Como pagar empreiteiros e freelancers em 5 passos simples

Pagar seus contratados e freelancers pode ser complicado, pois você terá que:

• verifique se você classificou seus funcionários corretamente e determinou se eles são contratados legalmente, freelancers ou funcionários regulares
• selecione um método de pagamento adequado e concorde com os termos de pagamento com seu funcionário
• reunir a documentação certa para o IRS

Para garantir que você não perca nada, aqui está tudo o que você precisa saber sobre como pagar empreiteiros e freelancers:

Freelancer x contratante x empregado

Antes de nos aprofundarmos nas explicações sobre o que você precisa considerar ao pagar contratados e freelancers, aqui estão as definições básicas que ajudarão você a distinguir freelancers e contratados de funcionários regulares.

Definição de freelancers

Freelancers (também conhecidos como contratados independentes) são profissionais autônomos que:

• Normalmente tem seu próprio negócio,
• Não ter compromisso de longo prazo com um empregador e
• Não têm outros funcionários em seus negócios além de si mesmos.

Atualmente, eles estão em ascensão – um relatório da Statista prevê que o número de freelancers só nos EUA disparará para mais de 90 milhões até 2028.

Os freelancers geralmente trabalham remotamente, assumem vários projetos e clientes ao mesmo tempo e organizam seu trabalho de acordo.

Eles tomam todas as decisões sobre sua rotina de trabalho por conta própria, incluindo:

• Quando eles vão trabalhar,
• Onde eles vão trabalhar,
• Quais projetos e clientes eles aceitarão e
• Quais taxas horárias eles cobrarão de seus clientes, dependendo de vários parâmetros.

Uma vez que os freelancers assumem um projeto, eles concordam com os prazos e resultados do projeto com o cliente.

Mas, os freelancers sempre têm controle exclusivo sobre como o trabalho é tratado (desde que os prazos acordados e os resultados do projeto sejam cumpridos no final).

Eles são frequentemente classificados como 1099 contratados independentes , que precisam pagar seus próprios impostos, benefícios e seguros.

Definição de contratados

Um contratante é uma pessoa ou organização contratada para:

• Fornecer materiais,
• Executar um serviço ou
• Faça um trabalho com base em contrato.

Os contratantes são semelhantes aos freelancers, mas existem algumas diferenças legais. Eles têm menos liberdade em termos de quais clientes e projetos irão assumir, pois geralmente são terceirizados para determinados clientes por uma agência ou empresa de base.

Os empreiteiros podem ou não ser autônomos, e os termos de seu “emprego” por um determinado cliente, agência ou empresa dependem do contrato que eles assinaram.

Quando os contratados são terceirizados por uma empresa ou agência de base, que lhes fornece alguns benefícios e seguros, eles são pagos como trabalhadores W-2, assim como os funcionários.

Então, do ponto de vista de sua agência de base, esse tipo de trabalhador é um funcionário regular.

No entanto, na perspectiva da empresa que emprega os serviços do trabalhador por meio de sua agência de base, o trabalhador é visto como contratado.

Assim, esses trabalhadores são muitas vezes considerados como contratados W-2.

Como mencionado anteriormente, ao contrário dos contratados, os contratados independentes (freelancers) nunca estão vinculados a uma empresa de base de terceirização e lidam com seus próprios impostos.

Como os contratados e freelancers diferem dos funcionários

Funcionários são indivíduos empregados em tempo integral ou parcial, sob um contrato de trabalho específico (expresso ou implícito, oral ou escrito) que especifica os direitos e deveres dos funcionários.

Os funcionários são contratados por um salário ou salário e classificados como funcionários W-2 – todos os seus impostos são tratados pelo empregador para o qual trabalham.

Várias regras determinam se um profissional é funcionário ou freelancer:

• Comportamental — A empresa que contratou o trabalhador tem o controle de como o trabalhador realiza seu trabalho?
• Financeiro — O pagador está no controle dos aspectos econômicos do trabalho do trabalhador contratado, como como ele é pago e se todas as suas despesas são reembolsadas?
• Tipo de relacionamento — Como o pagador e os trabalhadores veem seu relacionamento, se inclui um contrato e benefícios aos funcionários, a permanência do relacionamento etc.

