为什么最大化您的业务效率不应该与自动化有关？

存在一种误解，即为了最大限度地提高业务运营效率，您需要将一切自动化。 但有时，这种自动化是以牺牲正常工作的手动流程为代价的，同时还能产生积极的影响。

本文探讨了如何确定哪些流程应该保持手动，以及为什么其他流程最适合自动化。

我们还介绍了这两者的一些常见示例，因此您可以开始着手。

如何知道要自动化哪些流程？

在决定自动化什么之前，重要的是要考虑流程是否需要自动化，如果需要自动化，会有什么好处。 在考虑如何改进业务流程时，您需要遵循以下四个主要步骤：

• 映射过程
• 分析过程
• 重新设计流程
• 获取资源
• 实施和沟通变革
• 审查流程

对于每个企业，这种分析会有所不同——但有一些常见的例子说明自动化何时不是正确的答案，何时是正确的答案。

让我们更详细地看一下那些。

什么不能自动化？

首先——抵制一切自动化的冲动。 虽然人工智能和自动化可以在某些业务方面给我们带来优势，但如果自动化程度过高，就会冒着消除人为因素的风险。

这可能会导致问题，包括客户服务下降、不必要的开支以及忽略可以帮助您改善业务的重要线索。 根据我们的经验，这些是一些可能很容易完全自动化的过程——但这并不一定需要它。

完善您的 CRM 中的条目

在您的客户关系管理 (CRM) 系统中进行数据输入以完成潜在客户资料可能既乏味又令人筋疲力尽。 它是必不可少的，当然不在任何人的有趣活动列表中。

例如，如果您正在搜索潜在客户的电话号码以完善您的 CRM 中的条目，那么支付昂贵的自动化服务来为您查找号码似乎最容易。

但有时，自己做这件事既容易又便宜。 例如，老式的手动搜索通常可以产生您需要的结果，无论是在线还是在特定社区内。 此外，您可以通过多种方式在线搜索任何人的电话号码——而且很多时候，这些都是完全免费的。

从在 LinkedIn 或 Facebook 等社交媒体网站上搜索到访问公司网站，使用数字白页，甚至是为您完成繁重工作的网络浏览器扩展程序，查找电话号码不需要昂贵或自动化。

您网站的搜索引擎优化

将您网站的所有搜索引擎优化 (SEO) 工作转变为自动化似乎是一个明智的节省时间的方法，但这不一定是一个好主意。

有各种自动化工具可以帮助您突出需要优化的哪些领域以及存在的任何机会。 但是，总体执行应该始终是手动的——因此您仍然可以完全控制您正在实施的内容。

例如，成功的餐厅 SEO依赖于特定位置的内容，这些内容有助于将您的网站展示在合适的人面前。 花时间手动添加交互式菜单是您无法自动化的事情 - 但事实证明，这可以提高您的网站在饥饿客户搜索中的可见性和排名。

您的整个会计流程

大多数会计实践混合了手动和自动化工作，因此确保您的工具包中有支持两者的正确工具非常重要。

虽然您可能希望自动化发票处理、工资单和费用等基本流程，但自动化每个会计流程通常不是正确的决定。

您选择使用的任何会计平台都应该自然地集成到您现有的流程中。 寻找一个没有任何停机时间的平台来继续您的业务。

在不同平台之间进行选择时，请确保可以同步您的支付信息、与审批者和供应商协作，并且易于设置和使用。

自动化何时可以提供帮助的一些示例

自动化是一种有价值的业务工具——让我们看看它可以帮助您发展业务的一些实例。

业务流程自动化 (BPA) 或数字化转型可以帮助您有效地管理一些您无需员工参与即可完成的重复性业务任务。

数据输入和重复性任务

手动数据输入可能需要很长时间，并且容易出现人为错误。 我们都在错误的单元格中粘贴了一些东西，错过了一个小数点，或者错误地复制了一些东西。

但是，数据输入是企业开始自动化最简单的任务之一，您的企业可以快速实现收益。

在决定要自动化哪些任务之前，请考虑完成一个小型审核，您可以在其中跟踪您或您的团队在一天内完成了哪些任务，完成它们需要多长时间，以及您需要多久完成一次。

任何需要大量时间且需要经常完成的任务都是最好的开始。

人力资源流程

新员工入职、跟踪考勤和分析员工调查结果可能需要大量时间。

但是自动化所有这些过程是可能的。 例如，建立一个自动化的入职平台允许新员工电子签署他们的合同，收到一封欢迎电子邮件，并在最初的几周内接受基本的培训任务。

可以帮助员工管理其工作绩效目标的自动化工具也非常有价值。

例如，设置完成率和活动跟踪等任务可以让您了解员工可能需要更多人工支持的地方，或者您的技术堆栈的哪些部分比其他部分使用得更多。

客户支持

（谢天谢地）坐在电话上等待客户支持部门的日子已经过去了。 如今，客户希望他们的问题和投诉得到几乎即时的回应。

帮助中心和聊天机器人是您何时可以使用自动化来帮助推动更积极的客户体验的完美示例。

可以对聊天机器人进行编程，以回答您最常见的客户查询、跟踪包裹等。它们还可以在必要时将客户引导至现场代理。

销售和 CRM 流程

虽然我们不认为查找人们电话号码的自动化服务是必要的，但可以自动执行耗时的手动任务的 CRM 是一个不错的决定。

诸如手动记录电话、将客户移交给不同的销售团队以及更新客户信息之类的事情都可以自动化。 您还可以使用自动化来分配合格的潜在客户、安排电话和处理您的电子邮件营销。

消除这些手动任务有助于销售团队专注于重要的事情——提高他们的管道绩效并创建更短、更高效的销售周期。 您还可以利用大量营销数据，并利用这些数据来告知和改进未来的营销活动。

创建正确的混合

聪明的企业明白，虽然您的企业可以利用自动化来发挥自己的优势，但这并不是可以解决所有问题的灵丹妙药。

公司永远不应该使用自动化来取代每个人的接触点——但作为可以接管其中一些手动任务的业务合作伙伴，这是前进的道路。 仍然需要任何帮助来提高您的业务效率？ 欢迎与我们联系。