Mengapa memaksimalkan efisiensi bisnis Anda bukan tentang otomatisasi?

Ada kesalahpahaman di luar sana bahwa untuk memaksimalkan efisiensi operasi bisnis Anda, Anda perlu mengotomatiskan semuanya. Namun terkadang, otomatisasi ini mengorbankan proses manual yang bekerja dengan baik—dan mendorong dampak positif secara bersamaan.

Artikel ini membahas cara mengetahui proses mana yang harus tetap manual dan mengapa yang lain paling cocok untuk otomatisasi.

Kami juga telah membahas beberapa contoh umum untuk keduanya—sehingga Anda dapat langsung bekerja.

Bagaimana cara mengetahui proses mana yang harus diotomatisasi?

Sebelum memutuskan apa yang akan diotomatisasi, penting untuk mempertimbangkan apakah proses tersebut perlu diotomatisasi atau tidak dan, jika demikian, apa manfaatnya. Saat mempertimbangkan dengan tepat bagaimana meningkatkan proses bisnis Anda, Anda ingin mengikuti empat langkah utama berikut:

• Petakan prosesnya
• Analisis prosesnya
• Mendesain ulang proses
• Dapatkan sumber daya
• Menerapkan dan mengkomunikasikan perubahan
• Tinjau prosesnya

Analisis ini akan berbeda untuk setiap bisnis—tetapi ada beberapa contoh umum ketika otomatisasi bukanlah jawaban yang tepat dan kapan jawabannya.

Mari kita lihat mereka secara lebih rinci.

Apa yang tidak diotomatisasi?

Pertama-tama—tahan keinginan untuk mengotomatisasi segalanya. Sementara kecerdasan buatan dan otomatisasi dapat memberi kami keuntungan dalam aspek bisnis tertentu, Anda berisiko menghilangkan elemen manusia jika Anda mengotomatisasi terlalu banyak.

Itu dapat menyebabkan masalah termasuk penurunan layanan pelanggan, pengeluaran yang tidak perlu, dan mengabaikan petunjuk penting yang dapat membantu Anda meningkatkan bisnis Anda. Dalam pengalaman kami, ini adalah beberapa proses yang mungkin tergoda untuk diotomatisasi sepenuhnya—tetapi itu tidak selalu membutuhkannya.

Membulatkan Entri di CRM Anda

Melakukan entri data untuk melengkapi profil prospek dalam sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) Anda bisa jadi membosankan dan melelahkan. Ini penting dan tentu saja tidak berada di urutan teratas daftar aktivitas menyenangkan siapa pun.

Misalnya, jika Anda mencari nomor telepon calon pelanggan untuk melengkapi entri di CRM Anda, mungkin tampak paling mudah untuk membayar layanan otomatisasi yang mahal untuk menemukan nomor tersebut untuk Anda.

Tetapi terkadang, lebih mudah dan lebih murah untuk melakukannya sendiri. Misalnya, pencarian manual kuno sering kali dapat memberikan hasil yang Anda butuhkan, baik online atau dalam komunitas tertentu. Selain itu, ada banyak cara Anda dapat mencari nomor telepon siapa pun secara online — dan sering kali, ini sepenuhnya gratis.

Dari mencari di situs media sosial seperti LinkedIn atau Facebook hingga mengunjungi situs web perusahaan, menggunakan halaman putih digital, atau bahkan ekstensi browser web yang bekerja keras untuk Anda, menemukan nomor telepon tidak perlu mahal atau otomatis.

Pengoptimalan mesin pencari situs web Anda

Mengubah semua upaya pengoptimalan mesin telusur (SEO) situs web Anda menjadi otomatisasi mungkin tampak seperti penghemat waktu yang cerdas, tetapi ini belum tentu merupakan ide yang baik.

Ada berbagai alat otomatisasi yang dapat membantu Anda menyoroti area pengoptimalan mana yang perlu dikerjakan dan di mana ada peluang. Namun, keseluruhan eksekusi harus selalu manual—jadi Anda masih sepenuhnya mengontrol apa yang Anda implementasikan.

Misalnya, SEO yang sukses untuk restoran bergantung pada konten khusus lokasi yang membantu menempatkan situs web Anda di depan orang yang tepat. Meluangkan waktu untuk menambahkan menu interaktif secara manual adalah sesuatu yang tidak dapat Anda otomatisasi—tetapi itu terbukti mendorong visibilitas dan peringkat situs web Anda untuk penelusuran oleh pelanggan yang lapar.

Seluruh proses akuntansi Anda

Sebagian besar praktik akuntansi memadukan pekerjaan manual dan otomatis, jadi penting untuk memastikan Anda memiliki alat yang tepat dalam kit Anda yang mendukung keduanya.

Meskipun Anda mungkin ingin mengotomatiskan proses dasar seperti pemrosesan faktur, penggajian, dan pengeluaran, mengotomatiskan setiap proses akuntansi biasanya bukanlah keputusan yang tepat.

