项目估算，以正确的方式完成

有时，赢得工作并不是你工作中最难的部分。

对于机构来说，项目估算仍然是一个复杂的问题。 这是一个微妙的平衡，既要为客户设定明确的期望，又要知道他们从你的竞争对手那里获得了其他优惠。 你不想在一个经过深思熟虑的提议上浪费 10 个小时，结果却被拒绝了。 但是，如果您没有在细则上花费足够的时间，您的项目范围可能会远离您。

在本文中，我们分享了帮助数十家机构做出数据驱动决策的技巧，这些决策只会随着时间的推移变得更强大、更可靠。

那么，我们该怎么做呢？

进入，代理盈利飞轮。

机构盈利能力飞轮是一个框架，它允许您的机构通过四个步骤自行调整其估算系统：

1. 定义估计技术
2. 安装定量反馈回路（时间和成本跟踪）
3. 建立报告和反馈节奏
4. 定义流程优化节奏

第一步和第二步的重点是在不影响准确性的情况下快速做出估计。 第三步和第四步侧重于团队提供可操作的反馈，提高盈利能力、效率和一致性，并通过更好的流程使您所做的工作随着时间的推移更具可预测性。

第二步：安装定量反馈回路（时间和成本跟踪）

既然我们已经定义并标准化了我们的流程，我们可以轻松地安装一个反馈循环，将数据点放在下图中，慢慢建立只会随着时间而加强的关系线。

然而，这还不是所有的蝴蝶和彩虹。 我们过去所看到的是，这些数据可能会被永远虚幻的“时间跟踪”问题所扭曲。 以下是我们看到的两个主要问题：

1.项目管理和运营结构冲突

我们看到的最常见的例子是这种不连贯的例子是当估计按功能或角色（由运营团队创建）分解时：

“x 小时的开发，xx 小时的设计，xx 小时的项目管理，等等。”

鉴于项目管理理念更符合任务：

“内容大纲 X 小时，线框图 XX 小时，Q/A XX 小时，等等。”

大多数机构使用时间跟踪工具，其中项目以某种方式组织，因此解决这些问题更加困难，这一事实加剧了这个问题。 但是，该工具本身也并非没有缺陷。

我们通常会看到您的代理机构习惯的命名约定存在问题。 在一个项目中，您可以将设计命名为“网页设计”，而在另一个项目中，您可以将其命名为“设计师”。 哎呀，在第三个项目中，您可以将他们命名为“平面设计师”，所有这些角色都是相同的，但被称为不同的东西，因此不会为我们提供跨不同项目的横向一致数据（用于比较、分析和做出决策）。

2. 缺乏用于项目管理、时间和成本跟踪的适当工具

一旦您决定使用水平对齐的命名约定为您的数据建立一个一致的结构，您就可以确切地知道您需要从项目管理工具中实现什么。 但并非每种工具都适合您。

进行研究，发现该工具是否允许您的结构复杂程度，并找到最佳位置。 我们一直从客户那里看到的行业领导者包括 ClickUp、Monday.com、Asana 和 Teamwork。

然后，选择一个时间跟踪工具。 它不需要是一个多合一的工具（用于时间跟踪和项目管理），根据我们的经验，这些工具非常平庸，最终遗漏了您从单个工具中获得的有用或关键功能, 专用工具。 这样做将使您的运营和 PM 团队能够毫不妥协地工作。

如果您要使用与项目管理工具集成的时间跟踪，只需确保您可以使用标签、自定义字段或命名约定将每次输入映射回您在估算中使用的相同格式。 如果没有这个，您的时间跟踪数据在推动未来估计时基本上毫无价值。

等一下，如果我的团队讨厌跟踪时间怎么办？

我们知道。 我们也不喜欢这样做，但我们都知道这些信息的重要性。

以下是准确、可靠、可操作的时间跟踪数据的两个基本要素：

1. 遵守
2. 诚实

通过时间跟踪让团队参与进来不仅仅是一个 30 分钟的会议，讨论如何做到这一点。 您所在机构的文化必须提升时间跟踪的重要性，将其作为衡量绩效和盈利能力的关键组成部分。

