Как платить подрядчикам и фрилансерам за 5 простых шагов

Платить своим подрядчикам и фрилансерам может быть сложно, так как вам придется:

• убедитесь, что вы правильно классифицировали своих работников и определили, являются ли они законными подрядчиками, фрилансерами или штатными сотрудниками.
• выберите подходящий способ оплаты и согласуйте условия оплаты с вашим работником
• собрать нужную документацию для IRS

Чтобы ничего не пропустить, вот все, что вам нужно знать о том, как платить подрядчикам и фрилансерам:

Фрилансер против подрядчика против работника

Прежде чем мы углубимся в объяснения того, что вам нужно учитывать при оплате труда подрядчиков и фрилансеров, вот основные определения, которые помогут вам отличить фрилансеров и подрядчиков от обычных сотрудников.

Фрилансеры определение

Фрилансеры (также известные как независимые подрядчики) — это работающие не по найму профессионалы, которые:

• Обычно имеют свой бизнес,
• Не иметь долгосрочных обязательств перед одним работодателем, и
• Не иметь других сотрудников в своем бизнесе, кроме себя.

В настоящее время они находятся на подъеме — в одном из отчетов Statista прогнозируется, что количество фрилансеров только в США к 2028 году резко возрастет и превысит 90 миллионов.

Фрилансеры часто работают удаленно, берут на себя несколько проектов и клиентов одновременно, а затем соответствующим образом организуют свою работу.

Они самостоятельно принимают все решения о своем рабочем распорядке, в том числе:

• Когда они будут работать,
• Где они будут работать,
• Какие проекты и клиентов они возьмут, и
• Какие почасовые ставки они будут взимать со своих клиентов, в зависимости от различных параметров.

Когда фрилансеры берутся за проект, они согласовывают сроки и результаты проекта с клиентом.

Но фрилансеры всегда имеют исключительный контроль над тем, как выполняется работа (при условии, что в конечном итоге соблюдаются согласованные сроки и результаты проекта).

Их часто классифицируют как 1099 независимых подрядчиков , которые должны сами платить налоги, льготы и страховку.

Определение подрядчиков

Подрядчик – это лицо или организация, нанятые для:

• Предоставляем материалы,
• Выполните услугу или
• Выполнять работу на договорной основе.

Подрядчики похожи на фрилансеров, но есть определенные юридические отличия. У них меньше свободы в отношении того, с какими клиентами и проектами они будут работать, поскольку они обычно передаются определенным клиентам базовым агентством или компанией.

Подрядчики могут быть или не быть самозанятыми, и условия их «найма» конкретным клиентом, агентством или компанией зависят от контракта, который они подписали.

Когда подрядчики нанимаются на аутсорсинг базовой компанией или агентством, которое предоставляет им некоторые льготы и страховку, им платят как работникам W-2, как и наемным работникам.

Таким образом, с точки зрения их базового агентства, этот тип работника является обычным сотрудником.

Однако с точки зрения бизнеса, который пользуется услугами работника через свое базовое агентство, работник рассматривается как подрядчик.

Таким образом, эти работники часто считаются подрядчиками W-2.

Как упоминалось ранее, в отличие от подрядчиков, независимые подрядчики (фрилансеры) никогда не привязаны к аутсорсинговой базовой компании и сами уплачивают налоги.

Чем подрядчики и фрилансеры отличаются от наемных работников

Наемные работники — это лица, работающие полный или неполный рабочий день в соответствии с конкретным трудовым договором (явно выраженным или подразумеваемым, устным или письменным), в котором определяются права и обязанности работников.

Сотрудники нанимаются на заработную плату или заработную плату и классифицируются как сотрудники W-2 - все их налоги обрабатываются работодателем, на которого они работают.

Несколько правил определяют, является ли профессионал наемным работником или фрилансером:

• Поведенческий . Контролирует ли компания, нанявшая работника, то, как работник выполняет свою работу?
• Финансовый . Контролирует ли плательщик экономические аспекты работы наемного работника, например, то, как ему платят и возмещаются ли все его расходы?
• Тип отношений — как плательщик и работники видят свои отношения, включают ли они контракт и вознаграждения работникам, постоянство отношений и т. д.

