Comment payer les entrepreneurs et les pigistes en 5 étapes simples

Payer vos sous-traitants et pigistes peut être délicat, car vous devrez :

• assurez-vous d'avoir classé correctement vos travailleurs et déterminé s'ils sont légalement des sous-traitants, des pigistes ou des employés réguliers
• sélectionnez un mode de paiement approprié et convenez des conditions de paiement avec votre travailleur
• rassembler la bonne documentation pour l'IRS

Pour vous assurer de ne rien manquer, voici tout ce que vous devez savoir sur la façon de payer les entrepreneurs et les pigistes :

Freelance vs entrepreneur vs employé

Avant de nous plonger dans les explications sur ce que vous devez prendre en compte lors du paiement des entrepreneurs et des pigistes, voici les définitions de base qui vous aideront à distinguer les pigistes et les entrepreneurs des employés réguliers.

Définition des freelances

Les pigistes (c'est-à-dire les entrepreneurs indépendants) sont des professionnels indépendants qui :

• ont généralement leur propre entreprise,
• Ne pas avoir d'engagement à long terme envers un employeur, et
• N'ont pas d'autres employés dans leur entreprise qu'eux-mêmes.

Ils sont actuellement en hausse - un rapport de Statista prévoit que le nombre de pigistes aux États-Unis seulement montera en flèche pour atteindre plus de 90 millions d'ici 2028.

Les pigistes travaillent souvent à distance, prennent en charge plusieurs projets et clients en même temps, puis organisent leur travail en conséquence.

Ils prennent eux-mêmes toutes les décisions concernant leur routine de travail, notamment :

• Quand ils travailleront,
• Où ils travailleront,
• Quels projets et clients ils prendront en charge, et
• Quels taux horaires ils factureront à leurs clients, en fonction de divers paramètres.

Une fois que les pigistes ont entrepris un projet, ils conviennent des délais et des résultats du projet avec le client.

Mais les indépendants ont toujours le contrôle exclusif de la manière dont le travail est géré (tant que les délais convenus et les résultats du projet sont finalement respectés).

Ils sont souvent classés comme 1099 entrepreneurs indépendants , qui doivent payer leurs propres impôts, prestations et assurances.

Définition des entrepreneurs

Un entrepreneur est une personne ou une organisation embauchée pour :

• Fournir du matériel,
• Effectuer un service, ou
• Faire un travail sur une base contractuelle.

Les entrepreneurs sont similaires aux pigistes, mais il existe certaines différences juridiques. Ils ont moins de liberté quant aux clients et aux projets qu'ils prendront en charge, car ils sont généralement sous-traités à certains clients par une agence ou une société de base.

Les entrepreneurs peuvent ou non être des travailleurs indépendants, et les conditions de leur « emploi » par un client, une agence ou une entreprise en particulier dépendent du contrat qu'ils ont signé.

Lorsque les sous-traitants sont sous-traités par une société ou une agence de base, qui leur fournit des avantages et une assurance, ils sont payés en tant que travailleurs W-2, tout comme les employés.

Ainsi, du point de vue de leur agence de base, ce type de travailleur est un employé régulier.

Cependant, du point de vue de l'entreprise qui emploie les services du travailleur par l'intermédiaire de son agence de base, le travailleur est considéré comme un entrepreneur.

Ainsi, ces travailleurs sont souvent considérés comme des entrepreneurs W-2.

Comme mentionné précédemment, contrairement aux entrepreneurs, les entrepreneurs indépendants (pigistes) ne sont jamais liés à une société de base d'externalisation et gèrent leurs propres impôts.

En quoi les entrepreneurs et les pigistes diffèrent des employés

Les salariés sont des personnes physiques employées à temps plein ou à temps partiel, dans le cadre d'un contrat de travail spécifique (express ou tacite, oral ou écrit) qui précise les droits et devoirs des salariés.

Les employés sont employés pour un salaire ou un salaire et classés comme employés W-2 - toutes leurs taxes sont gérées par l'employeur pour lequel ils travaillent.

Plusieurs règles déterminent si un professionnel est salarié ou indépendant :

• Comportemental - L'entreprise qui a embauché le travailleur contrôle-t-elle la façon dont le travailleur fait son travail ?
• Financier — Le payeur contrôle-t-il les aspects économiques du travail du travailleur embauché, comme la façon dont il est payé et si toutes ses dépenses sont remboursées ?
• Type de relation — Comment le payeur et les travailleurs voient leur relation, si elle comprend un contrat et des avantages sociaux, la permanence de la relation, etc.

