5 basit adımda müteahhitlere ve serbest çalışanlara nasıl ödeme yapılır?

Aşağıdakileri yapmanız gerekeceğinden, yüklenicilerinize ve serbest çalışanlarınıza ödeme yapmak zor olabilir:

• Çalışanlarınızı doğru bir şekilde sınıflandırdığınızdan ve yasal olarak müteahhit mi, serbest çalışan mı yoksa düzenli çalışan mı olduklarını belirlediğinizden emin olun.
• uygun bir ödeme yöntemi seçin ve çalışanınızla ödeme koşulları üzerinde anlaşın
• IRS için doğru belgeleri toplayın

Hiçbir şeyi kaçırmadığınızdan emin olmak için, müteahhitlere ve serbest çalışanlara nasıl ödeme yapacağınız hakkında bilmeniz gereken her şey burada:

Serbest çalışan vs müteahhit vs çalışan

Müteahhitlere ve serbest çalışanlara ödeme yaparken nelere dikkat etmeniz gerektiğine dair açıklamalara dalmadan önce, burada serbest çalışanları ve müteahhitleri normal çalışanlardan ayırt etmenize yardımcı olacak temel tanımlar var.

Serbest çalışan tanımı

Serbest çalışanlar (diğer adıyla bağımsız yükleniciler), aşağıdaki özelliklere sahip serbest meslek sahibi profesyonellerdir:

• Genellikle kendi işleri olan,
• Tek bir işverene uzun vadeli taahhüdünüz yok ve
• İşletmelerinde kendilerinden başka çalışanı yoktur.

Şu anda yükselişteler - bir Statista raporu, yalnızca ABD'deki serbest çalışan sayısının 2028 yılına kadar 90 milyonun üzerine çıkacağını tahmin ediyor.

Serbest çalışanlar genellikle uzaktan çalışır, aynı anda birden fazla proje ve müşteriyi üstlenir ve ardından çalışmalarını buna göre düzenler.

Aşağıdakiler dahil, çalışma rutinleriyle ilgili tüm kararları kendileri verirler:

• Ne zaman çalışacaklar,
• Nerede çalışacaklar,
• Hangi projeleri ve müşterileri üstlenecekleri ve
• Çeşitli parametrelere bağlı olarak müşterilerinden ne kadar saatlik ücret alacakları.

Serbest çalışanlar bir projeyi üstlendiğinde, müşteri ile son teslim tarihleri ​​ve proje sonuçları üzerinde anlaşırlar.

Ancak, serbest çalışanlar her zaman işin nasıl ele alındığı konusunda tek kontrole sahiptir (sonunda kararlaştırılan son tarihler ve proje sonuçları karşılandığı sürece).

Genellikle kendi vergilerini, sosyal yardımlarını ve sigortalarını ödemek zorunda olan 1099 bağımsız yüklenici olarak sınıflandırılırlar.

Müteahhit tanımı

Yüklenici, aşağıdakiler için işe alınan bir kişi veya kuruluştur:

• Malzeme sağlamak,
• Bir hizmet gerçekleştirin veya
• Sözleşmeli bir iş yapın.

Müteahhitler serbest çalışanlara benzer, ancak bazı yasal farklılıklar vardır. Genellikle bir ana ajans veya şirket tarafından belirli müşterilere dış kaynak sağlandığından, üstlenecekleri müşteriler ve projeler konusunda daha az özgürlüğe sahiptirler.

Yükleniciler serbest meslek sahibi olabilir veya olmayabilirler ve belirli bir müşteri, acente veya şirket tarafından "istihdam" koşulları, imzaladıkları sözleşmeye bağlıdır.

Müteahhitler, onlara bazı faydalar ve sigortalar sağlayan bir ana şirket veya ajans tarafından dışarıdan temin edildiğinde, tıpkı çalışanlar gibi W-2 işçileri olarak ödeme alırlar.

Dolayısıyla, temel kurumlarının bakış açısından, bu tür bir işçi düzenli bir çalışandır.

Ancak, işçinin hizmetlerini temel acentesi aracılığıyla kullanan işletme açısından, işçi bir müteahhit olarak görülmektedir.