Antes de considerar os métodos de pagamento para o seu trabalhador, certifique-se sempre de que eles são legalmente classificados como contratados W-2, contratados independentes 1099 ou funcionários regulares, para evitar problemas com o IRS.

Se você ainda não tiver certeza de como classificar corretamente um trabalhador, poderá enviar o Formulário SS-8 ao IRS, que determinará oficialmente o status do seu trabalhador.

Para mais esclarecimentos sobre impostos, classificação de trabalhadores e outras questões legais, consulte o site oficial do IRS.

Como pagar empreiteiros W-2

Os contratados W-2 são semelhantes aos empregados, que têm seus seguros e benefícios pagos pelo empregador.

Em outras palavras, os contratados W-2 são atribuídos a um cliente da empresa ou agência base e a empresa ou agência base:

• Fornece alguns dos benefícios,
• Lida com os impostos trabalhistas e
• Leva um corte da taxa horária para um determinado cliente.

Por exemplo, se o cliente for cobrado em $ 100/hora, o contratante W-2 pode ganhar $ 70/hora, enquanto o restante da taxa horária vai para a empresa base.

Como pagar contratados independentes em 5 etapas fáceis

Se você contratar um contratado independente 1099, também conhecido como freelancer, terá que seguir os seguintes passos ao pagá-los.

Etapa 1: Peça ao contratado independente que preencha um formulário W-9

Em essência, o formulário W-9 destina-se a ajudá-lo a obter todas as informações de identificação do contratado independente, incluindo:

• Nome
• Tipo de negócio (Empresa Individual, Corporação, Parceria, etc.)
• Número de Identificação do Contribuinte (TIN)
• Certificação

Se o seu contratado independente não fornecer o TIN, você terá que deduzir os impostos retidos na fonte de backup de seus ganhos à taxa de 24%.

A retenção de backup é importante, caso contrário, você será responsável por quaisquer impostos não cobrados do contratante.

Etapa 2: considere as condições de pagamento

Você e o contratante independente geralmente determinam as condições de pagamento entre vocês – e não há regras prescritas aqui.

Muito provavelmente, você receberá uma estimativa de custo de antemão (que incluirá materiais usados ​​e quaisquer serviços adicionais).

Em seguida, você pode concordar sobre como analisará seus pagamentos. Você pode:

1. Pague o freelancer antecipadamente – Tenha em mente que você só deve considerar isso se já tiver um relacionamento com o freelancer e confiar nele para fazer o trabalho conforme combinado.
2. Pague o freelancer após a conclusão do trabalho – É aqui que entra em jogo a confiança do contratante em você. Tenha em mente que nem todos os empreiteiros estarão dispostos a receber o pagamento somente após a conclusão do projeto. Além disso, os empreiteiros menores simplesmente não têm meios para pagar todos os custos do projeto sem serem pagos antecipadamente pelos materiais.
3. Pague metade à vista e a outra metade após a conclusão – Essa é sempre uma ótima opção, tanto para você quanto para o freelancer.
4. Pague por cada marco — Esta opção funciona para ambas as partes. Freelancers não correm o risco de fazer todo o projeto e não serem pagos por isso. Por outro lado, você acompanha o progresso do freelancer e não corre o risco de ter um trabalho desleixado.

O que considerar ao definir as condições de pagamento

Lembre-se, muitos freelancers precisarão da primeira metade da taxa para comprar qualquer material necessário (e serão reembolsados ​​por eles após a conclusão do projeto).

Se você encomendou um projeto maior que pode durar meses, você pode analisar os pagamentos de forma diferente, por exemplo:

• Pague um terço adiantado,
• Pague o segundo terço em um grande marco e
• Pague o restante após a conclusão do projeto.

