เหตุใดการเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจของคุณจึงไม่ควรเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติ

มีความเข้าใจผิดในการเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินธุรกิจของคุณให้สูงสุด คุณต้องทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติ แต่บางครั้ง ระบบอัตโนมัตินี้ทำให้กระบวนการแบบแมนนวลต้องเสียไปซึ่งทำงานได้ดี—และขับเคลื่อนผลกระทบเชิงบวกไปพร้อม ๆ กัน

บทความนี้สำรวจวิธีการหาว่ากระบวนการใดควรเป็นแบบแมนนวลและเหตุใดกระบวนการอื่นจึงเหมาะสมที่สุดสำหรับการทำงานอัตโนมัติ

นอกจากนี้เรายังได้กล่าวถึงตัวอย่างทั่วไปสำหรับทั้งสองอย่าง เพื่อให้คุณสามารถเริ่มต้นใช้งานได้

จะทราบได้อย่างไรว่ากระบวนการใดที่จะทำให้เป็นอัตโนมัติ

ก่อนตัดสินใจว่าจะทำอะไรให้เป็นระบบอัตโนมัติ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่ากระบวนการนี้ต้องการระบบอัตโนมัติหรือไม่ และถ้าเป็นเช่นนั้น ประโยชน์จะมีประโยชน์อย่างไร เมื่อพิจารณาว่า จะปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ อย่างไร คุณต้องปฏิบัติตามสี่ขั้นตอนหลักเหล่านี้:

• แผนที่กระบวนการ
• วิเคราะห์กระบวนการ
• ออกแบบกระบวนการใหม่
• รับทรัพยากร
• ดำเนินการและสื่อสารการเปลี่ยนแปลง
• ทบทวนกระบวนการ

การวิเคราะห์นี้จะแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ แต่มีตัวอย่างทั่วไปที่ระบุว่าระบบอัตโนมัติไม่ใช่คำตอบที่ถูกต้องเมื่อใดและเมื่อใด

ลองดูที่รายละเอียดเพิ่มเติม

อะไรที่จะไม่อัตโนมัติ?

ประการแรก—ต่อต้านการกระตุ้นให้ทุกอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติ แม้ว่าปัญญาประดิษฐ์และระบบอัตโนมัติจะทำให้เราได้เปรียบในด้านธุรกิจบางอย่าง แต่คุณมีความเสี่ยงที่จะลบองค์ประกอบของมนุษย์ออกหากคุณทำให้เป็นอัตโนมัติมากเกินไป

ที่อาจนำไปสู่ปัญหาต่างๆ รวมถึงการบริการลูกค้าที่ลดลง ค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และการมองข้ามเบาะแสสำคัญที่จะช่วยให้คุณปรับปรุงธุรกิจได้ จากประสบการณ์ของเรา นี่คือกระบวนการบางส่วนที่อาจดึงดูดให้ระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ—แต่นั่นไม่จำเป็นว่าจำเป็น

ปัดเศษรายการใน CRM ของคุณ

การป้อนข้อมูลเพื่อกรอกโปรไฟล์ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าในระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ของคุณอาจเป็นเรื่องน่าเบื่อและน่าเบื่อหน่าย เป็นสิ่งสำคัญและไม่อยู่ในอันดับต้น ๆ ของกิจกรรมสนุก ๆ ของใครก็ตาม

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังค้นหาหมายเลขโทรศัพท์ของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าเพื่อปัดเศษรายการใน CRM ของคุณ การชำระค่าบริการอัตโนมัติที่มีราคาแพงอาจดูเหมือนง่ายที่สุดเพื่อค้นหาหมายเลขให้คุณ

แต่บางครั้ง การทำเช่นนี้ทั้งง่ายกว่าและถูกกว่าด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น การค้นหาด้วยตนเองแบบเก่ามักจะให้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ ไม่ว่าจะทางออนไลน์หรือภายในชุมชนใดชุมชนหนึ่ง นอกจากนี้ คุณสามารถ ค้นหาหมายเลขโทรศัพท์ของใครก็ได้ทางออนไลน์ ได้หลายวิธี และหลายครั้งที่หมายเลขเหล่านี้ฟรีทั้งหมด

ตั้งแต่การค้นหาบนไซต์โซเชียลมีเดีย เช่น LinkedIn หรือ Facebook ไปจนถึงการเยี่ยมชมเว็บไซต์ของบริษัท การใช้หน้าดิจิทัลแบบดิจิทัล หรือแม้แต่ส่วนขยายของเว็บเบราว์เซอร์ที่ทำงานหนักเพื่อคุณ การค้นหาหมายเลขโทรศัพท์ไม่จำเป็นต้องมีราคาแพงหรืออัตโนมัติ

