De ce maximizarea eficienței afacerii dvs. nu ar trebui să fie despre automatizare?

Există o concepție greșită că, pentru a maximiza eficiența operațiunilor dvs. de afaceri, trebuie să automatizați totul. Dar, uneori, această automatizare este în detrimentul proceselor manuale care funcționează foarte bine – și generează simultan efecte pozitive.

Acest articol explorează cum să determinați care procese ar trebui să rămână manuale și de ce altele sunt cele mai potrivite automatizării.

Am acoperit, de asemenea, câteva exemple comune pentru ambele, astfel încât să puteți începe.

Cum să știi ce procese să automatizezi?

Înainte de a decide ce să automatizezi, este important să iei în considerare dacă procesul trebuie sau nu automatizat și, dacă da, care vor fi beneficiile. Când vă gândiți exact cum să vă îmbunătățiți procesele de afaceri , doriți să urmați acești patru pași principali:

• Harta procesul
• Analizați procesul
• Reproiectează procesul
• Obține resurse
• Implementați și comunicați schimbarea
• Examinați procesul

Această analiză va fi diferită pentru fiecare afacere, dar există câteva exemple comune de când automatizarea nu este răspunsul corect și când este.

Să le aruncăm o privire mai detaliată.

Ce să nu automatizezi?

În primul rând, rezistă nevoii de a automatiza totul. În timp ce inteligența artificială și automatizarea ne pot oferi un avantaj în anumite aspecte ale afacerii, riscați să eliminați elementul uman dacă automatizați prea mult.

Acest lucru poate duce la probleme, inclusiv scăderea serviciului pentru clienți, cheltuieli inutile și trecerea cu vederea indicii esențiale care vă pot ajuta să vă îmbunătățiți afacerea. Din experiența noastră, acestea sunt câteva dintre procesele care pot fi tentante să se automatizeze complet, dar asta nu are neapărat nevoie de ele.

Rotunjirea intrărilor din CRM

Introducerea datelor pentru a completa profilurile potențial în sistemul dvs. de management al relațiilor cu clienții (CRM) poate fi obositoare și obositoare. Este esențial și cu siguranță nu se află în fruntea listei nimănui de activități distractive.

De exemplu, dacă căutați numărul de telefon al unui client potențial pentru a completa o intrare în CRM, poate părea cel mai ușor să plătiți pentru un serviciu de automatizare scump pentru a găsi numărul pentru dvs.

Dar, uneori, este și mai ușor și mai ieftin să faci asta singur. De exemplu, o căutare manuală de modă veche poate aduce adesea rezultatele de care aveți nevoie, fie online, fie într-o anumită comunitate. În plus, există multe moduri în care puteți căuta online numărul de telefon al oricui — și de multe ori, acestea sunt complet gratuite.

De la căutarea pe site-uri de socializare, cum ar fi LinkedIn sau Facebook, până la vizitarea site-urilor web ale companiilor, utilizarea paginilor albe digitale sau chiar a unei extensii de browser web care face munca grea pentru dvs., găsirea numerelor de telefon nu trebuie să fie costisitoare sau automată.

Optimizarea pentru motoarele de căutare a site-ului dvs

Transformarea tuturor eforturilor de optimizare pentru motoarele de căutare (SEO) ale site-ului dvs. către automatizare poate părea o economie inteligentă de timp, dar aceasta nu este neapărat o idee bună.

Există diverse instrumente de automatizare care vă pot ajuta să evidențiați care domenii ale optimizării dvs. au nevoie de lucru și unde există oportunități. Cu toate acestea, execuția generală ar trebui să fie întotdeauna manuală, astfel încât încă controlați pe deplin ceea ce implementați.

De exemplu, succesul SEO pentru restaurante se bazează pe conținut specific locației, care vă ajută să vă puneți site-ul în fața persoanelor potrivite. A-ți acorda timp pentru a adăuga manual un meniu interactiv este ceva pe care nu-l poți automatiza, dar s-a dovedit că stimulează vizibilitatea și clasarea site-ului tău web pentru căutările clienților înfometați.

Întregul tău proces contabil

Majoritatea practicilor de contabilitate combină atât munca manuală, cât și cea automată, așa că este important să vă asigurați că aveți în kit instrumentul potrivit care le acceptă pe ambele.

Deși probabil că veți dori să automatizați procesele de bază precum procesarea facturilor, salariile și cheltuielile, automatizarea fiecărui proces contabil nu este de obicei decizia corectă.

Orice platformă de contabilitate pe care alegeți să o utilizați ar trebui să se integreze în mod natural în procesele dvs. existente. Căutați o platformă fără timp de nefuncționare pentru a vă continua afacerea ca de obicei.

