如何通過 5 個簡單的步驟向承包商和自由職業者付款

支付您的承包商和自由職業者可能很棘手，因為您必須：

• 確保您對員工進行了正確分類，並確定他們是合法的承包商、自由職業者還是正式員工
• 選擇合適的付款方式並與您的員工商定付款條款
• 為 IRS 收集正確的文件

為確保您不會錯過任何事情，以下是您需要了解的有關如何向承包商和自由職業者付款的所有信息：

自由職業者 vs 承包商 vs 僱員

在我們深入解釋支付承包商和自由職業者時需要考慮的事項之前，這裡有一些基本定義，可以幫助您將自由職業者和承包商與普通員工區分開來。

自由職業者定義

自由職業者（又名獨立承包商）是自僱專業人士，他們：

• 通常有自己的事業，
• 對一位雇主沒有長期承諾，並且
• 除了他們自己，他們的業務中沒有其他員工。

他們目前正在上升——一份 Statista 報告預測，到 2028 年，僅美國的自由職業者數量就會飆升至超過 9000 萬。

自由職業者經常遠程工作，同時承擔多個項目和客戶，然後相應地組織他們的工作。

他們自己做出有關日常工作的所有決定，包括：

• 他們什麼時候上班，
• 他們將在哪里工作，
• 他們將承擔哪些項目和客戶，以及
• 他們將根據各種參數向客戶收取的每小時費率。

一旦自由職業者接手一個項目，他們就會與客戶就截止日期和項目成果達成一致。

但是，自由職業者始終對工作的處理方式擁有唯一的控制權（只要最終達到約定的期限和項目成果）。

他們通常被歸類為1099 個獨立承包商，他們必須支付自己的稅款、福利和保險。

承包商定義

承包商是受僱於以下目的的個人或組織：

• 提供材料，
• 執行服務，或
• 在合同的基礎上做一份工作。

承包商與自由職業者相似，但存在一定的法律差異。 他們在承擔哪些客戶和項目方面的自由度較低，因為他們通常由基礎機構或公司外包給某些客戶。

承包商可能是個體經營者，也可能不是個體經營者，特定客戶、代理機構或公司的“僱傭”條款取決於他們簽署的合同。

當承包商被一家為他們提供一些福利和保險的基礎公司或機構外包時，他們像僱員一樣獲得 W-2 工人的報酬。

所以，從他們的基地機構的角度來看，這種類型的工人是正式員工。

但是，從通過其基礎機構僱用工人服務的企業的角度來看，工人被視為承包商。

因此，這些工人通常被視為 W-2 承包商。

如前所述，與承包商不同，獨立承包商（自由職業者）從不與外包基地公司綁定，他們自己處理稅收。

承包商和自由職業者與員工有何不同

員工是根據具體的僱傭合同（明示或暗示、口頭或書面）受僱於全職或兼職的個人，該合同規定了員工的權利和義務。

員工受僱於工資或工資，並被歸類為W-2 員工——他們的所有稅款都由他們工作的雇主處理。

有幾條規則決定了專業人士是僱員還是自由職業者：

• 行為- 僱用工人的公司是否可以控制工人的工作方式？
• 財務- 付款人是否控制受僱工人工作的經濟方面，例如他們如何獲得報酬以及他們的所有費用是否都得到報銷？
• 關係類型——付款人和工人如何看待他們的關係，是否包括合同和員工福利，關係的持久性等。