การเพิ่มประสิทธิภาพกลไกค้นหาของเว็บไซต์ของคุณ

การเปลี่ยนความพยายามในการเพิ่มประสิทธิภาพกลไกค้นหา (SEO) ของเว็บไซต์ของคุณให้เป็นการทำงานอัตโนมัติอาจดูเหมือนช่วยประหยัดเวลาได้อย่างชาญฉลาด แต่นี่ไม่ใช่ความคิดที่ดีเสมอไป

มีเครื่องมืออัตโนมัติหลายอย่างที่สามารถช่วยคุณเน้นว่าส่วนใดของการเพิ่มประสิทธิภาพของคุณต้องทำงานและมีโอกาสใดบ้าง อย่างไรก็ตาม การดำเนินการโดยรวมควรเป็นแบบแมนนวลเสมอ ดังนั้นคุณจึงยังคงควบคุมสิ่งที่คุณกำลังนำไปใช้ได้อย่างเต็มที่

ตัวอย่างเช่น SEO ที่ประสบความสำเร็จสำหรับร้านอาหาร ต้องอาศัยเนื้อหาเฉพาะสถานที่ที่ช่วยให้เว็บไซต์ของคุณแสดงต่อผู้คนที่เหมาะสม การใช้เวลาในการเพิ่มเมนูแบบโต้ตอบด้วยตนเองเป็นสิ่งที่คุณไม่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ แต่นั่นได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถขับเคลื่อนการมองเห็นและการจัดอันดับเว็บไซต์ของคุณสำหรับการค้นหาโดยลูกค้าที่หิวโหย

กระบวนการทางบัญชีทั้งหมดของคุณ

แนวทางปฏิบัติทางบัญชีส่วนใหญ่ผสมผสานทั้งการทำงานด้วยตนเองและการทำงานอัตโนมัติ ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสมในชุดอุปกรณ์ที่รองรับทั้งสองอย่าง

แม้ว่าคุณอาจต้องการทำให้กระบวนการพื้นฐานเป็นอัตโนมัติ เช่น การประมวลผลใบแจ้งหนี้ การจ่ายเงินเดือน และค่าใช้จ่าย การทำให้กระบวนการทางบัญชีเป็นไปโดยอัตโนมัติไม่ใช่การตัดสินใจที่ถูกต้อง

แพลตฟอร์มการบัญชีใดๆ ที่คุณเลือกใช้ควรรวมเข้ากับกระบวนการที่มีอยู่ของคุณอย่างเป็นธรรมชาติ มองหาแพลตฟอร์มที่ไม่มีการหยุดทำงานเพื่อดำเนินธุรกิจต่อไปตามปกติ

เมื่อเลือกระหว่าง แพลตฟอร์ม ต่างๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถซิงค์ข้อมูลการชำระเงินของคุณ ทำงานร่วมกับผู้อนุมัติและผู้ขาย และตั้งค่าและใช้งานได้ง่าย

ตัวอย่างบางส่วนเมื่อระบบอัตโนมัติสามารถช่วยได้

ระบบอัตโนมัติเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่มีคุณค่า ลองดูตัวอย่างที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโต

กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ (BPA) หรือการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลสามารถช่วยให้คุณจัดการงานทางธุรกิจที่ซ้ำซากจำเจซึ่งคุณสามารถทำให้เสร็จได้โดยไม่จำเป็นต้องให้พนักงานของคุณมีส่วนร่วม

การป้อนข้อมูลและงานซ้ำๆ

การป้อนข้อมูลด้วยตนเองอาจใช้เวลานานและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดของมนุษย์ เราวางบางอย่างในเซลล์ที่ไม่ถูกต้อง พลาดจุดทศนิยม หรือคัดลอกบางอย่างไม่ถูกต้อง

อย่างไรก็ตาม การป้อนข้อมูลเป็นหนึ่งในงานที่ง่ายที่สุดสำหรับธุรกิจในการเริ่มต้นระบบอัตโนมัติ และธุรกิจของคุณสามารถรับรู้ถึงประโยชน์ได้อย่างรวดเร็ว

