Cum să plătiți contractorii și freelanceri în 5 pași simpli

Să vă plătiți contractorilor și independenților poate fi dificil, deoarece va trebui să:

• asigurați-vă că v-ați clasificat corect angajații și ați stabilit dacă din punct de vedere legal sunt contractori, liber profesioniști sau angajați obișnuiți
• selectați o metodă de plată potrivită și conveniți asupra condițiilor de plată cu lucrătorul dvs
• adună documentația potrivită pentru IRS

Pentru a vă asigura că nu pierdeți nimic, iată tot ce trebuie să știți despre cum să plătiți contractorilor și independenților:

Freelancer vs antreprenor vs angajat

Înainte de a ne aprofunda în explicații despre ceea ce trebuie să țineți cont atunci când plătiți contractori și independenți, iată definițiile de bază care vă vor ajuta să distingeți independenții și antreprenorii de angajații obișnuiți.

Definiție freelanceri

Independenții (aliasi contractori independenți) sunt profesioniști independenți care:

• De obicei au propria afacere,
• Nu aveți un angajament pe termen lung față de un singur angajator și
• Nu au alți angajați în afacerea lor decât ei înșiși.

În prezent, sunt în creștere – un raport Statista estimează că numărul de liber profesioniști din SUA va crește vertiginos la peste 90 de milioane până în 2028.

Independenții lucrează adesea de la distanță, preiau mai multe proiecte și clienți în același timp și apoi își organizează munca în consecință.

Ei iau singuri toate deciziile cu privire la rutina lor de lucru, inclusiv:

• Când vor lucra,
• Unde vor lucra,
• Ce proiecte și clienți vor prelua și
• Ce tarife orare le vor percepe clienților, în funcție de diferiți parametri.

Odată ce freelancerii preiau un proiect, ei convin cu clientul asupra termenelor limită și a rezultatelor proiectului.

Însă, freelancerii au întotdeauna controlul exclusiv asupra modului în care este gestionată munca (atâta timp cât termenele convenite și rezultatele proiectului sunt respectate în cele din urmă).

Aceștia sunt adesea clasificați ca 1099 de contractori independenți , care trebuie să își plătească propriile impozite, beneficii și asigurări.

Definiția contractanților

Un antreprenor este o persoană sau o organizație angajată pentru:

• Furnizați materiale,
• Efectuați un serviciu sau
• Faceți o muncă pe bază de contract.

Contractorii sunt asemănători liber profesioniștilor, dar există anumite diferențe legale. Au mai puțină libertate în ceea ce privește clienții și proiectele pe care le vor prelua, deoarece sunt de obicei externalizați anumitor clienți de către o agenție sau o companie de bază.

Contractorii pot fi sau nu lucrători pe cont propriu, iar termenii „angajării” lor de către un anumit client, agenție sau companie depind de contractul pe care l-au semnat.

Atunci când contractanții sunt externalizați de o companie sau o agenție de bază, care le oferă unele beneficii și asigurări, ei sunt plătiți ca lucrători W-2, la fel ca angajații.

Deci, din perspectiva agenției lor de bază, acest tip de lucrător este un angajat obișnuit.

Cu toate acestea, din perspectiva afacerii care angajează serviciile lucrătorului prin agenția lor de bază, lucrătorul este văzut ca un antreprenor.

Astfel, acești lucrători sunt adesea considerați ca antreprenori W-2.

După cum sa menționat anterior, spre deosebire de contractori, antreprenorii independenți (independenți) nu sunt niciodată legați de o companie de bază de externalizare și se ocupă de propriile taxe.

Cum diferă antreprenorii și freelancerii de angajați

Salariații sunt persoane fizice angajate cu normă întreagă sau cu normă parțială, în baza unui contract de muncă specific (exprimat sau implicit, oral sau scris) care specifică drepturile și îndatoririle angajaților.

Angajații sunt angajați pentru un salariu sau salarii și sunt clasificați ca angajați W-2 - toate taxele lor sunt gestionate de angajatorul pentru care lucrează.

Mai multe reguli determină dacă un profesionist este angajat sau liber profesionist:

• Comportamental – Compania care a angajat lucrătorul controlează modul în care lucrătorul își face treaba?
• Financiar — Plătitorul controlează aspectele economice ale locului de muncă al lucrătorului angajat, cum ar fi modul în care sunt plătiți și dacă toate cheltuielile îi sunt rambursate?
• Tip de relație — Cum își văd plătitorul și lucrătorii relația lor, dacă aceasta include un contract și beneficii ale angajaților, permanența relației etc.