Avant d'envisager les méthodes de paiement de votre travailleur, assurez-vous toujours qu'il est légalement classé en tant qu'entrepreneur W-2, 1099 entrepreneurs indépendants ou employés réguliers, pour éviter les problèmes avec l'IRS.

Si vous ne savez toujours pas comment classer correctement un travailleur, vous pouvez déposer le formulaire SS-8 auprès de l'IRS, qui déterminera officiellement le statut de votre travailleur.

Pour plus de précisions sur les impôts, la classification des travailleurs et d'autres questions juridiques, consultez le site Web officiel de l'IRS.

Comment payer les entrepreneurs W-2

Les entrepreneurs W-2 sont similaires aux employés, dont l'assurance et les avantages sociaux sont payés par l'employeur.

En d'autres termes, les sous-traitants W-2 sont affectés à un client de l'entreprise ou de l'agence d'origine, et l'entreprise ou l'agence d'origine :

• Fournit certains des avantages,
• Gère les impôts sur le travail, et
• Prend une réduction du taux horaire pour un client particulier.

Par exemple, si le client est facturé 100 $/heure, l'entrepreneur W-2 peut gagner 70 $/heure, tandis que le reste du taux horaire revient à l'entreprise de base.

Comment payer les entrepreneurs indépendants en 5 étapes faciles

Si vous embauchez un entrepreneur indépendant 1099, c'est-à-dire un pigiste, vous devrez suivre les étapes suivantes lors de leur paiement.

Étape 1 : Demandez à l'entrepreneur indépendant de remplir un formulaire W-9

Essentiellement, le formulaire W-9 est destiné à vous aider à obtenir toutes les informations d'identification de l'entrepreneur indépendant, notamment :

• Nom
• Type d'entreprise (Propriétaire unique, Corporation, Partenariat, etc.)
• Numéro d'identification fiscale (NIF)
• Certificat

Si votre entrepreneur indépendant ne fournit pas son NIF, vous devrez déduire les retenues à la source de sauvegarde de ses revenus au taux de 24 %.

La retenue à la source est importante car, sinon, vous serez responsable de toutes les taxes non perçues de l'entrepreneur.

Étape 2 : Tenez compte des conditions de paiement

Vous et l'entrepreneur indépendant déterminez généralement les conditions de paiement entre vous - et il n'y a pas de règles prescrites ici.

Très probablement, vous obtiendrez une estimation des coûts à l'avance (qui inclura les matériaux utilisés et tous les services supplémentaires).

Ensuite, vous pouvez vous mettre d'accord sur la façon dont vous allez analyser vos paiements. Tu peux:

1. Payez le pigiste à l' avance - Gardez à l'esprit que vous ne devriez envisager cela que si vous avez déjà une relation avec le pigiste et faites-lui confiance pour faire le travail comme convenu.
2. Payez le pigiste une fois le travail terminé - C'est là que la confiance de l'entrepreneur en vous entre en jeu. Gardez à l'esprit que tous les entrepreneurs ne seront pas disposés à être payés seulement après l'achèvement du projet. De plus, les petits entrepreneurs n'ont tout simplement pas les moyens de payer tous les coûts du projet sans être payés à l'avance pour les matériaux.
3. Payez une moitié à l' avance et l'autre moitié à la fin - C'est toujours une excellente option, à la fois pour vous et pour le pigiste.
4. Payer pour chaque jalon — Cette option fonctionne pour les deux parties. Les pigistes ne risquent pas de faire tout le projet et de ne pas être payés pour cela. D'un autre côté, vous pouvez suivre les progrès du pigiste et ne pas risquer d'obtenir un travail bâclé.

Éléments à prendre en compte lors de la définition des conditions de paiement

N'oubliez pas que de nombreux pigistes auront besoin de la première moitié des frais pour acheter le matériel nécessaire (et qu'ils seront remboursés une fois le projet terminé).

Si vous avez commandé un projet plus important qui peut s'étendre sur plusieurs mois, vous pouvez analyser les paiements différemment, par exemple :

• Payez un tiers d'avance,
• Payer le deuxième tiers sur une grande étape, et
• Payez le reste à la fin du projet.

