Cara membayar kontraktor dan freelancer dalam 5 langkah sederhana

Membayar kontraktor dan pekerja lepas Anda bisa jadi rumit, karena Anda harus:

• pastikan Anda telah mengklasifikasikan pekerja Anda dengan benar, dan menentukan apakah mereka adalah kontraktor resmi, pekerja lepas, atau karyawan tetap
• pilih metode pembayaran yang sesuai dan setujui persyaratan pembayaran dengan pekerja Anda
• kumpulkan dokumentasi yang tepat untuk IRS

Untuk memastikan Anda tidak melewatkan apa pun, inilah semua yang perlu Anda ketahui tentang cara membayar kontraktor dan pekerja lepas:

Freelancer vs kontraktor vs karyawan

Sebelum kita masuk ke penjelasan tentang apa yang perlu Anda pertimbangkan saat membayar kontraktor dan pekerja lepas, berikut adalah definisi dasar yang akan membantu Anda membedakan pekerja lepas dan kontraktor dari karyawan biasa.

Definisi freelancer

Freelancer (alias kontraktor independen) adalah wiraswasta profesional yang:

• Biasanya memiliki bisnis sendiri,
• Tidak memiliki komitmen jangka panjang pada satu pemberi kerja, dan
• Tidak memiliki karyawan lain dalam bisnis mereka selain diri mereka sendiri.

Mereka saat ini sedang meningkat — satu laporan Statista memperkirakan jumlah pekerja lepas di AS saja akan meroket hingga lebih dari 90 juta pada tahun 2028.

Pekerja lepas sering kali bekerja dari jarak jauh, mengerjakan banyak proyek dan klien pada saat yang bersamaan, dan kemudian mengatur pekerjaan mereka sesuai dengan itu.

Mereka membuat semua keputusan tentang rutinitas kerja mereka sendiri, termasuk:

• Ketika mereka akan bekerja,
• Di mana mereka akan bekerja,
• Proyek dan klien apa yang akan mereka ambil, dan
• Berapa tarif per jam yang akan mereka kenakan kepada klien mereka, tergantung pada berbagai parameter.

Setelah pekerja lepas mengambil proyek, mereka menyetujui tenggat waktu dan hasil proyek dengan klien.

Tapi, pekerja lepas selalu memiliki kendali tunggal atas bagaimana pekerjaan ditangani (selama tenggat waktu yang disepakati dan hasil proyek terpenuhi pada akhirnya).

Mereka sering diklasifikasikan sebagai 1099 kontraktor independen , yang harus membayar pajak, tunjangan, dan asuransi mereka sendiri.

definisi kontraktor

Kontraktor adalah orang atau organisasi yang dipekerjakan untuk:

• Menyediakan bahan,
• Lakukan layanan, atau
• Melakukan pekerjaan berdasarkan kontrak.

Kontraktor mirip dengan pekerja lepas, tetapi ada perbedaan hukum tertentu. Mereka memiliki lebih sedikit kebebasan dalam hal klien dan proyek apa yang akan mereka ambil, karena mereka biasanya dialihdayakan ke klien tertentu oleh agen atau perusahaan basis.

Kontraktor mungkin atau mungkin tidak wiraswasta, dan persyaratan "pekerjaan" mereka oleh klien, agen, atau perusahaan tertentu bergantung pada kontrak yang telah mereka tandatangani.

Ketika kontraktor dialihdayakan oleh perusahaan atau agen basis, yang memberi mereka beberapa manfaat dan asuransi, mereka dibayar sebagai pekerja W-2, sama seperti karyawan.

Jadi, dari perspektif agensi basis mereka, pekerja jenis ini adalah pegawai biasa.

Namun, dari perspektif bisnis yang menggunakan jasa pekerja melalui agen dasarnya, pekerja dianggap sebagai kontraktor.

Dengan demikian, para pekerja ini sering dianggap sebagai kontraktor W-2.