ก่อนตัดสินใจว่าจะให้งานใดทำงานโดยอัตโนมัติ ให้พิจารณาทำการตรวจสอบขนาดเล็กโดยที่คุณติดตามว่างานใดที่คุณหรือทีมของคุณทำเสร็จในหนึ่งวัน ใช้เวลานานแค่ไหนจึงจะเสร็จสมบูรณ์ และบ่อยแค่ไหนที่คุณต้องทำให้สำเร็จ

งานใดๆ ที่ใช้เวลานานและจำเป็นต้องทำให้เสร็จบ่อยๆ เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุด

กระบวนการด้านทรัพยากรบุคคล

การเริ่มต้นใช้งานพนักงานใหม่ การติดตามการเข้างาน และการวิเคราะห์ผลการสำรวจพนักงานอาจใช้เวลานาน

แต่การทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัตินั้นเป็นไปได้ ตัวอย่างเช่น การตั้งค่าแพลตฟอร์มการเริ่มต้นใช้งานอัตโนมัติช่วยให้พนักงานใหม่สามารถลงนามในสัญญาทางอิเล็กทรอนิกส์ รับอีเมลต้อนรับ และรับงานฝึกอบรมที่จำเป็นในช่วงสองสามสัปดาห์แรก

เครื่องมืออัตโนมัติที่สามารถ ช่วยพนักงานจัดการเป้าหมายประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา ก็มีค่ามากเช่นกัน

ตัวอย่างเช่น การตั้งค่างานต่างๆ เช่น อัตราความสำเร็จและการติดตามกิจกรรม ช่วยให้คุณเห็นตำแหน่งที่พนักงานอาจต้องการความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่ หรือส่วนใดของสแต็กเทคโนโลยีของคุณถูกใช้งานมากกว่าส่วนอื่นๆ

สนับสนุนลูกค้า

วันที่ต้องนั่งคุยโทรศัพท์กับฝ่ายสนับสนุนลูกค้า (โชคดี) ส่วนใหญ่จบลงแล้ว ลูกค้าคาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับทันทีสำหรับคำถามและข้อร้องเรียนของพวกเขาในทุกวันนี้

ศูนย์ช่วยเหลือและแชทบอทเป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบของเวลาที่คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อช่วยขับเคลื่อนประสบการณ์ลูกค้าในเชิงบวกมากขึ้น

สามารถตั้งโปรแกรม Chatbot เพื่อตอบคำถามลูกค้าที่พบบ่อยที่สุดของคุณ ติดตามพัสดุ ฯลฯ นอกจากนี้ยังสามารถนำลูกค้าไปยังตัวแทนสดเมื่อจำเป็น

กระบวนการขายและ CRM

แม้ว่าเราไม่มั่นใจว่าบริการอัตโนมัติเพื่อค้นหาหมายเลขโทรศัพท์ของผู้คนมีความจำเป็น แต่ CRM ที่สามารถทำให้งานที่ต้องใช้เวลานานแบบอัตโนมัติเป็นไปโดยอัตโนมัตินั้นเป็นการตัดสินใจที่ดี

สิ่งต่างๆ เช่น การบันทึกการโทรด้วยตนเอง การส่งมอบลูกค้าให้กับทีมขายต่างๆ และการอัปเดตข้อมูลลูกค้าสามารถทำได้โดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อมอบหมายลูกค้าเป้าหมายที่ผ่านการรับรอง กำหนดเวลาการโทร และจัดการการตลาดผ่านอีเมลของคุณได้

การลบงานที่ต้องทำด้วยตนเองเหล่านี้จะช่วยให้ทีมขายมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญ—ปรับปรุงประสิทธิภาพไปป์ไลน์และสร้างรอบการขายที่สั้นลงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลการตลาดจำนวนมหาศาล และใช้ข้อมูลนี้ในการแจ้งและปรับปรุงแคมเปญการตลาดในอนาคต

สร้างสรรค์ส่วนผสมที่ลงตัว

ธุรกิจที่ชาญฉลาดเข้าใจดีว่าในขณะที่ธุรกิจของคุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อประโยชน์ของคุณได้—ไม่ใช่สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสีเงินที่สามารถแก้ปัญหาทั้งหมดของคุณได้

บริษัทต่างๆ ไม่ควรใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อแทนที่จุดสัมผัสของมนุษย์ทุกจุด—แต่ในฐานะหุ้นส่วนธุรกิจที่สามารถดูแลงานที่ต้องทำเองบางอย่างได้ นี่คือหนทางข้างหน้า ยังคงต้องการความช่วยเหลือในการปรับปรุงประสิทธิภาพธุรกิจของคุณหรือไม่? โปรดติดต่อเรา