Jak płacić kontrahentom i freelancerom w 5 prostych krokach

Płacenie wykonawcom i freelancerom może być trudne, ponieważ będziesz musiał:

• upewnij się, że poprawnie sklasyfikowałeś swoich pracowników i określiłeś, czy są oni legalnymi kontrahentami, freelancerami czy zwykłymi pracownikami
• wybierz odpowiednią formę płatności i uzgodnij z pracownikiem warunki płatności
• zebrać odpowiednią dokumentację dla IRS

Aby mieć pewność, że niczego nie przegapisz, oto wszystko, co musisz wiedzieć o tym, jak płacić wykonawcom i freelancerom:

Freelancer vs wykonawca vs pracownik

Zanim zagłębimy się w wyjaśnienia dotyczące tego, co należy wziąć pod uwagę płacąc wykonawcom i freelancerom, oto podstawowe definicje, które pomogą Ci odróżnić freelancerów i wykonawców od zwykłych pracowników.

Definicja freelancerów

Freelancerzy (inaczej niezależni wykonawcy) to profesjonaliści pracujący na własny rachunek, którzy:

• Zazwyczaj prowadzą własną działalność gospodarczą,
• nie mają długoterminowego zobowiązania wobec jednego pracodawcy i
• Nie ma innych pracowników w swojej firmie poza sobą.

Obecnie ich liczba rośnie — jeden raport Statista przewiduje, że do 2028 r. liczba freelancerów w samych Stanach Zjednoczonych wzrośnie do ponad 90 milionów.

Freelancerzy często pracują zdalnie, podejmują się jednocześnie wielu projektów i klientów, a następnie odpowiednio organizują swoją pracę.

Samodzielnie podejmują wszystkie decyzje dotyczące rutyny pracy, w tym:

• Kiedy będą pracować,
• Gdzie będą pracować,
• Jakie projekty i klientów podejmą, i
• Jakie stawki godzinowe będą pobierać od swoich klientów, w zależności od różnych parametrów.

Gdy freelancerzy przyjmą projekt, uzgadniają z klientem terminy i wyniki projektu.

Jednak freelancerzy zawsze mają wyłączną kontrolę nad tym, jak wykonywana jest praca (o ile ostatecznie dotrzymywane są uzgodnione terminy i wyniki projektu).

Często klasyfikuje się ich jako 1099 niezależnych wykonawców , którzy muszą płacić własne podatki, świadczenia i ubezpieczenie.

Definicja kontrahentów

Kontrahent to osoba lub organizacja zatrudniona do:

• Zapewnij materiały,
• Wykonaj usługę lub
• Wykonuj pracę na podstawie umowy.

Kontrahenci są podobni do freelancerów, ale istnieją pewne różnice prawne. Mają mniejszą swobodę w zakresie tego, jakich klientów i projektów się przyjmą, ponieważ zazwyczaj są zlecani określonym klientom przez podstawową agencję lub firmę.

Wykonawcy mogą, ale nie muszą być samozatrudnieni, a warunki ich „zatrudnienia” przez konkretnego klienta, agencję lub firmę zależą od podpisanej przez nich umowy.

Kiedy kontrahenci są zlecani na zewnątrz przez firmę bazową lub agencję, która zapewnia im pewne świadczenia i ubezpieczenie, są opłacani jako pracownicy W-2, podobnie jak pracownicy.

Tak więc, z punktu widzenia ich agencji bazowej, ten typ pracownika to zwykły pracownik.

Jednak z punktu widzenia firmy, która korzysta z usług pracownika poprzez swoją agencję bazową, pracownik jest postrzegany jako wykonawca.

Dlatego ci pracownicy są często uważani za wykonawców W-2.

Jak wcześniej wspomniano, w przeciwieństwie do wykonawców, niezależni wykonawcy (freelancerzy) nigdy nie są związani z firmą outsourcingową i sami zajmują się podatkami.

Czym różni się kontrahenci i freelancerzy od pracowników

Pracownicy to osoby zatrudnione w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy na podstawie określonej umowy o pracę (wyrażonej lub dorozumianej, ustnej lub pisemnej), która określa prawa i obowiązki pracowników.

Pracownicy są zatrudniani za pensję lub zarobki i klasyfikowani jako pracownicy W-2 – wszystkie ich podatki są obsługiwane przez pracodawcę, dla którego pracują.

Kilka zasad określa, czy profesjonalista jest pracownikiem, czy freelancerem:

• Behawioralne — Czy firma, która zatrudniła pracownika, kontroluje sposób, w jaki pracownik wykonuje swoją pracę?
• Finanse — czy płatnik kontroluje ekonomiczne aspekty pracy zatrudnionego pracownika, takie jak sposób wypłaty i zwrot wszystkich wydatków?
• Rodzaj relacji — Jak płatnik i pracownicy widzą swoją relację, czy obejmuje ona umowę i świadczenia pracownicze, trwałość relacji itp.