Em qualquer caso, faça um acordo com o contratante independente para lhe enviar os recibos de quaisquer custos incorridos durante o trabalho no projeto. Dessa forma, eles fornecem documentação e comprovação de como gastaram o adiantamento.

Para o melhor relacionamento cliente/freelancer possível, é melhor que você e o freelancer estabeleçam as regras básicas sobre o que acontecerá se:

• O cliente não termina o trabalho a tempo
• O empreiteiro não entrega o trabalho dentro dos prazos acordados e dos resultados esperados do projeto
• Os pagamentos não são entregues a tempo

Dessa forma, nenhum de vocês precisa se preocupar com o fato de o outro lado não cumprir sua parte do acordo.

Passo #3: Pague a eles o que eles devem

Se você estiver contratando um contratado independente, terá que concordar com eles sobre o método de pagamento que usará antecipadamente.

O método de pagamento muitas vezes pode depender da localização do seu freelancer. Algumas regiões não oferecem suporte a determinados métodos de pagamento, e alguns métodos de pagamento exigem grandes taxas de transferência que você provavelmente desejará evitar.

Discutiremos os melhores métodos de pagamento para pagar seu contratado independente na próxima seção.

Etapa 4: obtenha quaisquer retenções de backup para o IRS

Depois de concordar com os termos e a forma de pagamento, você terá que analisar outras questões legais de pagamento.

Caso seu contratado não tenha fornecido o TIN e você tenha retidos de backup, você precisará obter o dinheiro retido para o IRS.

Além disso, certifique-se de obter todos os impostos estaduais retidos para as autoridades fiscais estaduais corretas.

Passo #5: Preencha o Formulário 1099-NEC

Você relata qualquer compensação de não funcionário ao IRS preenchendo o Formulário 1099-NEC.

Você, como cliente, deve preencher o formulário se pagou US$ 600 ou mais a um contratado independente durante o ano.

Você precisa preencher o formulário e enviar cópias para o IRS e seu contratado independente até 31 de janeiro do ano fiscal seguinte.

6 melhores maneiras de pagar contratados independentes (melhores métodos de pagamento)

Se você está se perguntando sobre o melhor método de pagamento a ser usado ao pagar seu contratado, considere uma das seguintes opções.

Verificações

Os cheques são uma ótima opção de pagamento porque não exigem taxas de depósito.

Mas, alguns empreiteiros com os quais você está trabalhando podem desconfiar dos cheques porque precisam esperar a compensação do cheque, e os cheques geralmente demoram mais para chegar (já que são enviados pelo correio).

No entanto, você pode eliminar o tempo que leva para enviar um cheque se optar por eChecks. Eles funcionam exatamente da mesma maneira que as verificações regulares, exceto que são enviadas por e-mail.

Sistemas de pagamento online

Hoje, existem muitos sistemas de pagamento online que facilitam a realização de transações, tanto nacionais quanto internacionais.

Alguns deles são:

• PayPal
• Payoneer
• Bill.com
• Transferwise
• Venmo

O PayPal é provavelmente o sistema de pagamento mais popular entre os freelancers, e seu contratante provavelmente terá uma conta no PayPal.

O PayPal é uma opção mais rápida do que um cheque, considerando que toda a transação é realizada online.

No entanto, o PayPal não é suportado globalmente, então você terá que verificar com seu freelancer se ele pode aceitar pagamentos do PayPal (confira este guia para entender se o país do seu freelancer é viável para aceitar pagamentos do PayPal).

Se os pagamentos do PayPal estiverem disponíveis, eles são uma opção eficiente porque a transferência de dinheiro geralmente leva cerca de um dia útil (embora isso também possa depender da sua região).

Um contra do PayPal e sistemas de pagamento online semelhantes são suas taxas muitas vezes altas. Por exemplo, as taxas de processamento de pagamentos do PayPal podem chegar a 3,5% da transação.