在您考慮員工的付款方式之前，請務必確保他們在法律上被歸類為 W-2 承包商、1099 獨立承包商或正式員工，以避免與 IRS 發生問題。

如果您仍然不確定如何正確分類工人，您可以向 IRS 提交表格 SS-8，這將正式確定您的工人的身份。

有關稅收、工人分類和其他法律問題的更多說明，請訪問 IRS 官方網站。

如何向 W-2 承包商付款

W-2 承包商類似於僱員，他們的保險和福利由雇主支付。

換句話說，W-2 承包商被分配給基地公司或機構的客戶，基地公司或機構：

• 提供一些好處，
• 處理就業稅，以及
• 為特定客戶減少小時費率。

例如，如果客戶按 100 美元/小時計費，W-2 承包商每小時可能賺取 70 美元，而其餘的小時費率則歸基地公司所有。

如何通過 5 個簡單的步驟向獨立承包商付款

如果您僱用 1099 獨立承包商，也就是自由職業者，您在付款時必須採取以下步驟。

第 1 步：讓獨立承包商填寫 W-9 表格

從本質上講，W-9 表格旨在幫助您獲取所有獨立承包商的身份信息，包括：

• 姓名
• 業務類型（獨資經營者、公司、合夥企業等）
• 納稅人識別號 (TIN)
• 認證

如果您的獨立承包商沒有提供他們的 TIN，您必須從他們的收入中扣除 24% 的備用預扣稅。

備用預扣稅很重要，否則，您將對承包商的任何未收稅款負責。

第 2 步：考慮付款條件

您和獨立承包商通常會自行確定付款條件——這裡沒有規定的規則。

最有可能的是，您會事先獲得成本估算（其中包括使用的材料和任何附加服務）。

然後，您可以就如何解析您的付款達成一致。 你可以：

1. 預先支付自由職業者的費用——請記住，如果您已經與自由職業者建立了關係並相信他們會按照約定完成工作，那麼您應該只考慮這一點。
2. 工作完成後付錢給自由職業者——這就是承包商對你的信任發揮作用的地方。 請記住，並非所有承包商都願意在項目完成後才獲得報酬。 此外，較小的承包商根本無法支付所有項目成本而無需預先支付材料費用。
3. 預付一半，完成後支付另一半——這對您和自由職業者來說始終是一個不錯的選擇。
4. 按每個里程碑付費— 此選項適用於雙方。 自由職業者不會冒險完成整個項目而沒有得到報酬。 另一方面，你可以跟隨自由職業者的進步，而不會冒險做草率的工作。

