كيفية الدفع للمقاولين والمستقلين في 5 خطوات بسيطة

قد يكون الدفع للمقاولين والمستقلين أمرًا صعبًا ، حيث سيتعين عليك:

• تأكد من تصنيف العاملين لديك بشكل صحيح ، وتحديد ما إذا كانوا متعاقدين قانونيًا أو مستقلين أو موظفين دائمين
• حدد طريقة دفع مناسبة واتفق على شروط الدفع مع العامل لديك
• جمع الوثائق الصحيحة لمصلحة الضرائب

للتأكد من عدم تفويت أي شيء ، إليك كل ما تحتاج لمعرفته حول كيفية الدفع للمقاولين والمستقلين:

فريلانسر مقابل المقاول مقابل الموظف

قبل أن نتعمق في التفسيرات حول ما تحتاج إلى مراعاته عند الدفع للمقاولين والمستقلين ، إليك التعريفات الأساسية التي ستساعدك على التمييز بين العاملين لحسابهم الخاص والمقاولين والموظفين العاديين.

تعريف العاملين لحسابهم الخاص

العاملون لحسابهم الخاص (ويعرفون أيضًا بالمقاولين المستقلين) هم محترفون يعملون لحسابهم الخاص وهم:

• عادة ما يكون لديهم أعمالهم الخاصة ،
• ليس لديه التزام طويل الأجل تجاه صاحب عمل واحد ، و
• ليس لديهم موظفين آخرين في أعمالهم سوى أنفسهم.

إنهم في ارتفاع حاليًا - يتوقع تقرير واحد من Statista أن عدد العاملين لحسابهم الخاص في الولايات المتحدة وحدها سيرتفع إلى أكثر من 90 مليون بحلول عام 2028.

غالبًا ما يعمل المستقلون عن بُعد ، ويشتركون في العديد من المشاريع والعملاء في نفس الوقت ، ثم ينظمون عملهم وفقًا لذلك.

يتخذون جميع القرارات بشأن روتين عملهم بأنفسهم ، بما في ذلك:

• عندما سيعملون ،
• حيث سيعملون ،
• ما هي المشاريع والعملاء الذين سيأخذون على عاتقهم ، و
• ما هي الأسعار بالساعة التي سيحصلون عليها من عملائهم ، اعتمادًا على معايير مختلفة.

بمجرد أن يتولى المستقلون مشروعًا ، فإنهم يتفقون على المواعيد النهائية ونتائج المشروع مع العميل.

ولكن ، يتمتع المستقلون دائمًا بالتحكم الوحيد في كيفية التعامل مع العمل (طالما تم الوفاء بالمواعيد النهائية المتفق عليها ونتائج المشروع في النهاية).

غالبًا ما يتم تصنيفهم على أنهم 1099 مقاولًا مستقلاً ، يتعين عليهم دفع ضرائبهم ومزاياهم وتأمينهم.

تعريف المقاولين

المقاول هو شخص أو منظمة يتم توظيفها من أجل:

• توفير المواد ،
• أداء خدمة ، أو
• قم بعمل على أساس عقد.

يتشابه المقاولون مع العاملين لحسابهم الخاص ، ولكن هناك بعض الاختلافات القانونية. لديهم قدر أقل من الحرية فيما يتعلق بالعملاء والمشاريع التي سيضطلعون بها ، حيث عادة ما يتم الاستعانة بمصادر خارجية لعملاء معينين من قبل وكالة أو شركة أساسية.

قد يكون المتعاقدون يعملون لحسابهم الخاص وقد لا يكونون ، وتعتمد شروط "عملهم" من قبل عميل أو وكالة أو شركة معينة على العقد الذي وقعوا عليه.

عندما يتم الاستعانة بمصادر خارجية للمقاولين من قبل شركة أو وكالة أساسية ، والتي توفر لهم بعض المزايا والتأمين ، يتم الدفع لهم كعمال W-2 ، تمامًا مثل الموظفين.

لذلك ، من منظور وكالتهم الأساسية ، فإن هذا النوع من العمال هو موظف منتظم.

ومع ذلك ، من منظور الأعمال التجارية التي توظف خدمات العامل من خلال وكالته الأساسية ، يُنظر إلى العامل على أنه مقاول.

وبالتالي ، غالبًا ما يُنظر إلى هؤلاء العمال على أنهم مقاولو W-2.

