Come pagare appaltatori e liberi professionisti in 5 semplici passaggi

Pagare i tuoi appaltatori e liberi professionisti può essere complicato, poiché dovrai:

• assicurati di aver classificato correttamente i tuoi lavoratori e determinato se sono legalmente appaltatori, liberi professionisti o dipendenti regolari
• seleziona un metodo di pagamento adatto e concorda i termini di pagamento con il tuo lavoratore
• raccogliere la documentazione giusta per l'IRS

Per essere sicuro di non perderti nulla, ecco tutto ciò che devi sapere su come pagare appaltatori e liberi professionisti:

Libero professionista vs appaltatore vs dipendente

Prima di approfondire le spiegazioni su ciò che devi considerare quando paghi appaltatori e liberi professionisti, ecco le definizioni di base che ti aiuteranno a distinguere liberi professionisti e appaltatori dai normali dipendenti.

Definizione di liberi professionisti

I liberi professionisti (noti anche come appaltatori indipendenti) sono professionisti autonomi che:

• Di solito hanno un'attività in proprio,
• Non avere alcun impegno a lungo termine con un datore di lavoro, e
• Non hanno altri dipendenti nella loro attività se non loro stessi.

Attualmente sono in aumento: un rapporto di Statista prevede che il numero di liberi professionisti solo negli Stati Uniti salirà alle stelle a oltre 90 milioni entro il 2028.

I liberi professionisti spesso lavorano in remoto, assumono più progetti e clienti contemporaneamente e quindi organizzano il loro lavoro di conseguenza.

Prendono da soli tutte le decisioni sulla loro routine lavorativa, tra cui:

• Quando funzioneranno,
• Dove lavoreranno,
• Quali progetti e clienti accetteranno e
• Quali tariffe orarie addebiteranno ai loro clienti, a seconda di vari parametri.

Una volta che i liberi professionisti intraprendono un progetto, concordano le scadenze e i risultati del progetto con il cliente.

Tuttavia, i liberi professionisti hanno sempre il controllo esclusivo su come viene gestito il lavoro (a condizione che le scadenze concordate e i risultati del progetto vengano rispettati alla fine).

Sono spesso classificati come 1099 appaltatori indipendenti , che devono pagare le proprie tasse, benefici e assicurazione.

Definizione appaltatori

Un appaltatore è una persona o un'organizzazione assunta per:

• Fornire materiali,
• Eseguire un servizio, o
• Fai un lavoro su base contrattuale.

Gli appaltatori sono simili ai liberi professionisti, ma ci sono alcune differenze legali. Hanno meno libertà in termini di clienti e progetti che assumeranno, poiché di solito vengono esternalizzati a determinati clienti da un'agenzia o azienda di base.

Gli appaltatori possono o meno essere lavoratori autonomi e i termini del loro "impiego" da parte di un particolare cliente, agenzia o azienda dipendono dal contratto che hanno firmato.

Quando gli appaltatori vengono esternalizzati da una società o agenzia di base, che fornisce loro alcuni vantaggi e assicurazioni, vengono pagati come lavoratori W-2, proprio come i dipendenti.

Quindi, dal punto di vista della loro agenzia di base, questo tipo di lavoratore è un normale dipendente.

Tuttavia, dal punto di vista dell'azienda che impiega i servizi del lavoratore attraverso la propria agenzia di base, il lavoratore è visto come un appaltatore.

Pertanto, questi lavoratori sono spesso considerati appaltatori W-2.

Come accennato in precedenza, a differenza dei contraenti, i contraenti indipendenti (freelance) non sono mai legati a una società di outsourcing e gestiscono le proprie tasse.

In che modo gli appaltatori e i liberi professionisti differiscono dai dipendenti

I dipendenti sono soggetti assunti a tempo pieno o part-time, in forza di un contratto di lavoro specifico (espresso o implicito, orale o scritto) che specifichi i diritti ei doveri dei dipendenti.

I dipendenti sono impiegati per uno stipendio o uno stipendio e classificati come dipendenti W-2 : tutte le loro tasse sono gestite dal datore di lavoro per cui lavorano.