Înainte de a lua în considerare metodele de plată pentru lucrătorul dvs., asigurați-vă întotdeauna că aceștia sunt clasificați legal ca antreprenori W-2, 1099 de contractori independenți sau angajați obișnuiți, pentru a evita problemele cu IRS.

Dacă încă nu sunteți sigur cum să clasificați corect un lucrător, puteți depune formularul SS-8 la IRS, care va determina oficial statutul lucrătorului dumneavoastră.

Pentru mai multe clarificări despre taxe, clasificarea lucrătorilor și alte chestiuni legale, consultați site-ul oficial IRS.

Cum să plătiți contractorii W-2

Contractorii W-2 sunt similari cu angajații, care au asigurarea și beneficiile plătite de angajator.

Cu alte cuvinte, contractorii W-2 sunt alocați unui client al companiei sau agenției de bază, iar companiei sau agenției de bază:

• Oferă unele dintre beneficii,
• Se ocupă de taxele de muncă și
• Ia o reducere a tarifului orar pentru un anumit client.

De exemplu, dacă clientul este facturat cu 100 USD/oră, contractantul W-2 poate câștiga 70 USD/oră, în timp ce restul tarifului orar merge către compania de bază.

Cum să plătiți contractori independenți în 5 pași simpli

Dacă angajați un antreprenor independent 1099, alias un freelancer, va trebui să faceți următorii pași atunci când îi plătiți.

Pasul #1: Cereți contractantului independent să completeze un formular W-9

În esență, formularul W-9 este menit să vă ajute să obțineți toate informațiile de identificare ale contractantului independent, inclusiv:

• Nume
• Tip de afacere (proprietar unic, corporație, parteneriat etc.)
• Numărul de identificare a contribuabilului (TIN)
• Certificare

Dacă contractorul tău independent nu furnizează TIN-ul, va trebui să deduci taxele de rezervă reținute la sursă din câștigurile lor cu o rată de 24%.

Reținerea de rezervă este importantă, deoarece, în caz contrar, veți fi responsabil pentru orice taxe neîncasate de la contractant.

Pasul 2: Luați în considerare termenii de plată

De obicei, dvs. și contractorul independent stabiliți termenii de plată între voi și nu există reguli prescrise aici.

Cel mai probabil, veți primi în prealabil o estimare a costurilor (care va include materialele utilizate și orice servicii suplimentare).

Apoi, puteți conveni asupra modului în care vă veți analiza plățile. Poti:

1. Plătiți freelancerul în avans – Țineți minte că ar trebui să luați în considerare acest lucru numai dacă aveți deja o relație cu freelancerul și aveți încredere în el pentru a face treaba conform acordului.
2. Plătește freelancerul după finalizarea lucrării – Aici intervine încrederea contractantului în tine. Rețineți că nu toți antreprenorii vor fi dispuși să fie plătiți numai după finalizarea proiectului. De asemenea, antreprenorii mai mici pur și simplu nu au mijloacele de a plăti toate costurile proiectului fără a fi plătiți pentru materiale în avans.
3. Plătiți o jumătate în avans și cealaltă jumătate la finalizare - Aceasta este întotdeauna o opțiune excelentă, atât pentru dvs., cât și pentru freelancer.
4. Plătiți pentru fiecare etapă — Această opțiune funcționează pentru ambele părți. Freelancerii nu riscă să facă întreg proiectul și să nu fie plătiți pentru el. Pe de altă parte, poți să urmărești progresul freelancerului și să nu riști să obții o muncă neglijentă.

Lucruri de luat în considerare la stabilirea termenilor de plată

Nu uitați, mulți freelanceri vor avea nevoie de prima jumătate a taxei pentru a achiziționa orice materiale necesare (și vor fi rambursați pentru acestea după finalizarea proiectului).

Dacă ați comandat un proiect mai mare care s-ar putea întinde pe luni, puteți analiza plățile diferit, de exemplu:

• Plătește o treime în avans,
• Plătiți a doua treime pe o piatră de hotar mare și
• Plătiți restul la finalizarea proiectului.

În orice caz, încheiați un acord cu antreprenorul independent pentru a vă trimite chitanțele pentru orice costuri suportate în timpul lucrului la proiect. În acest fel, vă oferă documentația și dovada modului în care și-au cheltuit plata în avans.