كما ذكرنا سابقًا ، على عكس المقاولين ، لا يرتبط المقاولون المستقلون (المستقلون) أبدًا بشركة قاعدة خارجية ، ويتعاملون مع ضرائبهم الخاصة.

كيف يختلف المقاولون والمستقلون عن الموظفين

الموظفون هم أفراد يعملون بدوام كامل أو جزئي ، بموجب عقد توظيف محدد (صريحًا أو ضمنيًا ، شفهيًا أو مكتوبًا) يحدد حقوق وواجبات الموظفين.

يتم توظيف الموظفين مقابل راتب أو أجر ، ويتم تصنيفهم كموظفين W-2 - يتم التعامل مع جميع ضرائبهم من قبل صاحب العمل الذي يعملون لديه.

تحدد عدة قواعد ما إذا كان المحترف موظفًا أم يعمل بالقطعة:

• السلوكية - هل تتحكم الشركة التي استأجرت العامل في كيفية قيام العامل بعمله؟
• المالية - هل الدافع هو الذي يتحكم في الجوانب الاقتصادية لوظيفة العامل المأجور ، مثل كيفية دفعه وما إذا كان يتم سداد جميع نفقاته؟
• نوع العلاقة - كيف يرى الدافع والعمال علاقتهم ، سواء كانت تتضمن العقد ومزايا الموظف ، واستمرارية العلاقة ، وما إلى ذلك.

قبل أن تفكر في طرق الدفع للعاملين لديك ، تأكد دائمًا من تصنيفهم قانونًا كمقاولين W-2 أو 1099 مقاولين مستقلين أو موظفين دائمين لتجنب المشاكل مع مصلحة الضرائب الأمريكية.

إذا كنت لا تزال غير متأكد من كيفية تصنيف العامل بشكل صحيح ، فيمكنك تقديم نموذج SS-8 إلى مصلحة الضرائب الأمريكية ، والذي سيحدد رسميًا حالة العامل لديك.

لمزيد من التوضيح حول الضرائب وتصنيف العمال والمسائل القانونية الأخرى ، راجع موقع ويب مصلحة الضرائب الرسمي.

كيفية الدفع لمقاولي W-2

يتشابه مقاولو W-2 مع الموظفين الذين يدفع صاحب العمل تأمينهم ومزاياهم.

بمعنى آخر ، يتم تعيين مقاولي W-2 لعميل الشركة أو الوكالة الأساسية ، والشركة أو الوكالة الأساسية:

• يوفر بعض الفوائد ،
• يتعامل مع ضرائب العمل ، و
• يقطع سعر الساعة لعميل معين.

على سبيل المثال ، إذا تمت محاسبة العميل بمبلغ 100 دولار / ساعة ، فقد يكسب مقاول W-2 70 دولارًا / ساعة ، بينما يذهب باقي سعر الساعة إلى الشركة الأساسية.

كيفية الدفع للمقاولين المستقلين في 5 خطوات سهلة

إذا قمت بتوظيف 1099 متعاقدًا مستقلاً ، ويعرف أيضًا باسم موظف مستقل ، فسيتعين عليك اتخاذ الخطوات التالية عند الدفع لهم.

الخطوة رقم 1: اطلب من المقاول المستقل ملء نموذج W-9

في الأساس ، يهدف نموذج W-9 إلى مساعدتك في الحصول على جميع معلومات تحديد هوية المقاول المستقل ، بما في ذلك:

• اسم
• نوع العمل (مالك فردي ، مؤسسة ، شراكة ، إلخ.)
• رقم تعريف دافع الضرائب (TIN)
• شهادة

إذا لم يقدم المقاول المستقل رقم تعريف دافع الضرائب الخاص به ، فسيتعين عليك خصم ضرائب الاستقطاع الاحتياطي من أرباحه بمعدل 24٪.

يعد حجب النسخ الاحتياطي أمرًا مهمًا ، وإلا فستكون مسؤولاً عن أي ضرائب غير محصلة من المقاول.

الخطوة رقم 2: النظر في شروط الدفع

عادة ما تحدد أنت والمقاول المستقل شروط الدفع بينكما - ولا توجد قواعد محددة هنا.

على الأرجح ، ستحصل على تقدير التكلفة مسبقًا (والذي سيتضمن المواد المستخدمة وأي خدمات إضافية).

