Perché massimizzare l'efficienza della tua azienda non dovrebbe riguardare l'automazione?

C'è un malinteso là fuori che per massimizzare l'efficienza delle operazioni aziendali, è necessario automatizzare tutto. Ma a volte, questa automazione va a scapito di processi manuali che funzionano perfettamente e generano contemporaneamente impatti positivi.

Questo articolo esplora come capire quali processi dovrebbero rimanere manuali e perché altri sono più adatti all'automazione.

Abbiamo anche coperto alcuni esempi comuni per entrambi, così puoi iniziare subito.

Come sapere quali processi automatizzare?

Prima di decidere cosa automatizzare, è importante considerare se il processo deve essere automatizzato o meno e, in tal caso, quali saranno i vantaggi. Quando consideri esattamente come migliorare i tuoi processi aziendali , vuoi seguire questi quattro passaggi principali:

• Mappa il processo
• Analizza il processo
• Riprogettare il processo
• Acquisisci risorse
• Implementare e comunicare il cambiamento
• Rivedi il processo

Questa analisi sarà diversa per ogni azienda, ma ci sono alcuni esempi comuni di quando l'automazione non è la risposta giusta e quando lo è.

Diamo un'occhiata a quelli in modo più dettagliato.

Cosa non automatizzare?

Prima di tutto, resisti all'impulso di automatizzare tutto. Mentre l'intelligenza artificiale e l'automazione possono darci un vantaggio in alcuni aspetti aziendali, corri il rischio di rimuovere l'elemento umano se automatizza troppo.

Ciò può portare a problemi tra cui un calo del servizio clienti, spese inutili e trascurare indizi essenziali che possono aiutarti a migliorare la tua attività. Nella nostra esperienza, questi sono alcuni dei processi che possono essere tentati di automatizzare completamente, ma ciò non ne ha necessariamente bisogno.

Completare le voci nel tuo CRM

L'inserimento dei dati per completare i profili dei potenziali clienti nel tuo sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) può essere noioso ed estenuante. È essenziale e di certo non è in cima alla lista delle attività divertenti di nessuno.

Ad esempio, se stai cercando il numero di telefono di un potenziale cliente per completare una voce nel tuo CRM, potrebbe sembrare più facile pagare per un costoso servizio di automazione per trovare il numero per te.

Ma a volte, è più facile ed economico farlo da soli. Ad esempio, una ricerca manuale vecchio stile può spesso produrre i risultati di cui hai bisogno, sia online che all'interno di una comunità specifica. Inoltre, ci sono molti modi per cercare il numero di telefono di chiunque online e molte volte sono completamente gratuiti.

Dalla ricerca su siti di social media come LinkedIn o Facebook alla visita di siti Web aziendali, all'utilizzo di pagine bianche digitali o persino a un'estensione del browser Web che fa il duro lavoro per te, trovare numeri di telefono non deve essere costoso o automatizzato.

L'ottimizzazione per i motori di ricerca del tuo sito web

Trasformare tutti gli sforzi di ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO) del tuo sito Web in automazione potrebbe sembrare un risparmio di tempo intelligente, ma questa non è necessariamente una buona idea.

Esistono vari strumenti di automazione che possono aiutarti a evidenziare quali aree della tua ottimizzazione necessitano di lavoro e dove esistono opportunità. Tuttavia, l'esecuzione complessiva dovrebbe sempre essere manuale, quindi stai ancora controllando completamente ciò che stai implementando.

Ad esempio, un SEO di successo per i ristoranti si basa su contenuti specifici per località che aiutano a mettere il tuo sito web di fronte alle persone giuste. Prendersi del tempo per aggiungere manualmente un menu interattivo è qualcosa che non puoi automatizzare, ma è dimostrato che guida la visibilità e il posizionamento del tuo sito Web per le ricerche di clienti affamati.

Il tuo intero processo di contabilità

La maggior parte delle pratiche contabili combina sia il lavoro manuale che quello automatizzato, quindi è importante assicurarsi di avere lo strumento giusto nel kit che supporti entrambi.

Anche se probabilmente vorrai automatizzare i processi di base come l'elaborazione delle fatture, le buste paga e le spese, l'automazione di ogni processo contabile di solito non è la decisione giusta.

Qualsiasi piattaforma di contabilità che scegli di utilizzare dovrebbe integrarsi naturalmente nei tuoi processi esistenti. Cerca una piattaforma senza tempi di fermo per continuare la tua attività come al solito.

