¿Por qué maximizar la eficiencia de su negocio no debería tratarse de la automatización?

Existe la idea errónea de que para maximizar la eficiencia de sus operaciones comerciales, debe automatizar todo. Pero a veces, esta automatización se realiza a expensas de los procesos manuales que funcionan bien y generan impactos positivos simultáneamente.

Este artículo explora cómo determinar qué procesos deben permanecer manuales y por qué otros se adaptan mejor a la automatización.

También hemos cubierto algunos ejemplos comunes para ambos, para que pueda comenzar a trabajar.

¿Cómo saber qué procesos automatizar?

Antes de decidir qué automatizar, es importante considerar si el proceso necesita o no ser automatizado y, de ser así, cuáles serán los beneficios. Al considerar exactamente cómo mejorar sus procesos comerciales , debe seguir estos cuatro pasos principales:

• Mapear el proceso
• Analizar el proceso
• Rediseñar el proceso
• Adquirir recursos
• Implementar y comunicar el cambio.
• Revisar el proceso

Este análisis será diferente para cada negocio, pero hay algunos ejemplos comunes de cuándo la automatización no es la respuesta correcta y cuándo lo es.

Echemos un vistazo a esos con más detalle.

¿Qué no automatizar?

En primer lugar, resista la tentación de automatizar todo. Si bien la inteligencia artificial y la automatización pueden brindarnos una ventaja en ciertos aspectos comerciales, corre el riesgo de eliminar el elemento humano si automatiza demasiado.

Eso puede generar problemas que incluyen la disminución del servicio al cliente, gastos innecesarios y el descuido de pistas esenciales que pueden ayudarlo a mejorar su negocio. Según nuestra experiencia, estos son algunos de los procesos que pueden ser tentadores de automatizar por completo, pero eso no necesariamente lo necesita.

Redondear las entradas en su CRM

Introducir datos para completar perfiles de clientes potenciales en su sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) puede ser tedioso y agotador. Es esencial y ciertamente no está en la parte superior de la lista de actividades divertidas de nadie.

Por ejemplo, si está buscando el número de teléfono de un cliente potencial para completar una entrada en su CRM, puede parecer más fácil pagar un costoso servicio de automatización para encontrar el número por usted.

Pero a veces, es más fácil y más barato hacerlo usted mismo. Por ejemplo, una búsqueda manual tradicional a menudo puede generar los resultados que necesita, ya sea en línea o dentro de una comunidad específica. Además, hay muchas formas de buscar el número de teléfono de cualquier persona en línea y, muchas veces, son completamente gratuitas.

Desde buscar en sitios de redes sociales como LinkedIn o Facebook hasta visitar sitios web de empresas, usar páginas blancas digitales o incluso una extensión de navegador web que haga el trabajo duro por usted, encontrar números de teléfono no tiene por qué ser costoso ni automatizado.

La optimización de motores de búsqueda de su sitio web

Convertir todos los esfuerzos de optimización de motores de búsqueda (SEO) de su sitio web en automatización puede parecer un ahorro de tiempo inteligente, pero esto no es necesariamente una buena idea.

Hay varias herramientas de automatización que pueden ayudarlo a resaltar qué áreas de su optimización necesitan trabajar y dónde existen oportunidades. Sin embargo, la ejecución general siempre debe ser manual, por lo que aún controla completamente lo que está implementando.

Por ejemplo, el SEO exitoso para restaurantes se basa en el contenido específico de la ubicación que ayuda a poner su sitio web frente a las personas adecuadas. Tomarse el tiempo para agregar un menú interactivo manualmente es algo que no puede automatizar, pero se ha demostrado que impulsa la visibilidad y la clasificación de su sitio web para las búsquedas de clientes hambrientos.

Todo su proceso contable

La mayoría de las prácticas contables combinan trabajo manual y automatizado, por lo que es importante asegurarse de tener la herramienta adecuada en su kit que admita ambos.

Si bien es probable que desee automatizar procesos básicos como el procesamiento de facturas, la nómina y los gastos, la automatización de todos los procesos contables no suele ser la decisión correcta.