Pentru cea mai bună relație posibilă client/freelancer, cel mai bine este ca dvs. și freelancerul să stabiliți regulile de bază despre ce se va întâmpla dacă:

• Clientul nu termină lucrarea la timp
• Antreprenorul nu livrează lucrările la termenele convenite și la rezultatele așteptate ale proiectului
• Plățile nu sunt livrate la timp

În acest fel, niciunul dintre voi nu trebuie să vă faceți griji că cealaltă parte nu își îndeplinește partea din afacere.

Pasul 3: Plătește-le ceea ce li se cuvine

Dacă angajați un antreprenor independent, va trebui să fiți de acord cu acesta cu privire la metoda de plată pe care o veți utiliza în avans.

Metoda de plată poate depinde adesea de locația freelancerului dvs. Unele regiuni nu acceptă anumite metode de plată, iar unele metode de plată solicită taxe mari de transfer pe care probabil veți dori să le evitați.

Vom discuta cele mai bune metode de plată pentru a vă plăti contractorul independent în secțiunea următoare.

Pasul #4: Obțineți orice reținere de rezervă către IRS

Odată ce ați convenit asupra termenilor și metodei de plată, veți avea de analizat și alte chestiuni legale de plată.

În cazul în care contractorul dvs. nu v-a furnizat TIN-ul și ați avut rețineri de rezervă, va trebui să aduceți banii reținuți la IRS.

De asemenea, asigurați-vă că primiți toate impozitele de stat reținute la autoritățile fiscale de stat potrivite.

Pasul #5: Completați formularul 1099-NEC

Raportați orice compensație pentru non-angajați la IRS completând Formularul 1099-NEC.

În calitate de client, trebuie să completați formularul dacă ați plătit 600 USD sau mai mult unui contractant independent pe parcursul anului.

Trebuie să completați formularul și să trimiteți copii atât către IRS, cât și către contractorul dumneavoastră independent până la 31 ianuarie a anului fiscal următor.

6 cele mai bune moduri de a plăti contractori independenți (cele mai bune metode de plată)

Dacă vă întrebați despre cea mai bună metodă de plată pe care să o utilizați atunci când vă plătiți contractorul, vă recomandăm să luați în considerare una dintre următoarele.

Cecuri

Cecurile sunt o opțiune de plată excelentă, deoarece nu necesită comisioane de depozit.

Însă, unii contractori cu care lucrați pot fi atenți la controale, deoarece trebuie să aștepte ca cecul să se îndepărteze, iar cecurile durează, în general, mai mult să ajungă (deoarece sunt trimise prin poștă).

Cu toate acestea, puteți elimina timpul necesar pentru a trimite un cec prin poștă dacă alegeți eChecks. Acestea funcționează exact la fel ca și verificările obișnuite, cu excepția faptului că sunt trimise prin e-mail.

Sisteme de plată online

Astăzi, există multe sisteme de plată online care facilitează efectuarea tranzacțiilor, atât interne, cât și internaționale.

Unii dintre ei sunt:

• PayPal
• Payoneer
• Bill.com
• Transfer
• Venmo

PayPal este probabil cel mai popular sistem de plată printre freelanceri, iar contractorul dvs. va avea probabil un cont PayPal.

PayPal este o optiune mai rapida decat un cec, avand in vedere ca intreaga tranzactie se desfasoara online.

Cu toate acestea, PayPal nu este acceptat la nivel global, așa că va trebui să verificați cu freelancerul dacă este capabil să accepte plăți PayPal (consultați acest ghid pentru a înțelege dacă țara freelancerului este viabilă pentru a accepta plăți PayPal).

Dacă plățile PayPal sunt disponibile, acestea sunt o opțiune eficientă, deoarece transferul de bani durează de obicei aproximativ o zi lucrătoare (deși acest lucru poate depinde și de regiunea dvs.).

Un dezavantaj al PayPal și al sistemelor de plată online similare sunt taxele lor adesea mari. De exemplu, taxele de procesare a plăților pentru PayPal pot ajunge până la 3,5% din tranzacție.

Depunere directă (plată ACH)

Depozitele directe sunt o modalitate excelentă de a transfera bani pe plan intern. Deci, dacă dvs. și contractorul dvs. vă aflați în aceeași țară, depozitul direct este o modalitate sigură și convenabilă de a le plăti.

