لماذا لا يجب أن يتعلق تعظيم كفاءة عملك بالأتمتة؟

هناك فكرة خاطئة مفادها أنه لتحقيق أقصى قدر من كفاءة عمليات عملك ، تحتاج إلى أتمتة كل شيء. لكن في بعض الأحيان ، تكون هذه الأتمتة على حساب العمليات اليدوية التي تعمل بشكل جيد - وتؤدي إلى تأثيرات إيجابية في وقت واحد.

تستكشف هذه المقالة كيفية تحديد العمليات التي يجب أن تظل يدوية ولماذا يكون الآخرون أكثر ملاءمة للأتمتة.

لقد قمنا أيضًا بتغطية بعض الأمثلة الشائعة لكليهما — حتى تتمكن من بدء التشغيل.

كيف تعرف العمليات التي يجب أتمتتها؟

قبل اتخاذ قرار بأتمتة العملية ، من المهم التفكير فيما إذا كانت العملية تحتاج إلى أتمتة أم لا ، وإذا كان الأمر كذلك ، فما هي الفوائد. عند التفكير بالضبط في كيفية تحسين عمليات عملك ، فأنت تريد اتباع هذه الخطوات الأربع الرئيسية:

• ضع خريطة للعملية
• حلل العملية
• إعادة تصميم العملية
• الحصول على الموارد
• تنفيذ التغيير والتواصل معه
• راجع العملية

سيكون هذا التحليل مختلفًا لكل عمل - ولكن هناك بعض الأمثلة الشائعة عندما لا تكون الأتمتة هي الإجابة الصحيحة ومتى تكون كذلك.

دعونا نلقي نظرة على هؤلاء في بعض التفاصيل.

ما الذي لا يجب أتمتة؟

بادئ ذي بدء - قاوم الرغبة في أتمتة كل شيء. بينما يمكن أن يمنحنا الذكاء الاصطناعي والأتمتة ميزة في جوانب عمل معينة ، فإنك تخاطر بإزالة العنصر البشري إذا قمت بأتمتة الكثير.

يمكن أن يؤدي ذلك إلى مشكلات بما في ذلك رفض خدمة العملاء والنفقات غير الضرورية وتجاهل الأدلة الأساسية التي يمكن أن تساعدك على تحسين عملك. في تجربتنا ، هذه بعض العمليات التي يمكن أن تكون مغرية لأتمتة بالكامل - لكن هذا لا يحتاج إليها بالضرورة.

تقريب الإدخالات في CRM الخاص بك

يمكن أن يكون إدخال البيانات لإكمال ملفات تعريف العملاء المحتملين في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) مملاً ومرهقًا. إنه ضروري وبالتأكيد ليس على رأس قائمة الأنشطة الترفيهية لأي شخص.

على سبيل المثال ، إذا كنت تبحث عن رقم هاتف عميل محتمل لتقريب إدخال في CRM الخاص بك ، فقد يبدو أنه من الأسهل الدفع مقابل خدمة أتمتة باهظة الثمن للعثور على الرقم المناسب لك.

لكن في بعض الأحيان ، يكون القيام بذلك بنفسك أسهل وأرخص. على سبيل المثال ، غالبًا ما يؤدي البحث اليدوي القديم إلى النتائج التي تريدها ، إما عبر الإنترنت أو داخل مجتمع معين. بالإضافة إلى ذلك ، هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها البحث عن رقم هاتف أي شخص عبر الإنترنت — وفي كثير من الأحيان تكون هذه الطرق مجانية تمامًا.

من البحث على مواقع التواصل الاجتماعي مثل LinkedIn أو Facebook إلى زيارة مواقع الويب الخاصة بالشركة ، أو استخدام الصفحات البيضاء الرقمية ، أو حتى امتداد متصفح الويب الذي يقوم بالعمل الشاق نيابةً عنك ، لا يلزم أن يكون العثور على أرقام الهواتف مكلفًا أو آليًا.

محرك البحث الأمثل لموقع الويب الخاص بك

قد يبدو تحويل جميع جهود تحسين محرك البحث (SEO) لموقع الويب الخاص بك إلى الأتمتة كموفر ذكي للوقت ، ولكن هذه ليست فكرة جيدة بالضرورة.

هناك العديد من أدوات الأتمتة التي يمكن أن تساعدك في إبراز مجالات التحسين التي تحتاج إلى العمل وأين توجد أي فرص. ومع ذلك ، يجب أن يكون التنفيذ الشامل يدويًا دائمًا - لذلك لا تزال تتحكم بشكل كامل في ما تقوم بتنفيذه.

على سبيل المثال ، تعتمد عملية تحسين محركات البحث الناجحة للمطاعم على محتوى خاص بالموقع يساعد في وضع موقع الويب الخاص بك أمام الأشخاص المناسبين. إن قضاء الوقت في إضافة قائمة تفاعلية يدويًا هو أمر لا يمكنك أتمتة - ولكن ثبت أنه يؤدي إلى زيادة ظهور موقع الويب الخاص بك وترتيبه في عمليات البحث التي يقوم بها العملاء الجائعون.

عملية المحاسبة بأكملها

تمزج معظم ممارسات المحاسبة بين العمل اليدوي والآلي ، لذلك من المهم التأكد من أن لديك الأداة المناسبة في مجموعتك التي تدعم كليهما.

على الرغم من أنك قد ترغب في أتمتة العمليات الأساسية مثل معالجة الفواتير وكشوف المرتبات والمصروفات ، فإن أتمتة كل عملية محاسبية ليس القرار الصحيح عادةً.