Прежде чем рассматривать способы оплаты для вашего работника, всегда убедитесь, что он юридически классифицируется как подрядчик W-2, 1099 независимых подрядчиков или штатных сотрудников, чтобы избежать проблем с IRS.

Если вы все еще не знаете, как правильно классифицировать работника, вы можете подать форму SS-8 в IRS, которая официально определит статус вашего работника.

Для получения дополнительной информации о налогах, классификации работников и других юридических вопросах посетите официальный веб-сайт IRS.

Как платить подрядчикам W-2

Подрядчики W-2 аналогичны работникам, страховка и льготы которых выплачиваются работодателем.

Другими словами, подрядчики W-2 закрепляются за клиентом базовой компании или агентства, а базовая компания или агентство:

• Предоставляет некоторые преимущества,
• Обрабатывает налоги на работу и
• Берет процент от почасовой ставки для конкретного клиента.

Например, если клиенту выставляется счет в размере 100 долларов в час, подрядчик W-2 может зарабатывать 70 долларов в час, а остальная часть почасовой ставки идет базовой компании.

Как заплатить независимым подрядчикам за 5 простых шагов

Если вы нанимаете независимого подрядчика 1099, также известного как фрилансер, вам придется предпринять следующие шаги при оплате.

Шаг № 1. Попросите независимого подрядчика заполнить форму W-9.

По сути, форма W-9 предназначена для того, чтобы помочь вам получить всю идентифицирующую информацию о независимом подрядчике, включая:

• Имя
• Тип бизнеса (Индивидуальный предприниматель, Корпорация, Партнерство и т.д.)
• Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
• Сертификация

Если ваш независимый подрядчик не предоставит свой ИНН, вам придется вычесть дополнительные удерживаемые налоги из его доходов по ставке 24%.

Резервное удержание важно, так как в противном случае вы будете нести ответственность за любые неполученные налоги с подрядчика.

Шаг № 2. Рассмотрите условия оплаты

Вы и независимый подрядчик обычно определяете условия оплаты между собой, и здесь нет установленных правил.

Скорее всего, вы получите предварительную смету (с учетом использованных материалов и любых дополнительных услуг).

Затем вы можете договориться о том, как вы будете анализировать свои платежи. Вы можете:

1. Заплатите фрилансеру вперед . Имейте в виду, что вы должны рассматривать это только в том случае, если у вас уже есть отношения с фрилансером и вы доверяете ему выполнение работы в соответствии с договоренностью.
2. Платите фрилансеру после завершения работы — здесь вступает в игру доверие подрядчика к вам. Имейте в виду, что не все подрядчики захотят получить оплату только после завершения проекта. Кроме того, более мелкие подрядчики просто не имеют средств для оплаты всех расходов по проекту, не получая предоплаты за материалы.
3. Платите одну половину авансом , а другую половину по завершении — это всегда отличный вариант как для вас, так и для фрилансера.
4. Оплата за каждую веху — этот вариант работает для обеих сторон. Фрилансеры не рискуют сделать весь проект и не получить за это деньги. С другой стороны, вы можете следить за прогрессом фрилансера и не рисковать получить небрежную работу.

Что следует учитывать при определении условий оплаты

Помните, что многим фрилансерам первая половина гонорара потребуется для покупки любых необходимых материалов (и они будут возмещены после завершения проекта).

Если вы заказали более крупный проект, который может длиться несколько месяцев, вы можете анализировать платежи по-другому, например:

• Платите одну треть вперед,
• Оплатите вторую треть на большом рубеже, и
• Оплатите остальную часть по завершении проекта.

В любом случае, договоритесь с независимым подрядчиком, чтобы он присылал вам квитанции о любых расходах, понесенных в ходе работы над проектом. Таким образом, они предоставляют вам документацию и подтверждение того, как они потратили свой авансовый платеж.