Zanim rozważysz metody płatności dla swojego pracownika, zawsze upewnij się, że jest on prawnie sklasyfikowany jako kontrahenci W-2, 1099 niezależnych wykonawców lub zwykli pracownicy, aby uniknąć problemów z IRS.

Jeśli nadal nie jesteś pewien, jak prawidłowo sklasyfikować pracownika, możesz złożyć formularz SS-8 w IRS, który oficjalnie określi status Twojego pracownika.

Więcej wyjaśnień na temat podatków, klasyfikacji pracowników i innych kwestii prawnych można znaleźć na oficjalnej stronie IRS.

Jak płacić kontrahentom W-2

Kontrahenci W-2 są podobni do pracowników, którym pracodawca płaci ubezpieczenie i świadczenia.

Innymi słowy, kontrahenci W-2 są przypisani do klienta firmy lub agencji bazowej, a do firmy lub agencji bazowej:

• Zapewnia niektóre korzyści,
• Obsługuje podatki od zatrudnienia i
• Pobiera obniżkę stawki godzinowej dla konkretnego klienta.

Na przykład, jeśli klient jest rozliczany w wysokości 100 USD za godzinę, wykonawca W-2 może zarobić 70 USD za godzinę, podczas gdy reszta stawki godzinowej trafia do firmy bazowej.

Jak płacić niezależnym wykonawcom w 5 prostych krokach

Jeśli zatrudnisz niezależnego wykonawcę 1099, czyli freelancera, będziesz musiał wykonać następujące kroki, płacąc mu.

Krok 1: Poproś niezależnego wykonawcę o wypełnienie formularza W-9

Zasadniczo formularz W-9 ma pomóc w uzyskaniu wszystkich informacji identyfikujących niezależnego kontrahenta, w tym:

• Nazwa
• Rodzaj działalności (osoba jednoosobowa, korporacja, spółka osobowa itp.)
• Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP)
• Orzecznictwo

Jeśli Twój niezależny wykonawca nie poda numeru TIN, będziesz musiał odliczyć zapasowy podatek u źródła od jego zarobków według stawki 24%.

Potrącenie zapasowe jest ważne, ponieważ w przeciwnym razie będziesz odpowiedzialny za wszelkie niepobrane podatki od kontrahenta.

Krok #2: Rozważ warunki płatności

Ty i niezależny wykonawca zazwyczaj ustalacie warunki płatności między sobą – i tutaj nie ma narzuconych zasad.

Najprawdopodobniej z góry otrzymasz kosztorys (uwzględniający użyte materiały i wszelkie dodatkowe usługi).

Następnie możesz uzgodnić sposób analizowania płatności. Możesz:

1. Zapłać freelancerowi z góry – pamiętaj, że powinieneś wziąć to pod uwagę tylko wtedy, gdy masz już relację z freelancerem i ufasz, że wykona pracę zgodnie z ustaleniami.
2. Zapłać freelancerowi po zakończeniu pracy – w tym momencie w grę wchodzi zaufanie wykonawcy. Pamiętaj, że nie wszyscy wykonawcy będą skłonni otrzymać wypłatę dopiero po zakończeniu projektu. Ponadto mniejsi wykonawcy po prostu nie mają środków na opłacenie wszystkich kosztów projektu bez otrzymania z góry zapłaty za materiały.
3. Zapłać jedną połowę z góry , a drugą połowę po zakończeniu – to zawsze świetna opcja, zarówno dla Ciebie, jak i dla freelancera.
4. Płać za każdy kamień milowy — ta opcja działa dla obu stron. Freelancerzy nie ryzykują wykonania całego projektu i nie dostaną za to zapłaty. Z drugiej strony możesz śledzić postępy freelancera i nie ryzykować niestarannej pracy.

Kwestie do rozważenia przy ustalaniu warunków płatności

Pamiętaj, że wielu freelancerów będzie potrzebować pierwszej połowy opłaty na zakup niezbędnych materiałów (i otrzyma za nie zwrot po zakończeniu projektu).

Jeśli zleciłeś większy projekt, który może obejmować miesiące, możesz analizować płatności w inny sposób, na przykład:

• Zapłać jedną trzecią z góry,
• Zapłać drugą trzecią za duży kamień milowy i
• Resztę zapłać po zakończeniu projektu.

W każdym przypadku zawrzyj umowę z niezależnym wykonawcą, aby przesłał Ci rachunki za wszelkie koszty poniesione podczas pracy nad projektem. W ten sposób dostarczają Ci dokumentację i dowód, w jaki sposób wydali zaliczkę.

