So bezahlen Sie Auftragnehmer und Freiberufler in 5 einfachen Schritten

Die Bezahlung Ihrer Auftragnehmer und Freiberufler kann schwierig sein, da Sie Folgendes tun müssen:

• Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter richtig klassifiziert und festgestellt haben, ob es sich bei ihnen um rechtmäßige Auftragnehmer, Freiberufler oder reguläre Angestellte handelt
• Wählen Sie eine geeignete Zahlungsmethode aus und vereinbaren Sie die Zahlungsbedingungen mit Ihrem Mitarbeiter
• Sammeln Sie die richtigen Unterlagen für das IRS

Damit Sie nichts verpassen, finden Sie hier alles, was Sie über die Bezahlung von Auftragnehmern und Freiberuflern wissen müssen:

Freiberufler vs. Auftragnehmer vs. Angestellter

Bevor wir in Erläuterungen darüber eintauchen, was Sie bei der Bezahlung von Auftragnehmern und Freiberuflern beachten müssen, finden Sie hier die grundlegenden Definitionen, die Ihnen helfen werden, Freiberufler und Auftragnehmer von regulären Mitarbeitern zu unterscheiden.

Begriff Freiberufler

Freiberufler (auch als unabhängige Auftragnehmer bezeichnet) sind selbstständige Fachleute, die:

• In der Regel haben sie ein eigenes Geschäft,
• keine langfristige Bindung an einen Arbeitgeber haben und
• keine anderen Mitarbeiter in ihrem Unternehmen außer sich selbst haben.

Sie sind derzeit auf dem Vormarsch – ein Statista-Bericht prognostiziert, dass die Zahl der Freiberufler allein in den USA bis 2028 auf über 90 Millionen ansteigen wird.

Freiberufler arbeiten oft remote, übernehmen mehrere Projekte und Kunden gleichzeitig und organisieren dann ihre Arbeit entsprechend.

Sie treffen alle Entscheidungen über ihren Arbeitsalltag selbst, einschließlich:

• Wenn sie arbeiten,
• Wo sie arbeiten werden,
• Welche Projekte und Kunden sie übernehmen werden und
• Welche Stundensätze sie ihren Kunden berechnen, hängt von verschiedenen Parametern ab.

Sobald Freiberufler ein Projekt übernehmen, vereinbaren sie mit dem Kunden die Fristen und Projektergebnisse.

Freiberufler haben jedoch immer die alleinige Kontrolle darüber, wie die Arbeit abgewickelt wird (solange die vereinbarten Fristen und Projektergebnisse am Ende eingehalten werden).

Sie werden oft als 1099-unabhängige Auftragnehmer eingestuft, die ihre eigenen Steuern, Sozialleistungen und Versicherungen zahlen müssen.

Auftragnehmerdefinition

Ein Auftragnehmer ist eine Person oder Organisation, die beauftragt wird, um:

• Materialien bereitstellen,
• einen Dienst erbringen, bzw
• Machen Sie einen Job auf Vertragsbasis.

Auftragnehmer sind Freiberuflern ähnlich, es gibt jedoch bestimmte rechtliche Unterschiede. Sie haben weniger Freiheit, welche Kunden und Projekte sie übernehmen, da sie normalerweise von einer Basisagentur oder einem Unternehmen an bestimmte Kunden ausgelagert werden.

Auftragnehmer können selbstständig sein oder nicht, und die Bedingungen ihrer „Anstellung“ bei einem bestimmten Kunden, einer Agentur oder einem Unternehmen hängen von dem Vertrag ab, den sie unterzeichnet haben.

Wenn Auftragnehmer von einem Basisunternehmen oder einer Agentur ausgelagert werden, die ihnen einige Leistungen und Versicherungen bietet, werden sie wie Angestellte als W-2-Arbeiter bezahlt.

Aus Sicht ihrer Basisagentur ist diese Art von Arbeitnehmer also ein regulärer Arbeitnehmer.

Aus der Perspektive des Unternehmens, das die Dienste des Arbeitnehmers über seine Basisagentur in Anspruch nimmt, wird der Arbeitnehmer jedoch als Auftragnehmer angesehen.

Daher werden diese Arbeiter oft als W-2-Auftragnehmer angesehen.

