İş verimliliğinizi neden en üst düzeye çıkarmak otomasyonla ilgili olmamalı?

İş operasyonlarınızın verimliliğini en üst düzeye çıkarmak için her şeyi otomatikleştirmeniz gerektiğine dair bir yanlış anlama var. Ancak bazen bu otomasyon, gayet iyi çalışan ve aynı anda olumlu etkiler yaratan manuel süreçler pahasına olur.

Bu makale, hangi süreçlerin manuel kalması gerektiğini ve diğerlerinin neden otomasyona en uygun olduğunu araştırıyor.

Ayrıca, her ikisi için de bazı yaygın örnekleri ele aldık; böylece koşmaya başlayabilirsiniz.

Hangi süreçlerin otomatikleştirileceğini nasıl bilebilirim?

Neyin otomatikleştirileceğine karar vermeden önce, sürecin otomatikleştirilmesi gerekip gerekmediğini ve gerekiyorsa faydalarının ne olacağını düşünmek önemlidir. İş süreçlerinizi tam olarak nasıl iyileştireceğinizi düşünürken şu dört ana adımı izlemek istersiniz:

• Süreci haritalayın
• Süreci analiz edin
• Süreci yeniden tasarlayın
• Kaynakları elde edin
• Değişikliği uygulayın ve iletin
• Süreci gözden geçirin

Bu analiz her işletme için farklı olacaktır - ancak otomasyonun ne zaman doğru cevap olmadığına ve ne zaman doğru olduğuna dair bazı yaygın örnekler vardır.

Gelin bunlara biraz daha detaylı bakalım.

Neyi otomatikleştirmemek?

Her şeyden önce, her şeyi otomatikleştirme dürtüsüne direnin. Yapay zeka ve otomasyon belirli iş yönlerinde bize avantaj sağlayabilirken, çok fazla otomatikleştirme yaparsanız insan unsurunu ortadan kaldırma riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Bu, azalan müşteri hizmetleri, gereksiz harcamalar ve işinizi geliştirmenize yardımcı olabilecek temel ipuçlarını gözden kaçırma gibi sorunlara yol açabilir. Deneyimlerimize göre, bunlar tamamen otomatikleştirmeyi cezbeden süreçlerden bazılarıdır - ancak bunun mutlaka buna ihtiyacı yoktur.

CRM'nizdeki Girişleri Yuvarlama

Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) sisteminizdeki potansiyel müşteri profillerini tamamlamak için veri girişi yapmak sıkıcı ve yorucu olabilir. Bu çok önemlidir ve kesinlikle kimsenin eğlenceli aktiviteler listesinin başında değildir.

Örneğin, CRM'nizdeki bir girişi tamamlamak için bir potansiyel müşterinin telefon numarasını arıyorsanız, numarayı sizin için bulması için pahalı bir otomasyon hizmeti için ödeme yapmak en kolayı gibi görünebilir.

Ancak bazen bunu kendiniz yapmak hem daha kolay hem de daha ucuzdur. Örneğin, eski moda bir manuel arama, genellikle çevrimiçi veya belirli bir topluluk içinde ihtiyacınız olan sonuçları verebilir. Ayrıca, herhangi birinin telefon numarasını çevrimiçi aramanın birçok yolu vardır ve çoğu zaman bunlar tamamen ücretsizdir.

LinkedIn veya Facebook gibi sosyal medya sitelerinde arama yapmaktan şirket web sitelerini ziyaret etmeye, dijital beyaz sayfalar kullanmaya, hatta sizin için zor işi yapan bir web tarayıcı uzantısına kadar, telefon numaralarını bulmanın pahalı veya otomatik olması gerekmez.

Web sitenizin arama motoru optimizasyonu

Web sitenizin tüm arama motoru optimizasyonu (SEO) çabalarını otomasyona dönüştürmek akıllıca bir zaman tasarrufu gibi görünebilir, ancak bu mutlaka iyi bir fikir değildir.

Optimizasyonunuzun hangi alanlarının çalışması gerektiğini ve fırsatların nerede olduğunu vurgulamanıza yardımcı olabilecek çeşitli otomasyon araçları vardır. Bununla birlikte, genel yürütme her zaman manuel olmalıdır - bu nedenle, uyguladığınız şeyi hala tam olarak kontrol ediyorsunuz.

Örneğin, restoranlar için başarılı SEO , web sitenizi doğru kişilerin önüne koymaya yardımcı olan konuma özel içeriğe dayanır. Etkileşimli bir menüyü manuel olarak eklemek için zaman ayırmak, otomatikleştiremeyeceğiniz bir şeydir - ancak bunun, aç müşteriler tarafından yapılan aramalar için web sitenizin görünürlüğünü ve sıralamasını artırdığı kanıtlanmıştır.

Tüm muhasebe süreciniz

Çoğu muhasebe uygulaması, hem manuel hem de otomatik çalışmayı birleştirir, bu nedenle kitinizde her ikisini de destekleyen doğru araca sahip olduğunuzdan emin olmanız önemlidir.

Muhtemelen fatura işleme, bordro ve giderler gibi temel süreçleri otomatikleştirmek isteyeceksiniz, ancak her muhasebe sürecini otomatikleştirmek genellikle doğru karar değildir.