Bu nedenle, bu işçiler genellikle W-2 yüklenicileri olarak kabul edilir.

Daha önce belirtildiği gibi, müteahhitlerin aksine, bağımsız müteahhitler (serbest çalışanlar) hiçbir zaman bir dış kaynak temel şirkete bağlı değildir ve kendi vergilerini kendileri üstlenirler.

Yükleniciler ve serbest çalışanlar çalışanlardan nasıl farklıdır?

Çalışanlar, çalışanların haklarını ve görevlerini belirleyen belirli bir iş sözleşmesi (açık veya zımni, sözlü veya yazılı) kapsamında tam zamanlı veya yarı zamanlı olarak istihdam edilen kişilerdir.

Çalışanlar maaş veya ücret karşılığında istihdam edilir ve W-2 çalışanları olarak sınıflandırılır - tüm vergileri, çalıştıkları işveren tarafından yönetilir.

Bir uzmanın çalışan mı yoksa serbest çalışan mı olduğunu belirleyen birkaç kural vardır:

• Davranışsal — İşçiyi işe alan şirket, işçinin işini nasıl yaptığını kontrol ediyor mu?
• Mali — Ödeyen, nasıl ödendiği ve tüm masraflarının geri ödenip ödenmediği gibi, işe alınan işçinin işinin ekonomik yönlerini kontrol ediyor mu?
• İlişki türü — Ödeyen ve işçiler ilişkilerini nasıl görüyor, bir sözleşme ve çalışanlara sağlanan faydalar, ilişkinin kalıcılığı vb.

Çalışanınız için ödeme yöntemlerini düşünmeden önce, IRS ile ilgili sorunlardan kaçınmak için yasal olarak W-2 yüklenicileri, 1099 bağımsız yükleniciler veya düzenli çalışanlar olarak sınıflandırıldıklarından emin olun.

Bir çalışanı nasıl doğru bir şekilde sınıflandıracağınızdan hala emin değilseniz, IRS'ye Form SS-8'i sunabilirsiniz, bu da çalışanınızın durumunu resmi olarak belirleyecektir.

Vergiler, işçi sınıflandırması ve diğer yasal konular hakkında daha fazla açıklama için resmi IRS web sitesine bakın.

W-2 yüklenicilerine nasıl ödeme yapılır?

W-2 yüklenicileri, sigortaları ve sosyal yardımları işveren tarafından ödenen çalışanlara benzer.

Başka bir deyişle, W-2 yüklenicileri, ana şirket veya acentenin bir müşterisine ve ana şirket veya acenteye atanır:

• Bazı faydaları sağlar,
• İstihdam vergilerini yönetir ve
• Belirli bir müşteri için saatlik ücretten kesinti yapar.

Örneğin, müşteriye 100$/saat üzerinden fatura kesilirse, W-2 yüklenicisi saatte 70$ kazanabilirken saatlik ücretin geri kalanı ana şirkete gider.

5 kolay adımda bağımsız yüklenicilere ödeme nasıl yapılır?

1099 bağımsız bir müteahhit, yani bir serbest çalışan kiralarsanız, onlara ödeme yaparken aşağıdaki adımları atmanız gerekir.

Adım 1: Bağımsız yüklenicinin bir W-9 formu doldurmasını sağlayın

Temelde, W-9 formu, aşağıdakiler de dahil olmak üzere, bağımsız yüklenicinin tüm tanımlayıcı bilgilerini almanıza yardımcı olmak içindir:

• İsim
• İşletme türü (Şahıs Şirketi, Şirket, Ortaklık vb.)
• Vergi Kimlik Numarası (TIN)
• sertifika

Bağımsız yükleniciniz TIN'lerini sağlamazsa, kazançlarından yedek stopaj vergilerini %24 oranında düşürmeniz gerekir.

Yedek stopaj önemlidir, aksi takdirde yükleniciden tahsil edilmemiş vergilerden siz sorumlu olursunuz.

2. Adım: Ödeme koşullarını düşünün

Ödeme koşullarını genellikle siz ve bağımsız yüklenici belirlersiniz - ve burada önceden belirlenmiş kurallar yoktur.

Büyük olasılıkla, önceden bir maliyet tahmini alacaksınız (bu, kullanılan malzemeleri ve ek hizmetleri içerecektir).