Dans tous les cas, convenez avec l'entrepreneur indépendant qu'il vous fera parvenir les reçus pour tous les frais encourus lors de la réalisation du projet. De cette façon, ils vous fournissent des documents et des preuves de la façon dont ils ont dépensé leur acompte.

Pour la meilleure relation client/indépendant possible, il est préférable que vous et l'indépendant définissiez les règles de base sur ce qui se passera si :

• Le client ne termine pas le travail à temps
• L'entrepreneur ne livre pas les travaux dans les délais convenus et les résultats attendus du projet
• Les paiements ne sont pas livrés à temps

De cette façon, aucun de vous n'a à s'inquiéter que l'autre partie ne remplisse pas sa part du contrat.

Étape 3 : Payez-leur ce qui leur est dû

Si vous embauchez un entrepreneur indépendant, vous devrez vous mettre d'accord avec lui sur le mode de paiement que vous utiliserez à l'avance.

Le mode de paiement peut souvent dépendre de l'emplacement de votre pigiste. Certaines régions ne prennent pas en charge certaines méthodes de paiement, et certaines méthodes de paiement demandent des frais de transfert importants que vous voudrez probablement éviter.

Nous discuterons des meilleures méthodes de paiement pour payer votre entrepreneur indépendant dans la section suivante.

Étape 4 : Obtenez toutes les retenues de sauvegarde à l'IRS

Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur les conditions et le mode de paiement, vous devrez examiner d'autres questions de paiement légales.

Si votre entrepreneur ne vous a pas fourni son TIN et que vous avez eu des retenues de réserve, vous devrez remettre l'argent retenu à l'IRS.

Assurez-vous également de remettre tous les impôts d'État retenus aux autorités fiscales compétentes.

Étape #5 : Remplissez le formulaire 1099-NEC

Vous déclarez toute rémunération non salariée à l'IRS en remplissant le formulaire 1099-NEC.

Vous, en tant que client, devez remplir le formulaire si vous avez payé 600 $ ou plus à un entrepreneur indépendant au cours de l'année.

Vous devez remplir le formulaire et envoyer des copies à la fois à l'IRS et à votre entrepreneur indépendant avant le 31 janvier de l'année d'imposition suivante.

6 meilleures façons de payer les entrepreneurs indépendants (meilleures méthodes de paiement)

Si vous vous interrogez sur la meilleure méthode de paiement à utiliser pour payer votre entrepreneur, vous voudrez peut-être envisager l'une des options suivantes.

Chèques

Les chèques sont une excellente option de paiement car ils ne nécessitent pas de frais de dépôt.

Cependant, certains entrepreneurs avec lesquels vous travaillez peuvent se méfier des chèques, car ils doivent attendre que le chèque soit encaissé, et les chèques mettent généralement plus de temps à arriver (car ils sont envoyés par la poste).

Cependant, vous pouvez éliminer le temps nécessaire pour envoyer un chèque si vous optez pour les chèques électroniques. Ceux-ci fonctionnent exactement de la même manière que les chèques réguliers, sauf qu'ils sont envoyés par e-mail.

Systèmes de paiement en ligne

Aujourd'hui, il existe de nombreux systèmes de paiement en ligne qui facilitent la réalisation de transactions, tant nationales qu'internationales.

Certains d'entre eux sont:

• Pay Pal
• Payeur
• Bill.com
• Par transfert
• Venmo

PayPal est probablement le système de paiement le plus populaire parmi les indépendants, et votre entrepreneur aura probablement un compte PayPal.

PayPal est une option plus rapide qu'un chèque, étant donné que l'intégralité de la transaction s'effectue en ligne.

Cependant, PayPal n'est pas pris en charge dans le monde entier, vous devrez donc vérifier auprès de votre pigiste s'il est en mesure d'accepter les paiements PayPal (consultez ce guide pour savoir si le pays de votre pigiste est viable pour accepter les paiements PayPal).

Si les paiements PayPal sont disponibles, ils constituent une option efficace car le transfert d'argent prend généralement environ un jour ouvrable (bien que cela puisse également dépendre de votre région).

L'un des inconvénients de PayPal et des systèmes de paiement en ligne similaires sont leurs frais souvent élevés. Par exemple, les frais de traitement des paiements pour PayPal peuvent aller jusqu'à 3,5 % de la transaction.