Seperti disebutkan sebelumnya, tidak seperti kontraktor, kontraktor independen (pekerja lepas) tidak pernah terikat dengan perusahaan basis outsourcing, dan mereka menangani pajak mereka sendiri.

Bagaimana kontraktor dan pekerja lepas berbeda dari karyawan

Karyawan adalah individu yang dipekerjakan penuh waktu atau paruh waktu, berdasarkan kontrak kerja tertentu (tersurat atau tersirat, lisan atau tertulis) yang menetapkan hak dan kewajiban karyawan.

Karyawan dipekerjakan untuk mendapatkan gaji atau upah, dan diklasifikasikan sebagai karyawan W-2 – semua pajak mereka ditangani oleh majikan tempat mereka bekerja.

Beberapa aturan menentukan apakah seorang profesional adalah karyawan atau pekerja lepas:

• Perilaku — Apakah perusahaan yang mempekerjakan pekerja mengendalikan bagaimana pekerja melakukan pekerjaan mereka?
• Finansial — Apakah pembayar mengendalikan aspek ekonomi dari pekerjaan pekerja yang disewa, seperti bagaimana mereka dibayar dan apakah semua pengeluaran mereka diganti?
• Jenis hubungan — Bagaimana pembayar dan pekerja melihat hubungan mereka, apakah itu termasuk kontrak dan tunjangan karyawan, kelanggengan hubungan, dll.

Sebelum Anda mempertimbangkan metode pembayaran untuk pekerja Anda, selalu pastikan mereka secara hukum diklasifikasikan sebagai kontraktor W-2, 1099 kontraktor independen, atau karyawan tetap, untuk menghindari masalah dengan IRS.

Jika Anda masih tidak yakin bagaimana mengklasifikasikan pekerja dengan benar, Anda dapat mengajukan Formulir SS-8 ke IRS, yang secara resmi akan menentukan status pekerja Anda.

Untuk klarifikasi lebih lanjut tentang pajak, klasifikasi pekerja, dan masalah hukum lainnya, lihat situs web resmi IRS.

Bagaimana cara membayar kontraktor W-2

Kontraktor W-2 mirip dengan karyawan, yang asuransi dan tunjangannya dibayar oleh pemberi kerja.

Dengan kata lain, kontraktor W-2 ditugaskan ke klien dari perusahaan atau agensi basis, dan perusahaan atau agensi basis:

• Memberikan beberapa manfaat,
• Menangani pajak ketenagakerjaan, dan
• Mengambil potongan tarif per jam untuk klien tertentu.

Misalnya, jika klien ditagih sebesar $100/jam, kontraktor W-2 dapat memperoleh $70/jam, sedangkan sisa tarif per jam diberikan kepada perusahaan dasar.

Cara membayar kontraktor independen dalam 5 langkah mudah

Jika Anda menyewa 1099 kontraktor independen, alias pekerja lepas, Anda harus mengambil langkah-langkah berikut saat membayar mereka.

Langkah #1: Minta kontraktor independen mengisi formulir W-9

Intinya, formulir W-9 dimaksudkan untuk membantu Anda mendapatkan semua informasi identitas kontraktor independen, termasuk:

• Nama
• Jenis usaha (Pemilik Tunggal, Korporasi, Kemitraan, dll.)
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
• Sertifikasi

Jika kontraktor independen Anda tidak memberikan NPWP mereka, Anda harus mengurangi pajak pemotongan cadangan dari penghasilan mereka sebesar 24%.

Pemotongan cadangan penting karena, jika tidak, Anda akan bertanggung jawab atas pajak yang tidak tertagih dari kontraktor.

Langkah #2: Pertimbangkan syarat pembayaran

Anda dan kontraktor independen biasanya menentukan persyaratan pembayaran di antara Anda sendiri – dan tidak ada aturan yang ditentukan di sini.

Kemungkinan besar, Anda akan mendapatkan perkiraan biaya sebelumnya (yang akan mencakup bahan yang digunakan dan layanan tambahan apa pun).