Ardından, ödemelerinizi nasıl ayrıştıracağınız konusunda anlaşabilirsiniz. Yapabilirsiniz:

1. Serbest çalışana peşin ödeme yapın – Bunu yalnızca serbest çalışanla zaten bir ilişkiniz varsa ve işi kararlaştırıldığı gibi yapacağına güveniyorsanız dikkate almanız gerektiğini unutmayın.
2. Serbest çalışana iş tamamlandıktan sonra ödeme yapın – İşte burada müteahhitin size olan güveni devreye giriyor. Tüm yüklenicilerin yalnızca proje tamamlandıktan sonra ödeme almaya istekli olmayacağını unutmayın. Ayrıca, daha küçük müteahhitler, malzemeler için önceden ödeme almadan tüm proje maliyetlerini ödeme araçlarına sahip değiller.
3. Bir yarısını peşin , diğer yarısını da tamamlandıktan sonra ödeyin - Bu, hem sizin hem de serbest çalışan için her zaman harika bir seçenektir.
4. Her dönüm noktası başına ödeme - Bu seçenek her iki taraf için de geçerlidir. Serbest çalışanlar, tüm projeyi yapma ve bunun için ödeme almama riskini almazlar. Öte yandan, serbest çalışanın ilerlemesini takip edebilirsiniz ve özensiz iş alma riskine girmezsiniz.

Ödeme koşulları belirlenirken dikkat edilmesi gerekenler

Unutmayın, birçok serbest çalışan, gerekli malzemeleri satın almak için ücretin ilk yarısına ihtiyaç duyacaktır (ve projeyi tamamladıktan sonra bunlar için geri ödeme yapılacaktır).

Aylar sürebilecek daha büyük bir projeyi devreye aldıysanız, ödemeleri farklı şekilde ayrıştırabilirsiniz, örneğin:

• Üçte birini peşin ödeyin,
• Büyük bir dönüm noktasında ikinci üçte birini ödeyin ve
• Geri kalanını proje tamamlandıktan sonra ödeyin.

Her halükarda, bağımsız yüklenici ile proje üzerinde çalışırken ortaya çıkan masrafların makbuzlarını size göndermesi için bir anlaşma yapın. Bu şekilde size avans ödemelerini nasıl harcadıklarına dair belge ve kanıt sağlarlar.

Mümkün olan en iyi müşteri/serbest çalışan ilişkisi için, sizin ve serbest çalışanın aşağıdaki durumlarda ne olacağına dair temel kuralları belirlemeniz en iyisidir:

• Müşteri işi zamanında bitirmiyor
• Yüklenici, kararlaştırılan son teslim tarihlerine ve beklenen proje sonuçlarına göre işi teslim etmiyor
• Ödemeler zamanında teslim edilmiyor

Bu şekilde, hiçbiriniz diğer tarafın anlaşmanın üzerine düşen kısmını yerine getirmemesi konusunda endişelenmenize gerek yok.

3. Adım: Ödeyeceklerini onlara ödeyin

Bağımsız bir yüklenici tutuyorsanız, kullanacağınız ödeme yöntemi konusunda onlarla önceden anlaşmanız gerekir.

Ödeme yöntemi genellikle serbest çalışanınızın konumuna bağlı olabilir. Bazı bölgeler belirli ödeme yöntemlerini desteklemez ve bazı ödeme yöntemleri, muhtemelen kaçınmak isteyeceğiniz yüksek transfer ücretleri ister.

Bir sonraki bölümde bağımsız yüklenicinize ödeme yapmak için en iyi ödeme yöntemlerini tartışacağız.

4. Adım: IRS'ye herhangi bir yedek stopaj alın

Ödeme koşulları ve yöntemi üzerinde anlaşmaya vardıktan sonra, incelemeniz gereken başka yasal ödeme konularına sahip olacaksınız.

Yükleniciniz size TIN'lerini vermemişse ve herhangi bir yedek stopajınız varsa, alıkonulan parayı IRS'ye vermeniz gerekir.

Ayrıca, stopaj yapılan tüm eyalet vergilerini doğru eyalet vergi dairelerine aldığınızdan emin olun.