Aby zapewnić jak najlepszą relację klient/freelancer, najlepiej, abyś ty i freelancer ustalili podstawowe zasady dotyczące tego, co się stanie, jeśli:

• Klient nie kończy pracy na czas
• Wykonawca nie dostarcza prac w uzgodnionych terminach i oczekiwanych rezultatach projektu
• Płatności nie są dostarczane na czas

W ten sposób żadne z was nie musi się martwić, że druga strona nie wypełni swojej części umowy.

Krok 3: Zapłać im, ile są należni

Jeśli zatrudniasz niezależnego wykonawcę, musisz wcześniej uzgodnić z nim metodę płatności, z której będziesz korzystać.

Metoda płatności często może zależeć od lokalizacji Twojego freelancera. Niektóre regiony nie obsługują niektórych metod płatności, a niektóre metody płatności wymagają wysokich opłat za przelew, których prawdopodobnie będziesz chciał uniknąć.

W następnej sekcji omówimy najlepsze metody płatności, które możesz zapłacić niezależnemu kontrahentowi.

Krok 4: Przekaż wszelkie zapasy potrąceń do IRS

Po uzgodnieniu warunków i metody płatności będziesz musiał zbadać inne kwestie prawne dotyczące płatności.

W przypadku, gdy wykonawca nie dostarczył Ci swojego numeru TIN i miałeś jakieś zapasowe potrącenia, będziesz musiał przekazać wstrzymane pieniądze do IRS.

Upewnij się również, że wszystkie potrącone podatki stanowe trafiają do właściwych stanowych organów podatkowych.

Krok 5: Wypełnij formularz 1099-NEC

Wszelkie odszkodowanie dla osób niebędących pracownikami zgłaszasz do IRS, wypełniając formularz 1099-NEC.

Ty, jako klient, musisz wypełnić formularz, jeśli zapłaciłeś 600 USD lub więcej niezależnemu wykonawcy w ciągu roku.

Musisz wypełnić formularz i wysłać kopie zarówno do urzędu skarbowego, jak i niezależnego kontrahenta do 31 stycznia następnego roku podatkowego.

6 najlepszych sposobów płacenia niezależnym kontrahentom (najlepsze metody płatności)

Jeśli zastanawiasz się nad najlepszą metodą płatności, której możesz użyć podczas wypłaty kontrahentowi, możesz rozważyć jedną z poniższych opcji.

Czeki

Czeki są świetną opcją płatności, ponieważ nie wymagają opłat depozytowych.

Jednak niektórzy kontrahenci, z którymi współpracujesz, mogą obawiać się czeków, ponieważ muszą czekać na realizację czeku, a czeki zazwyczaj docierają dłużej (ponieważ są wysyłane pocztą).

Możesz jednak wyeliminować czas potrzebny na wysłanie czeku, jeśli zdecydujesz się na eChecks. Działają one dokładnie tak samo, jak zwykłe czeki, z wyjątkiem tego, że są wysyłane pocztą elektroniczną.

Systemy płatności online

Obecnie istnieje wiele systemów płatności online, które ułatwiają przeprowadzanie transakcji, zarówno krajowych, jak i międzynarodowych.

Niektórzy z nich są:

• PayPal
• Payoneer
• Bill.com
• Transferowo
• Venmo

PayPal jest prawdopodobnie najpopularniejszym systemem płatności wśród freelancerów, a Twój kontrahent prawdopodobnie będzie miał konto PayPal.

PayPal jest szybszą opcją niż czek, biorąc pod uwagę, że cała transakcja jest realizowana online.

Jednak system PayPal nie jest obsługiwany na całym świecie, więc musisz sprawdzić u swojego freelancera, czy w ogóle może akceptować płatności PayPal (zapoznaj się z tym przewodnikiem, aby dowiedzieć się, czy kraj Twojego freelancera jest w stanie akceptować płatności PayPal).

Jeśli dostępne są płatności PayPal, są one wydajną opcją, ponieważ przelew pieniędzy zwykle trwa około jednego dnia roboczego (choć może to również zależeć od Twojego regionu).

Jedną z wad systemu PayPal i podobnych systemów płatności online są często wysokie opłaty. Na przykład opłaty za przetwarzanie płatności w systemie PayPal mogą wzrosnąć do 3,5% transakcji.

Kaucja bezpośrednia (płatność ACH)

Wpłaty bezpośrednie to świetny sposób na przelewanie pieniędzy w kraju. Tak więc, jeśli Ty i Twój kontrahent znajdujecie się w tym samym kraju, wpłata bezpośrednia jest bezpiecznym i wygodnym sposobem ich zapłaty.