Dépôt direct (paiement ACH)

Les dépôts directs sont un excellent moyen de transférer de l'argent au pays. Ainsi, si vous et votre entrepreneur êtes dans le même pays, le dépôt direct est un moyen sûr et pratique de les payer.

Aux États-Unis, les dépôts directs sont organisés via le système ACH, qui vous permet de transférer de l'argent directement sur le compte bancaire de votre entrepreneur.

Virement bancaire

Un autre type de virement bancaire est le virement bancaire, qui est une excellente alternative aux paiements ACH lorsque vous travaillez avec des sous-traitants à l'international.

Les virements électroniques sont une excellente option pour les paiements urgents car ils sont assez rapides. En règle générale, un virement bancaire national sera traité dans les 24 heures et un virement international peut prendre quelques jours.

L'inconvénient est que les frais peuvent être coûteux, donc si vous n'êtes pas pressé, vous voudrez peut-être envisager d'autres options.

Carte de crédit

Les paiements par carte de crédit sont attrayants car ils sont hautement sécurisés et souvent facilement réversibles.

Puisque vous payez avec une marge de crédit, vous n'avez pas à vous soucier de la fraude affectant votre argent réel. De plus, de nombreuses sociétés de cartes de crédit offrent une responsabilité zéro fraude.

Cependant, pour pouvoir payer votre entrepreneur par carte de crédit, il doit avoir un compte marchand auprès de la banque ou d'un service marchand alternatif, il se peut donc que cette option ne soit pas disponible.

Logiciel de comptabilité

Il existe diverses solutions logicielles de comptabilité que vous et votre pigiste pouvez utiliser pour traiter les paiements et gérer automatiquement la paie et la facturation.

Certains outils comptables populaires incluent :

• portefeuille Google
• Vague
• Paie Gusto
• QuickBooks
• FreshBooks

Une fois que vous êtes d'accord avec votre pigiste sur le taux horaire du projet, vous pouvez lui demander de suivre son temps de travail sur votre projet et de vous facturer en fonction de ses heures facturables.

Comment suivre les heures facturables

Votre entrepreneur indépendant peut facilement suivre ses heures facturables dans Clockify.

Ils peuvent utiliser l'application dans l'outil de suivi du temps indépendant de la manière suivante :

• Définir leurs tarifs horaires,
• Démarrez le chronomètre lorsqu'ils commencent à travailler sur votre projet,
• Faire calculer leurs gains automatiquement avec Clockify,
• Obtenez un rapport sur leur temps facturable, et
• Utilisez le rapport pour créer une facture pour vous.

Ensuite, vous pouvez demander au pigiste d'utiliser un logiciel de facturation fiable pour créer des factures afin que vous disposiez d'une documentation complète pour la paie.

S'ils sont sur le plan STANDARD Clockify, ils peuvent même générer des factures directement dans l'application.

Découvrez comment suivre facilement les heures facturables avec Clockify dans la vidéo ci-dessous.

Dans tous les cas, lors du paiement de vos entrepreneurs indépendants, assurez-vous de ne pas retirer les taxes avant de leur envoyer l'argent.

Conclusion : Payer les entrepreneurs et les pigistes n'a pas à être compliqué

En fin de compte, il est très important de classer correctement les travailleurs avant de les payer - vous pouvez choisir votre mode de paiement et convenir des conditions de paiement avec votre travailleur. Mais, la classification appropriée n'est pas une telle variable.

Vous devrez distinguer si votre travailleur est un entrepreneur W-2, un entrepreneur indépendant 1099 ou un employé régulier pour comprendre si vous devez couvrir les impôts, les assurances et les avantages sociaux pour vos travailleurs.

Mais, lorsque vous payez vos entrepreneurs indépendants, n'oubliez pas de suivre ces étapes :

1. Demandez-leur de remplir un formulaire W-9
2. Choisissez le mode de paiement qui vous convient le mieux à tous les deux
3. Payez-les à temps
4. Obtenez toutes les retenues de sauvegarde à l'IRS
5. Déclarez l'indemnisation via le formulaire 1099-NEC

J'espère que cet article de blog vous a aidé à comprendre les étapes nécessaires pour payer vos entrepreneurs et pigistes, ainsi qu'à choisir le meilleur mode de paiement à utiliser.

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