プロジェクトの見積もり、正しい方法で行う

時々、仕事に勝つことはあなたの仕事の最も難しい部分ではありません。

プロジェクトの見積もりは、政府機関が対処するための複雑な問題であり続けています。 それは、クライアントがあなたの競争相手から他のオファーを持っていることを知っている間、クライアントに明確な期待を設定することの微妙なバランスです。 よく考えられた提案に10時間を費やしたくはありませんが、それを拒否するだけです。 ただし、細かい印刷に十分な時間を費やさないと、プロジェクトの範囲が遠ざかる可能性があります。

この記事では、数十のエージェンシーが時間の経過とともにより強力で信頼性の高いデータ主導の意思決定を行うのに役立つヒントを共有します。

では、どうすればよいのでしょうか。

エージェンシーの収益性フライホイールを入力してください。

Agency Profitability Flywheelは、代理店が4つのステップで見積もりシステムを自己調整できるようにするフレームワークです。

1. 推定手法の定義
2. 定量的フィードバックループのインストール（時間とコストの追跡）
3. レポートとフィードバックのリズムを確立する
4. プロセス最適化ケイデンスの定義

ステップ1と2は、精度を損なうことなく、見積もりをすばやく出すことに重点を置いています。 ステップ3と4は、チームからの実用的なフィードバックに焦点を当て、収益性、効率、一貫性を向上させるとともに、より良いプロセスを通じて、時間の経過とともに行う作業をより予測可能にします。

ステップ2：定量的フィードバックループのインストール（時間とコストの追跡）

プロセスを定義して標準化したので、下のグラフにデータポイントを配置するフィードバックループを簡単にインストールし、時間とともに強化される関係線をゆっくりと構築します。

しかし、それはまだすべての蝶と虹ではありません。 私たちが過去に見たのは、このデータは、常に幻想的な「時間追跡」の問題によって歪められる可能性があるということです。 ここに私たちが見る2つの主な問題があります：

1.プロジェクト管理と運用構造の衝突

私たちが目にする最も一般的な例は、この切断の例です。見積もりが機能または役割（opsチームによって作成された）ごとに分類されている場合です。

「x時間の開発、xx時間の設計、xx時間のプロジェクト管理など。」

プロジェクト管理の哲学はタスクとより一致していますが、

「コンテンツの概要でX時間、ワイヤーフレームでXX時間、Q/AでXX時間など。」

この問題は、ほとんどの機関が時間追跡ツールを使用しているという事実によって悪化します。このツールのプロジェクトは特定の方法で構成されているため、これらの問題を解決することはより困難です。 しかし、ツール自体にも問題がないわけではありません。

通常、代理店が慣れている命名規則に問題があります。 あるプロジェクトでは、デザインに「Webデザイン」という名前を付け、別のプロジェクトでは、「デザイナー」という名前を付けることができます。 ちなみに、3番目のプロジェクトでは、「グラフィックデザイナー」という名前を付けることができます。これらはすべて同じ役割ですが、異なるものと呼ばれるため、異なるプロジェクト間で水平方向に一貫したデータを提供しません（比較、分析、決定を行うため）。

2.プロジェクト管理、時間およびコスト追跡のための適切なツールの欠如

水平方向に整列された命名規則を使用してデータの一貫した構造を決定すると、これを実装するためにプロジェクト管理ツールから何が必要かが正確にわかります。 しかし、各ツールがあなたに「合う」とは限りません。

調査を行い、そのツールが構造の複雑さのレベルを可能にするかどうかを発見し、そのスイートスポットを見つけます。 クライアントから常に目にする業界のリーダーには、ClickUp、Monday.com、Asana、Teamworkなどがあります。

次に、タイムトラッキングツールを選択します。 オールインワンツール（タイムトラッキングとプロジェクト管理用）である必要はありません。私たちの経験から、これらのツールは非常に平凡であり、単一のツールから得られる便利な機能や重要な機能を省略してしまいます。 、専用ツール。 そうすることで、運用チームとPMチームが妥協することなく作業できるようになります。

プロジェクト管理ツールと統合されたタイムトラッキングを使用する場合は、タグ、カスタムフィールド、または命名規則を使用して、エントリを見積もりで使用しているのと同じ形式に戻すたびにマップできることを確認してください。 これがなければ、将来の見積もりを推進することになると、時間追跡データは本質的に価値がなくなります。

ちょっと待ってください。私のチームが時間の追跡を嫌う場合はどうなりますか？

私たちは知っています。 私たちもそれをするのは好きではありませんが、この情報がどれほど重要かは誰もが知っています。

正確で信頼性が高く、実用的な時間追跡データに不可欠な2つの要素は次のとおりです。

1. コンプライアンス
2. 正直

タイムトラッキングを使用してチームを参加させることは、それを行う方法を説明する30分の会議以上のものです。 代理店の文化は、パフォーマンスと収益性を測定する際の重要な要素として、時間追跡の重要性を促進する必要があります。