Quando scegli tra diverse piattaforme , assicurati che sia possibile sincronizzare le informazioni di pagamento, collaborare con approvatori e fornitori e sia facile da configurare e utilizzare.

Alcuni esempi di quando l'automazione può aiutare

L'automazione è uno strumento aziendale prezioso, quindi diamo un'occhiata ad alcuni casi in cui può aiutare a far crescere la tua attività.

L'automazione dei processi aziendali (BPA) o la trasformazione digitale possono aiutarti a gestire in modo efficiente alcune delle attività aziendali più ripetitive che puoi completare senza che il tuo personale sia coinvolto.

Inserimento dati e attività ripetitive

L'immissione manuale dei dati può richiedere molto tempo ed è soggetta a errori umani. Tutti abbiamo incollato qualcosa nella cella sbagliata, perso un punto decimale o copiato qualcosa in modo errato.

Tuttavia, l'immissione dei dati è una delle attività più semplici da avviare per l'automazione di un'azienda e la tua azienda può realizzare rapidamente i vantaggi.

Prima di decidere quali attività automatizzare, considera di completare un mini audit in cui tieni traccia delle attività che tu o il tuo team completate in un giorno, quanto tempo impiegano per completarle e quanto spesso è necessario raggiungerle.

Qualsiasi attività che richiede una notevole quantità di tempo e deve essere completata frequentemente è il punto di partenza migliore.

Processi delle risorse umane

L'inserimento di nuovi dipendenti, il monitoraggio delle presenze e l'analisi dei risultati dei sondaggi tra i dipendenti può richiedere molto tempo.

Ma è possibile automatizzare tutti questi processi. Ad esempio, la configurazione di una piattaforma di onboarding automatizzata consente ai nuovi dipendenti di firmare i propri contratti, ricevere un'e-mail di benvenuto e ricevere attività di formazione essenziali per le prime settimane.

Anche gli strumenti automatizzati che possono aiutare i dipendenti a gestire i propri obiettivi di prestazioni lavorative possono essere estremamente preziosi.

Ad esempio, l'impostazione di attività come i tassi di completamento e il monitoraggio delle attività ti consente di vedere dove i dipendenti potrebbero aver bisogno di più supporto umano o quali parti del tuo stack tecnologico vengono utilizzate più di altre.

Servizio Clienti

I giorni trascorsi al telefono in attesa dei dipartimenti di assistenza clienti sono (per fortuna) per lo più finiti. Al giorno d'oggi i clienti si aspettano una risposta quasi immediata alle loro domande e ai loro reclami.

I centri assistenza e i chatbot sono l'esempio perfetto di quando puoi utilizzare l'automazione per favorire un'esperienza cliente più positiva.

I chatbot possono essere programmati per rispondere alle domande più comuni dei clienti, tenere traccia dei pacchi, ecc. Possono anche indirizzare un cliente a un agente dal vivo quando necessario.

Processi di vendita e CRM

Anche se non siamo convinti che siano necessari servizi automatizzati per trovare i numeri di telefono delle persone, un CRM in grado di automatizzare attività manuali che richiedono molto tempo è una buona decisione.

Cose come la registrazione manuale delle chiamate, la consegna dei clienti a diversi team di vendita e l'aggiornamento delle informazioni sui clienti possono essere tutte automatizzate. Puoi anche utilizzare l'automazione per assegnare lead qualificati, pianificare chiamate e gestire l'email marketing.

La rimozione di queste attività manuali aiuta i team di vendita a concentrarsi su ciò che è importante: migliorare le prestazioni della pipeline e creare un ciclo di vendita più breve ed efficiente. Potrai anche sfruttare un'enorme quantità di dati di marketing e utilizzarli per informare e migliorare le future campagne di marketing.

Creare la giusta miscela

Le aziende intelligenti comprendono che, sebbene la tua azienda possa utilizzare l'automazione a tuo vantaggio, non è un proiettile d'argento in grado di risolvere tutti i tuoi problemi.

Le aziende non dovrebbero mai utilizzare l'automazione per sostituire ogni punto di contatto umano, ma come partner commerciale in grado di assumere alcune di queste attività manuali, è la via da seguire. Hai ancora bisogno di aiuto per migliorare l'efficienza della tua attività? Non esitate a contattarci.