Kemudian, Anda dapat menyetujui bagaimana Anda akan mengurai pembayaran Anda. Kamu bisa:

1. Bayar freelancer di muka – Ingatlah bahwa Anda hanya boleh mempertimbangkan ini jika Anda sudah memiliki hubungan dengan freelancer dan mempercayai mereka untuk melakukan pekerjaan sesuai kesepakatan.
2. Bayar freelancer setelah pekerjaan selesai – Di sinilah kepercayaan kontraktor pada Anda berperan. Ingatlah bahwa tidak semua kontraktor bersedia dibayar hanya setelah proyek selesai. Selain itu, kontraktor yang lebih kecil tidak memiliki sarana untuk membayar semua biaya proyek tanpa dibayar di muka untuk material.
3. Bayar satu setengah di muka , dan setengah lainnya setelah selesai – Ini selalu merupakan pilihan yang bagus, baik untuk Anda maupun pekerja lepas.
4. Bayar per setiap pencapaian — Opsi ini berfungsi untuk kedua belah pihak. Pekerja lepas tidak mengambil risiko melakukan seluruh proyek dan tidak dibayar untuk itu. Di sisi lain, Anda bisa mengikuti kemajuan freelancer dan tidak mengambil risiko mendapatkan pekerjaan yang ceroboh.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat menetapkan syarat pembayaran

Ingat, banyak pekerja lepas akan membutuhkan paruh pertama biaya untuk membeli bahan yang diperlukan (dan akan diganti setelah menyelesaikan proyek).

Jika Anda telah menugaskan proyek yang lebih besar yang mungkin berlangsung berbulan-bulan, Anda dapat mengurai pembayaran secara berbeda, misalnya:

• Bayar sepertiga di muka,
• Bayar sepertiga kedua untuk pencapaian besar, dan
• Bayar sisanya setelah proyek selesai.

Bagaimanapun, buatlah kesepakatan dengan kontraktor independen untuk mengirimi Anda tanda terima untuk setiap biaya yang dikeluarkan selama mengerjakan proyek. Dengan cara ini, mereka memberi Anda dokumentasi dan bukti bagaimana mereka membelanjakan uang muka mereka.

Untuk hubungan klien/freelancer terbaik, sebaiknya Anda dan freelancer menetapkan aturan dasar tentang apa yang akan terjadi jika:

• Klien tidak menyelesaikan pekerjaan tepat waktu
• Kontraktor tidak memberikan pekerjaan dengan tenggat waktu yang disepakati dan hasil proyek yang diharapkan
• Pembayaran tidak dikirimkan tepat waktu

Dengan cara ini, Anda berdua tidak perlu khawatir tentang pihak lain yang tidak memenuhi bagian mereka dari kesepakatan.

Langkah #3: Bayar mereka sesuai dengan hak mereka

Jika Anda menyewa kontraktor independen, Anda harus setuju dengan mereka tentang metode pembayaran yang akan Anda gunakan sebelumnya.

Metode pembayaran mungkin sering bergantung pada lokasi freelancer Anda. Beberapa wilayah tidak mendukung metode pembayaran tertentu, dan beberapa metode pembayaran meminta biaya transfer besar yang mungkin ingin Anda hindari.

Kami akan membahas metode pembayaran terbaik untuk membayar kontraktor independen Anda di bagian selanjutnya.

Langkah #4: Dapatkan pemotongan cadangan ke IRS

Setelah Anda menyetujui persyaratan dan metode pembayaran, Anda akan memiliki beberapa masalah pembayaran legal lainnya untuk diperiksa.

Jika kontraktor Anda belum memberi Anda NPWP mereka dan Anda memiliki pemotongan cadangan, Anda harus menyerahkan uang yang ditahan ke IRS.

Juga, pastikan Anda mendapatkan semua pajak negara bagian yang dipotong ke otoritas pajak negara bagian yang tepat.