Diverse regole determinano se un professionista è un dipendente o un libero professionista:

• Comportamentale : l'azienda che ha assunto il lavoratore ha il controllo su come il lavoratore svolge il proprio lavoro?
• Finanziario — Il pagatore ha il controllo degli aspetti economici del lavoro del lavoratore assunto, come il modo in cui viene pagato e se tutte le sue spese vengono rimborsate?
• Tipo di rapporto — Come il pagatore e i lavoratori vedono il loro rapporto, se include un contratto e benefici per i dipendenti, la permanenza del rapporto, ecc.

Prima di considerare i metodi di pagamento per il tuo lavoratore, assicurati sempre che siano legalmente classificati come appaltatori W-2, 1099 appaltatori indipendenti o dipendenti regolari, per evitare problemi con l'IRS.

Se non sei ancora sicuro di come classificare correttamente un lavoratore, puoi presentare il modulo SS-8 all'IRS, che determinerà ufficialmente lo stato del tuo lavoratore.

Per ulteriori chiarimenti su tasse, classificazione dei lavoratori e altre questioni legali, consultare il sito Web ufficiale dell'IRS.

Come pagare gli appaltatori W-2

Gli appaltatori W-2 sono simili ai dipendenti, che hanno l'assicurazione e i benefici pagati dal datore di lavoro.

In altre parole, gli appaltatori W-2 sono assegnati a un cliente della società o agenzia di base e alla società o agenzia di base:

• Fornisce alcuni dei vantaggi,
• Gestisce le tasse sul lavoro e
• Prende una riduzione della tariffa oraria per un particolare cliente.

Ad esempio, se al cliente viene fatturato $ 100/ora, l'appaltatore W-2 può guadagnare $ 70/ora, mentre il resto della tariffa oraria va alla società di base.

Come pagare gli appaltatori indipendenti in 5 semplici passaggi

Se assumi un appaltatore indipendente 1099, alias un libero professionista, dovrai seguire i seguenti passaggi quando lo paghi.

Passaggio 1: chiedi al contraente indipendente di compilare un modulo W-9

In sostanza, il modulo W-9 ha lo scopo di aiutarti a ottenere tutte le informazioni identificative dell'appaltatore indipendente, tra cui:

• Nome
• Tipo di attività (Proprietario Unico, Società per azioni, Società di persone, ecc.)
• Numero di identificazione fiscale (TIN)
• Certificazione

Se il tuo appaltatore indipendente non fornisce il proprio TIN, dovrai detrarre le ritenute d'acconto dai loro guadagni con un'aliquota del 24%.

La ritenuta d'acconto è importante poiché, in caso contrario, sarai responsabile di eventuali tasse non riscosse dall'appaltatore.

Passaggio 2: considera i termini di pagamento

Tu e l'appaltatore indipendente di solito stabilite tra voi i termini di pagamento e qui non ci sono regole prescritte.

Molto probabilmente, riceverai in anticipo un preventivo (che includerà i materiali utilizzati ed eventuali servizi aggiuntivi).

Quindi, puoi concordare come analizzerai i tuoi pagamenti. Puoi:

1. Paga il libero professionista in anticipo – Tieni presente che dovresti considerare questo solo se hai già una relazione con il libero professionista e fidati che faccia il lavoro come concordato.
2. Paga il libero professionista al termine del lavoro : è qui che entra in gioco la fiducia dell'appaltatore in te. Tieni presente che non tutti gli appaltatori saranno disposti a essere pagati solo dopo il completamento del progetto. Inoltre, gli appaltatori più piccoli semplicemente non hanno i mezzi per pagare tutti i costi del progetto senza essere pagati in anticipo per i materiali.
3. Paga una metà in anticipo e l'altra metà al termine : questa è sempre un'ottima opzione, sia per te che per il libero professionista.
4. Paga per ogni traguardo : questa opzione funziona per entrambe le parti. I liberi professionisti non rischiano di fare l'intero progetto e di non essere pagati per questo. D'altra parte, puoi seguire i progressi del libero professionista e non rischiare di ottenere un lavoro sciatto.

Cose da considerare quando si impostano i termini di pagamento

Ricorda, molti freelance avranno bisogno della prima metà della quota per acquistare i materiali necessari (e saranno rimborsati dopo aver completato il progetto).

Se hai commissionato un progetto più grande che potrebbe durare mesi, puoi analizzare i pagamenti in modo diverso, ad esempio:

• Paga un terzo in anticipo,
• Paga il secondo terzo su una grande pietra miliare, e
• Paga il resto al completamento del progetto.

