Estimarea proiectului, făcută corect

Uneori, a câștiga munca nu este cea mai grea parte a muncii tale.

Estimarea proiectelor continuă să fie o problemă complexă pentru care agențiile trebuie să se ocupe. Este un echilibru delicat de stabilire a așteptărilor clare cu clientul, știind în același timp că au alte oferte pe masă față de concurența dvs. Nu vrei să împingi 10 ore într-o propunere bine gândită, doar ca să fie refuzată. Dar dacă nu petreci suficient timp cu literele mici, s-ar putea să scapi de sfera proiectului tău.

În acest articol, împărtășim sfaturi care au ajutat zeci de agenții să ia decizii bazate pe date, care doar devin mai puternice și mai fiabile cu timpul.

Deci, cum o facem?

Introduceți, Volanul de rentabilitate al agenției.

Agency Profitability Flywheel este un cadru care permite agenției dvs. să-și ajusteze automat sistemul de estimare în patru pași:

1. Definirea tehnicilor de estimare
2. Instalarea buclelor de feedback cantitativ (urmărire timp și cost)
3. Stabilirea cadențelor de raportare și feedback
4. Definirea cadențelor de optimizare a proceselor

Pașii unu și doi sunt concentrați pe obținerea rapidă a estimărilor, fără a compromite acuratețea. Pașii trei și patru se concentrează pe feedback-ul aplicabil din partea echipei dvs., îmbunătățind profitabilitatea, eficiența și coerența, precum și făcând munca pe care o faceți mai previzibilă în timp printr-un proces mai bun.

Pasul doi: instalarea buclelor de feedback cantitativ (urmărirea timpului și costurilor)

Acum că ne-am definit și standardizat procesul, facilităm instalarea unei bucle de feedback care plasează puncte de date pe graficul de mai jos, construind încet acea linie de relație care doar se consolidează cu timpul.

Cu toate acestea, încă nu sunt doar fluturi și curcubee. Ceea ce am văzut în trecut, este că aceste date pot fi denaturate de problema mereu iluzorie de „urmărire a timpului”. Iată două probleme principale pe care le vedem:

1. Ciocnirea managementului proiectelor și a structurilor operaționale

Cel mai frecvent exemplu pe care îl vedem este de deconectare este atunci când estimările sunt defalcate pe funcție sau rol (create de echipa operațională):

„x ore de dezvoltare, xx ore de proiectare, xx ore de management de proiect etc.”

În timp ce filosofia managementului de proiect este mai aliniată la sarcini:

„X ore pe schița de conținut, XX ore pe wireframes, XX ore pe Q/A etc.”

Această problemă este agravată de faptul că majoritatea agențiilor folosesc instrumente de urmărire a timpului, dintre care proiectele sunt structurate într-un anumit fel și, prin urmare, este mai dificil să rezolvi aceste probleme. Dar, instrumentul în sine nu vine și fără vină.

De obicei, vedem probleme cu convențiile de denumire cu care este obișnuită agenția dvs. Într-un proiect, puteți numi designul „design web”, iar într-un alt proiect, îl puteți numi „designer”. La naiba, într-un al treilea proiect îi puteți numi „designer grafic”, care au același rol, dar sunt numite lucruri diferite și, prin urmare, nu ne oferă date consistente pe orizontală pentru diferite proiecte (pentru a compara, analiza și lua decizii).

2. Lipsa instrumentelor adecvate pentru managementul proiectelor, timpul și urmărirea costurilor

Odată ce v-ați decis asupra unei structuri consistente pentru datele dvs. cu convenții de denumire aliniate orizontal, știți exact de ce aveți nevoie de la instrumentul dvs. de management de proiect pentru a implementa acest lucru. Dar nu fiecare instrument va fi potrivit pentru tine.

Cercetați-vă, descoperiți dacă acel instrument va permite nivelul de complexitate al structurilor dvs. și găsiți acel punct favorabil. Liderii din industrie pe care îi vedem de la clienți tot timpul includ ClickUp, Monday.com, Asana și Teamwork.

Apoi, alegeți un instrument de urmărire a timpului. Nu trebuie să fie un instrument all-in-one (pentru urmărirea timpului ȘI managementul proiectelor) și, din experiența noastră, acele instrumente sunt extrem de mediocre și ajung să lase deoparte caracteristici utile sau cheie pe care le-ai obține de la un singur , instrument specializat. Dacă faceți acest lucru, veți permite operațiunilor și echipa de PM să lucreze fără compromisuri.

Dacă intenționați să utilizați urmărirea timpului care este integrată cu un instrument de management al proiectelor, asigurați-vă că puteți utiliza etichete, câmpuri personalizate sau convenții de denumire pentru a mapa fiecare intrare în ACEȘI FORMAT pe care îl utilizați în estimările dvs. Fără aceasta, datele dvs. de urmărire a timpului vor fi practic lipsite de valoare atunci când vine vorba de generarea estimărilor viitoare.

Stai puțin, ce se întâmplă dacă echipa mea urăște urmărirea timpului?

Noi stim. Nici nouă nu ne place să o facem, dar știm cu toții cât de importante sunt aceste informații .

Iată două elemente esențiale pentru datele de urmărire a timpului precise, fiabile și acționabile:

1. Conformitate
2. Onestitate

Introducerea echipei cu urmărirea timpului este mai mult decât o întâlnire de 30 de minute care să analizeze cum să o faci. Cultura de la agenția dvs. trebuie să promoveze importanța urmăririi timpului ca componentă critică în măsurarea performanței și a profitabilității.

Echipa trebuie să înțeleagă, de asemenea, cât de important este să fie sincer și transparent în ceea ce privește timpul petrecut, nu pentru că nu ai încredere în ei, ci din cauza modului în care influențează luarea deciziilor.