W USA wpłaty bezpośrednie są aranżowane za pośrednictwem systemu ACH, który umożliwia przelewanie pieniędzy bezpośrednio na konto bankowe kontrahenta.

Przelew

Innym rodzajem przelewu bankowego jest przelew bankowy, który jest świetną alternatywą dla płatności ACH, gdy współpracujesz z kontrahentami międzynarodowymi.

Przelewy bankowe to świetna opcja w przypadku płatności, w których liczy się czas, ponieważ są one dość szybkie. Zazwyczaj przelew krajowy jest realizowany w ciągu 24 godzin, a przelew międzynarodowy może potrwać kilka dni.

Minusem jest to, że opłaty mogą być kosztowne, więc jeśli nie spieszysz się, możesz rozważyć inne opcje.

Karta kredytowa

Płatności kartą kredytową są atrakcyjne, ponieważ są bardzo bezpieczne i często łatwo odwracalne.

Ponieważ płacisz za pomocą linii kredytowej, nie musisz się martwić, że oszustwo wpłynie na Twoje rzeczywiste pieniądze. Co więcej, wiele firm obsługujących karty kredytowe oferuje zerową odpowiedzialność za oszustwa.

Aby jednak móc zapłacić kontrahentowi kartą kredytową, musi on mieć konto handlowe w banku lub alternatywną usługę handlową, więc może to nie być dostępna opcja.

Oprogramowanie księgowe

Istnieje wiele różnych programów księgowych, które Ty i Twój freelancer możecie używać do przetwarzania płatności oraz automatycznej obsługi listy płac i fakturowania.

Niektóre popularne narzędzia księgowe obejmują:

• portfel Google
• Fala
• Lista płac Gusto
• Szybkie Książki
• Świeże Książki

Po uzgodnieniu z freelancerem stawki godzinowej za projekt, możesz poinstruować go, aby śledził swój czas pracy nad projektem i wystawiał faktury na podstawie ich rozliczanych godzin.

Jak śledzić rozliczane godziny

Twój niezależny wykonawca może łatwo śledzić swoje rozliczane godziny w Clockify.

Mogą korzystać z aplikacji w narzędziu do śledzenia czasu pracy freelancera w następujący sposób:

• Określ swoje stawki godzinowe,
• Uruchom timer, gdy zaczną pracę nad Twoim projektem,
• Mają automatycznie obliczane zarobki z Clockify,
• Uzyskaj raport o ich rozliczanym czasie i
• Użyj raportu, aby utworzyć dla siebie fakturę.

Następnie możesz poinstruować freelancera, aby używał niezawodnego oprogramowania do fakturowania do tworzenia faktur, dzięki czemu będziesz mieć pełną dokumentację do listy płac.

Jeśli korzystają z planu STANDARD Clockify, mogą nawet generować faktury bezpośrednio w aplikacji.

Zobacz, jak łatwo śledzić rozliczane godziny za pomocą Clockify w poniższym filmie.

W każdym razie, płacąc niezależnym kontrahentom, pamiętaj, aby nie pobierać podatków przed wysłaniem im pieniędzy.

Wniosek: Płacenie wykonawcom i freelancerom nie musi być skomplikowane

Ostatecznie najważniejsza jest prawidłowa klasyfikacja pracowników przed ich opłaceniem – możesz wybrać sposób płatności i uzgodnić warunki płatności ze swoim pracownikiem. Ale właściwa klasyfikacja nie jest taką zmienną.

Będziesz musiał rozróżnić, czy twój pracownik jest wykonawcą W-2, niezależnym wykonawcą 1099, czy zwykłym pracownikiem, aby zrozumieć, czy musisz pokryć podatki, ubezpieczenie i świadczenia dla swoich pracowników.

Ale płacąc niezależnym wykonawcom, pamiętaj o wykonaniu następujących kroków:

1. Niech wypełnią formularz W-9
2. Wybierz metodę płatności, która będzie najlepsza dla was obojga
3. Płać im na czas
4. Pobierz wszelkie zapasy potrąceń do IRS
5. Zgłoś rekompensatę za pośrednictwem formularza 1099-NEC

Mamy nadzieję, że ten wpis na blogu pomógł ci zrozumieć kroki niezbędne do płacenia wykonawcom i freelancerom, a także wybrać najlepszą metodę płatności.

️ Czy śledzisz swój czas? Czy uważasz, że śledzenie czasu jest przydatne w zarządzaniu projektami? Jak monitorujesz swój czas jako kierownik projektu? Czy jest coś, co uważasz za szczególnie przydatne? Napisz do nas na adres [email protected], a Twoja odpowiedź pojawi się w jednym z naszych przyszłych artykułów.