なぜビジネス効率を最大化するのは自動化ではないのですか？

事業運営の効率を最大化するには、すべてを自動化する必要があるという誤解があります。 ただし、この自動化は、正常に機能し、同時にプラスの影響をもたらす手動プロセスを犠牲にする場合があります。

この記事では、どのプロセスを手動のままにするか、および他のプロセスが自動化に最も適している理由を理解する方法について説明します。

また、両方の一般的な例についても説明しました。これにより、着実に実行できるようになります。

自動化するプロセスを知る方法は？

自動化するものを決定する前に、プロセスに自動化が必要かどうか、必要な場合はどのようなメリットがあるかを検討することが重要です。 ビジネスプロセスを改善する方法を正確に検討するときは、次の4つの主要な手順に従う必要があります。

• プロセスをマッピングする
• プロセスを分析する
• プロセスを再設計する
• リソースを取得する
• 変更を実装して伝達する
• プロセスを確認する

この分析はビジネスごとに異なりますが、自動化が正しい答えではない場合と正しい答えである場合の一般的な例がいくつかあります。

それらをもう少し詳しく見てみましょう。

自動化しないものは何ですか？

まず第一に、すべてを自動化したいという衝動に抵抗してください。 人工知能と自動化は特定のビジネス面で私たちに利点をもたらすことができますが、自動化しすぎると人的要素を取り除くリスクがあります。

それは、顧客サービスの低下、不要な費用、ビジネスの改善に役立つ重要な手がかりを見落とすなどの問題につながる可能性があります。 私たちの経験では、これらは完全に自動化したくなるプロセスの一部ですが、必ずしもそれを必要とするわけではありません。

CRMのエントリを締めくくる

顧客関係管理（CRM）システムで見込み客のプロファイルを完成させるためにデータ入力を行うことは、退屈で疲れ果てることがあります。 それは不可欠であり、確かに誰の楽しい活動のリストのトップにもありません。

たとえば、CRMのエントリを完成させるために見込み客の電話番号を検索している場合、その番号を見つけるために高価な自動化サービスにお金を払うのが最も簡単に思えるかもしれません。

ただし、これを自分で行う方が簡単で安価な場合もあります。 たとえば、昔ながらの手動検索では、オンラインまたは特定のコミュニティ内で、必要な結果が得られることがよくあります。 さらに、オンラインで誰かの電話番号を検索する方法はたくさんあります。多くの場合、これらは完全に無料です。

LinkedInやFacebookなどのソーシャルメディアサイトでの検索から、会社のWebサイトへのアクセス、デジタルホワイトページの使用、さらには大変な作業を行うWebブラウザー拡張機能まで、電話番号の検索に費用や自動化を行う必要はありません。

あなたのウェブサイトの検索エンジン最適化

あなたのウェブサイトの検索エンジン最適化（SEO）のすべての努力を自動化に向けることは賢い時間節約のように思えるかもしれませんが、これは必ずしも良い考えではありません。

最適化のどの領域で作業が必要で、どこに機会が存在するかを強調するのに役立つさまざまな自動化ツールがあります。 ただし、全体的な実行は常に手動で行う必要があります。そのため、実装する内容を完全に制御できます。

たとえば、レストランのSEOを成功させるには、適切な人の前にWebサイトを配置するのに役立つ場所固有のコンテンツが必要です。 インタラクティブメニューを手動で追加する時間をとることは自動化できないものですが、それは空腹の顧客による検索のためにWebサイトの可視性とランキングを向上させることが証明されています。

会計プロセス全体

ほとんどの会計慣行は手動作業と自動作業の両方を組み合わせているため、キットに両方をサポートする適切なツールがあることを確認することが重要です。

請求書の処理、給与、経費などの基本的なプロセスを自動化することをお勧めしますが、通常、すべての会計プロセスを自動化することは正しい決定ではありません。

使用することを選択した会計プラットフォームは、自然に既存のプロセスに統合する必要があります。 いつものようにビジネスを継続するために、ダウンタイムのないプラットフォームを探してください。

