如何通过 5 个简单的步骤向承包商和自由职业者付款

支付您的承包商和自由职业者可能很棘手，因为您必须：

• 确保您对员工进行了正确分类，并确定他们是合法的承包商、自由职业者还是正式员工
• 选择合适的付款方式并与您的员工商定付款条款
• 为 IRS 收集正确的文件

为确保您不会错过任何事情，以下是您需要了解的有关如何向承包商和自由职业者付款的所有信息：

自由职业者 vs 承包商 vs 雇员

在我们深入解释支付承包商和自由职业者时需要考虑的事项之前，这里有一些基本定义，可以帮助您将自由职业者和承包商与普通员工区分开来。

自由职业者定义

自由职业者（又名独立承包商）是自雇专业人士，他们：

• 通常有自己的事业，
• 对一位雇主没有长期承诺，并且
• 除了他们自己，他们的业务中没有其他员工。

他们目前正在上升——一份 Statista 报告预测，到 2028 年，仅美国的自由职业者数量就会飙升至超过 9000 万。

自由职业者经常远程工作，同时承担多个项目和客户，然后相应地组织他们的工作。

他们自己做出有关日常工作的所有决定，包括：

• 他们什么时候上班，
• 他们将在哪里工作，
• 他们将承担哪些项目和客户，以及
• 他们将根据各种参数向客户收取的每小时费率。

一旦自由职业者接手一个项目，他们就会与客户就截止日期和项目成果达成一致。

但是，自由职业者始终对工作的处理方式拥有唯一的控制权（只要最终达到约定的期限和项目成果）。

他们通常被归类为1099 个独立承包商，他们必须支付自己的税款、福利和保险。

承包商定义

承包商是受雇于以下目的的个人或组织：

• 提供材料，
• 执行服务，或
• 在合同的基础上做一份工作。

承包商与自由职业者相似，但存在一定的法律差异。 他们在承担哪些客户和项目方面的自由度较低，因为他们通常由基础机构或公司外包给某些客户。

承包商可能是个体经营者，也可能不是个体经营者，特定客户、代理机构或公司的“雇佣”条款取决于他们签署的合同。

当承包商被一家为他们提供一些福利和保险的基础公司或机构外包时，他们像雇员一样获得 W-2 工人的报酬。

所以，从他们的基地机构的角度来看，这种类型的工人是正式员工。

但是，从通过其基础机构雇用工人服务的企业的角度来看，工人被视为承包商。

因此，这些工人通常被视为 W-2 承包商。

如前所述，与承包商不同，独立承包商（自由职业者）从不与外包基地公司绑定，他们自己处理税收。

承包商和自由职业者与员工有何不同

员工是根据具体的雇佣合同（明示或暗示、口头或书面）受雇于全职或兼职的个人，该合同规定了员工的权利和义务。

员工受雇于工资或工资，并被归类为W-2 员工——他们的所有税款都由他们工作的雇主处理。

有几条规则决定了专业人士是雇员还是自由职业者：

• 行为- 雇用工人的公司是否可以控制工人的工作方式？
• 财务- 付款人是否控制受雇工人工作的经济方面，例如他们如何获得报酬以及他们的所有费用是否都得到报销？
• 关系类型——付款人和工人如何看待他们的关系，是否包括合同和员工福利，关系的持久性等。