In ogni caso, stipulare un accordo con l'appaltatore indipendente per l'invio delle ricevute degli eventuali costi sostenuti durante l'esecuzione del progetto. In questo modo, ti forniscono documentazione e prova di come hanno speso il loro pagamento anticipato.

Per la migliore relazione possibile cliente/libero professionista, è meglio che tu e il libero professionista stabilite le regole di base su cosa accadrà se:

• Il cliente non finisce il lavoro in tempo
• L'appaltatore non consegna il lavoro entro le scadenze concordate e i risultati previsti del progetto
• I pagamenti non vengono consegnati in tempo

In questo modo, nessuno dei due deve preoccuparsi che l'altra parte non adempia alla sua parte dell'accordo.

Passaggio 3: paga loro quanto dovuto

Se stai assumendo un appaltatore indipendente, dovrai concordare con loro il metodo di pagamento che utilizzerai in anticipo.

Il metodo di pagamento può spesso dipendere dalla posizione del tuo libero professionista. Alcune regioni non supportano determinati metodi di pagamento e alcuni metodi di pagamento richiedono commissioni di trasferimento elevate che probabilmente vorrai evitare.

Discuteremo i migliori metodi di pagamento per pagare il tuo appaltatore indipendente nella prossima sezione.

Passaggio 4: ottenere eventuali ritenute di riserva all'IRS

Dopo aver concordato i termini e il metodo di pagamento, avrai altre questioni legali di pagamento da esaminare.

Nel caso in cui il tuo appaltatore non ti abbia fornito il proprio codice fiscale e tu abbia avuto ritenute di riserva, dovrai trasferire il denaro trattenuto all'IRS.

Inoltre, assicurati di ottenere tutte le tasse statali trattenute alle autorità fiscali statali corrette.

Passaggio 5: compila il modulo 1099-NEC

Segnala qualsiasi compenso non dipendente all'IRS compilando il modulo 1099-NEC.

Tu, come cliente, devi compilare il modulo se hai pagato $ 600 o più a un appaltatore indipendente nel corso dell'anno.

È necessario compilare il modulo e inviare copie sia all'IRS che al contraente indipendente entro il 31 gennaio dell'anno fiscale successivo.

6 modi migliori per pagare gli appaltatori indipendenti (migliori metodi di pagamento)

Se ti stai chiedendo quale sia il miglior metodo di pagamento da utilizzare quando paghi il tuo appaltatore, potresti prendere in considerazione uno dei seguenti.

Controlli

Gli assegni sono un'ottima opzione di pagamento perché non richiedono commissioni di deposito.

Tuttavia, alcuni appaltatori con cui stai lavorando potrebbero diffidare degli assegni perché devono attendere che l'assegno venga cancellato e gli assegni generalmente impiegano più tempo per arrivare (poiché vengono inviati per posta).

Tuttavia, puoi eliminare il tempo necessario per spedire un assegno se scegli gli eCheck. Funzionano esattamente allo stesso modo dei normali assegni, tranne per il fatto che vengono inviati tramite e-mail.

Sistemi di pagamento online

Oggi ci sono molti sistemi di pagamento online che rendono facile effettuare transazioni, sia nazionali che internazionali.

Alcuni di loro sono:

• PayPal
• Payoneer
• Bill.com
• A trasferimento
• Venmo

PayPal è probabilmente il sistema di pagamento più popolare tra i liberi professionisti e il tuo appaltatore avrà probabilmente un conto PayPal.

PayPal è un'opzione più veloce di un assegno, considerando che l'intera transazione viene effettuata online.

Tuttavia, PayPal non è supportato a livello globale, quindi dovrai verificare con il tuo libero professionista se è in grado di accettare pagamenti PayPal (consulta questa guida per capire se il paese del tuo libero professionista è idoneo ad accettare pagamenti PayPal).

Se sono disponibili pagamenti PayPal, sono un'opzione efficiente perché il trasferimento di denaro richiede solitamente circa un giorno lavorativo (sebbene questo possa dipendere anche dalla tua regione).

Uno svantaggio di PayPal e sistemi di pagamento online simili sono le loro commissioni spesso elevate. Ad esempio, le commissioni di elaborazione dei pagamenti per PayPal possono arrivare fino al 3,5% della transazione.