Langkah #5: Isi Formulir 1099-NEC

Anda melaporkan kompensasi non-karyawan ke IRS dengan mengisi Formulir 1099-NEC.

Anda, sebagai klien, harus melengkapi formulir jika Anda telah membayar $600 atau lebih kepada kontraktor independen selama tahun tersebut.

Anda harus mengisi formulir dan mengirimkan salinannya ke IRS dan kontraktor independen Anda paling lambat tanggal 31 Januari tahun pajak berikutnya.

6 cara terbaik untuk membayar kontraktor independen (metode pembayaran terbaik)

Jika Anda bertanya-tanya tentang metode pembayaran terbaik untuk digunakan saat membayar kontraktor Anda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan salah satu dari yang berikut ini.

Cek

Cek adalah pilihan pembayaran yang bagus karena tidak memerlukan biaya deposit.

Namun, beberapa kontraktor yang bekerja sama dengan Anda mungkin mewaspadai cek karena mereka harus menunggu cek dilunasi, dan cek biasanya membutuhkan waktu lebih lama untuk tiba (karena dikirim melalui pos).

Namun, Anda dapat menghilangkan waktu yang diperlukan untuk mengirimkan cek jika Anda menggunakan eChecks. Ini bekerja dengan cara yang persis sama seperti cek biasa, kecuali mereka dikirim melalui email.

Sistem pembayaran online

Saat ini sudah banyak sistem pembayaran online yang memudahkan dalam melakukan transaksi, baik domestik maupun internasional.

Beberapa dari mereka adalah:

• PayPal
• Payoneer
• Bill.com
• Transferwise
• Venmo

PayPal mungkin adalah sistem pembayaran paling populer di kalangan pekerja lepas, dan kontraktor Anda kemungkinan akan memiliki akun PayPal.

PayPal adalah pilihan yang lebih cepat daripada cek, mengingat seluruh transaksi dilakukan secara online.

Namun, PayPal tidak didukung secara global, jadi Anda harus memeriksa dengan pekerja lepas Anda apakah mereka dapat menerima pembayaran PayPal sama sekali (lihat panduan ini untuk memahami apakah negara pekerja lepas Anda layak menerima pembayaran PayPal).

Jika pembayaran PayPal tersedia, itu adalah pilihan yang efisien karena transfer uang biasanya memakan waktu sekitar satu hari kerja (meskipun ini mungkin juga tergantung pada wilayah Anda).

Salah satu kelemahan PayPal dan sistem pembayaran online serupa adalah biayanya yang seringkali curam. Misalnya, biaya pemrosesan pembayaran untuk PayPal dapat mencapai 3,5% dari transaksi.

Setoran langsung (pembayaran ACH)

Setoran langsung adalah cara yang bagus untuk mentransfer uang di dalam negeri. Jadi, jika Anda dan kontraktor Anda berada di negara yang sama, deposit langsung adalah cara yang aman dan nyaman untuk membayar mereka.

Di AS, setoran langsung diatur melalui sistem ACH, yang memungkinkan Anda mentransfer uang langsung ke rekening bank kontraktor Anda.

Transfer rekening

Jenis transfer bank lainnya adalah transfer kawat, yang merupakan alternatif bagus untuk pembayaran ACH saat Anda bekerja dengan kontraktor internasional.

Transfer kawat adalah pilihan bagus untuk pembayaran sensitif waktu karena cukup cepat. Biasanya, transfer kawat domestik akan diproses dalam waktu 24 jam, dan transfer internasional mungkin memerlukan waktu beberapa hari.

Kelemahannya adalah biayanya bisa mahal, jadi jika Anda tidak terburu-buru, Anda mungkin ingin mempertimbangkan opsi lain.

Kartu kredit

Pembayaran dengan kartu kredit menarik karena sangat aman dan sering kali mudah dikembalikan.

