비즈니스 효율성을 극대화하는 데 자동화가 없어야 하는 이유는 무엇입니까?

비즈니스 운영의 효율성을 극대화하려면 모든 것을 자동화해야 한다는 잘못된 생각이 있습니다. 그러나 때때로 이러한 자동화는 제대로 작동하는 수동 프로세스를 희생하면서 동시에 긍정적인 영향을 미치기도 합니다.

이 기사에서는 수동으로 유지해야 하는 프로세스와 다른 프로세스가 자동화에 가장 적합한 이유를 알아내는 방법을 살펴봅니다.

우리는 또한 두 가지 모두에 대한 몇 가지 일반적인 예를 다루었으므로 실제 실행에 착수할 수 있습니다.

자동화할 프로세스를 어떻게 알 수 있습니까?

자동화할 대상을 결정하기 전에 프로세스에 자동화가 필요한지 여부와 자동화가 필요한 경우 어떤 이점이 있는지 고려하는 것이 중요합니다. 비즈니스 프로세스를 개선하는 방법을 정확히 고려할 때 다음 네 가지 주요 단계를 따르기를 원합니다.

• 프로세스 매핑
• 프로세스 분석
• 프로세스 재설계
• 자원 확보
• 변경 구현 및 전달
• 프로세스 검토

이 분석은 비즈니스마다 다르지만 자동화가 정답이 아닌 경우와 정답인 경우에 대한 몇 가지 일반적인 예가 있습니다.

좀 더 자세히 살펴보겠습니다.

자동화하지 말아야 할 것은?

무엇보다도 모든 것을 자동화하려는 충동을 억제하십시오. 인공 지능과 자동화는 특정 비즈니스 측면에서 이점을 제공할 수 있지만 너무 많이 자동화하면 인적 요소를 제거할 위험이 있습니다.

이는 고객 서비스 감소, 불필요한 지출, 비즈니스 개선에 도움이 될 수 있는 필수 단서를 간과하는 등의 문제로 이어질 수 있습니다. 우리의 경험에 따르면, 이것들은 완전히 자동화하고 싶은 유혹이 될 수 있는 일부 프로세스이지만 반드시 필요한 것은 아닙니다.

CRM의 항목 반올림

CRM(고객 관계 관리) 시스템에서 잠재 고객 프로필을 완성하기 위해 데이터를 입력하는 것은 지루하고 지칠 수 있습니다. 그것은 필수적이며 확실히 재미있는 활동 목록의 맨 위에 있지 않습니다.

예를 들어, CRM 항목을 완성하기 위해 잠재 고객의 전화 번호를 검색하는 경우 번호를 찾기 위해 값비싼 자동화 서비스에 비용을 지불하는 것이 가장 쉬운 것처럼 보일 수 있습니다.

하지만 때로는 직접 하는 것이 더 쉽고 저렴합니다. 예를 들어, 구식 수동 검색은 종종 온라인이나 특정 커뮤니티 내에서 필요한 결과를 얻을 수 있습니다. 또한 온라인에서 다른 사람의 전화번호를 검색 할 수 있는 방법은 여러 가지가 있으며 대부분 무료입니다.

LinkedIn이나 Facebook과 같은 소셜 미디어 사이트에서 검색하는 것부터 회사 웹사이트를 방문하는 것, 디지털 화이트 페이지를 사용하는 것, 또는 힘든 작업을 수행하는 웹 브라우저 확장 프로그램을 사용하는 것까지 전화 번호를 찾는 데 비용이 많이 들거나 자동화될 필요가 없습니다.

웹사이트의 검색 엔진 최적화

웹사이트의 모든 검색 엔진 최적화(SEO) 노력을 자동화로 전환하는 것이 시간을 절약하는 현명한 방법처럼 보일 수 있지만 반드시 좋은 생각은 아닙니다.

최적화 작업이 필요한 영역과 기회가 있는 영역을 강조 표시하는 데 도움이 되는 다양한 자동화 도구가 있습니다. 그러나 전체 실행은 항상 수동이어야 하므로 구현 중인 항목을 여전히 완전히 제어할 수 있습니다.

예를 들어 레스토랑의 성공적인 SEO 는 적절한 사람들에게 웹사이트를 표시하는 데 도움이 되는 위치별 콘텐츠에 의존합니다. 대화형 메뉴를 수동으로 추가하는 데 시간을 들이는 것은 자동화할 수 없는 일이지만 배고픈 고객이 검색할 때 웹사이트의 가시성과 순위를 높이는 것으로 입증되었습니다.

전체 회계 프로세스

대부분의 회계 관행은 수동 작업과 자동 작업을 모두 혼합하므로 키트에 둘 모두를 지원하는 올바른 도구가 있는지 확인하는 것이 중요합니다.