Для наилучших возможных отношений между клиентом и фрилансером лучше всего, если вы и фрилансер изложите основные правила о том, что произойдет, если:

• Клиент не заканчивает работу вовремя
• Подрядчик не выполняет работу в согласованные сроки и ожидаемые результаты проекта
• Платежи не приходят вовремя

Таким образом, никому из вас не придется беспокоиться о том, что другая сторона не выполнит свою часть сделки.

Шаг № 3. Заплатите им то, что они должны

Если вы нанимаете независимого подрядчика, вам придется заранее договориться с ним о способе оплаты, который вы будете использовать.

Способ оплаты часто может зависеть от местонахождения вашего фрилансера. Некоторые регионы не поддерживают определенные способы оплаты, а некоторые способы оплаты требуют больших комиссий за перевод, которых вы, вероятно, захотите избежать.

В следующем разделе мы обсудим лучшие способы оплаты для вашего независимого подрядчика.

Шаг № 4: Получите любые дополнительные удержания в IRS

После того как вы согласовали условия и способ оплаты, вам нужно будет разобраться с некоторыми другими юридическими вопросами оплаты.

Если ваш подрядчик не предоставил вам свой ИНН, а у вас были какие-либо дополнительные удержания, вам необходимо передать удержанные деньги в IRS.

Кроме того, убедитесь, что все удержанные налоги штата направляются в соответствующие налоговые органы штата.

Шаг № 5: Заполните форму 1099-NEC

Вы сообщаете о любых компенсациях, не являющихся работниками, в IRS, заполнив форму 1099-NEC.

Вы, как клиент, должны заполнить форму, если вы заплатили 600 долларов или более независимому подрядчику в течение года.

Вам необходимо заполнить форму и отправить копии в IRS и вашему независимому подрядчику до 31 января следующего налогового года.

6 лучших способов оплаты независимым подрядчикам (лучшие способы оплаты)

Если вам интересно, какой способ оплаты лучше всего использовать при оплате вашего подрядчика, вы можете рассмотреть один из следующих способов.

Чеки

Чеки — отличный способ оплаты, потому что они не требуют комиссии за депозит.

Но некоторые подрядчики, с которыми вы работаете, могут с опаской относиться к чекам, потому что им приходится ждать, пока чек будет выписан, а чеки обычно доставляются дольше (поскольку они отправляются по почте).

Тем не менее, вы можете сократить время, необходимое для отправки чека по почте, если вы выберете электронные чеки. Они работают точно так же, как обычные чеки, за исключением того, что они отправляются по электронной почте.

Онлайн платежные системы

На сегодняшний день существует множество онлайн-платежных систем, позволяющих легко осуществлять транзакции, как внутренние, так и международные.

Некоторые из них:

• PayPal
• Payoneer
• Bill.com
• Трансфервайз
• Венмо

PayPal, вероятно, является самой популярной платежной системой среди фрилансеров, и у вашего подрядчика, скорее всего, есть учетная запись PayPal.

PayPal — более быстрый вариант, чем чек, учитывая, что вся транзакция осуществляется онлайн.

Однако PayPal не поддерживается во всем мире, поэтому вам придется уточнить у своего фрилансера, может ли он вообще принимать платежи PayPal (ознакомьтесь с этим руководством, чтобы понять, может ли страна вашего фрилансера принимать платежи PayPal).

Если доступны платежи через PayPal, они являются эффективным вариантом, поскольку денежный перевод обычно занимает около одного рабочего дня (хотя это также может зависеть от вашего региона).

Одним из недостатков PayPal и аналогичных систем онлайн-платежей является их часто высокая комиссия. Например, комиссия за обработку платежей для PayPal может достигать 3,5% от суммы транзакции.

Прямой депозит (платеж ACH)

Прямые депозиты — отличный способ перевести деньги внутри страны. Таким образом, если вы и ваш подрядчик находитесь в одной стране, прямой депозит — это безопасный и удобный способ оплаты.

В США прямые депозиты организуются через систему ACH, которая позволяет вам переводить деньги непосредственно на банковский счет вашего контрагента.

