Sözleşme Yenileme İş Akışları Rehberiniz

Sözleşme yenileme iş akışı nedir?

Sözleşme yenileme iş akışları, sözleşmelerinizin her yıl yenilenmesini sağlamak için kullanabileceğiniz en güçlü araçlardan biridir.

Bir sözleşme için sözleşme yenileme iş akışı oluşturduğunuzda, sözleşmeyi baştan sona yenileme süreci boyunca taşımayı ele alacak otomatik bir süreç oluşturursunuz. Ayrıca, sözleşmenin her bir bölümünden kimin sorumlu olacağını ve gelecek görevleriyle ilgili bildirimleri ne zaman ve nasıl alacaklarını da belirlersiniz.

Sonuç?

Sözleşmeler her seferinde zamanında yenilenir - sizin tarafınızdan herhangi bir manuel çaba veya kaçırılmış ayrıntılar ve kayıp anlaşmalar olasılığı olmadan.

Sözleşme yenileme iş akışı neden önemlidir?

Sözleşmeler bir işletmenin can damarıdır. Müşterileriniz, satıcılarınız ve ortaklarınızla tutarlı ilişkiler sürdürmek için onlara ihtiyacınız var. Ancak veritabanınızda yüzlerce veya binlerce sözleşme olduğunda, birinin çatlaklardan geçmesi kolaydır.

Daha da kötüsü, kaçırılan bir sözleşme yenilemesi, yıllık gelirde büyük bir darbe veya daha da kötüsü yasal cezalar anlamına gelebilir. Maliyetli hatalardan kaçınmak için tüm sözleşmelerinizi ve yenilemelerinizi takip etmeniz önemlidir.

Sözleşme yenileme iş akışları için büyük bir değer, size yaklaşan sona erme sürelerini gerçekleşmeden önce göstermesidir. Bu şekilde, mevcut sözleşmeniz sona ermeden önce şartları yeniden müzakere etmek veya müzakere aşamasına yeniden girmek için zamanınız olur ve başarılı bir ortaklık sağlanır.

Sözleşme yenileme iş akışını benzersiz kılan nedir?

Sözleşme yenileme iş akışları, sözleşme onayı ve müzakere iş akışlarına benzer. Onları benzersiz yapan şey adındadır: yenilemeler. Mevcut tüm sözleşmelerin bir fesih tarihi vardır ve işletmenizin sizinkini yeniden imzalama ve yenileme fırsatını kaçırmasını istemiyorsanız, bunların üstesinden gelmek için bir iş akışınız olmalıdır.

Sözleşme yenileme süresi ayrıca aşağıdakiler için harika bir fırsat olabilir:

• Müşterinizin ürününüzden/hizmetinizden hala memnun olduğundan emin olun.

• Çalkalanma riski altındaki müşterileri belirleyin.

• Yeni ürün ve özelliklerin üst satışını/çapraz satışını yapın.

Sözleşme yenilemeleri nasıl oluşturulur

Bir son teslim tarihine karşı olduğunuzu hayal edin.

En önemli müşterilerinizden biriyle sözleşmenizi yenilemenin zamanı geldi ve şartları tam olarak belirlemeniz gerekiyor.

İhtiyacınız olan tüm bilgi ve imzalara, doğru sırayla, doğru zamanda sahip olduğunuzdan emin olmanız gerekir.

Ama her şeyin yolunda gittiğinden nasıl emin olabilirsiniz?

İşte burada bir sözleşme yenileme iş akışı devreye girer.

Sözleşme yenileme yönetimi, geleneksel olarak manuel ve sistematik olmayan bir süreçtir ve sözleşme yenilemelerinin durumunu takip etmeyi zorlaştırır. İşlem genellikle e-posta, elektronik tablolar ve diğer bağlantısız araçlar aracılığıyla tamamlanır. Bu, önemli sözleşme ayrıntılarını ve son teslim tarihlerini takip etmeyi zorlaştırarak kaçırılan fırsatlara ve hatta maliyetli fazla ödemelere yol açar.

Sözleşme yenileme iş akışınızı nasıl kurar / optimize edersiniz

Bunu önlemek için birçok şirket, sözleşme yenileme sürecini kolaylaştırmak için sözleşme otomasyon yazılımına yöneliyor. Sözleşme otomasyonu, zamanında tamamlanan sözleşme yenileme hacmini en üst düzeye çıkarmak için kuruluşların sözleşme yenilemelerini proaktif ve hızlı bir şekilde gözden geçirmelerine yardımcı olur.

Çoğu şirket için yenileme iş akışları, bir elektronik tabloda yönetilemeyecek kadar karmaşıktır. Bu nedenle Proposify, ürünümüze hazır, yapılandırılabilir sözleşme yenileme iş akışları ekledi. Proposify'ın iş akışı aracıyla şunları yapabilirsiniz:

• İlk erişim, müşteri geri bildirimi ve dahili inceleme için aşamaları kolayca ayarlayın.