Wie bereits erwähnt, sind unabhängige Auftragnehmer (Freiberufler) im Gegensatz zu Auftragnehmern niemals an ein Outsourcing-Basisunternehmen gebunden und tragen ihre eigenen Steuern.

Wie sich Auftragnehmer und Freiberufler von Angestellten unterscheiden

Arbeitnehmer sind Personen, die Vollzeit oder Teilzeit beschäftigt sind, unter einem bestimmten Arbeitsvertrag (ausdrücklich oder stillschweigend, mündlich oder schriftlich), der die Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer festlegt.

Mitarbeiter werden gegen Gehalt oder Lohn beschäftigt und als W-2-Mitarbeiter eingestuft – alle ihre Steuern werden von dem Arbeitgeber abgewickelt, für den sie arbeiten.

Mehrere Regeln bestimmen, ob ein Professional ein Angestellter oder ein Freelancer ist:

• Verhalten – Hat das Unternehmen, das den Arbeitnehmer eingestellt hat, die Kontrolle darüber, wie der Arbeitnehmer seine Arbeit erledigt?
• Finanzen – Hat der Zahler die Kontrolle über die wirtschaftlichen Aspekte der Arbeit des angestellten Arbeitnehmers, z. B. wie er bezahlt wird und ob alle seine Ausgaben erstattet werden?
• Art der Beziehung – Wie der Zahler und die Arbeitnehmer ihre Beziehung sehen, ob sie einen Vertrag und Leistungen an Arbeitnehmer beinhaltet, die Dauer der Beziehung usw.

Bevor Sie die Zahlungsmethoden für Ihre Mitarbeiter in Betracht ziehen, vergewissern Sie sich immer, dass sie rechtlich als W-2-Auftragnehmer, 1099-unabhängige Auftragnehmer oder reguläre Angestellte eingestuft sind, um Probleme mit dem IRS zu vermeiden.

Wenn Sie immer noch nicht sicher sind, wie Sie einen Arbeitnehmer richtig einstufen, können Sie das Formular SS-8 beim IRS einreichen, das den Status Ihres Arbeitnehmers offiziell festlegt.

Weitere Informationen zu Steuern, Arbeitnehmerklassifizierung und anderen rechtlichen Angelegenheiten finden Sie auf der offiziellen IRS-Website.

So bezahlen Sie W-2-Vertragspartner

W-2-Auftragnehmer ähneln Arbeitnehmern, deren Versicherung und Leistungen vom Arbeitgeber bezahlt werden.

Mit anderen Worten, W-2-Auftragnehmer werden einem Kunden des Basisunternehmens oder der Basisagentur zugewiesen, und das Basisunternehmen oder die Basisagentur:

• Bietet einige der Vorteile,
• Behandelt Lohnsteuern und
• Kürzt den Stundensatz für einen bestimmten Kunden.

Wenn dem Kunden beispielsweise 100 USD/Stunde in Rechnung gestellt werden, verdient der W-2-Auftragnehmer möglicherweise 70 USD/Stunde, während der Rest des Stundensatzes an das Basisunternehmen geht.

So bezahlen Sie unabhängige Auftragnehmer in 5 einfachen Schritten

Wenn Sie einen 1099-unabhängigen Auftragnehmer, auch Freiberufler genannt, beauftragen, müssen Sie bei der Bezahlung die folgenden Schritte ausführen.

Schritt Nr. 1: Lassen Sie den unabhängigen Auftragnehmer ein W-9-Formular ausfüllen

Im Wesentlichen soll das W-9-Formular Ihnen helfen, alle identifizierenden Informationen des unabhängigen Auftragnehmers zu erhalten, einschließlich:

• Name
• Art des Unternehmens (Einzelunternehmen, Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft usw.)
• Steueridentifikationsnummer (TIN)
• Zertifizierung

Wenn Ihr unabhängiger Auftragnehmer seine TIN nicht bereitstellt, müssen Sie Quellensteuern in Höhe von 24 % von seinen Einnahmen abziehen.

Der Quellensteuerabzug ist wichtig, da Sie andernfalls für alle nicht eingezogenen Steuern des Auftragnehmers verantwortlich sind.

Schritt Nr. 2: Berücksichtigen Sie die Zahlungsbedingungen

In der Regel legen Sie und der freie Unternehmer die Zahlungsbedingungen untereinander fest – hier gibt es keine vorgeschriebenen Regeln.