بعد ذلك ، يمكنك الاتفاق على كيفية تحليل مدفوعاتك. تستطيع:

1. ادفع للموظف المستقل مقدمًا - ضع في اعتبارك أنه يجب ألا تفكر في ذلك إلا إذا كان لديك بالفعل علاقة مع المستقل وتثق به للقيام بالمهمة على النحو المتفق عليه.
2. ادفع للمحترف المستقل بعد اكتمال الوظيفة - هذا هو المكان الذي تلعب فيه ثقة المقاول بك. ضع في اعتبارك أنه لن يكون جميع المقاولين على استعداد للدفع إلا بعد اكتمال المشروع. أيضًا ، لا يمتلك المقاولون الصغار الوسائل اللازمة لدفع جميع تكاليف المشروع دون دفع مقابل المواد مقدمًا.
3. ادفع النصف مقدمًا ، والنصف الآخر عند الانتهاء - يعد هذا دائمًا خيارًا رائعًا لك وللمستقل.
4. الدفع لكل معلم - يعمل هذا الخيار لكلا الطرفين. لا يخاطر المستقلون بالقيام بالمشروع بأكمله وعدم الحصول على أموال مقابل ذلك. من ناحية أخرى ، عليك متابعة تقدم العمل المستقل ولا تخاطر بالحصول على عمل مهمل.

الأشياء التي يجب مراعاتها عند تحديد شروط الدفع

تذكر أن العديد من المستقلين سيحتاجون إلى النصف الأول من الرسوم لشراء أي مواد ضرورية (ويتم تعويضهم عنهم بعد الانتهاء من المشروع).

إذا قمت بتكليف مشروع أكبر قد يمتد لأشهر ، فيمكنك تحليل المدفوعات بشكل مختلف ، على سبيل المثال:

• دفع الثلث مقدمًا ،
• دفع الثلث الثاني على معلم كبير ، و
• دفع الباقي عند اكتمال المشروع.

على أي حال ، قم باتفاق مع المقاول المستقل لإرسال إيصالات لأي تكاليف يتم تكبدها أثناء العمل في المشروع. بهذه الطريقة ، يزودونك بوثائق وإثباتات لكيفية إنفاق الدفعة المقدمة.

للحصول على أفضل علاقة ممكنة بين العميل / المستقل ، من الأفضل أن تضع أنت والمحترف المستقل القواعد الأساسية حول ما سيحدث إذا:

• العميل لا ينهي العمل في الوقت المحدد
• لا يقوم المقاول بتسليم العمل في المواعيد النهائية المتفق عليها والنتائج المتوقعة للمشروع
• لا يتم تسليم المدفوعات في الوقت المحدد

بهذه الطريقة ، لا داعي للقلق بشأن عدم تنفيذ الجانب الآخر لجزء من الصفقة.

الخطوة # 3: ادفع لهم ما يستحقونه

إذا كنت تقوم بتعيين متعاقد مستقل ، فسيتعين عليك الاتفاق معهم حول طريقة الدفع التي ستستخدمها مقدمًا.

قد تعتمد طريقة الدفع غالبًا على موقع المستقل الخاص بك. لا تدعم بعض المناطق طرق دفع معينة ، وتطلب بعض طرق الدفع رسوم تحويل كبيرة قد ترغب في تجنبها.

سنناقش أفضل طرق الدفع للدفع للمقاول المستقل في القسم التالي.

الخطوة # 4: احصل على أي عمليات اقتطاع احتياطية إلى مصلحة الضرائب

بمجرد الموافقة على شروط الدفع وطريقته ، سيكون لديك بعض الأمور القانونية الأخرى المتعلقة بالدفع للنظر فيها.

في حالة عدم قيام المقاول بتزويدك برقم التعريف الضريبي (TIN) الخاص به وكان لديك أي عمليات اقتطاع احتياطية ، فستحتاج إلى تحويل الأموال المحتجزة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.

تأكد أيضًا من حصولك على جميع ضرائب الولاية المقتطعة لسلطات الضرائب الحكومية المناسبة.

الخطوة رقم 5: املأ النموذج 1099-NEC

تقوم بالإبلاغ عن أي تعويضات لغير الموظفين إلى مصلحة الضرائب من خلال استكمال النموذج 1099-NEC.