Deposito diretto (pagamento ACH)

I depositi diretti sono un ottimo modo per trasferire denaro a livello nazionale. Quindi, se tu e il tuo appaltatore siete nello stesso paese, il deposito diretto è un modo sicuro e conveniente per pagarli.

Negli Stati Uniti, i depositi diretti sono organizzati tramite il sistema ACH, che ti consente di trasferire denaro direttamente sul conto bancario del tuo appaltatore.

Bonifico bancario

Un altro tipo di bonifico bancario è il bonifico bancario, che è un'ottima alternativa ai pagamenti ACH quando si lavora con appaltatori a livello internazionale.

I bonifici bancari sono un'ottima opzione per i pagamenti sensibili al fattore tempo in quanto sono abbastanza veloci. In genere, un bonifico bancario nazionale viene elaborato entro 24 ore e un trasferimento internazionale potrebbe richiedere un paio di giorni.

Lo svantaggio è che le commissioni possono essere costose, quindi se non hai fretta, potresti prendere in considerazione altre opzioni.

Carta di credito

I pagamenti con carta di credito sono interessanti perché sono altamente sicuri e spesso facilmente reversibili.

Dal momento che stai pagando con una linea di credito, non devi preoccuparti di frodi che influiscono sul tuo denaro reale. Inoltre, molte società di carte di credito offrono zero responsabilità contro le frodi.

Tuttavia, per poter pagare il tuo appaltatore tramite carta di credito, è necessario che abbia un conto commerciante presso la banca o un servizio commerciante alternativo, quindi questa potrebbe non essere un'opzione disponibile.

Software di contabilità

Esistono varie soluzioni software di contabilità che tu e il tuo libero professionista potete utilizzare per elaborare i pagamenti e gestire automaticamente le buste paga e la fatturazione.

Alcuni popolari strumenti di contabilità includono:

• Google Wallet
• Onda
• Gusto libro paga
• QuickBooks
• libri freschi

Una volta che sei d'accordo con il tuo libero professionista sulla tariffa oraria per il progetto, puoi istruirlo a tenere traccia del tempo dedicato al tuo progetto e fatturarti in base alle ore fatturabili.

Come monitorare le ore fatturabili

Il tuo appaltatore indipendente può facilmente monitorare le proprie ore fatturabili in Clockify.

Possono utilizzare l'app nello strumento di monitoraggio del tempo freelance nel modo seguente:

• Definire le loro tariffe orarie,
• Avvia il timer quando iniziano a lavorare sul tuo progetto,
• Fatti calcolare automaticamente i guadagni con Clockify,
• Ottieni un rapporto sul loro tempo fatturabile e
• Usa il report per creare una fattura per te.

Quindi, puoi istruire il libero professionista a utilizzare un software di fatturazione affidabile per creare fatture in modo da avere la documentazione completa per le buste paga.

Se hanno il piano STANDARD Clockify, possono persino generare fatture direttamente all'interno dell'app.

Scopri come monitorare facilmente le ore fatturabili con Clockify nel video qui sotto.

In ogni caso, quando paghi i tuoi appaltatori indipendenti, assicurati di non togliere le tasse prima di inviare loro il denaro.

Conclusione: il pagamento di appaltatori e liberi professionisti non deve essere complicato

Alla fine, è molto importante classificare correttamente i lavoratori prima di pagarli: puoi scegliere il tuo metodo di pagamento e concordare i termini di pagamento con il tuo lavoratore. Ma una corretta classificazione non è una tale variabile.

Dovrai distinguere se il tuo lavoratore è un appaltatore W-2, un appaltatore indipendente 1099 o un dipendente normale per capire se devi coprire tasse, assicurazioni e benefici per i tuoi lavoratori.

Ma, quando paghi i tuoi appaltatori indipendenti, ricorda di seguire questi passaggi:

1. Invitali a compilare un modulo W-9
2. Scegli il metodo di pagamento che funziona meglio per entrambi
3. Pagali in tempo
4. Ottieni eventuali ritenute di riserva all'IRS
5. Segnalare la compensazione tramite il modulo 1099-NEC

Si spera che questo post sul blog ti abbia aiutato a comprendere i passaggi necessari per pagare i tuoi appaltatori e liberi professionisti, oltre a scegliere il miglior metodo di pagamento da utilizzare.

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