In der Regel erhalten Sie vorher einen Kostenvoranschlag (inklusive verwendeter Materialien und eventueller Zusatzleistungen).

Anschließend können Sie vereinbaren, wie Sie Ihre Zahlungen analysieren. Du kannst:

1. Bezahlen Sie den Freiberufler im Voraus – Denken Sie daran, dass Sie dies nur in Betracht ziehen sollten, wenn Sie bereits eine Beziehung mit dem Freiberufler haben und darauf vertrauen, dass er die Arbeit wie vereinbart erledigt.
2. Bezahlen Sie den Freelancer nach Abschluss des Auftrags – Hier kommt das Vertrauen des Auftragnehmers ins Spiel. Denken Sie daran, dass nicht alle Auftragnehmer bereit sind, erst nach Abschluss des Projekts bezahlt zu werden. Außerdem haben kleinere Auftragnehmer einfach nicht die Mittel, um alle Projektkosten zu bezahlen, ohne im Voraus für die Materialien bezahlt zu werden.
3. Zahlen Sie die eine Hälfte im Voraus und die andere Hälfte nach Abschluss – Dies ist immer eine großartige Option, sowohl für Sie als auch für den Freiberufler.
4. Zahlung pro Meilenstein — Diese Option funktioniert für beide Parteien. Freiberufler riskieren nicht, das gesamte Projekt zu erledigen und dafür nicht bezahlt zu werden. Auf der anderen Seite können Sie den Fortschritt des Freiberuflers verfolgen und riskieren nicht, nachlässige Arbeit zu bekommen.

Dinge, die bei der Festlegung von Zahlungsbedingungen zu beachten sind

Denken Sie daran, dass viele Freiberufler die erste Hälfte der Gebühr benötigen, um alle erforderlichen Materialien zu kaufen (und diese nach Abschluss des Projekts erstattet bekommen).

Wenn Sie ein größeres Projekt in Auftrag gegeben haben, das sich möglicherweise über Monate erstreckt, können Sie Zahlungen anders parsen, zum Beispiel:

• Zahlen Sie ein Drittel im Voraus,
• Zahlen Sie das zweite Drittel auf einen großen Meilenstein, und
• Zahlen Sie den Rest nach Abschluss des Projekts.

Vereinbaren Sie in jedem Fall mit dem selbstständigen Auftragnehmer, dass er Ihnen die Belege für die im Rahmen der Projektarbeit entstandenen Kosten zusendet. Auf diese Weise liefern sie Ihnen Unterlagen und Nachweise darüber, wie sie ihren Vorschuss ausgegeben haben.

Für die bestmögliche Beziehung zwischen Kunde und Freiberufler ist es am besten, wenn Sie und der Freiberufler die Grundregeln darüber festlegen, was passieren wird, wenn:

• Der Kunde beendet die Arbeit nicht rechtzeitig
• Der Auftragnehmer liefert die Arbeit nicht innerhalb der vereinbarten Fristen und erwarteten Projektergebnisse
• Zahlungen werden nicht rechtzeitig geliefert

Auf diese Weise muss sich keiner von Ihnen Sorgen machen, dass die andere Seite ihren Teil des Deals nicht erfüllt.

Schritt Nr. 3: Bezahle ihnen, was ihnen zusteht

Wenn Sie einen unabhängigen Auftragnehmer beauftragen, müssen Sie sich im Voraus mit ihm über die von Ihnen verwendete Zahlungsmethode einigen.

Die Zahlungsmethode kann oft vom Standort Ihres Freiberuflers abhängen. Einige Regionen unterstützen bestimmte Zahlungsmethoden nicht, und einige Zahlungsmethoden verlangen hohe Überweisungsgebühren, die Sie wahrscheinlich vermeiden möchten.

Wir besprechen die besten Zahlungsmethoden, um Ihren unabhängigen Auftragnehmer im nächsten Abschnitt zu bezahlen.

Schritt Nr. 4: Holen Sie alle Quellensteuerabzüge an den IRS

Sobald Sie sich auf die Zahlungsbedingungen und -methode geeinigt haben, müssen Sie sich mit einigen anderen rechtlichen Zahlungsangelegenheiten befassen.

Falls Ihr Auftragnehmer Ihnen seine TIN nicht zur Verfügung gestellt hat und Sie irgendwelche Sicherungseinbehalte hatten, müssen Sie das einbehaltene Geld an den IRS weiterleiten.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle einbehaltenen staatlichen Steuern an die richtigen staatlichen Steuerbehörden weiterleiten.

