프로젝트 견적, 올바른 방법으로 수행

때로는 성공하는 것이 직업의 가장 어려운 부분이 아닙니다.

프로젝트 견적은 기관이 처리해야 하는 복잡한 문제입니다. 그것은 고객이 당신의 경쟁자로부터 테이블에 다른 제안을 가지고 있다는 것을 알면서 고객과 명확한 기대치를 설정하는 섬세한 균형입니다. 잘 생각한 제안에 10시간을 쏟아붓고 싶지는 않습니다. 거절당하기만 하면 됩니다. 그러나 작은 글씨에 충분한 시간을 할애하지 않으면 프로젝트 범위가 멀어질 수 있습니다.

이 기사에서는 수십 개의 기관이 시간이 지남에 따라 더욱 강력하고 신뢰할 수 있는 데이터 기반 결정을 내리는 데 도움이 된 팁을 공유합니다.

어떻게 해야 할까요?

Agency Profitability Flywheel을 입력합니다.

에이전시 수익성 플라이휠은 에이전시가 4단계로 추정 시스템을 자체 조정할 수 있는 프레임워크입니다.

1. 추정 기술 정의
2. 정량적 피드백 루프 설치(시간 및 비용 추적)
3. 보고 및 피드백 주기 설정
4. 프로세스 최적화 케이던스 정의

1단계와 2단계는 정확성을 손상시키지 않으면서 신속하게 추정치를 도출하는 데 중점을 둡니다. 3단계와 4단계는 팀의 실행 가능한 피드백에 중점을 두고 수익성, 효율성 및 일관성을 개선할 뿐만 아니라 더 나은 프로세스를 통해 시간이 지남에 따라 수행하는 작업을 더 예측 가능하게 만듭니다.

2단계: 정량적 피드백 루프 설치(시간 및 비용 추적)

이제 프로세스를 정의하고 표준화했으므로 아래 그래프에 데이터 포인트를 배치하는 피드백 루프를 쉽게 설치하고 시간이 지남에 따라 강화되는 관계 선을 천천히 구축합니다.

그러나 아직 나비와 무지개가 전부는 아닙니다. 우리가 과거에 본 것은 이 데이터가 항상 환상적일 수 있는 "시간 추적" 문제로 인해 왜곡될 수 있다는 것입니다. 다음은 두 가지 주요 문제입니다.

1. 충돌하는 프로젝트 관리 및 운영 구조

이러한 연결이 끊어진 가장 일반적인 예는 견적이 기능 또는 역할(운영 팀에서 생성)별로 분류된 경우입니다.

"x시간의 개발, xx시간의 디자인, xx시간의 프로젝트 관리 등"

프로젝트 관리 철학이 작업과 더 일치하는 반면:

"콘텐츠 개요에 X시간, 와이어프레임에 XX시간, Q/A에 XX시간 등"

이 문제는 대부분의 기관이 시간 추적 도구를 사용하는데, 그 중 프로젝트가 특정 방식으로 구성되어 있어 이러한 문제를 해결하기가 더 어렵다는 사실에 의해 악화됩니다. 하지만 도구 자체에도 흠이 없는 것은 아니다.

일반적으로 귀하의 대행사가 사용하는 명명 규칙에 문제가 있습니다. 한 프로젝트에서는 디자인 이름을 "웹 디자인"으로 지정할 수 있고 다른 프로젝트에서는 "디자이너"로 이름을 지정할 수 있습니다. 젠장, 세 번째 프로젝트에서 그들을 "그래픽 디자이너"라고 부를 수 있습니다. 모두 같은 역할이지만 다른 이름으로 불리므로 서로 다른 프로젝트에서 수평적으로 일관된 데이터를 제공하지 않습니다(비교, 분석 및 의사 결정을 위해).