În SUA, depozitele directe sunt aranjate prin sistemul ACH, care vă permite să transferați bani direct în contul bancar al contractantului dumneavoastră.

Transfer bancar

Un alt tip de transfer bancar este transferul bancar, care este o alternativă excelentă la plățile ACH atunci când lucrați cu contractori la nivel internațional.

Transferurile bancare sunt o opțiune excelentă pentru plățile care necesită timp, deoarece sunt destul de rapide. De obicei, un transfer bancar intern va fi procesat în 24 de ore, iar un transfer internațional poate dura câteva zile.

Dezavantajul este că taxele pot fi costisitoare, așa că dacă nu vă grăbiți, poate doriți să luați în considerare alte opțiuni.

Card de credit

Plățile cu cardul de credit sunt atrăgătoare deoarece sunt foarte sigure și adesea ușor reversibile.

Deoarece plătiți cu o linie de credit, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la frauda care vă afectează banii efectivi. În plus, multe companii de carduri de credit oferă zero răspundere pentru fraudă.

Cu toate acestea, pentru a-ți putea plăti contractorul prin card de credit, acesta trebuie să aibă un cont de comerciant la bancă sau un serviciu de comerciant alternativ, așa că este posibil ca aceasta să nu fie o opțiune disponibilă.

Program de contabilitate

Există diverse soluții software de contabilitate pe care dumneavoastră și freelancerul dumneavoastră le puteți utiliza pentru a procesa plățile și pentru a gestiona automat salarizarea și facturarea.

Unele instrumente de contabilitate populare includ:

• portofel Google
• Val
• Gusto Salarizare
• QuickBooks
• FreshBooks

Odată ce sunteți de acord cu freelancerul cu privire la tariful orar pentru proiect, îi puteți instrui să urmărească timpul lor de lucru la proiectul dvs. și să vă factureze pe baza orelor facturabile.

Cum să urmăriți orele facturabile

Contractorul dumneavoastră independent își poate urmări cu ușurință orele facturabile în Clockify.

Ei pot folosi aplicația în instrumentul de urmărire a timpului independent în următorul mod:

• Definiți tarifele lor orare,
• Porniți cronometrul când încep să lucreze la proiectul dvs.,
• Să li se calculeze automat veniturile cu Clockify,
• Obțineți un raport despre timpul lor facturabil și
• Utilizați raportul pentru a crea o factură pentru dvs.

Apoi, puteți instrui freelancerul să folosească un software de facturare de încredere pentru a crea facturi, astfel încât să aveți documentația completă pentru salarizare.

Dacă fac parte din planul STANDARD Clockify, pot chiar genera facturi direct în aplicație.

Aflați cum să urmăriți cu ușurință orele facturabile cu Clockify în videoclipul de mai jos.

În orice caz, atunci când plătiți contractorilor independenți, asigurați-vă că nu scoateți taxele înainte de a le trimite banii.

Concluzie: Plata contractanților și independenților nu trebuie să fie complicată

În cele din urmă, clasificarea corectă a lucrătorilor înainte de a le plăti este cea mai importantă – puteți alege metoda dvs. de plată și puteți conveni asupra condițiilor de plată cu lucrătorul dumneavoastră. Dar, clasificarea corectă nu este o astfel de variabilă.

Va trebui să distingeți dacă lucrătorul dvs. este un antreprenor W-2, un antreprenor independent 1099 sau un angajat obișnuit pentru a înțelege dacă trebuie să acoperiți impozitele, asigurările și beneficiile pentru lucrătorii dvs.

Dar, atunci când plătiți contractorilor independenți, nu uitați să urmați acești pași:

1. Rugați-i să completeze un formular W-9
2. Alegeți metoda de plată care funcționează cel mai bine pentru amândoi
3. Plătiți-le la timp
4. Obțineți orice reținere de rezervă către IRS
5. Raportați compensația prin Formularul 1099-NEC

Sperăm că această postare pe blog v-a ajutat să înțelegeți pașii necesari pentru a vă plăti contractanții și freelancerii, precum și pentru a alege cea mai bună metodă de plată pe care să o utilizați.

️ Îți urmărești timpul? Ați găsit utilă urmărirea timpului pentru managementul proiectelor? Cum îți ții evidența timpului tău ca manager de proiect? Există ceva ce ați găsit deosebit de util? Scrieți-ne la [email protected] pentru a avea șansa ca răspunsul dvs. să fie prezentat într-unul dintre articolele noastre viitoare.