Karena Anda membayar dengan fasilitas kredit, Anda tidak perlu khawatir tentang penipuan yang memengaruhi uang Anda yang sebenarnya. Selain itu, banyak perusahaan kartu kredit menawarkan tanggung jawab penipuan nol.

Namun, untuk dapat membayar kontraktor Anda melalui kartu kredit, mereka harus memiliki akun pedagang di bank atau layanan pedagang alternatif, jadi ini mungkin bukan pilihan yang tersedia.

Perangkat lunak akuntansi

Ada berbagai solusi perangkat lunak akuntansi yang dapat Anda dan pekerja lepas Anda gunakan untuk memproses pembayaran dan menangani penggajian dan faktur secara otomatis.

Beberapa alat akuntansi populer meliputi:

• Google Wallet
• Melambai
• Gaji Gusto
• Buku Cepat
• Buku Segar

Setelah Anda setuju dengan pekerja lepas Anda tentang tarif per jam untuk proyek tersebut, Anda dapat menginstruksikan mereka untuk melacak waktu mereka mengerjakan proyek Anda dan menagih Anda berdasarkan jam yang dapat ditagih.

Cara melacak jam yang dapat ditagih

Kontraktor independen Anda dapat dengan mudah melacak jam mereka yang dapat ditagih di Clockify.

Mereka dapat menggunakan aplikasi di alat pelacak waktu lepas dengan cara berikut:

• Tentukan tarif per jam mereka,
• Mulai penghitung waktu ketika mereka mulai mengerjakan proyek Anda,
• Dapatkan penghasilan mereka dihitung secara otomatis dengan Clockify,
• Dapatkan laporan tentang waktu yang dapat ditagih, dan
• Gunakan laporan untuk membuat faktur untuk Anda.

Kemudian, Anda dapat menginstruksikan freelancer untuk menggunakan perangkat lunak faktur yang andal untuk membuat faktur sehingga Anda memiliki dokumentasi lengkap untuk penggajian.

Jika mereka menggunakan paket STANDAR Clockify, mereka bahkan dapat membuat faktur langsung di dalam aplikasi.

Lihat cara mudah melacak jam yang dapat ditagih dengan Clockify dalam video di bawah ini.

Bagaimanapun, ketika membayar kontraktor independen Anda, pastikan untuk tidak mengambil pajak sebelum mengirim uang kepada mereka.

Kesimpulan: Membayar kontraktor dan freelancer tidak harus rumit

Pada akhirnya, mengklasifikasikan pekerja dengan benar sebelum membayar mereka adalah yang paling penting – Anda dapat memilih metode pembayaran dan menyetujui persyaratan pembayaran dengan pekerja Anda. Tapi, klasifikasi yang tepat bukanlah variabel seperti itu.

Anda harus membedakan apakah pekerja Anda adalah kontraktor W-2, kontraktor independen 1099, atau karyawan biasa untuk memahami apakah Anda perlu menanggung pajak, asuransi, dan tunjangan bagi pekerja Anda.

Namun, saat membayar kontraktor independen Anda, ingatlah untuk mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Minta mereka mengisi formulir W-9
2. Pilih metode pembayaran yang paling cocok untuk Anda berdua
3. Bayar mereka tepat waktu
4. Dapatkan pemotongan cadangan apa pun ke IRS
5. Laporkan kompensasi melalui Formulir 1099-NEC

Semoga postingan blog ini membantu Anda memahami langkah-langkah yang diperlukan untuk membayar kontraktor dan pekerja lepas Anda, serta memilih metode pembayaran terbaik untuk digunakan.

️ Apakah Anda melacak waktu Anda? Apakah Anda menemukan pelacakan waktu berguna untuk manajemen proyek? Bagaimana Anda melacak waktu Anda sebagai manajer proyek? Apakah ada sesuatu yang menurut Anda sangat berguna? Kirim surat kepada kami di [email protected] agar jawaban Anda dapat ditampilkan di salah satu artikel kami yang akan datang.