Platform akuntansi apa pun yang Anda pilih untuk digunakan harus terintegrasi secara alami ke dalam proses yang ada. Cari platform tanpa downtime untuk melanjutkan bisnis Anda seperti biasa.

Saat memilih di antara platform yang berbeda , pastikan informasi pembayaran Anda dapat disinkronkan, berkolaborasi dengan pemberi persetujuan dan vendor, serta mudah disiapkan dan digunakan.

Beberapa contoh saat otomatisasi dapat membantu

Otomatisasi adalah alat bisnis yang berharga—jadi mari kita lihat beberapa contoh di mana itu dapat membantu mengembangkan bisnis Anda.

Otomatisasi proses bisnis (BPA) atau transformasi digital dapat membantu Anda secara efisien mengelola beberapa tugas bisnis yang lebih berulang yang dapat Anda selesaikan tanpa perlu melibatkan staf Anda.

Entri data dan tugas berulang

Entri data manual dapat memakan waktu lama dan rentan terhadap kesalahan manusia. Kita semua telah menempelkan sesuatu di sel yang salah, melewatkan titik desimal, atau menyalin sesuatu dengan tidak benar.

Namun, entri data adalah salah satu tugas termudah bagi bisnis untuk memulai otomatisasi, dan bisnis Anda dapat dengan cepat menyadari manfaatnya.

Sebelum memutuskan tugas mana yang akan diotomatisasi, pertimbangkan untuk menyelesaikan audit mini di mana Anda melacak tugas mana yang Anda atau tim Anda selesaikan dalam sehari, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, dan seberapa sering Anda perlu mencapainya.

Setiap tugas yang membutuhkan banyak waktu dan harus sering diselesaikan adalah tempat terbaik untuk memulai.

Proses sumber daya manusia

Orientasi karyawan baru, pelacakan kehadiran, dan analisis hasil survei karyawan dapat memakan waktu yang signifikan.

Tetapi mengotomatisasi semua proses ini dimungkinkan. Misalnya, menyiapkan platform orientasi otomatis memungkinkan karyawan baru untuk menandatangani kontrak mereka secara elektronik, menerima email selamat datang, dan menerima tugas pelatihan penting untuk beberapa minggu pertama mereka.

Alat otomatis yang dapat membantu karyawan mengelola tujuan kinerja mereka juga bisa sangat berharga.

Misalnya, menyetel tugas seperti tingkat penyelesaian dan pelacakan aktivitas memungkinkan Anda melihat di mana karyawan mungkin membutuhkan lebih banyak dukungan manusia, atau bagian mana dari tumpukan teknologi Anda yang lebih sering digunakan daripada yang lain.

Dukungan pelanggan

Hari-hari duduk di telepon ditahan untuk departemen dukungan pelanggan (untungnya) sebagian besar berakhir. Pelanggan mengharapkan tanggapan yang hampir instan atas pertanyaan dan keluhan mereka akhir-akhir ini.

Pusat bantuan dan chatbot adalah contoh sempurna saat Anda dapat menggunakan otomatisasi untuk membantu mendorong pengalaman pelanggan yang lebih positif.

Chatbots dapat diprogram untuk menjawab pertanyaan pelanggan Anda yang paling umum, melacak paket, dll. Mereka juga dapat mengarahkan pelanggan ke agen langsung bila diperlukan.

Proses penjualan dan CRM

Meskipun kami tidak yakin bahwa layanan otomatis untuk menemukan nomor telepon orang diperlukan, CRM yang dapat mengotomatiskan tugas manual yang memakan waktu adalah keputusan yang baik.

Hal-hal seperti mencatat panggilan secara manual, menyerahkan klien ke tim penjualan yang berbeda, dan memperbarui informasi pelanggan semuanya dapat dilakukan secara otomatis. Anda juga dapat menggunakan otomatisasi untuk menetapkan prospek yang memenuhi syarat, menjadwalkan panggilan, dan menangani pemasaran email Anda.

Menghapus tugas manual ini membantu tim penjualan fokus pada hal yang penting—meningkatkan kinerja saluran mereka dan menciptakan siklus penjualan yang lebih pendek dan lebih efisien. Anda juga dapat memanfaatkan sejumlah besar data pemasaran dan menggunakannya untuk menginformasikan dan meningkatkan kampanye pemasaran di masa mendatang.

Menciptakan perpaduan yang tepat

Bisnis yang cerdas memahami bahwa meskipun bisnis Anda dapat menggunakan otomatisasi untuk keuntungan Anda—ini bukan peluru perak yang dapat menyelesaikan semua masalah Anda.

Perusahaan tidak boleh menggunakan otomatisasi untuk menggantikan setiap titik kontak manusia—tetapi sebagai mitra bisnis yang dapat mengambil alih beberapa tugas manual tersebut, ini adalah jalan ke depan. Masih membutuhkan bantuan dalam meningkatkan efisiensi bisnis Anda? jangan sungkan untuk menghubungi kami.