Cómo pagar a contratistas y autónomos en 5 sencillos pasos

Pagar a sus contratistas y autónomos puede ser complicado, ya que tendrá que:

• asegúrese de haber clasificado correctamente a sus trabajadores y determine si son contratistas legales, autónomos o empleados regulares
• seleccione un método de pago adecuado y acuerde las condiciones de pago con su trabajador
• reunir la documentación correcta para el IRS

Para asegurarte de no perderte nada, aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre cómo pagar a contratistas y autónomos:

Freelancer vs contratista vs empleado

Antes de profundizar en las explicaciones sobre lo que debe tener en cuenta al pagar a los contratistas y autónomos, estas son las definiciones básicas que le ayudarán a distinguir a los autónomos y contratistas de los empleados regulares.

Definición de autónomos

Los autónomos (también conocidos como contratistas independientes) son profesionales autónomos que:

• Típicamente tienen su propio negocio,
• No tener un compromiso a largo plazo con un empleador, y
• No tener otros empleados en su negocio más que ellos mismos.

Actualmente están en aumento: un informe de Statista pronostica que la cantidad de trabajadores independientes solo en los EE. UU. se disparará a más de 90 millones para 2028.

Los autónomos a menudo trabajan de forma remota, asumen múltiples proyectos y clientes al mismo tiempo y luego organizan su trabajo en consecuencia.

Toman todas las decisiones sobre su rutina de trabajo por su cuenta, incluyendo:

• Cuando van a trabajar,
• donde van a trabajar,
• Qué proyectos y clientes aceptarán, y
• Qué tarifas por hora cobrarán a sus clientes, dependiendo de varios parámetros.

Una vez que los autónomos asumen un proyecto, acuerdan los plazos y los resultados del proyecto con el cliente.

Sin embargo, los autónomos siempre tienen el control exclusivo sobre cómo se maneja el trabajo (siempre que al final se cumplan los plazos acordados y los resultados del proyecto).

A menudo se clasifican como contratistas independientes 1099 , que tienen que pagar sus propios impuestos, beneficios y seguros.

Definición de contratistas

Un contratista es una persona u organización contratada para:

• Proporcionar materiales,
• realizar un servicio, o
• Hacer un trabajo sobre una base de contrato.

Los contratistas son similares a los autónomos, pero existen ciertas diferencias legales. Tienen menos libertad en términos de qué clientes y proyectos aceptarán, ya que generalmente una agencia o empresa base los subcontrata a ciertos clientes.

Los contratistas pueden o no ser autónomos, y los términos de su “empleo” por parte de un cliente, agencia o empresa en particular dependen del contrato que hayan firmado.

Cuando los contratistas son subcontratados por una empresa o agencia base, que les brinda algunos beneficios y seguros, se les paga como trabajadores W-2, al igual que los empleados.

Entonces, desde la perspectiva de su agencia base, este tipo de trabajador es un empleado regular.

Sin embargo, desde la perspectiva de la empresa que emplea los servicios del trabajador a través de su agencia base, el trabajador es visto como un contratista.

Por lo tanto, estos trabajadores a menudo se consideran contratistas W-2.

Como se mencionó anteriormente, a diferencia de los contratistas, los contratistas independientes (trabajadores autónomos) nunca están vinculados a una empresa base de subcontratación y manejan sus propios impuestos.

En qué se diferencian los contratistas y los autónomos de los empleados

Los empleados son individuos empleados a tiempo completo o parcial, bajo un contrato de trabajo específico (explícito o implícito, oral o escrito) que especifica los derechos y deberes de los empleados.

Los empleados están empleados por un salario o salario, y se clasifican como empleados W-2 ; todos sus impuestos son manejados por el empleador para el que trabajan.

Varias reglas determinan si un profesional es un empleado o un trabajador autónomo:

• Comportamiento : ¿La empresa que contrató al trabajador tiene el control de cómo el trabajador hace su trabajo?
• Financiero : ¿Tiene el pagador el control de los aspectos económicos del trabajo del trabajador contratado, como la forma en que se les paga y si se reembolsan todos sus gastos?
• Tipo de relación : cómo el pagador y los trabajadores ven su relación, si incluye un contrato y beneficios para los empleados, la permanencia de la relación, etc.