Kullanmayı seçtiğiniz herhangi bir muhasebe platformu, doğal olarak mevcut süreçlerinize entegre olmalıdır. İşinize her zamanki gibi devam etmek için kesinti süresi olmayan bir platform arayın.

Farklı platformlar arasında seçim yaparken ödeme bilgilerinizi senkronize etmenin, onaylayanlar ve satıcılarla işbirliği yapmanın mümkün olduğundan ve kurulumunun ve kullanımının kolay olduğundan emin olun.

Otomasyonun ne zaman yardımcı olabileceğine dair bazı örnekler

Otomasyon değerli bir iş aracıdır; bu nedenle, işinizi büyütmenize yardımcı olabileceği bazı örneklere bakalım.

İş süreci otomasyonu (BPA) veya dijital dönüşüm, personelinizin dahil olmasına gerek kalmadan tamamlayabileceğiniz daha tekrarlayan iş görevlerinden bazılarını verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilir.

Veri girişi ve tekrarlayan görevler

Manuel veri girişi uzun zaman alabilir ve insan hatalarına açıktır. Hepimiz yanlış hücreye bir şey yapıştırdık, bir ondalık noktayı kaçırdık veya bir şeyi yanlış kopyaladık.

Bununla birlikte, veri girişi, bir işletmenin otomatikleştirmeye başlaması için en kolay görevlerden biridir ve işletmeniz, faydaları hızla fark edebilir.

Hangi görevlerin otomatikleştirileceğine karar vermeden önce, sizin veya ekibinizin bir günde hangi görevleri tamamladığını, bunların ne kadar sürede tamamlandığını ve bunları ne sıklıkla gerçekleştirmeniz gerektiğini takip ettiğiniz bir mini denetimi tamamlamayı düşünün.

Önemli miktarda zaman alan ve sık sık tamamlanması gereken herhangi bir görev, başlamak için en iyi yerdir.

İnsan kaynakları süreçleri

Yeni çalışanları işe almak, katılımı izlemek ve çalışan anket sonuçlarını analiz etmek önemli ölçüde zaman alabilir.

Ancak tüm bu süreçleri otomatikleştirmek mümkündür. Örneğin, otomatik bir işe alım platformu kurmak, yeni çalışanların sözleşmelerini e-imzalamalarına, hoş geldiniz e-postası almalarına ve ilk birkaç hafta için temel eğitim görevlerini almalarına olanak tanır.

Çalışanların iş performansı hedeflerini yönetmelerine yardımcı olabilecek otomatik araçlar da son derece değerli olabilir.

Örneğin, tamamlama oranları ve aktivite takibi gibi görevlerin ayarlanması, çalışanların nerede daha fazla insan desteğine ihtiyaç duyabileceğini veya teknoloji yığınınızın hangi bölümlerinin diğerlerinden daha fazla kullanıldığını görmenizi sağlar.

Müşteri desteği

Müşteri destek departmanlarına telefonda bekleme günleri (neyse ki) çoğunlukla bitti. Müşteriler bu günlerde soru ve şikayetlerine neredeyse anında yanıt bekliyor.

Yardım merkezleri ve sohbet robotları, daha olumlu bir müşteri deneyimi sağlamaya yardımcı olmak için otomasyonu ne zaman kullanabileceğinize dair mükemmel örneklerdir.

Chatbot'lar, en yaygın müşteri sorgularınıza yanıt vermek, parselleri takip etmek vb. için programlanabilir. Ayrıca gerektiğinde bir müşteriyi canlı bir temsilciye yönlendirebilirler.

Satış ve CRM süreçleri

İnsanların telefon numaralarını bulmak için otomatik hizmetlerin gerekli olduğuna ikna olmasak da, zaman alan manuel görevleri otomatikleştirebilen bir CRM iyi bir karardır.

Çağrıları manuel olarak kaydetme, müşterileri farklı satış ekiplerine teslim etme ve müşteri bilgilerini güncelleme gibi şeyler otomatikleştirilebilir. Nitelikli müşteri adayları atamak, aramaları planlamak ve e-posta pazarlamanızı yönetmek için otomasyonu da kullanabilirsiniz.

Bu manuel görevlerin kaldırılması, satış ekiplerinin önemli olana odaklanmasına yardımcı olur; işlem hattı performanslarını iyileştirmeye ve daha kısa ve daha verimli bir satış döngüsü oluşturmaya. Ayrıca büyük miktarda pazarlama verisinden yararlanabilecek ve bunu gelecekteki pazarlama kampanyalarını bilgilendirmek ve geliştirmek için kullanabileceksiniz.

Doğru karışımı oluşturmak

Akıllı işletmeler, işletmeniz otomasyonu kendi avantajınıza kullanabilse de, bunun tüm sorunlarınızı çözebilecek bir gümüş kurşun olmadığını anlar.

Şirketler, her insan temas noktasının yerini almak için otomasyonu asla kullanmamalıdır - ancak bu manuel görevlerin bazılarını üstlenebilecek bir iş ortağı olarak, ileriye giden yol budur. İş verimliliğinizi artırmak için hala yardıma mı ihtiyacınız var? bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.