Cualquier plataforma de contabilidad que elija utilizar debe integrarse naturalmente en sus procesos existentes. Busque una plataforma sin tiempo de inactividad para continuar con su negocio como de costumbre.

Al elegir entre diferentes plataformas , asegúrese de que sea posible sincronizar su información de pago, colaborar con aprobadores y proveedores, y que sea fácil de configurar y usar.

Algunos ejemplos de cuándo la automatización puede ayudar

La automatización es una herramienta comercial valiosa, así que veamos algunos casos en los que puede ayudar a hacer crecer su negocio.

La automatización de procesos comerciales (BPA) o la transformación digital pueden ayudarlo a administrar de manera eficiente algunas de las tareas comerciales más repetitivas que puede completar sin la necesidad de que su personal se involucre.

Entrada de datos y tareas repetitivas

La entrada manual de datos puede llevar mucho tiempo y es propensa a errores humanos. Todos hemos pegado algo en la celda incorrecta, nos hemos perdido un punto decimal o hemos copiado algo incorrectamente.

Sin embargo, la entrada de datos es una de las tareas más fáciles de automatizar para una empresa, y su empresa puede obtener rápidamente los beneficios.

Antes de decidir qué tareas automatizar, considere completar una mini auditoría en la que realice un seguimiento de las tareas que usted o su equipo completan en un día, cuánto tiempo lleva completarlas y con qué frecuencia necesita lograrlas.

Cualquier tarea que tome una cantidad significativa de tiempo y deba completarse con frecuencia es el mejor lugar para comenzar.

procesos de recursos humanos

La incorporación de nuevos empleados, el seguimiento de la asistencia y el análisis de los resultados de las encuestas de empleados pueden llevar mucho tiempo.

Pero es posible automatizar todos estos procesos. Por ejemplo, configurar una plataforma de incorporación automatizada permite a los nuevos empleados firmar electrónicamente sus contratos, recibir un correo electrónico de bienvenida y recibir tareas de capacitación esenciales para sus primeras semanas.

Las herramientas automatizadas que pueden ayudar a los empleados a gestionar sus objetivos de rendimiento laboral también pueden ser extremadamente valiosas.

Por ejemplo, establecer tareas como tasas de finalización y seguimiento de actividades le permite ver dónde los empleados pueden necesitar más apoyo humano o qué partes de su pila tecnológica se usan más que otras.

Atención al cliente

Los días de estar sentado al teléfono en espera con los departamentos de atención al cliente (afortunadamente) casi han terminado. Los clientes esperan una respuesta casi instantánea a sus preguntas y quejas en estos días.

Los centros de ayuda y los chatbots son los ejemplos perfectos de cuándo puede usar la automatización para ayudar a impulsar una experiencia del cliente más positiva.

Los chatbots se pueden programar para responder a las consultas más comunes de los clientes, rastrear paquetes, etc. También pueden dirigir a un cliente a un agente en vivo cuando sea necesario.

Procesos de ventas y CRM

Si bien no estamos convencidos de que los servicios automatizados para encontrar los números de teléfono de las personas sean necesarios, un CRM que pueda automatizar tareas manuales que requieren mucho tiempo es una buena decisión.

Cosas como el registro manual de llamadas, la transferencia de clientes a diferentes equipos de ventas y la actualización de la información del cliente pueden automatizarse. También puede usar la automatización para asignar clientes potenciales calificados, programar llamadas y manejar su marketing por correo electrónico.

La eliminación de estas tareas manuales ayuda a los equipos de ventas a concentrarse en lo que es importante: mejorar el rendimiento de su canalización y crear un ciclo de ventas más corto y eficiente. También podrá aprovechar una gran cantidad de datos de marketing y utilizarlos para informar y mejorar futuras campañas de marketing.

Creando la mezcla correcta

Las empresas inteligentes entienden que, si bien su empresa puede utilizar la automatización en su beneficio, no es una panacea que pueda resolver todos sus problemas.

Las empresas nunca deberían usar la automatización para reemplazar todos los puntos de contacto humanos, pero como un socio comercial que puede hacerse cargo de algunas de esas tareas manuales, es el camino a seguir. ¿Aún necesita ayuda para mejorar la eficiencia de su negocio? Siéntete libre de contactarnos.