Antes de considerar los métodos de pago para su trabajador, siempre asegúrese de que esté clasificado legalmente como contratistas W-2, contratistas independientes 1099 o empleados regulares, para evitar problemas con el IRS.

Si aún no está seguro de cómo clasificar correctamente a un trabajador, puede presentar el formulario SS-8 ante el IRS, que determinará oficialmente el estado de su trabajador.

Para obtener más aclaraciones sobre impuestos, clasificación de trabajadores y otros asuntos legales, consulte el sitio web oficial del IRS.

Cómo pagar a los contratistas W-2

Los contratistas W-2 son similares a los empleados, cuyo seguro y beneficios son pagados por el empleador.

En otras palabras, los contratistas W-2 se asignan a un cliente de la empresa o agencia base, y la empresa o agencia base:

• Proporciona algunos de los beneficios,
• Maneja los impuestos sobre el empleo, y
• Toma una parte de la tarifa por hora para un cliente en particular.

Por ejemplo, si al cliente se le factura $100/hora, el contratista W-2 puede ganar $70/hora, mientras que el resto de la tarifa por hora va a la empresa base.

Cómo pagar a contratistas independientes en 5 sencillos pasos

Si contrata a un contratista independiente 1099, también conocido como autónomo, deberá seguir los siguientes pasos al pagarle.

Paso #1: Haga que el contratista independiente llene un formulario W-9

En esencia, el formulario W-9 está destinado a ayudarlo a obtener toda la información de identificación del contratista independiente, que incluye:

• Nombre
• Tipo de negocio (Propietario único, Corporación, Sociedad, etc.)
• Número de Identificación del Contribuyente (TIN)
• Certificación

Si su contratista independiente no proporciona su TIN, tendrá que deducir los impuestos de retención de respaldo de sus ganancias a una tasa del 24 %.

La retención de respaldo es importante ya que, de lo contrario, será responsable de los impuestos no recaudados del contratista.

Paso #2: Considere las condiciones de pago

Usted y el contratista independiente generalmente determinan los términos de pago entre ustedes, y aquí no hay reglas prescritas.

Lo más probable es que obtenga una estimación del costo de antemano (que incluirá los materiales utilizados y cualquier servicio adicional).

Luego, puede acordar cómo analizará sus pagos. Puedes:

1. Pague al freelancer por adelantado : tenga en cuenta que solo debe considerar esto si ya tiene una relación con el freelancer y confía en que hará el trabajo según lo acordado.
2. Pague al trabajador independiente después de que se complete el trabajo : aquí es donde entra en juego la confianza del contratista en usted. Tenga en cuenta que no todos los contratistas estarán dispuestos a recibir el pago solo después de la finalización del proyecto. Además, los contratistas más pequeños simplemente no tienen los medios para pagar todos los costos del proyecto sin que se les paguen los materiales por adelantado.
3. Pague la mitad por adelantado y la otra mitad al finalizar : esta siempre es una excelente opción, tanto para usted como para el trabajador independiente.
4. Pagar por cada hito : esta opción funciona para ambas partes. Los autónomos no se arriesgan a hacer todo el proyecto y no recibir ningún pago por ello. Por otro lado, puede seguir el progreso del trabajador independiente y no correr el riesgo de obtener un trabajo descuidado.

Aspectos a tener en cuenta al establecer las condiciones de pago

Recuerde, muchos trabajadores independientes necesitarán la primera mitad de la tarifa para comprar los materiales necesarios (y se les reembolsará después de completar el proyecto).

Si ha encargado un proyecto más grande que puede durar meses, puede analizar los pagos de manera diferente, por ejemplo:

• Pague un tercio por adelantado,
• Pague el segundo tercio en un hito grande, y
• Paga el resto al finalizar el proyecto.