인보이스 처리, 급여 및 비용과 같은 기본 프로세스를 자동화하고 싶을 수 있지만 모든 회계 프로세스를 자동화하는 것은 일반적으로 올바른 결정이 아닙니다.

사용하기로 선택한 모든 회계 플랫폼은 기존 프로세스에 자연스럽게 통합되어야 합니다. 평소와 같이 비즈니스를 계속하려면 가동 중지 시간이 없는 플랫폼을 찾으십시오.

다른 플랫폼 중에서 선택할 때 결제 정보를 동기화하고 승인자 및 공급업체와 협업할 수 있고 설정 및 사용이 쉬운지 확인하십시오.

자동화가 도움이 될 수 있는 몇 가지 예

자동화는 귀중한 비즈니스 도구이므로 비즈니스 성장에 도움이 될 수 있는 몇 가지 사례를 살펴보겠습니다.

비즈니스 프로세스 자동화(BPA) 또는 디지털 혁신을 통해 직원의 개입 없이 완료할 수 있는 보다 반복적인 비즈니스 작업 중 일부를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

데이터 입력 및 반복 작업

수동 데이터 입력은 시간이 오래 걸리고 인적 오류가 발생하기 쉽습니다. 우리는 모두 잘못된 셀에 무언가를 붙여넣었거나, 소수점을 놓쳤거나, 무언가를 잘못 복사했습니다.

그러나 데이터 입력은 비즈니스가 자동화를 시작하는 가장 쉬운 작업 중 하나이며 비즈니스는 이점을 빠르게 실현할 수 있습니다.

자동화할 작업을 결정하기 전에 귀하 또는 귀하의 팀이 하루에 완료하는 작업, 완료하는 데 걸리는 시간 및 완료해야 하는 빈도를 추적하는 미니 감사를 완료하는 것이 좋습니다.

시간이 많이 걸리고 자주 완료해야 하는 작업은 시작하기에 가장 좋은 위치입니다.

인적 자원 프로세스

신입 사원 온보딩, 출석 추적, 직원 설문 조사 결과 분석에는 상당한 시간이 소요될 수 있습니다.

그러나 이러한 모든 프로세스를 자동화하는 것은 가능합니다. 예를 들어 자동화된 온보딩 플랫폼을 설정하면 신입 직원이 계약을 전자 서명하고 환영 이메일을 받고 처음 몇 주 동안 필수 교육 작업을 받을 수 있습니다.

직원들이 업무 성과 목표를 관리하는 데 도움 이 되는 자동화된 도구 도 매우 유용할 수 있습니다.

예를 들어 완료율 및 활동 추적과 같은 작업을 설정하면 직원이 더 많은 인적 지원이 필요한 부분이나 기술 스택의 어떤 부분이 다른 부분보다 더 많이 사용되는지 알 수 있습니다.

고객 지원

고객 지원 부서에서 전화를 보류하던 시대는 (다행히) 대부분 끝났습니다. 오늘날 고객들은 질문과 불만 사항에 대해 거의 즉각적인 응답을 기대합니다.

헬프 센터와 챗봇은 자동화를 사용하여 보다 긍정적인 고객 경험을 제공할 수 있는 완벽한 예입니다.

챗봇은 가장 일반적인 고객 질문에 답하고 소포 추적 등을 하도록 프로그래밍할 수 있습니다. 또한 필요할 때 고객을 실제 상담원에게 안내할 수도 있습니다.

영업 및 CRM 프로세스

사람들의 전화번호를 찾는 자동화된 서비스가 필요하다고 확신하지는 않지만 시간이 많이 걸리는 수동 작업을 자동화할 수 있는 CRM은 좋은 결정입니다.

수동으로 통화를 기록하고, 고객을 다른 영업 팀에 넘기고, 고객 정보를 업데이트하는 등의 작업을 모두 자동화할 수 있습니다. 또한 자동화를 사용하여 적격한 리드를 할당하고, 통화를 예약하고, 이메일 마케팅을 처리할 수 있습니다.

이러한 수동 작업을 제거하면 영업 팀이 파이프라인 성능을 개선하고 보다 짧고 효율적인 영업 주기를 만드는 중요한 작업에 집중할 수 있습니다. 또한 엄청난 양의 마케팅 데이터를 활용하고 이를 사용하여 향후 마케팅 캠페인을 알리고 개선할 수 있습니다.

올바른 블렌드 만들기

지능형 비즈니스는 비즈니스에서 자동화를 유리하게 사용할 수 있지만 모든 문제를 해결할 수 있는 만능은 아니라는 점을 이해합니다.

기업은 인간의 모든 접점을 대체하기 위해 자동화를 사용해서는 안 됩니다. 그러나 이러한 수동 작업 중 일부를 인수할 수 있는 비즈니스 파트너로서 앞으로 나아갈 길입니다. 여전히 비즈니스 효율성을 개선하는 데 도움이 필요하십니까? 저희에게 연락 주시기 바랍니다.