Передача по проводам

Другим типом банковского перевода является банковский перевод, который является отличной альтернативой платежам ACH, когда вы работаете с подрядчиками на международном уровне.

Банковские переводы — отличный вариант для срочных платежей, поскольку они выполняются довольно быстро. Как правило, внутренний банковский перевод обрабатывается в течение 24 часов, а международный перевод может занять пару дней.

Недостатком является то, что сборы могут быть дорогостоящими, поэтому, если вы не спешите, вы можете рассмотреть другие варианты.

Кредитная карта

Платежи по кредитным картам привлекательны, потому что они очень безопасны и часто легко обратимы.

Поскольку вы платите с помощью кредитной линии, вам не нужно беспокоиться о мошенничестве, затрагивающем ваши реальные деньги. Более того, многие компании, выпускающие кредитные карты, предлагают нулевую ответственность за мошенничество.

Однако, чтобы иметь возможность платить вашему подрядчику с помощью кредитной карты, у него должен быть торговый счет в банке или альтернативной торговой службе, поэтому этот вариант может быть недоступен.

Бухгалтерское программное обеспечение

Существуют различные программные решения для бухгалтерского учета, которые вы и ваш фрилансер можете использовать для обработки платежей и автоматической обработки заработной платы и выставления счетов.

Некоторые популярные инструменты бухгалтерского учета включают в себя:

• Google Кошелек
• Волна
• Вкус заработной платы
• QuickBooks
• Фрешбукс

После того, как вы договоритесь со своим фрилансером о почасовой ставке за проект, вы можете поручить ему отслеживать время, затрачиваемое на работу над вашим проектом, и выставлять вам счет на основе оплачиваемых часов.

Как отслеживать оплачиваемые часы

Ваш независимый подрядчик может легко отслеживать свои оплачиваемые часы в Clockify.

Они могут использовать приложение в инструменте учета рабочего времени для фрилансеров следующим образом:

• Определите их почасовые ставки,
• Запустите таймер, когда они начнут работать над вашим проектом,
• Рассчитывайте свои доходы автоматически с помощью Clockify,
• Получите отчет о оплачиваемом времени и
• Используйте отчет, чтобы создать счет для вас.

Затем вы можете поручить фрилансеру использовать надежное программное обеспечение для выставления счетов для создания счетов, чтобы у вас была полная документация для расчета заработной платы.

Если они используют план STANDARD Clockify, они могут даже создавать счета прямо в приложении.

Посмотрите видео ниже, как легко отслеживать оплачиваемые часы с помощью Clockify.

В любом случае, платя своим независимым подрядчикам, убедитесь, что вы не вычли налоги, прежде чем отправлять им деньги.

Вывод: оплата подрядчиков и фрилансеров не должна быть сложной

В конце концов, правильная классификация работников перед их оплатой является наиболее важной — вы можете выбрать способ оплаты и согласовать условия оплаты со своим работником. Но правильная классификация не является такой переменной.

Вам нужно будет определить, является ли ваш работник подрядчиком W-2, независимым подрядчиком 1099 или обычным сотрудником, чтобы понять, нужно ли вам покрывать налоги, страховку и льготы для ваших работников.

Но при оплате своим независимым подрядчикам не забудьте выполнить следующие шаги:

1. Попросите их заполнить форму W-9
2. Выберите способ оплаты, который подходит вам обоим
3. Платите им вовремя
4. Получите любые резервные удержания в IRS
5. Сообщите о компенсации через форму 1099-NEC.

Надеюсь, эта запись в блоге помогла вам понять шаги, необходимые для оплаты вашим подрядчикам и фрилансерам, а также выбрать лучший способ оплаты.

️ Следите ли вы за своим временем? Считаете ли вы, что отслеживание времени полезно для управления проектами? Как вы следите за своим временем в качестве руководителя проекта? Есть ли что-то, что вы нашли особенно полезным? Напишите нам по адресу [email protected], чтобы ваш ответ был опубликован в одной из наших будущих статей.