チームはまた、あなたが彼らを信頼していないという理由ではなく、それが意思決定にどのように影響するかという理由で、彼らが費やした時間について真実で透明であることがいかに重要であるかを理解する必要があります。

時間追跡データを使用して、人々を懲戒または警察することは絶対にしないでください。 生産性の測定には使用しないでください。 これは、スコープが設定されたときに想定したとおりに物事が進まなかった方法と理由についての議論を促進し、より効率的になる機会を見つけるためにのみ使用してください。

ステップ4：プロセス改善サイクル

最後に、私たちは得たものをプロセスの改善に変えています。 これらの改善により、作業への時間投資の一貫性が高まり、実行すればするほど予測が容易になります。 プロセスの改善が進むにつれて、見積もりの​​関係線がより強くなり、実際にはより重要な関係に向かって押し進められることがわかります（下の画像を参照）。

まず、2つのフレームワークから始めます。

• 配信プロセス
• プロジェクト見積もり手法

配信プロセス-反復

まず、プロセスの反復を行うために使用するフレームワークを定義することから始めることができます。 私たちのチームは、改善のバックログを作成し（通常、これらのアクションアイテムはレトロミーティングやパフォーマンスミーティングから出てきます）、スプリントでそれらに取り組むのが好きです。 そうすることで、プロセスは改善されますが、それはバックログへの追加を停止するという意味ではありません。 バックログは、終わりのない改善のサイクルです。 それのための余地は常にあります。

ボーナス-ICEスコアを使用してバックログに優先順位を付けます。 それは、何が待つことができるかを決定するのに役立ち、それを実装に伴う努力に比べて最大の影響を与えるものと組み合わせます。

プロジェクト見積もり手法-反復

最後に、見積もり手法を定期的に再検討することが重要です。 コストと時間の追跡など、以前のプロジェクトから取得したデータを取得し、それをスコーピングメトリックに対してマッピングします。

プロジェクトの完全なライブラリを構築し、サイズ、スコープ、サービスなどでグループ化（またはタグ付け）できます。理想的には、関係線がますます強くなり、時間の経過とともに見積もりの​​信頼性が高まります。

最終的には、投稿の冒頭で説明したスコーピングの質問に答え、データを使用して完了するまでの時間を予測するのに役立つモデルにプラグインできるようになります。

例えば：

クライアントには、30ページのウェブサイト、カスタムeコマースウィジェット、メールマーケティングの統合が必要であり、予算は約50,000ドルです。

その情報に基づいて、私たちはそれらが私たちのウェブサイトの複雑さのスケールで約5/10であると思います（私たちが取り組んだ最も複雑なものから最も複雑でないものまで）

過去のプロジェクトに基づいて、次のことを見積もる必要があります。

• 32のプロジェクト管理時間
• 65設計時間
• 60開発時間
• 18時間の品質保証

あとは、最後の10％の判断を適用し、さまざまな価格シナリオのモデル化を開始して、マージンが適切な場所にあることを確認するだけです。

プロジェクトの収益性目標

まとめる前に答えるのに少し時間を費やす必要がある最後の質問は、プロジェクトがどれほど有益であるかということです。

もちろん、ここには微妙な違いがありますが、使用率が完全に低下することなくクライアントを遠ざける立場にあると仮定すると、60〜70％と配信マージンを目標にする必要があります。

どういう意味ですか？

つまり、プロジェクトを完了するためにかかる費用は、プロジェクトから持ち込むエージェンシー総収入（AGI）の30〜40パーセントになります。

公式は次のとおりです。

配信マージン=（エージェンシー総収入（AGI-コスト）/コスト

定義：

エージェンシー総収入（AGI）は、広告費、印刷予算、外部ベンダー/パートナー、材料費などのパススルー費用を差し引いた後に残った収入額です。

配送コストは、成果物を完成させるための直接コストであり、ほとんどの場合、チームの時間と、作業を行うために持ち込んだフリーランサーのコストです。

フルタイムの従業員の場合、時間コストは、年俸と福利厚生を取り、それを2080時間で割って計算されます。

1時間あたりのコストの計算と利益率の計算の詳細については、こちらをご覧ください。

例：

プロジェクト費用の合計：15,000ドル

パススルー費用：5,000ドル

AGI：$ 10,000

コスト：100時間x平均コスト$25/時間=$2500

配信マージン=（$ 10,000-$ 2,500）/$10,000または75パーセント

プロのヒント：

1時間あたりの平均コストがわかっている場合は、ABRを計算し、それを配信マージンの計算に組み込むことで、配信マージンをすばやく読み取ることができます。

例：

プロジェクトAGI：$ 10,000

推定時間：100

1時間あたりの平均コスト=$35 / hr

平均請求可能レート=$10,000 / 100 = $ 100 / hr

推定配信マージン=（$ 100-$ 35）/ $ 100=65パーセント