Când alegeți între diferite platforme , asigurați-vă că este posibil să vă sincronizați informațiile de plată, să colaborați cu aprobatorii și furnizorii și că este ușor de configurat și utilizat.

Câteva exemple de când automatizarea poate ajuta

Automatizarea este un instrument valoros de afaceri, așa că haideți să vedem câteva cazuri în care vă poate ajuta să vă dezvoltați afacerea.

Automatizarea proceselor de afaceri (BPA) sau transformarea digitală vă pot ajuta să gestionați eficient unele dintre sarcinile de afaceri mai repetitive pe care le puteți finaliza fără a fi nevoie ca personalul să se implice.

Introducerea datelor și sarcini repetitive

Introducerea manuală a datelor poate dura mult timp și este predispusă la erori umane. Cu toții am lipit ceva în celula greșită, am ratat o virgulă zecimală sau am copiat ceva incorect.

Cu toate acestea, introducerea datelor este una dintre sarcinile cele mai ușoare pentru o afacere pentru a începe automatizarea, iar afacerea dvs. poate realiza rapid beneficiile.

Înainte de a decide ce sarcini să automatizați, luați în considerare finalizarea unui mini audit în care urmăriți ce sarcini finalizați dvs. sau echipa dvs. într-o zi, cât timp durează pentru a le îndeplini și cât de des trebuie să le îndepliniți.

Orice sarcină care necesită o perioadă semnificativă de timp și care trebuie finalizată frecvent este cel mai bun loc pentru a începe.

Procese de resurse umane

Incorporarea de noi angajați, urmărirea prezenței și analiza rezultatelor sondajului angajaților pot dura mult timp.

Dar automatizarea tuturor acestor procese este posibilă. De exemplu, crearea unei platforme automate de onboarding permite noilor angajați să-și semneze electronic contractele, să primească un e-mail de bun venit și să primească sarcini de formare esențiale în primele săptămâni.

Instrumentele automate care pot ajuta angajații să își gestioneze obiectivele de performanță în muncă pot fi, de asemenea, extrem de valoroase.

De exemplu, setarea sarcinilor cum ar fi ratele de finalizare și urmărirea activității vă permite să vedeți unde angajații ar putea avea nevoie de mai mult sprijin uman sau care părți din stiva dvs. de tehnologie sunt folosite mai mult decât altele.

Relații Clienți

Zilele în care stau la telefon în așteptare la departamentele de asistență pentru clienți s-au încheiat (din fericire) în mare parte. Clienții se așteaptă la un răspuns aproape instantaneu la întrebările și reclamațiile lor în aceste zile.

Centrele de ajutor și chatboții sunt exemplele perfecte de când puteți folosi automatizarea pentru a ajuta la generarea unei experiențe mai pozitive pentru clienți.

Chatboții pot fi programați să răspundă la cele mai frecvente întrebări ale clienților, să urmărească coletele etc. De asemenea, pot direcționa un client către un agent activ atunci când este necesar.

Procese de vânzări și CRM

Deși nu suntem convinși că serviciile automatizate pentru a găsi numerele de telefon ale oamenilor sunt necesare, un CRM care poate automatiza sarcinile manuale grele de timp este o decizie bună.

Lucruri precum înregistrarea manuală a apelurilor, predarea clienților către diferite echipe de vânzări și actualizarea informațiilor despre clienți pot fi toate automatizate. De asemenea, puteți utiliza automatizarea pentru a atribui clienți potențiali calificați, pentru a programa apeluri și pentru a vă gestiona marketingul prin e-mail.

Eliminarea acestor sarcini manuale ajută echipele de vânzări să se concentreze pe ceea ce este important – îmbunătățirea performanței lor și crearea unui ciclu de vânzări mai scurt și mai eficient. Veți putea, de asemenea, să profitați de o cantitate imensă de date de marketing și să le utilizați pentru a informa și îmbunătăți viitoarele campanii de marketing.

Crearea amestecului potrivit

Afacerile inteligente înțeleg că, în timp ce afacerea dvs. poate folosi automatizarea în avantajul dvs., nu este un glonț de argint care vă poate rezolva toate problemele.

Companiile nu ar trebui să folosească niciodată automatizarea pentru a înlocui fiecare punct de contact uman, dar, în calitate de partener de afaceri care poate prelua unele dintre aceste sarcini manuale, aceasta este calea de urmat. Mai aveți nevoie de ajutor pentru a vă îmbunătăți eficiența afacerii? simte-te liber să ne contactezi.