En cualquier caso, haga un acuerdo con el contratista independiente para que le envíe los recibos de los gastos incurridos mientras trabajaba en el proyecto. De esta forma, te brindan documentación y prueba de cómo gastaron su anticipo.

Para lograr la mejor relación cliente/trabajador independiente posible, es mejor que usted y el trabajador independiente establezcan las reglas básicas sobre lo que sucederá si:

• El cliente no termina el trabajo a tiempo.
• El contratista no entrega el trabajo en los plazos acordados y los resultados esperados del proyecto.
• Los pagos no se entregan a tiempo.

De esta manera, ninguno de los dos tiene que preocuparse de que la otra parte no cumpla con su parte del trato.

Paso #3: Págueles lo que se les debe

Si está contratando a un contratista independiente, deberá ponerse de acuerdo con ellos sobre el método de pago que utilizará por adelantado.

El método de pago a menudo puede depender de la ubicación de su trabajador independiente. Algunas regiones no admiten ciertos métodos de pago, y algunos métodos de pago solicitan grandes tarifas de transferencia que probablemente querrá evitar.

Discutiremos los mejores métodos de pago para pagarle a su contratista independiente en la siguiente sección.

Paso #4: Solicite al IRS cualquier retención adicional

Una vez que haya acordado los términos y el método de pago, tendrá que investigar otros asuntos legales de pago.

En caso de que su contratista no le haya proporcionado su TIN y haya tenido retenciones adicionales, deberá enviar el dinero retenido al IRS.

Además, asegúrese de enviar todos los impuestos estatales retenidos a las autoridades fiscales estatales correspondientes.

Paso #5: Complete el Formulario 1099-NEC

Usted informa cualquier compensación que no sea de un empleado al IRS completando el Formulario 1099-NEC.

Usted, como cliente, debe completar el formulario si pagó $600 o más a un contratista independiente durante el transcurso del año.

Debe completar el formulario y enviar copias tanto al IRS como a su contratista independiente antes del 31 de enero del siguiente año fiscal.

Las 6 mejores formas de pagar a los contratistas independientes (mejores métodos de pago)

Si se pregunta cuál es el mejor método de pago para pagar a su contratista, puede considerar uno de los siguientes.

cheques

Los cheques son una excelente opción de pago porque no requieren cargos por depósito.

Sin embargo, algunos contratistas con los que está trabajando pueden desconfiar de los cheques porque tienen que esperar a que el cheque se cobre, y los cheques generalmente tardan más en llegar (ya que se envían por correo).

Sin embargo, puede eliminar el tiempo que lleva enviar un cheque por correo si opta por los cheques electrónicos. Estos funcionan exactamente de la misma manera que los cheques regulares, excepto que se envían por correo electrónico.

Sistemas de pago en línea

Hoy en día, existen muchos sistemas de pago en línea que facilitan la realización de transacciones, tanto nacionales como internacionales.

Algunos de ellos son:

• Paypal
• Payoneer
• factura.com
• Transferencia
• Venmo

PayPal es probablemente el sistema de pago más popular entre los autónomos y es probable que su contratista tenga una cuenta de PayPal.

PayPal es una opción más rápida que un cheque, considerando que toda la transacción se realiza en línea.

Sin embargo, PayPal no es compatible a nivel mundial, por lo que deberá consultar con su trabajador independiente si puede aceptar pagos de PayPal (consulte esta guía para comprender si el país de su trabajador independiente es viable para aceptar pagos de PayPal).

Si los pagos de PayPal están disponibles, son una opción eficiente porque la transferencia de dinero generalmente demora aproximadamente un día hábil (aunque esto también puede depender de su región).

Una desventaja de PayPal y sistemas de pago en línea similares son sus tarifas a menudo elevadas. Por ejemplo, las tarifas de procesamiento de pagos de PayPal pueden llegar hasta el 3,5 % de la transacción.