2. 프로젝트 관리, 시간 및 비용 추적을 위한 적절한 도구 부족

수평으로 정렬된 명명 규칙을 사용하여 일관된 데이터 구조를 결정했다면 이를 구현하기 위해 프로젝트 관리 도구에서 무엇이 필요한지 정확히 알 수 있습니다. 그러나 각 도구가 귀하에게 "적합한" 것은 아닙니다.

조사를 하고 해당 도구가 구조의 복잡성 수준을 허용하는지 확인하고 최적의 지점을 찾으십시오. 고객에게서 항상 보는 업계 리더에는 ClickUp, Monday.com, Asana 및 Teamwork가 있습니다.

그런 다음 시간 추적 도구를 선택합니다. (시간 추적 및 프로젝트 관리를 위한) 올인원 도구일 필요는 없으며, 우리의 경험에 따르면 이러한 도구는 극히 평범하며 단일 도구에서 얻을 수 있는 유용하거나 핵심 기능을 놓치게 됩니다. , 전문 도구. 그렇게 하면 운영팀과 PM 팀이 타협 없이 작업할 수 있습니다.

프로젝트 관리 도구와 통합된 시간 추적을 사용하려는 경우 태그, 사용자 정의 필드 또는 명명 규칙을 사용하여 매번 항목을 추정에 사용하는 동일한 형식으로 다시 매핑할 수 있는지 확인하십시오. 이것이 없으면 시간 추적 데이터는 향후 추정치를 이끌어낼 때 본질적으로 가치가 없습니다.

잠시만요, 우리 팀이 시간 추적을 싫어한다면?

우린 알아. 우리도 그렇게 하는 것을 좋아하지 않지만 이 정보가 얼마나 중요한지 알고 있습니다.

정확하고 신뢰할 수 있으며 실행 가능한 시간 추적 데이터의 두 가지 필수 요소는 다음과 같습니다.

1. 규정 준수
2. 정직

시간 추적을 통해 팀을 참여시키는 것은 수행 방법을 설명하는 30분 회의 이상입니다. 대행사의 문화는 성과와 수익성을 측정하는 데 중요한 구성 요소로서 시간 추적의 중요성을 홍보해야 합니다.

팀은 또한 당신이 그들을 신뢰하지 않아서가 아니라 그것이 의사 결정에 어떤 영향을 미치기 때문에 그들이 보낸 시간에 대해 진실하고 투명한 것이 얼마나 중요한지 이해해야 합니다.

시간 추적 데이터를 사용하여 사람들을 징계하거나 경찰에 넣지 마십시오. 생산성을 측정하는 데 사용하지 마십시오. 범위가 지정되었을 때 예상한 대로 일이 진행되지 않는 방법과 이유에 대한 토론을 촉진하고 효율성을 높일 수 있는 기회를 찾는 데만 사용하십시오.

4단계: 프로세스 개선 주기

마지막으로, 우리는 우리가 가지고 있는 것을 취하고 그것을 프로세스 개선으로 바꿉니다. 이러한 개선은 작업에 대한 시간 투자의 일관성을 높여 더 많은 작업을 수행할수록 예측하기 쉽고 쉬워집니다. 추정의 관계선이 더 강해지고 프로세스 개선이 이루어짐에 따라 실제로 더 중요한 관계로 밀려나는 것을 볼 수 있습니다(아래 이미지 참조).

두 가지 프레임워크로 시작합니다.

• 배송 과정
• 프로젝트 추정 기법

전달 프로세스 - 반복

먼저 프로세스를 반복하는 데 사용하는 프레임워크를 정의하여 시작할 수 있습니다. 우리 팀은 개선할 수 있는 백로그를 만들고(일반적으로 이러한 작업 항목은 레트로 및 성능 회의에서 나옵니다) 스프린트에서 해결합니다. 그렇게 함으로써 프로세스가 개선되지만 이것이 백로그 추가를 중단한다는 의미는 아닙니다. 백로그는 끝없는 개선 주기입니다. 항상 그럴 여지가 있습니다.