異なるプラットフォームから選択するときは、支払い情報を同期し、承認者やベンダーと協力し、セットアップと使用が簡単であることを確認してください。

自動化が役立つ場合のいくつかの例

自動化は貴重なビジネスツールです。それでは、自動化がビジネスの成長に役立ついくつかの例を見てみましょう。

ビジネスプロセス自動化（BPA）またはデジタルトランスフォーメーションは、スタッフが関与することなく完了することができる、より反復的なビジネスタスクのいくつかを効率的に管理するのに役立ちます。

データ入力と反復タスク

手動でのデータ入力には時間がかかる場合があり、人的エラーが発生しやすくなります。 間違ったセルに何かを貼り付けたり、小数点を逃したり、間違ってコピーしたりしました。

ただし、データ入力は、企業が自動化を開始するための最も簡単なタスクの1つであり、企業はそのメリットをすぐに実感できます。

自動化するタスクを決定する前に、自分またはチームが1日に完了するタスク、完了するまでにかかる時間、およびそれらを達成するために必要な頻度を追跡するミニ監査を完了することを検討してください。

かなりの時間がかかり、頻繁に完了する必要があるタスクは、開始するのに最適な場所です。

人材プロセス

新入社員のオンボーディング、出席の追跡、および従業員の調査結果の分析には、かなりの時間がかかる場合があります。

しかし、これらすべてのプロセスを自動化することは可能です。 たとえば、自動化されたオンボーディングプラットフォームを設定すると、新入社員は契約書に電子署名し、ウェルカムメールを受信し、最初の数週間は重要なトレーニングタスクを受け取ることができます。

従業員が仕事のパフォーマンスの目標を管理するのに役立つ自動化されたツールも非常に価値があります。

たとえば、完了率やアクティビティトラッキングなどのタスクを設定すると、従業員がより多くの人間によるサポートを必要とする可能性がある場所や、技術スタックのどの部分が他の部分よりも多く使用されているかを確認できます。

顧客サポート

カスタマーサポート部門に電話を保留にしていた時代は（ありがたいことに）ほとんど終わりました。 顧客は、最近の質問や苦情に対してほぼ瞬時に応答することを期待しています。

ヘルプセンターとチャットボットは、自動化を使用してよりポジティブなカスタマーエクスペリエンスを促進できる場合の完璧な例です。

チャットボットは、最も一般的な顧客の質問に答えたり、小包を追跡したりするようにプログラムできます。また、必要に応じて、顧客をライブエージェントに誘導することもできます。

販売およびCRMプロセス

人々の電話番号を見つけるための自動化されたサービスが必要であるとは確信していませんが、時間のかかる手動タスクを自動化できるCRMは良い決断です。

手動で通話を記録したり、クライアントをさまざまな営業チームに引き渡したり、顧客情報を更新したりすることはすべて自動化できます。 自動化を使用して、適格なリードを割り当て、通話をスケジュールし、Eメールマーケティングを処理することもできます。

これらの手動タスクを削除することで、営業チームはパイプラインのパフォーマンスを改善し、より短く効率的な営業サイクルを作成するという重要なことに集中できます。 また、膨大な量のマーケティングデータを活用し、これを使用して将来のマーケティングキャンペーンに情報を提供し、改善することができます。

適切なブレンドの作成

インテリジェントなビジネスは、ビジネスが自動化を有利に使用できる一方で、すべての問題を解決できる特効薬ではないことを理解しています。

企業は、すべての人間のタッチポイントを置き換えるために自動化を使用するべきではありませんが、これらの手動タスクの一部を引き継ぐことができるビジネスパートナーとして、それは前進の道です。 あなたのビジネス効率を改善するのにまだ助けが必要ですか？ お気軽にお問い合わせください。