Nu utilizați niciodată datele de urmărire a timpului pentru a disciplina sau a poliți oamenii. Nu-l utilizați pentru a măsura productivitatea. Folosiți-l doar pentru a facilita discuțiile despre cum și de ce lucrurile nu au decurs așa cum ați presupus că ar urma atunci când a fost definit și pentru a găsi oportunități de a deveni mai eficient.

Pasul patru: cicluri de îmbunătățire a proceselor

În cele din urmă, luăm ceea ce avem și îl transformăm în îmbunătățiri ale procesului. Aceste îmbunătățiri vor duce la o mai mare consistență în investițiile noastre de timp pentru muncă, care devin din ce în ce mai ușor de prezis cu cât o faci mai mult. Veți vedea că linia relației din estimarea dvs. devine mai puternică și de fapt este împinsă către o relație mai semnificativă pe măsură ce vin îmbunătățirile procesului (vezi imaginea de mai jos).

Începem cu două cadre:

• Procese de livrare
• Tehnici de estimare a proiectelor

Procese de livrare - iterație

În primul rând, puteți începe prin a defini cadrul pe care îl folosim pentru a face iterații asupra proceselor noastre. Echipa noastră îi place să creeze un stoc de îmbunătățiri care pot fi aduse (de obicei, aceste elemente de acțiune provin din întâlniri retro și de performanță) și apoi să le abordeze în sprinturi. Făcând acest lucru, procesele noastre se îmbunătățesc, dar asta nu înseamnă că încetăm să adăugăm în așteptare. Restul este un ciclu fără sfârșit de îmbunătățire. Întotdeauna este loc pentru asta.

Bonus - folosim scorul ICE pentru a ne prioritiza acumularea. Ne ajută să decidem ce poate aștepta și îl combină cu ceea ce are cel mai mare impact în raport cu efortul implicat în implementarea acestuia.

Tehnici de estimare a proiectelor – iterație

În cele din urmă, este important să vă revizuiți în mod regulat tehnicile de estimare. Vom dori să luăm datele pe care le-ați obținut din proiectele anterioare, inclusiv urmărirea costurilor și a timpului, și apoi să le mapam cu valorile dvs. de acoperire.

Puteți să construiți o bibliotecă completă de proiecte și să le grupați (sau să le etichetați) în funcție de dimensiune, domeniu de aplicare, serviciu etc. În mod ideal, linia de relație va deveni din ce în ce mai puternică, făcând estimările dvs. mai fiabile pe măsură ce trece timpul.

Rezultatul final ar trebui să fie capacitatea de a lua acele întrebări de definire pe care le-am discutat la începutul postării și de a le conecta la un model care utilizează date pentru a vă ajuta să preziceți timpul necesar pentru a fi finalizat.

De exemplu:

Clientul are nevoie de un site web cu 30 de pagini, un widget de comerț electronic personalizat, o integrare de marketing prin e-mail și are un buget de aproximativ 50.000 USD

Pe baza acestor informații, credem că sunt de aproximativ 5/10 pe scala de complexitate a site-ului nostru web (de la cel mai la cel mai puțin complex la care am lucrat)

Pe baza proiectelor anterioare, ar trebui să estimam în jur de:

• 32 de ore de management de proiect
• 65 de ore de proiectare
• 60 de ore de dezvoltare
• 18 ore de asigurare a calității

Tot ce rămâne de făcut este să aplicați ultimele 10% din raționament și să începeți să modelați diferite scenarii de preț pentru a vă asigura că marjele dvs. sunt la locul potrivit.

Țintele de profitabilitate ale proiectului

Ultima întrebare la care ar trebui să răspundem un moment înainte de a finaliza este cât de profitabil ar trebui să fie un proiect?

Desigur, există o nuanță aici, dar presupunând că sunteți în măsură ca clientul să plece fără ca ratele dvs. de utilizare să scadă absolut, ar trebui să vizați 60-70% plus Marja de livrare.

Ce inseamna asta?

Pe scurt - suma pe care o va costa finalizarea proiectului va fi de 30-40 la sută din venitul brut al agenției (AGI) pe care îl veți aduce din proiect.

Iată formula:

Marja de livrare = (Venit brut al agenției (AGI - Cost)/Cost

Definitii:

Venitul brut al agenției (AGI) este suma de venit rămasă după scăderea cheltuielilor transferate, cum ar fi cheltuielile publicitare, bugetele de tipărire, furnizorii/partenerii externi, costurile materialelor etc.

Costurile de livrare sunt costurile directe legate de realizarea livrabilului și cel mai adesea este doar costul timpului echipei tale, precum și al oricăror liber profesioniști pe care îi aduci pentru a face munca.

Pentru angajații cu normă întreagă, costul orar se calculează luând salariul anual plus beneficii și împărțindu-l la 2080 de ore.

Citiți mai multe despre detaliile privind calcularea costului pe oră și calcularea marjelor de profit .

Exemplu:

Taxele totale ale proiectului: 15.000 USD

Cheltuieli de transfer: 5.000 USD

AGI: 10.000 USD

Cost: 100 de ore x cost mediu de 25 USD/h = 2500 USD

Marja de livrare = (10.000 USD - 2.500 USD) / 10.000 USD sau 75 la sută

Sfat pro:

Dacă vă cunoașteți costul mediu pe oră, puteți obține rapid o citire a marjei de livrare calculând ABR și conectându-l într-un calcul al marjei de livrare.

Exemplu:

Proiect AGI: 10.000 USD

Ore estimate: 100

Costul mediu pe oră = 35 USD/h

Rata medie facturabilă = 10.000 USD / 100 = 100 USD/h

Marja de livrare estimată = (100 USD - 35 USD) / 100 USD = 65 la sută