在您考虑员工的付款方式之前，请务必确保他们在法律上被归类为 W-2 承包商、1099 独立承包商或正式员工，以避免与 IRS 发生问题。

如果您仍然不确定如何正确分类工人，您可以向 IRS 提交表格 SS-8，这将正式确定您的工人的身份。

有关税收、工人分类和其他法律问题的更多说明，请访问 IRS 官方网站。

如何向 W-2 承包商付款

W-2 承包商类似于雇员，他们的保险和福利由雇主支付。

换句话说，W-2 承包商被分配给基地公司或机构的客户，基地公司或机构：

• 提供一些好处，
• 处理就业税，以及
• 为特定客户减少小时费率。

例如，如果客户按 100 美元/小时计费，W-2 承包商每小时可能赚取 70 美元，而其余的小时费率则归基地公司所有。

如何通过 5 个简单的步骤向独立承包商付款

如果您雇用 1099 独立承包商，也就是自由职业者，您在付款时必须采取以下步骤。

第 1 步：让独立承包商填写 W-9 表格

从本质上讲，W-9 表格旨在帮助您获取所有独立承包商的身份信息，包括：

• 姓名
• 业务类型（独资经营者、公司、合伙企业等）
• 纳税人识别号 (TIN)
• 认证

如果您的独立承包商没有提供他们的 TIN，您必须从他们的收入中扣除 24% 的备用预扣税。

备用预扣税很重要，否则，您将对承包商的任何未收税款负责。

第 2 步：考虑付款条件

您和独立承包商通常会自行确定付款条件——这里没有规定的规则。

最有可能的是，您会事先获得成本估算（其中包括使用的材料和任何附加服务）。

然后，您可以就如何解析您的付款达成一致。 你可以：

1. 预先支付自由职业者的费用——请记住，如果您已经与自由职业者建立了关系并相信他们会按照约定完成工作，那么您应该只考虑这一点。
2. 工作完成后付钱给自由职业者——这就是承包商对你的信任发挥作用的地方。 请记住，并非所有承包商都愿意在项目完成后才获得报酬。 此外，较小的承包商根本无法支付所有项目成本而无需预先支付材料费用。
3. 预付一半，完成后支付另一半——这对您和自由职业者来说始终是一个不错的选择。
4. 按每个里程碑付费— 此选项适用于双方。 自由职业者不会冒险完成整个项目而没有得到报酬。 另一方面，你可以跟随自由职业者的进步，而不会冒险做草率的工作。

设置付款条件时要考虑的事项

请记住，许多自由职业者需要前半部分费用来购买任何必要的材料（并在完成项目后报销）。

如果您委托了一个可能跨越数月的大型项目，您可以以不同的方式解析付款，例如：

• 预付三分之一，
• 在一个大的里程碑上支付第二个三分之一，并且
• 项目完成后支付余款。

无论如何，与独立承包商达成协议，向您发送项目工作期间产生的任何费用的收据。 通过这种方式，他们为您提供文件和证明他们如何使用预付款。

为了获得最佳的客户/自由职业者关系，最好是您和自由职业者制定关于以下情况会发生什么的基本规则：

• 客户没有按时完成工作
• 承包商未按约定的期限和预期的项目成果交付工作
• 付款未按时交付

这样，你们都不必担心对方不履行他们的交易部分。

第 3 步：向他们支付应得的款项

如果您要雇用独立承包商，则必须事先与他们就您将使用的付款方式达成一致。

付款方式可能通常取决于您的自由职业者的位置。 某些地区不支持某些付款方式，并且某些付款方式要求您可能希望避免的大额转账费用。

我们将在下一节讨论向您的独立承包商付款的最佳付款方式。

第 4 步：向 IRS 获取任何备用预扣税款

一旦您就付款条款和方法达成一致，您将需要调查其他一些合法的付款事宜。

如果您的承包商没有向您提供他们的 TIN 并且您有任何备用预扣税款，您需要将预扣的钱交给 IRS。

此外，请确保您将所有预扣的州税交给正确的州税务机关。

第 5 步：填写 1099-NEC 表格

您通过填写 1099-NEC 表向 IRS 报告任何非雇员补偿。

如果您在一年中向独立承包商支付了 600 美元或更多，则您作为客户必须填写表格。

您需要在下一个纳税年度的 1 月 31 日之前填写表格并将副本发送给 IRS 和您的独立承包商。

向独立承包商付款的 6 种最佳方式（最佳付款方式）

如果您想知道在向承包商付款时使用的最佳付款方式，您可能需要考虑以下其中一项。

检查

支票是一种很好的付款方式，因为它们不需要押金。

但是，与您合作的一些承包商可能会对支票保持警惕，因为他们必须等待支票结清，而且支票通常需要更长的时间才能到达（因为它们是通过邮寄方式发送的）。

但是，如果您使用电子支票，则可以消除邮寄支票所需的时间。 这些工作方式与常规检查完全相同，只是它们是通过电子邮件发送的。

在线支付系统

今天，有许多在线支付系统可以轻松进行国内和国际交易。

他们之中有一些是：

• 贝宝
• 派安盈
• 比尔网
• 转移方式
• 文莫

PayPal 可能是自由职业者中最受欢迎的支付系统，您的承包商可能会有一个 PayPal 帐户。

考虑到整个交易都是在线进行的，贝宝是比支票更快的选择。

但是，全球不支持 PayPal，因此您必须与您的自由职业者核实他们是否能够接受 PayPal 付款（查看本指南以了解您的自由职业者所在的国家/地区是否可以接受 PayPal 付款）。

