ، ليس لأنك لا تثق بهم ، ولكن بسبب تأثير ذلك على اتخاذ القرار.

لا تستخدم أبدًا بيانات تتبع الوقت لتأديب الأشخاص أو الشرطة. لا تستخدمه لقياس الإنتاجية. استخدمه فقط لتسهيل المناقشات حول كيف ولماذا لا تسير الأمور بالطريقة التي افترضتها عندما تم تحديدها ، وإيجاد فرص لزيادة الكفاءة.

الخطوة الرابعة: دورات تحسين العملية

أخيرًا ، نحن نأخذ ما لدينا ونحوله إلى تحسينات في العملية. ستؤدي هذه التحسينات إلى مزيد من الاتساق في استثماراتنا للوقت في العمل ، والتي تصبح أسهل وأسهل في التنبؤ كلما فعلت ذلك. سترى أن خط العلاقة في تقديرك يصبح أقوى ويتم دفعه بالفعل نحو علاقة أكثر أهمية مع ظهور تحسينات العملية (انظر الصورة أدناه).

نبدأ بإطارين:

• عمليات التسليم
• تقنيات تقدير المشروع

عمليات التسليم - التكرار

أولاً ، يمكنك البدء بتحديد إطار العمل الذي نستخدمه لإجراء تكرارات على عملياتنا. يحب فريقنا إنشاء مجموعة من التحسينات المتراكمة التي يمكن إجراؤها (عادةً ما تأتي عناصر العمل هذه من الاجتماعات الرجعية واجتماعات الأداء) ثم معالجتها في سباقات السرعة. من خلال القيام بذلك ، تتحسن عملياتنا ، لكن هذا لا يعني أننا نتوقف عن الإضافة إلى الأعمال المتراكمة. التراكم هو دورة لا تنتهي من التحسين. هناك دائما متسع لذلك.

المكافأة - نستخدم درجة ICE لتحديد أولويات الأعمال المتراكمة لدينا. فهو يساعدنا على تحديد ما يمكن أن ينتظر ويجمعه مع ما له أكبر تأثير بالنسبة إلى الجهد المبذول في تنفيذه.

تقنيات تقدير المشروع - التكرار

أخيرًا ، من المهم إعادة النظر في تقنيات التقدير بانتظام. سنرغب في أخذ البيانات التي اكتسبتها من المشاريع السابقة بما في ذلك تتبع التكلفة والوقت ثم تعيينها مقابل مقاييس النطاق الخاصة بك.

يمكنك بناء مكتبة كاملة من المشاريع وتجميعها (أو وضع علامة عليها) حسب الحجم والنطاق والخدمة وما إلى ذلك. من الناحية المثالية ، سيصبح خط العلاقة أقوى وأقوى ، مما يجعل تقديراتك أكثر موثوقية مع مرور الوقت.

يجب أن تكون النتيجة النهائية هي القدرة على أخذ أسئلة تحديد النطاق التي ناقشناها في بداية المنشور وإدخالها في نموذج يستخدم البيانات لمساعدتك على التنبؤ بالوقت الذي سيستغرقه الإكمال.

علي سبيل المثال:

يحتاج العميل إلى موقع ويب يحتوي على 30 صفحة ، وأداة مخصصة للتجارة الإلكترونية ، وتكاملًا للتسويق عبر البريد الإلكتروني ، وميزانية تبلغ حوالي 50000 دولار.

بناءً على هذه المعلومات ، نعتقد أنهم يقاربون 5/10 على مقياس تعقيد موقعنا الإلكتروني (من الأكثر تعقيدًا إلى الأقل تعقيدًا الذي عملنا عليه)

بناءً على المشاريع السابقة ، يجب أن نقدر ما يلي:

• 32 ساعة لإدارة المشروع
• 65 ساعة تصميم
• 60 ساعة تطوير
• 18 ساعة ضمان الجودة

كل ما تبقى للقيام به هو تطبيق آخر 10 في المائة من الحكم والبدء في تصميم سيناريوهات أسعار مختلفة للتأكد من أن الهوامش في المكان الصحيح.

أهداف ربحية المشروع

السؤال الأخير الذي يجب أن نقضيه لحظة في الإجابة قبل أن نختتم هو ما مدى ربحية المشروع؟

بالطبع هناك فارق بسيط هنا ، ولكن بافتراض أنك في وضع يسمح للعميل بالابتعاد دون أن تنخفض معدلات الاستخدام الخاصة بك تمامًا ، يجب أن تستهدف 60-70 بالمائة بالإضافة إلى هامش التسليم.

ماذا يعني ذالك؟

باختصار - سيكلفك المبلغ الذي ستكلفه لإكمال المشروع 30-40 في المائة من إجمالي دخل الوكالة (AGI) الذي ستجنيه من المشروع.

ها هي الصيغة:

هامش التسليم = (إجمالي دخل الوكالة (AGI - التكلفة) / التكلفة

تعريفات:

إجمالي الدخل للوكالة (AGI) هو مقدار الإيرادات المتبقية بعد طرح نفقات المرور مثل الإنفاق الإعلاني وميزانيات الطباعة والموردين / الشركاء الخارجيين وتكاليف المواد وما إلى ذلك.

تكاليف التسليم هي التكاليف المباشرة المتعلقة بإنجاز التسليم ، وغالبًا ما تكون مجرد تكلفة وقت فريقك بالإضافة إلى أي مترجمين مستقلين تقوم بإحضارهم للقيام بالعمل.

بالنسبة للموظفين بدوام كامل ، يتم احتساب التكلفة بالساعة عن طريق أخذ راتبهم السنوي بالإضافة إلى المزايا وتقسيمها على 2080 ساعة.

اقرأ المزيد حول تفاصيل حساب التكلفة لكل ساعة وحساب هوامش الربح .

مثال:

إجمالي رسوم المشروع: 15000 دولار

مصاريف المرور: 5000 دولار

AGI: 10000 دولار

التكلفة: 100 ساعة × متوسط ​​التكلفة 25 دولارًا في الساعة = 2500 دولارًا

هامش التسليم = (10،000 دولار - 2500 دولار) / 10،000 دولار أو 75 في المائة

نصيحة محترف:

إذا كنت تعرف متوسط ​​التكلفة لكل ساعة ، يمكنك قراءة هامش التسليم سريعًا عن طريق حساب ABR الخاص بك ، وتوصيل ذلك بحساب هامش التسليم.

مثال:

مشروع AGI: 10000 دولار

الساعات المقدرة: 100

متوسط ​​التكلفة لكل ساعة = 35 دولارًا / ساعة

متوسط ​​السعر القابل للفوترة = 10000 دولار / 100 = 100 دولار / ساعة

هامش التسليم المقدّر = (100 دولار - 35 دولارًا) / 100 دولار = 65 بالمائة