团队还必须了解真实和透明地说明他们花费的时间是多么重要，不是因为你不信任他们，而是因为它如何影响决策。

切勿使用时间跟踪数据来纪律或警察。 不要用它来衡量生产力。 仅使用它来促进讨论事情如何以及为什么没有按照您在确定范围时的预期方式进行，并找到提高效率的机会。

第四步：流程改进周期

最后，我们正在利用我们所拥有的并将其转化为流程改进。 这些改进将使我们的工作时间投资更加一致，您做的越多，就越容易预测。 您会看到您估计中的关系线变得更强，并且随着流程改进的到来，它实际上被推向更重要的关系（见下图）。

我们从两个框架开始：

• 交付流程
• 项目估算技术

交付流程 - 迭代

首先，您可以从定义我们用来对流程进行迭代的框架开始。 我们的团队喜欢创建一个积压的改进（通常这些行动项目来自回顾和绩效会议），然后在冲刺中解决它们。 这样做，我们的流程得到了改进，但这并不意味着我们停止添加积压工作。 积压是一个永无止境的改进循环。 总有它的空间。

奖励 - 我们使用ICE 分数来确定我们的积压工作的优先级。 它帮助我们决定什么可以等待，并将其与相对于实施它所涉及的努力影响最大的相结合。

项目估算技术——迭代

最后，定期重新审视您的估算技术很重要。 我们将希望获取您从以前的项目中获得的数据，包括成本和时间跟踪，然后将其映射到您的范围界定指标。

您可以建立一个完整的项目库，并按大小、范围、服务等对它们进行分组（或标记）。理想情况下，关系线会越来越强，随着时间的推移，您的估计会更加可靠。

最终结果应该是能够将我们在文章开头讨论的范围界定问题插入到模型中，该模型使用数据来帮助您预测完成所需的时间。

例如：

客户需要一个有 30 个页面的网站、一个自定义电子商务小部件、一个电子邮件营销集成，并且有大约 50,000 美元的预算

根据这些信息，我们认为它们在我们的网站复杂度等级上大约是 5/10（从我们研究过的最复杂到最不复杂）

根据过去的项目，我们应该估计：

• 32个项目管理小时
• 65 设计小时
• 60 个开发小时
• 18个质保小时

剩下要做的就是应用最后 10% 的判断，并开始对不同的价格情景进行建模，以确保您的利润处于正确的位置。

项目盈利目标

在结束之前我们应该花一点时间回答的最后一个问题是，一个项目应该有多大的利润？

当然，这里有细微差别，但假设您能够让客户离开而您的利用率没有绝对下降，那么您的目标应该是 60-70% 加上交付保证金。

这意味着什么？

简而言之 - 您完成该项目的费用将是您从该项目中获得的机构总收入 (AGI) 的 30-40%。

这是公式：

交割保证金=（机构总收入（AGI - 成本）/成本

定义：

代理总收入 (AGI)是减去广告支出、印刷预算、外部供应商/合作伙伴、材料成本等传递费用后剩余的收入金额。

交付成本是与完成可交付成果相关的直接成本，通常只是您团队的时间成本以及您聘请的任何自由职业者的时间成本。

对于全职员工，每小时成本的计算方法是将他们的年薪加福利除以 2080 小时。

阅读更多关于计算每小时成本和计算利润率的详细信息。

例子：

项目总费用：15,000 美元

转嫁费用：5,000 美元

通用人工智能：10,000 美元

成本：100 小时 x 25 美元/小时的平均成本 = 2500 美元

交割保证金 = ($10,000 - $2,500) / $10,000 或 75%

专家提示：

如果您知道每小时的平均成本，您可以通过计算 ABR 并将其插入到交付保证金计算中来快速读取您的交付保证金。

例子：

AGI 项目：10,000 美元

预计小时数：100

每小时平均成本 = 35 美元/小时

平均计费率 = $10,000 / 100 = $100/小时

预计交付保证金 = ($100 - $35) / $100 = 65%