Adım 5: 1099-NEC Formunu Doldurun

1099-NEC Formunu doldurarak, herhangi bir çalışan dışı tazminatı IRS'ye bildirirsiniz.

Yıl boyunca bağımsız bir yükleniciye 600 $ veya daha fazla ödeme yaptıysanız, müşteri olarak formu doldurmanız gerekir.

Bir sonraki vergi yılının 31 Ocak tarihine kadar formu doldurmanız ve kopyalarını hem IRS'ye hem de bağımsız yüklenicinize göndermeniz gerekir.

Bağımsız yüklenicilere ödeme yapmanın en iyi 6 yolu (en iyi ödeme yöntemleri)

Yüklenicinize ödeme yaparken kullanabileceğiniz en iyi ödeme yöntemini merak ediyorsanız, aşağıdakilerden birini düşünebilirsiniz.

Çekler

Depozito ücreti gerektirmediğinden çekler harika bir ödeme seçeneğidir.

Ancak, birlikte çalıştığınız bazı müteahhitler çeklere karşı temkinli olabilir çünkü çekin ödenmesini beklemek zorunda kalırlar ve çeklerin ulaşması genellikle daha uzun sürer (posta yoluyla gönderildikleri için).

Ancak, e-çek için giderseniz, bir çek postalamak için gereken süreyi ortadan kaldırabilirsiniz. Bunlar, e-posta yoluyla gönderilmeleri dışında normal kontrollerle tamamen aynı şekilde çalışır.

Çevrimiçi ödeme sistemleri

Günümüzde hem yurt içi hem de yurt dışı işlemleri gerçekleştirmeyi kolaylaştıran birçok online ödeme sistemi bulunmaktadır.

Onlardan bazıları:

• PayPal
• Payoneer
• fatura.com
• transfer yönünde
• zehir

PayPal, muhtemelen serbest çalışanlar arasında en popüler ödeme sistemidir ve yüklenicinizin muhtemelen bir PayPal hesabı olacaktır.

PayPal, tüm işlemin çevrimiçi olarak gerçekleştirildiği düşünüldüğünde, çekten daha hızlı bir seçenektir.

Ancak PayPal küresel olarak desteklenmemektedir, bu nedenle serbest çalışanınızla PayPal ödemelerini kabul edip edemediklerini kontrol etmeniz gerekir (serbest çalışanınızın ülkesinin PayPal ödemelerini kabul edip edemeyeceğini anlamak için bu kılavuza bakın).

PayPal ödemeleri mevcutsa, para transferi genellikle yaklaşık bir iş günü sürdüğü için verimli bir seçenektir (ancak bu, bölgenize de bağlı olabilir).

PayPal ve benzeri çevrimiçi ödeme sistemlerinin bir dezavantajı, genellikle yüksek ücretleridir. Örneğin, PayPal için ödeme işlem ücretleri, işlemin %3,5'ine kadar çıkabilir.

Doğrudan para yatırma (ACH ödemesi)

Doğrudan mevduat, yurt içinde para transfer etmenin harika bir yoludur. Bu nedenle, siz ve yükleniciniz aynı ülkedeyseniz, doğrudan para yatırma, onları ödemenin güvenli ve kolay bir yoludur.

ABD'de, doğrudan para yatırma işlemleri, doğrudan yüklenicinizin banka hesabına para aktarmanıza olanak tanıyan ACH sistemi aracılığıyla düzenlenir.

Elektronik transfer

Başka bir banka havalesi türü, uluslararası müteahhitlerle çalışırken ACH ödemelerine harika bir alternatif olan banka havalesidir.

Banka havaleleri, oldukça hızlı oldukları için zamana duyarlı ödemeler için harika bir seçenektir. Tipik olarak, yerel bir banka havalesi 24 saat içinde işlenir ve uluslararası bir havale birkaç gün sürebilir.

Dezavantajı, ücretlerin maliyetli olabilmesidir, bu nedenle aceleniz yoksa diğer seçenekleri değerlendirmek isteyebilirsiniz.

Kredi kartı

Kredi kartı ödemeleri, son derece güvenli oldukları ve çoğu zaman kolayca geri alınabildikleri için caziptir.