設置付款條件時要考慮的事項

請記住，許多自由職業者需要前半部分費用來購買任何必要的材料（並在完成項目後報銷）。

如果您委託了一個可能跨越數月的大型項目，您可以以不同的方式解析付款，例如：

• 預付三分之一，
• 在一個大的里程碑上支付第二個三分之一，並且
• 項目完成後支付餘款。

無論如何，與獨立承包商達成協議，向您發送項目工作期間產生的任何費用的收據。 通過這種方式，他們為您提供文件和證明他們如何使用預付款。

為了獲得最佳的客戶/自由職業者關係，最好是您和自由職業者制定關於以下情況會發生什麼的基本規則：

• 客戶沒有按時完成工作
• 承包商未按約定的期限和預期的項目成果交付工作
• 付款未按時交付

這樣，你們都不必擔心對方不履行他們的交易部分。

第 3 步：向他們支付應得的款項

如果您要雇用獨立承包商，則必須事先與他們就您將使用的付款方式達成一致。

付款方式可能通常取決於您的自由職業者的位置。 某些地區不支持某些付款方式，並且某些付款方式要求您可能希望避免的大額轉賬費用。

我們將在下一節討論向您的獨立承包商付款的最佳付款方式。

第 4 步：向 IRS 獲取任何備用預扣稅款

一旦您就付款條款和方法達成一致，您將需要調查其他一些合法的付款事宜。

如果您的承包商沒有向您提供他們的 TIN 並且您有任何備用預扣稅款，您需要將預扣的錢交給 IRS。

此外，請確保您將所有預扣的州稅交給正確的州稅務機關。

第 5 步：填寫 1099-NEC 表格

您通過填寫 1099-NEC 表向 IRS 報告任何非僱員補償。

如果您在一年中向獨立承包商支付了 600 美元或更多，則您作為客戶必須填寫表格。

您需要在下一個納稅年度的 1 月 31 日之前填寫表格並將副本發送給 IRS 和您的獨立承包商。

向獨立承包商付款的 6 種最佳方式（最佳付款方式）

如果您想知道在向承包商付款時使用的最佳付款方式，您可能需要考慮以下其中一項。

檢查

支票是一種很好的付款方式，因為它們不需要押金。

但是，與您合作的一些承包商可能會對支票保持警惕，因為他們必須等待支票結清，而且支票通常需要更長的時間才能到達（因為它們是通過郵寄方式發送的）。

但是，如果您使用電子支票，則可以消除郵寄支票所需的時間。 這些工作方式與常規檢查完全相同，只是它們是通過電子郵件發送的。

在線支付系統

今天，有許多在線支付系統可以輕鬆進行國內和國際交易。

他們之中有一些是：

• 貝寶
• 派安盈
• 比爾網
• 轉移方式
• 文莫

PayPal 可能是自由職業者中最受歡迎的支付系統，您的承包商可能會有一個 PayPal 帳戶。

考慮到整個交易都是在線進行的，貝寶是比支票更快的選擇。

但是，全球不支持 PayPal，因此您必須與您的自由職業者核實他們是否能夠接受 PayPal 付款（查看本指南以了解您的自由職業者所在的國家/地區是否可以接受 PayPal 付款）。

如果可以使用 PayPal 付款，它們是一種有效的選擇，因為匯款通常需要大約一個工作日（儘管這也可能取決於您所在的地區）。

PayPal 和類似的在線支付系統的一個缺點是它們通常收取高額費用。 例如，PayPal 的支付處理費用最高可達交易的 3.5%。

直接存款（ACH 支付）

直接存款是在國內轉移資金的好方法。 因此，如果您和您的承包商在同一個國家/地區，直接存款是一種安全便捷的付款方式。

在美國，直接存款是通過 ACH 系統安排的，該系統允許您將資金直接轉入承包商的銀行賬戶。

電匯

另一種銀行轉賬方式是電匯，當您與國際承包商合作時，它是 ACH 付款的絕佳替代方案。

電匯是對時間敏感的付款的絕佳選擇，因為它們的速度非常快。 通常，國內電匯將在 24 小時內處理，而國際電匯可能需要幾天時間。

缺點是費用可能很昂貴，因此如果您不著急，您可能需要考慮其他選擇。

信用卡

信用卡支付很有吸引力，因為它們非常安全並且通常很容易撤銷。

由於您使用信用額度付款，因此您不必擔心欺詐會影響您的實際資金。 此外，許多信用卡公司提供零欺詐責任。

但是，為了能夠通過信用卡向您的承包商付款，他們需要在銀行或替代商戶服務中擁有一個商戶賬戶，因此這可能不是一個可用的選項。

會計軟件

您和您的自由職業者可以使用各種會計軟件解決方案來處理付款並自動處理工資單和發票。

一些流行的會計工具包括：

• 谷歌錢包
• 海浪
• 趣味工資單
• 快書
• 新鮮書

一旦您與自由職業者就項目的小時費率達成一致，您可以指示他們跟踪他們在項目上的工作時間，並根據他們的計費時間向您開具發票。

如何跟踪計費時間

您的獨立承包商可以在 Clockify 中輕鬆跟踪他們的計費時間。

他們可以通過以下方式在自由時間跟踪工具中使用該應用程序：

• 定義他們的小時費率，
• 當他們開始處理您的項目時啟動計時器，
• 使用 Clockify 自動計算他們的收入，
• 獲取有關其計費時間的報告，以及
• 使用報告為您創建發票。

然後，您可以指導自由職業者使用可靠的發票軟件來創建發票，以便您擁有完整的工資單文檔。

如果他們使用 STANDARD Clockify 計劃，他們甚至可以直接在應用程序內生成發票。

在下面的視頻中查看如何使用 Clockify 輕鬆跟踪計費時間。

無論如何，在向您的獨立承包商付款時，請確保在向他們匯款之前不要將稅款扣除。

結論：支付承包商和自由職業者不必很複雜

最後，在付款之前正確分類工人是最重要的——您可以選擇付款方式並與您的工人商定付款條款。 但是，正確的分類不是這樣的變量。

您必須區分您的工人是 W-2 承包商、1099 獨立承包商還是普通僱員，以了解您是否需要為您的工人支付稅款、保險和福利。

但是，在向您的獨立承包商付款時，請記住遵循以下步驟：

1. 讓他們填寫 W-9 表格
2. 選擇最適合你們雙方的付款方式
3. 按時付款
4. 向美國國稅局獲取任何備用預扣稅款
5. 通過表格 1099-NEC 報告賠償

希望這篇博文能夠幫助您了解向承包商和自由職業者付款所需的步驟，以及選擇使用的最佳付款方式。

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