如果可以使用 PayPal 付款，它们是一种有效的选择，因为汇款通常需要大约一个工作日（尽管这也可能取决于您所在的地区）。

PayPal 和类似的在线支付系统的一个缺点是它们通常收取高额费用。 例如，PayPal 的支付处理费用最高可达交易的 3.5%。

直接存款（ACH 支付）

直接存款是在国内转移资金的好方法。 因此，如果您和您的承包商在同一个国家/地区，直接存款是一种安全便捷的付款方式。

在美国，直接存款是通过 ACH 系统安排的，该系统允许您将资金直接转入承包商的银行账户。

电汇

另一种银行转账方式是电汇，当您与国际承包商合作时，它是 ACH 付款的绝佳替代方案。

电汇是对时间敏感的付款的绝佳选择，因为它们的速度非常快。 通常，国内电汇将在 24 小时内处理，而国际电汇可能需要几天时间。

缺点是费用可能很昂贵，因此如果您不着急，您可能需要考虑其他选择。

信用卡

信用卡支付很有吸引力，因为它们非常安全并且通常很容易撤销。

由于您使用信用额度付款，因此您不必担心欺诈会影响您的实际资金。 此外，许多信用卡公司提供零欺诈责任。

但是，为了能够通过信用卡向您的承包商付款，他们需要在银行或替代商户服务中拥有一个商户账户，因此这可能不是一个可用的选项。

会计软件

您和您的自由职业者可以使用各种会计软件解决方案来处理付款并自动处理工资单和发票。

一些流行的会计工具包括：

• 谷歌钱包
• 海浪
• 趣味工资单
• 快书
• 新鲜书

一旦您与自由职业者就项目的小时费率达成一致，您可以指示他们跟踪他们在项目上的工作时间，并根据他们的计费时间向您开具发票。

如何跟踪计费时间

您的独立承包商可以在 Clockify 中轻松跟踪他们的计费时间。

他们可以通过以下方式在自由时间跟踪工具中使用该应用程序：

• 定义他们的小时费率，
• 当他们开始处理您的项目时启动计时器，
• 使用 Clockify 自动计算他们的收入，
• 获取有关其计费时间的报告，以及
• 使用报告为您创建发票。

然后，您可以指导自由职业者使用可靠的发票软件来创建发票，以便您拥有完整的工资单文档。

如果他们使用 STANDARD Clockify 计划，他们甚至可以直接在应用程序内生成发票。

在下面的视频中查看如何使用 Clockify 轻松跟踪计费时间。

无论如何，在向您的独立承包商付款时，请确保在向他们汇款之前不要将税款扣除。

结论：支付承包商和自由职业者不必很复杂

最后，在付款之前正确分类工人是最重要的——您可以选择付款方式并与您的工人商定付款条款。 但是，正确的分类不是这样的变量。

您必须区分您的工人是 W-2 承包商、1099 独立承包商还是普通雇员，以了解您是否需要为您的工人支付税款、保险和福利。

但是，在向您的独立承包商付款时，请记住遵循以下步骤：

1. 让他们填写 W-9 表格
2. 选择最适合你们双方的付款方式
3. 按时付款
4. 向美国国税局获取任何备用预扣税款
5. 通过表格 1099-NEC 报告赔偿

希望这篇博文能够帮助您了解向承包商和自由职业者付款所需的步骤，以及选择使用的最佳付款方式。

️ 你会追踪你的时间吗？ 您是否发现时间跟踪对项目管理有帮助？ 作为项目经理，您如何跟踪自己的时间？ 有什么你觉得特别有用的吗？ 通过 [email protected] 写信给我们，您的答案将有机会出现在我们未来的一篇文章中。