  

• Doğrudan iş akışı aracında yenileme teklifleri oluşturun, ardından bunları ek geri bildirim ve e-İmzalar için müşterilere atayın.

• Satış sürecinize tamamen uyarlanmaları için aşamalarınızı son tarihler, hatırlatıcılar ve diğer özel ayrıntılarla bir dizi farklı şekilde yapılandırın.

• Ekibinizin performansını izlemek ve tüm darboğazları veya iyileştirme alanlarını belirlemek için gösterge tablosundaki iş akışı raporlamanızı özelleştirin.

Profesyonel İpucu: Kendiniz için kolaylaştırın ve Proposify'ın sözleşme şablonu kitaplığını kullanarak başlayın

Sözleşme yenileme sürecini neden otomatikleştirmelisiniz?

Büyük bir şirket için yenilemeleri işlemek kolay bir iş değildir—muhtemelen düzenli aralıklarla ele alınması gereken düzinelerce, hatta yüzlerce farklı türde sözleşme vardır. Bu yenilemeleri manuel olarak yönetiyorsanız, belgeleri e-postayla göndermek ve telefon görüşmeleri yapmak gibi yoğun işlerle muhtemelen gereğinden fazla zaman harcıyorsunuzdur.

Otomatik bir sözleşme yenileme süreciyle, son teslim tarihlerini kaçırma veya evrak işlerinde geç kalma konusunda endişelenmenize gerek yok. Bunun yerine, bir sözleşmenin ilgilenilmesi gerektiğinde veya yenilenmeye hazır olduğunda ekibinizi uyaracak bilgi istemleri ayarlamak için bir iş akışı aracı kullanabilirsiniz. Her şey tek bir yerde izlenir ve bildirimler önceden planlanır. Bu, insan hatasından kaynaklanan manuel hata veya gecikme olasılığını önler. Her şeyden önce, iş akışı ayarlandıktan sonra, tüm bunları parmağınızı bile kıpırdatmadan yapabilirsiniz!

Sözleşme yenileme iş akışınız için yaygın tuzaklardan / en iyi uygulamalardan nasıl kaçınılır?

Sözleşme yenileme iş akışları, zaman alan görevleri otomatikleştirme ve müşteri takibi için harcanan zamanı azaltma yetenekleriyle tanımlanır. Bu teoride kulağa harika gelse de, bilmeniz gereken bazı dezavantajlar vardır:

1. Önünde çok iş var

2. Bireyselleştirilmiş ilgi gösterme fırsatlarını kaçırabilirsiniz

3. Hatalar büyütülebilir

Bir sözleşme yenileme iş akışı otomasyonunun oluşturulması ve uygulanması zaman ve çaba gerektirir. Tüm süreç iyileştirmeleri gibi, değerlendirilmesi gereken bir zaman ve kaynak yatırımıdır. Pek çok işletme, sonunda işin ön planda tutulmasının, işletmeye sağladığı fayda ile doğrulandığına karar verir. “Uzun vadeli kazanç için kısa vadeli acılar” dedikleri gibi; Sözleşme yenileme iş akışını otomatikleştirmek, önceden çok çalışma gerektirir, ancak uzun vadede zaman kazandıracaktır.

Dikkate alınması gereken başka bir şey de kişisel kişiselleştirmedir; bazı müşteriler otomatik e-postalar ve takipler konusunda sorun yaşamazlar, bazıları ise ertesi yıl el yazısıyla yazılmış bir mektup almadıklarında veya yenileme zamanı geldiğinde güvenilir bir danışmandan bir çağrı almadıklarında kendilerini küçümsenmiş hissedebilirler. Hangi müşterilerin daha fazla kişisel bakıma ihtiyaç duyabileceğini bilmek, özellikle de otomatik bir e-posta ile değil, şahsen desteklenmesi gereken daha büyük sözleşme ilişkileri için size kalmış.

Ve son olarak, otomasyonlarınızda hata yapmamak için ekstra, ekstra dikkatli olmanız gerekecek. Buradaki bir yazım hatası veya kopuk bir bağlantı, bir müşteri için önemli olmayabilir, ancak bu otomatik olarak gerçekleşir ve her müşteriye gönderilirse, telafi etmeniz gereken çok şey olacaktır.

Çözüm

Gelir akışınızı korumak, her serbest çalışanın günlük operasyonlarının önemli bir parçasıdır. Sözleşme yenileme iş akışı, çok fazla zaman ayırmadan ve yenilemelere odaklanmadan mümkün olduğunca sık ödeme almanızı sağlamak için mükemmel bir stratejidir. Dikkat etmeniz gereken bazı tuzaklar vardır, ancak sağduyulu davranırsanız ve her zaman sözleşmelerinizin durumunu dikkatle izlerseniz, iş akışınız kısa sürede sorunsuz bir şekilde işlemeye başlayacaktır.