يجب عليك ، بصفتك العميل ، إكمال النموذج إذا كنت قد دفعت 600 دولار أو أكثر لمقاول مستقل خلال العام.

تحتاج إلى ملء النموذج وإرسال نسخ إلى كل من مصلحة الضرائب الأمريكية والمقاول المستقل بحلول 31 كانون الثاني (يناير) من السنة الضريبية التالية.

أفضل 6 طرق للدفع للمقاولين المستقلين (أفضل طرق الدفع)

إذا كنت تتساءل عن أفضل طريقة دفع لاستخدامها عند الدفع للمقاول الخاص بك ، فقد ترغب في التفكير في أحد الخيارات التالية.

الفحوصات

تعتبر الشيكات خيارًا رائعًا للدفع لأنها لا تتطلب رسوم إيداع.

ولكن ، قد يكون بعض المقاولين الذين تعمل معهم حذرين من الشيكات لأنهم مضطرون إلى الانتظار حتى يتم مسح الشيك ، وعادةً ما تستغرق الشيكات وقتًا أطول للوصول (حيث يتم إرسالها عبر البريد).

ومع ذلك ، يمكنك التخلص من الوقت الذي يستغرقه إرسال شيك بالبريد إذا ذهبت إلى eChecks. هذه تعمل تمامًا بنفس طريقة الشيكات العادية ، باستثناء إرسالها عبر البريد الإلكتروني.

أنظمة الدفع عبر الإنترنت

يوجد اليوم العديد من أنظمة الدفع عبر الإنترنت التي تسهل إجراء المعاملات على الصعيدين المحلي والدولي.

ومنهم:

• باي بال
• بايونير
• Bill.com
• تحويل
• فينمو

من المحتمل أن يكون PayPal هو نظام الدفع الأكثر شيوعًا بين المستقلين ، ومن المحتمل أن يمتلك المقاول الخاص بك حساب PayPal.

يعد PayPal خيارًا أسرع من الشيك ، مع الأخذ في الاعتبار أن المعاملة بأكملها تتم عبر الإنترنت.

ومع ذلك ، لا يتم دعم PayPal على مستوى العالم ، لذا سيتعين عليك التحقق مع العامل المستقل الخاص بك مما إذا كان بإمكانه قبول مدفوعات PayPal على الإطلاق (راجع هذا الدليل لفهم ما إذا كانت بلدك المستقل قابلة للتطبيق لقبول مدفوعات PayPal).

إذا كانت مدفوعات PayPal متاحة ، فهي خيار فعال لأن تحويل الأموال عادة ما يستغرق حوالي يوم عمل واحد (على الرغم من أن هذا قد يعتمد أيضًا على منطقتك).

تتمثل إحدى عيوب PayPal وأنظمة الدفع المماثلة عبر الإنترنت في رسومها الباهظة في كثير من الأحيان. على سبيل المثال ، يمكن أن تصل رسوم معالجة الدفع لـ PayPal إلى 3.5٪ من المعاملة.

إيداع مباشر (دفع ACH)

تعتبر الإيداعات المباشرة طريقة رائعة لتحويل الأموال محليًا. لذلك ، إذا كنت أنت والمقاول الخاص بك في نفس البلد ، فإن الإيداع المباشر هو وسيلة آمنة ومريحة لدفعها.

في الولايات المتحدة ، يتم ترتيب الإيداعات المباشرة من خلال نظام ACH ، والذي يسمح لك بتحويل الأموال مباشرة إلى الحساب المصرفي للمقاول الخاص بك.

تحويلة كهربية بالسلك

نوع آخر من التحويل المصرفي هو التحويل البنكي ، وهو بديل رائع لمدفوعات ACH عندما تعمل مع مقاولين دوليًا.

تعد الحوالات المصرفية خيارًا رائعًا للمدفوعات الحساسة للوقت لأنها سريعة جدًا. عادةً ما تتم معالجة التحويل الإلكتروني المحلي في غضون 24 ساعة ، وقد يستغرق التحويل الدولي يومين.

الجانب السلبي هو أن الرسوم قد تكون باهظة الثمن ، لذلك إذا لم تكن في عجلة من أمرك ، فقد ترغب في التفكير في خيارات أخرى.

بطاقة الائتمان

تعتبر مدفوعات بطاقات الائتمان جذابة لأنها آمنة للغاية ويمكن عكسها بسهولة في كثير من الأحيان.