Schritt Nr. 5: Füllen Sie das Formular 1099-NEC aus

Sie melden dem IRS jegliche Vergütung von Nicht-Mitarbeitern, indem Sie das Formular 1099-NEC ausfüllen.

Sie als Kunde müssen das Formular ausfüllen, wenn Sie im Laufe des Jahres 600 USD oder mehr an einen unabhängigen Auftragnehmer gezahlt haben.

Sie müssen das Formular ausfüllen und bis zum 31. Januar des folgenden Steuerjahres Kopien sowohl an den IRS als auch an Ihren unabhängigen Auftragnehmer senden.

6 beste Möglichkeiten, unabhängige Auftragnehmer zu bezahlen (beste Zahlungsmethoden)

Wenn Sie sich fragen, welche Zahlungsmethode Sie am besten verwenden können, wenn Sie Ihren Auftragnehmer auszahlen, sollten Sie eine der folgenden Möglichkeiten in Betracht ziehen.

Schecks

Schecks sind eine großartige Zahlungsoption, da sie keine Einzahlungsgebühren erfordern.

Einige Auftragnehmer, mit denen Sie zusammenarbeiten, sind jedoch möglicherweise misstrauisch gegenüber Schecks, da sie warten müssen, bis der Scheck eingelöst wird, und die Schecks im Allgemeinen länger brauchen, um anzukommen (da sie per Post verschickt werden).

Sie können jedoch die Zeit, die zum Versenden eines Schecks benötigt wird, eliminieren, wenn Sie sich für eChecks entscheiden. Diese funktionieren genauso wie normale Schecks, außer dass sie per E-Mail gesendet werden.

Online-Zahlungssysteme

Heutzutage gibt es viele Online-Zahlungssysteme, die es einfach machen, Transaktionen im In- und Ausland durchzuführen.

Einige von ihnen sind:

• PayPal
• Zahler
• Bill.com
• Transferweise
• Venmo

PayPal ist wahrscheinlich das beliebteste Zahlungssystem unter Freiberuflern, und Ihr Auftragnehmer wird wahrscheinlich ein PayPal-Konto haben.

PayPal ist eine schnellere Option als ein Scheck, wenn man bedenkt, dass die gesamte Transaktion online durchgeführt wird.

PayPal wird jedoch nicht weltweit unterstützt, daher müssen Sie sich bei Ihrem Freiberufler erkundigen, ob er überhaupt PayPal-Zahlungen akzeptieren kann (lesen Sie diese Anleitung, um zu verstehen, ob das Land Ihres Freiberuflers PayPal-Zahlungen akzeptieren kann).

Wenn PayPal-Zahlungen verfügbar sind, sind sie eine effiziente Option, da die Geldüberweisung normalerweise etwa einen Werktag dauert (obwohl dies auch von Ihrer Region abhängen kann).

Ein Nachteil von PayPal und ähnlichen Online-Zahlungssystemen sind ihre oft hohen Gebühren. Beispielsweise können die Zahlungsabwicklungsgebühren für PayPal bis zu 3,5 % der Transaktion betragen.

Direkteinzahlung (ACH-Zahlung)

Direkteinzahlungen sind eine großartige Möglichkeit, Geld im Inland zu überweisen. Wenn Sie und Ihr Auftragnehmer sich also im selben Land befinden, ist die direkte Einzahlung eine sichere und bequeme Möglichkeit, sie zu bezahlen.

In den USA werden direkte Einzahlungen über das ACH-System arrangiert, mit dem Sie Geld direkt auf das Bankkonto Ihres Vertragspartners überweisen können.

Banküberweisung

Eine andere Art der Banküberweisung ist die Überweisung, die eine großartige Alternative zu ACH-Zahlungen darstellt, wenn Sie international mit Auftragnehmern zusammenarbeiten.

Banküberweisungen sind eine großartige Option für zeitkritische Zahlungen, da sie recht schnell sind. In der Regel wird eine Inlandsüberweisung innerhalb von 24 Stunden verarbeitet, und eine internationale Überweisung kann einige Tage dauern.

Der Nachteil ist, dass die Gebühren teuer sein können. Wenn Sie es also nicht eilig haben, sollten Sie vielleicht andere Optionen in Betracht ziehen.