Kredi limiti ile ödeme yaptığınız için, gerçek paranızı etkileyen dolandırıcılık konusunda endişelenmenize gerek yok. Ayrıca, birçok kredi kartı şirketi sıfır dolandırıcılık sorumluluğu sunmaktadır.

Ancak, yüklenicinize kredi kartı ile ödeme yapabilmek için bankada veya alternatif bir tüccar hizmetinde bir tüccar hesabına sahip olmaları gerekir, bu nedenle bu mevcut bir seçenek olmayabilir.

Muhasebe yazılımı

Sizin ve serbest çalışanınızın ödemeleri işlemek ve bordro ve faturalandırmanın otomatik olarak yapılmasını sağlamak için kullanabileceğiniz çeşitli muhasebe yazılımı çözümleri vardır.

Bazı popüler muhasebe araçları şunları içerir:

• Google cüzdanı
• Dalga
• Gusto Bordro
• QuickBooks
• TazeKitaplar

Serbest çalışanınızla projenin saatlik ücreti konusunda anlaştıktan sonra, projeniz üzerinde çalıştıkları süreyi takip etmelerini ve faturalandırılabilir saatlerine göre size faturalandırmalarını söyleyebilirsiniz.

Faturalandırılabilir saatler nasıl izlenir

Bağımsız yükleniciniz, Clockify'da faturalandırılabilir saatlerini kolayca takip edebilir.

Uygulamayı serbest zaman izleme aracında aşağıdaki şekilde kullanabilirler:

• Saatlik ücretlerini tanımlayın,
• Projeniz üzerinde çalışmaya başladıklarında zamanlayıcıyı başlatın,
• Clockify ile kazançlarını otomatik olarak hesaplatın,
• Faturalandırılabilir süreleri hakkında bir rapor alın ve
• Sizin için bir fatura oluşturmak için raporu kullanın.

Ardından, maaş bordrosu için eksiksiz belgelere sahip olmanız için serbest çalışana faturalar oluşturmak için güvenilir faturalama yazılımı kullanma talimatı verebilirsiniz.

STANDART Clockify planındalarsa, doğrudan uygulama içinde fatura bile oluşturabilirler.

Aşağıdaki videoda Clockify ile faturalandırılabilir saatleri nasıl kolayca takip edebileceğinizi görün.

Her durumda, bağımsız yüklenicilerinize ödeme yaparken, parayı göndermeden önce vergileri kesmediğinizden emin olun.

Sonuç: Yüklenicilere ve serbest çalışanlara ödeme yapmak karmaşık olmak zorunda değil

Sonuç olarak, işçileri ödemeden önce doğru bir şekilde sınıflandırmak en önemlisidir - ödeme yönteminizi seçebilir ve işçinizle ödeme koşulları üzerinde anlaşabilirsiniz. Ancak, uygun sınıflandırma böyle bir değişken değildir.

Çalışanlarınız için vergi, sigorta ve sosyal yardımları karşılamanız gerekip gerekmediğini anlamak için çalışanınızın W-2 yüklenicisi mi, 1099 bağımsız yüklenici mi yoksa normal bir çalışan mı olduğunu ayırt etmeniz gerekir.

Ancak bağımsız yüklenicilerinize ödeme yaparken şu adımları izlemeyi unutmayın:

1. Bir W-9 formu doldurmalarını sağlayın
2. İkiniz için de en uygun ödeme yöntemini seçin
3. Onları zamanında öde
4. IRS'ye herhangi bir yedek stopaj alın
5. Tazminatı Form 1099-NEC aracılığıyla bildirin

Umarım bu blog yazısı, yüklenicilerinize ve serbest çalışanlarınıza ödeme yapmak için gerekli adımları anlamanıza ve kullanılacak en iyi ödeme yöntemini seçmenize yardımcı olmuştur.

️ Zamanını takip ediyor musun? Proje yönetimi için zaman takibini faydalı buldunuz mu? Bir proje yöneticisi olarak zamanınızı nasıl takip ediyorsunuz? Özellikle yararlı bulduğunuz bir şey var mı? Cevabınızın gelecekteki makalelerimizden birinde yer alma şansı için bize [email protected] adresinden yazın.