نظرًا لأنك تدفع بخط ائتمان ، فلا داعي للقلق بشأن الاحتيال الذي يؤثر على أموالك الفعلية. علاوة على ذلك ، فإن العديد من شركات بطاقات الائتمان لا تعرض أي مسؤولية عن الاحتيال.

ومع ذلك ، لتتمكن من الدفع للمقاول الخاص بك عن طريق بطاقة الائتمان ، يجب أن يكون لديهم حساب تاجر في البنك أو خدمة تاجر بديلة ، لذلك قد لا يكون هذا خيارًا متاحًا.

برامج المحاسبة

هناك العديد من حلول برامج المحاسبة التي يمكنك أنت والموظف المستقل استخدامها لمعالجة المدفوعات والتعامل مع كشوف المرتبات والفواتير تلقائيًا.

تتضمن بعض أدوات المحاسبة الشائعة ما يلي:

• محفظة قوقل
• لوح
• رواتب غوستو
• كويك بوكس
• FreshBooks

بمجرد الاتفاق مع العامل المستقل الخاص بك على سعر الساعة للمشروع ، يمكنك إرشادهم لتتبع وقتهم في العمل في مشروعك وفاتورة بناءً على ساعات عملهم المدفوعة.

كيفية تتبع الساعات المدفوعة

يمكن للمقاول المستقل الخاص بك بسهولة تتبع ساعات الفوترة في Clockify.

يمكنهم استخدام التطبيق في أداة تتبع الوقت لحسابهم الخاص بالطريقة التالية:

• تحديد أسعارهم بالساعة ،
• ابدأ المؤقت عندما يبدأون العمل في مشروعك ،
• يتم احتساب أرباحهم تلقائيًا باستخدام Clockify ،
• احصل على تقرير عن وقت الدفع الخاص بهم ، و
• استخدم التقرير لإنشاء فاتورة لك.

بعد ذلك ، يمكنك إرشاد العامل المستقل إلى استخدام برنامج فواتير موثوق به لإنشاء فواتير بحيث يكون لديك وثائق كاملة لكشوف المرتبات.

إذا كانوا يستخدمون خطة STANDARD Clockify ، فيمكنهم أيضًا إنشاء فواتير مباشرة داخل التطبيق.

تحقق من كيفية تتبع الساعات المدفوعة بسهولة باستخدام Clockify في الفيديو أدناه.

على أي حال ، عند الدفع للمقاولين المستقلين ، تأكد من عدم سحب الضرائب قبل إرسال الأموال إليهم.

الخلاصة: لا يجب أن يكون دفع أجور المقاولين والمستقلين أمرًا معقدًا

في النهاية ، يعد تصنيف العمال بشكل صحيح قبل الدفع لهم هو الأهم - يمكنك اختيار طريقة الدفع الخاصة بك والاتفاق على شروط الدفع مع العامل لديك. لكن التصنيف المناسب ليس متغيرًا.

سيتعين عليك التمييز ما إذا كان العامل الخاص بك هو مقاول W-2 ، أو متعاقدًا مستقلاً 1099 ، أو موظفًا منتظمًا لفهم ما إذا كنت بحاجة إلى تغطية الضرائب والتأمين والمزايا لعمالك.

ولكن ، عند الدفع للمقاولين المستقلين ، تذكر اتباع الخطوات التالية:

1. اطلب منهم ملء نموذج W-9
2. اختر طريقة الدفع الأفضل لكليكما
3. ادفع لهم في الوقت المحدد
4. احصل على أي مقتطفات احتياطية إلى مصلحة الضرائب
5. قم بالإبلاغ عن التعويض من خلال نموذج 1099-NEC

نأمل أن يساعدك منشور المدونة هذا في فهم الخطوات اللازمة لدفع أجور المقاولين والعاملين لحسابهم الخاص ، وكذلك اختيار أفضل طريقة دفع لاستخدامها.

️ هل تتابع وقتك؟ هل وجدت تتبع الوقت مفيدًا لإدارة المشاريع؟ كيف يمكنك تتبع وقتك كمدير مشروع؟ هل يوجد أي شيء وجدته مفيدًا بشكل خاص؟ اكتب إلينا على [email protected] للحصول على فرصة لإبراز إجابتك في إحدى مقالاتنا المستقبلية.