Kreditkarte

Kreditkartenzahlungen sind attraktiv, weil sie hochsicher und oft leicht rückgängig zu machen sind.

Da Sie mit einer Kreditlinie bezahlen, müssen Sie sich keine Sorgen über Betrug machen, der sich auf Ihr tatsächliches Geld auswirkt. Darüber hinaus bieten viele Kreditkartenunternehmen keine Betrugshaftung an.

Um Ihren Auftragnehmer jedoch per Kreditkarte bezahlen zu können, muss er über ein Händlerkonto bei der Bank oder einem alternativen Händlerdienst verfügen, daher ist dies möglicherweise keine verfügbare Option.

Buchhaltungssoftware

Es gibt verschiedene Buchhaltungssoftwarelösungen, die Sie und Ihr Freiberufler verwenden können, um Zahlungen abzuwickeln und die Gehaltsabrechnung und Rechnungsstellung automatisch abzuwickeln.

Einige beliebte Buchhaltungstools sind:

• Google Geldbeutel
• Welle
• Gusto Gehaltsabrechnung
• QuickBooks
• FreshBooks

Sobald Sie sich mit Ihrem Freiberufler über den Stundensatz für das Projekt geeinigt haben, können Sie ihn anweisen, seine Arbeitszeit an Ihrem Projekt zu erfassen und Ihnen basierend auf seinen abrechenbaren Stunden eine Rechnung zu stellen.

So verfolgen Sie abrechenbare Stunden

Ihr unabhängiger Auftragnehmer kann seine abrechenbaren Stunden ganz einfach in Clockify nachverfolgen.

Sie können die App im freiberuflichen Zeiterfassungstool auf folgende Weise nutzen:

• Definieren Sie ihre Stundensätze,
• Starten Sie den Timer, wenn sie mit der Arbeit an Ihrem Projekt beginnen,
• Lassen Sie ihre Einnahmen automatisch mit Clockify berechnen,
• Erhalten Sie einen Bericht über ihre abrechenbare Zeit und
• Verwenden Sie den Bericht, um eine Rechnung für Sie zu erstellen.

Dann können Sie den Freiberufler anweisen, eine zuverlässige Rechnungssoftware zur Erstellung von Rechnungen zu verwenden, damit Sie eine vollständige Dokumentation für die Gehaltsabrechnung haben.

Wenn sie den STANDARD-Clockify-Plan haben, können sie sogar Rechnungen direkt in der App erstellen.

Sehen Sie sich im Video unten an, wie Sie mit Clockify abrechenbare Stunden einfach nachverfolgen können.

Achten Sie auf jeden Fall bei der Bezahlung Ihrer unabhängigen Auftragnehmer darauf, die Steuern nicht herauszunehmen, bevor Sie ihnen das Geld senden.

Fazit: Die Bezahlung von Auftragnehmern und Freiberuflern muss nicht kompliziert sein

Letztendlich ist die korrekte Einstufung der Arbeitnehmer vor der Bezahlung am wichtigsten – Sie können Ihre Zahlungsmethode wählen und die Zahlungsbedingungen mit Ihrem Arbeitnehmer vereinbaren. Aber die richtige Klassifizierung ist keine solche Variable.

Sie müssen unterscheiden, ob Ihr Arbeitnehmer ein W-2-Auftragnehmer, ein 1099-freier Auftragnehmer oder ein regulärer Angestellter ist, um zu verstehen, ob Sie Steuern, Versicherungen und Sozialleistungen für Ihre Arbeitnehmer abdecken müssen.

Aber wenn Sie Ihre unabhängigen Auftragnehmer bezahlen, denken Sie daran, diese Schritte zu befolgen:

1. Lassen Sie sie ein W-9-Formular ausfüllen
2. Wählen Sie die Zahlungsmethode, die für Sie beide am besten funktioniert
3. Bezahle sie pünktlich
4. Holen Sie alle Quellensteuerabzüge an den IRS
5. Melden Sie die Entschädigung über das Formular 1099-NEC

Hoffentlich hat Ihnen dieser Blogbeitrag geholfen, die Schritte zu verstehen, die zur Bezahlung Ihrer Auftragnehmer und Freiberufler erforderlich sind, sowie die beste Zahlungsmethode auszuwählen.

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