보너스 - 백로그의 우선 순위를 정하기 위해 ICE 점수 를 사용합니다. 그것은 우리가 기다릴 수 있는 것을 결정하는 데 도움이 되며 그것을 구현에 관련된 노력과 관련하여 가장 큰 영향을 미치는 것과 결합합니다.

프로젝트 추정 기법 - 반복

마지막으로, 추정 기법을 정기적으로 재검토하는 것이 중요합니다. 비용 및 시간 추적을 포함하여 이전 프로젝트에서 얻은 데이터를 사용하여 범위 지정 메트릭과 매핑하려고 합니다.

프로젝트의 전체 라이브러리를 구축하고 크기, 범위, 서비스 등을 기준으로 그룹화(또는 태그 지정)할 수 있습니다. 이상적으로는 관계 라인이 점점 더 강해지고 시간이 지남에 따라 추정이 더 신뢰할 수 있게 됩니다.

최종 결과는 게시물 시작 부분에서 논의한 범위 지정 질문을 완료하는 데 걸리는 시간을 예측하는 데 도움이 되도록 데이터를 사용하는 모델에 연결하는 기능이어야 합니다.

예를 들어:

클라이언트는 30페이지의 웹사이트, 맞춤형 전자상거래 위젯, 이메일 마케팅 통합이 필요하고 약 $50,000의 예산이 있습니다.

해당 정보를 기반으로 우리는 웹사이트 복잡성 척도에서 약 5/10이라고 생각합니다(우리가 작업한 가장 복잡한 것부터 가장 덜 복잡한 것까지).

과거 프로젝트를 기반으로 다음을 추정해야 합니다.

• 32 프로젝트 관리 시간
• 65 설계 시간
• 60 개발 시간
• 18시간 품질 보증

남은 일은 판단의 마지막 10%를 적용하고 다양한 가격 시나리오 를 모델링하여 마진이 올바른 위치에 있는지 확인하는 것입니다.

프로젝트 수익성 목표

마무리하기 전에 잠시 시간을 할애하여 답해야 하는 마지막 질문은 프로젝트의 수익성이 얼마나 되어야 합니까?

물론 여기에는 약간의 뉘앙스가 있지만 사용률이 절대적으로 떨어지지 않고 클라이언트를 떠나게 할 수 있는 위치에 있다고 가정하면 60-70%에 배달 마진을 더한 것을 목표로 해야 합니다.

그게 무슨 뜻이야?

간단히 말해서 - 프로젝트를 완료하는 데 드는 비용은 프로젝트에서 가져올 기관 총수입(AGI)의 30-40%입니다.

공식은 다음과 같습니다.

납품 마진 = (대행사 총수입(AGI - 비용)/비용

정의:

대행사 총수입(AGI) 은 광고비, 인쇄예산, 외부 공급업체/파트너, 재료비 등과 같은 통과 비용을 뺀 나머지 수익입니다.

배달 비용 은 결과물을 완성하는 것과 관련된 직접 비용이며, 대부분 팀의 시간 비용과 작업을 수행하기 위해 데려오는 프리랜서 비용입니다.

정규직의 경우 시급은 연봉에 복리후생을 더한 금액을 2080시간으로 나누어 계산합니다.

시간당 비용 계산 및 이윤 계산 에 대한 자세한 내용을 읽어보십시오 .

예시:

총 프로젝트 비용: $15,000

통과 비용: $5,000

AGI: $10,000

비용: 100시간 x 평균 비용 $25/hr = $2500

배송 마진 = ($10,000 - $2,500) / $10,000 또는 75%

프로 팁:

시간당 평균 비용을 알고 있다면 ABR을 계산하고 이를 배달 마진 계산에 연결하여 배달 마진을 빠르게 읽을 수 있습니다.

예시:

프로젝트 AGI: $10,000

예상 시간: 100

시간당 평균 비용 = $35/시간

평균 청구 가능 요금 = $10,000 / 100 = $100/시간

예상 배송 마진 = ($100 - $35) / $100 = 65%