Depósito direto (pagamento ACH)

Os depósitos diretos são uma ótima maneira de transferir dinheiro no mercado interno. Portanto, se você e seu contratado estiverem no mesmo país, o depósito direto é uma maneira segura e conveniente de pagá-los.

Nos EUA, os depósitos diretos são organizados por meio do sistema ACH, que permite que você transfira dinheiro diretamente para a conta bancária do contratante.

Transferência bancária

Outro tipo de transferência bancária é a transferência bancária, que é uma ótima alternativa aos pagamentos ACH quando você trabalha com contratados internacionalmente.

As transferências bancárias são uma ótima opção para pagamentos sensíveis ao tempo, pois são bastante rápidas. Normalmente, uma transferência bancária doméstica é processada em 24 horas e uma transferência internacional pode levar alguns dias.

A desvantagem é que as taxas podem ser caras, portanto, se você não estiver com pressa, considere outras opções.

Cartão de crédito

Os pagamentos com cartão de crédito são atraentes porque são altamente seguros e muitas vezes facilmente reversíveis.

Como você está pagando com uma linha de crédito, não precisa se preocupar com fraudes que afetem seu dinheiro real. Além disso, muitas empresas de cartão de crédito oferecem zero responsabilidade por fraude.

No entanto, para poder pagar seu contratado via cartão de crédito, ele precisa ter uma conta comercial no banco ou serviço comercial alternativo, portanto, essa pode não ser uma opção disponível.

Software de contabilidade

Existem várias soluções de software de contabilidade que você e seu freelancer podem usar para processar pagamentos e fazer com que a folha de pagamento e o faturamento sejam tratados automaticamente.

Algumas ferramentas de contabilidade populares incluem:

• Carteira virtual do Google
• Aceno
• Folha de pagamento Gusto
• Livros rápidos
• FreshBooks

Depois de concordar com seu freelancer sobre a taxa horária do projeto, você pode instruí-los a rastrear o tempo de trabalho em seu projeto e faturar com base nas horas faturáveis.

Como rastrear horas faturáveis

Seu contratado independente pode rastrear facilmente suas horas faturáveis ​​no Clockify.

Eles podem usar o aplicativo na ferramenta de rastreamento de tempo freelance da seguinte maneira:

• Defina suas taxas horárias,
• Inicie o cronômetro quando eles começarem a trabalhar em seu projeto,
• Tenha seus ganhos calculados automaticamente com Clockify,
• Obtenha um relatório sobre o tempo faturável e
• Use o relatório para criar uma fatura para você.

Em seguida, você pode instruir o freelancer a usar um software de faturamento confiável para criar faturas para que você tenha a documentação completa da folha de pagamento.

Se eles estiverem no plano STANDARD Clockify, eles podem até gerar faturas diretamente no aplicativo.

Confira como rastrear facilmente horas faturáveis ​​com Clockify no vídeo abaixo.

De qualquer forma, ao pagar seus contratados independentes, certifique-se de não descontar os impostos antes de enviar o dinheiro.

Conclusão: Pagar contratados e freelancers não precisa ser complicado

No final das contas, classificar corretamente os trabalhadores antes de pagá-los é o mais importante – você pode escolher seu método de pagamento e acordar as condições de pagamento com seu trabalhador. Mas, a classificação adequada não é uma variável.

Você terá que distinguir se seu trabalhador é um contratado W-2, um contratado independente 1099 ou um funcionário regular para entender se você precisa cobrir impostos, seguros e benefícios para seus funcionários.

Mas, ao pagar seus contratados independentes, lembre-se de seguir estas etapas:

1. Peça-lhes que preencham um formulário W-9
2. Escolha a forma de pagamento que funciona melhor para ambos
3. Pague-os na hora
4. Obtenha quaisquer retenções de backup para o IRS
5. Informe a compensação através do Formulário 1099-NEC

Esperamos que esta postagem do blog tenha ajudado você a entender as etapas necessárias para pagar seus contratados e freelancers, bem como escolher o melhor método de pagamento a ser usado.

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