Depósito directo (pago ACH)

Los depósitos directos son una excelente manera de transferir dinero a nivel nacional. Por lo tanto, si usted y su contratista se encuentran en el mismo país, el depósito directo es una forma segura y conveniente de pagarles.

En los EE. UU., los depósitos directos se organizan a través del sistema ACH, que le permite transferir dinero directamente a la cuenta bancaria de su contratista.

Transferencia bancaria

Otro tipo de transferencia bancaria es la transferencia bancaria, que es una excelente alternativa a los pagos ACH cuando trabaja con contratistas a nivel internacional.

Las transferencias bancarias son una excelente opción para pagos urgentes, ya que son bastante rápidas. Por lo general, una transferencia bancaria nacional se procesará dentro de las 24 horas, y una transferencia internacional puede demorar un par de días.

La desventaja es que las tarifas pueden ser costosas, por lo que si no tiene prisa, es posible que desee considerar otras opciones.

Tarjeta de crédito

Los pagos con tarjeta de crédito son atractivos porque son muy seguros y, a menudo, fácilmente reversibles.

Como está pagando con una línea de crédito, no tiene que preocuparse de que el fraude afecte su dinero real. Además, muchas compañías de tarjetas de crédito ofrecen cero responsabilidad por fraude.

Sin embargo, para poder pagarle a su contratista con tarjeta de crédito, debe tener una cuenta comercial con el banco o un servicio comercial alternativo, por lo que es posible que esta no sea una opción disponible.

Programa de contabilidad

Hay varias soluciones de software de contabilidad que usted y su trabajador independiente pueden usar para procesar pagos y gestionar automáticamente la nómina y la facturación.

Algunas herramientas de contabilidad populares incluyen:

• Cartera de Google
• Ola
• Gusto Nómina
• QuickBooks
• FreshBooks

Una vez que esté de acuerdo con su trabajador independiente sobre la tarifa por hora para el proyecto, puede indicarle que realice un seguimiento de su tiempo trabajando en su proyecto y le facture en función de sus horas facturables.

Cómo hacer un seguimiento de las horas facturables

Su contratista independiente puede rastrear fácilmente sus horas facturables en Clockify.

Pueden usar la aplicación en la herramienta de seguimiento de tiempo independiente de la siguiente manera:

• Definir sus tarifas por hora,
• Inicie el temporizador cuando comiencen a trabajar en su proyecto,
• Haga que sus ganancias se calculen automáticamente con Clockify,
• Obtener un informe sobre su tiempo facturable, y
• Utilice el informe para crear una factura para usted.

Luego, puede indicarle al profesional independiente que use un software de facturación confiable para crear facturas, de modo que tenga la documentación completa para la nómina.

Si están en el plan ESTÁNDAR de Clockify, incluso pueden generar facturas directamente dentro de la aplicación.

Vea cómo rastrear fácilmente las horas facturables con Clockify en el video a continuación.

En cualquier caso, cuando pague a sus contratistas independientes, asegúrese de no sacar los impuestos antes de enviarles el dinero.

Conclusión: Pagar a contratistas y autónomos no tiene por qué ser complicado

Al final, lo más importante es clasificar correctamente a los trabajadores antes de pagarles: puede elegir su método de pago y acordar las condiciones de pago con su trabajador. Pero, la clasificación adecuada no es una variable de este tipo.

Deberá distinguir si su trabajador es un contratista W-2, un contratista independiente 1099 o un empleado regular para comprender si necesita cubrir los impuestos, el seguro y los beneficios para sus trabajadores.

Pero, cuando pague a sus contratistas independientes, recuerde seguir estos pasos:

1. Pídeles que llenen un formulario W-9
2. Elija el método de pago que mejor funcione para ambos
3. Págalos a tiempo
4. Obtenga cualquier retención adicional al IRS
5. Reportar la compensación a través del Formulario 1099-NEC

Con suerte, esta publicación de blog lo ha ayudado a comprender los pasos necesarios para pagar a sus contratistas y trabajadores independientes, así como a elegir el mejor método de pago para usar.

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