يجب أن تتكامل أي منصة محاسبة تختار استخدامها بشكل طبيعي في عملياتك الحالية. ابحث عن منصة دون أي توقف لمواصلة عملك كالمعتاد.

عند الاختيار من بين الأنظمة الأساسية المختلفة ، تأكد من إمكانية مزامنة معلومات الدفع الخاصة بك ، والتعاون مع المعتمدين والموردين ، وسهولة الإعداد والاستخدام.

بعض الأمثلة على متى يمكن أن تساعد الأتمتة

الأتمتة هي أداة عمل قيّمة - لذا دعونا نلقي نظرة على بعض الحالات التي يمكن أن تساعد فيها في تنمية أعمالك.

يمكن أن تساعدك أتمتة عمليات الأعمال (BPA) أو التحول الرقمي في إدارة بعض مهام الأعمال الأكثر تكرارًا التي يمكنك إكمالها بكفاءة دون الحاجة إلى مشاركة موظفيك.

إدخال البيانات والمهام المتكررة

قد يستغرق الإدخال اليدوي للبيانات وقتًا طويلاً ويكون عرضة للأخطاء البشرية. لقد قمنا جميعًا بلصق شيء ما في الخلية الخطأ ، أو فقدنا علامة عشرية ، أو نسخنا شيئًا ما بشكل غير صحيح.

ومع ذلك ، يعد إدخال البيانات أحد أسهل المهام لبدء التشغيل الآلي لنشاط تجاري ، ويمكن لشركتك أن تدرك الفوائد بسرعة.

قبل تحديد المهام التي يجب أتمتتها ، فكر في إكمال تدقيق صغير حيث يمكنك تتبع المهام التي تكملها أنت أو فريقك في يوم واحد ، والمدة التي تستغرقها لإكمالها ، وعدد المرات التي تحتاج إلى تحقيقها.

أي مهام تستغرق وقتًا طويلاً وتحتاج إلى إكمالها بشكل متكرر هي أفضل مكان للبدء.

عمليات الموارد البشرية

يمكن أن يستغرق إعداد موظفين جدد وتتبع الحضور وتحليل نتائج استبيان الموظفين وقتًا طويلاً.

لكن أتمتة كل هذه العمليات ممكن. على سبيل المثال ، يتيح إعداد منصة تأهيل آلية للموظفين الجدد توقيع عقودهم إلكترونيًا ، وتلقي بريد إلكتروني ترحيبي ، وتلقي مهام التدريب الأساسية في الأسابيع القليلة الأولى.

يمكن أيضًا أن تكون الأدوات الآلية التي يمكن أن تساعد الموظفين على إدارة أهداف أداء العمل الخاصة بهم ذات قيمة كبيرة.

على سبيل المثال ، يتيح لك تعيين المهام مثل معدلات الإكمال وتتبع النشاط معرفة الأماكن التي قد يحتاج فيها الموظفون إلى مزيد من الدعم البشري ، أو أي أجزاء من مكدس التكنولوجيا لديك يتم استخدامها أكثر من غيرها.

دعم العملاء

لقد ولت أيام الجلوس على الهاتف في الانتظار لأقسام دعم العملاء (لحسن الحظ) في الغالب. يتوقع العملاء رداً شبه فوري على أسئلتهم وشكاواهم هذه الأيام.

تعد مراكز المساعدة وروبوتات الدردشة أمثلة مثالية على الوقت الذي يمكنك فيه استخدام الأتمتة للمساعدة في تقديم تجربة عملاء أكثر إيجابية.

يمكن برمجة Chatbots للإجابة على استفسارات العملاء الأكثر شيوعًا ، وتتبع الطرود ، وما إلى ذلك ، كما يمكنها أيضًا توجيه العميل إلى وكيل مباشر عند الضرورة.

عمليات المبيعات وإدارة علاقات العملاء

على الرغم من أننا لسنا مقتنعين بأن الخدمات الآلية للعثور على أرقام هواتف الأشخاص ضرورية ، فإن CRM الذي يمكنه أتمتة المهام اليدوية الثقيلة للوقت هو قرار جيد.

يمكن أتمتة أشياء مثل تسجيل المكالمات يدويًا وتسليم العملاء إلى فرق المبيعات المختلفة وتحديث معلومات العميل. يمكنك أيضًا استخدام الأتمتة لتعيين عملاء متوقعين مؤهلين وجدولة المكالمات والتعامل مع التسويق عبر البريد الإلكتروني.

تساعد إزالة هذه المهام اليدوية فرق المبيعات على التركيز على ما هو مهم - تحسين أداء خطوط الأنابيب وإنشاء دورة مبيعات أقصر وأكثر كفاءة. ستتمكن أيضًا من الاستفادة من كمية هائلة من بيانات التسويق واستخدامها للإبلاغ عن حملات التسويق المستقبلية وتحسينها.

خلق المزيج الصحيح

تدرك الشركات الذكية أنه بينما يمكن لشركتك استخدام الأتمتة لصالحك - فهي ليست رصاصة فضية يمكنها حل جميع مشاكلك.

يجب ألا تستخدم الشركات الأتمتة أبدًا لتحل محل كل نقطة اتصال بشرية - ولكن كشريك تجاري يمكنه تولي بعض هذه المهام اليدوية ، فهذه هي الطريق إلى الأمام. هل ما زلت بحاجة إلى أي مساعدة في تحسين كفاءة عملك؟ لا تتردد في الاتصال بنا.