為什麼最大化您的業務效率不應該與自動化有關？

存在一種誤解，即為了最大限度地提高業務運營效率，您需要將一切自動化。 但有時，這種自動化是以犧牲正常工作的手動流程為代價的，同時還能產生積極的影響。

本文探討瞭如何確定哪些流程應該保持手動，以及為什麼其他流程最適合自動化。

我們還介紹了這兩者的一些常見示例，因此您可以開始著手。

如何知道要自動化哪些流程？

在決定自動化什麼之前，重要的是要考慮流程是否需要自動化，如果需要自動化，會有什麼好處。 在考慮如何改進業務流程時，您需要遵循以下四個主要步驟：

• 映射過程
• 分析過程
• 重新設計流程
• 獲取資源
• 實施和溝通變革
• 審查流程

對於每個企業，這種分析會有所不同——但有一些常見的例子說明自動化何時不是正確的答案，何時是正確的答案。

讓我們更詳細地看一下那些。

什麼不能自動化？

首先——抵制一切自動化的衝動。 雖然人工智能和自動化可以在某些業務方面給我們帶來優勢，但如果自動化程度過高，就會冒著消除人為因素的風險。

這可能會導致問題，包括客戶服務下降、不必要的開支以及忽略可以幫助您改善業務的重要線索。 根據我們的經驗，這些是一些可能很容易完全自動化的過程——但這並不一定需要它。

完善您的 CRM 中的條目

在您的客戶關係管理 (CRM) 系統中進行數據輸入以完成潛在客戶資料可能既乏味又令人筋疲力盡。 它是必不可少的，當然不在任何人的有趣活動列表中。

例如，如果您正在搜索潛在客戶的電話號碼以完善您的 CRM 中的條目，那麼支付昂貴的自動化服務來為您查找號碼似乎最容易。

但有時，自己做這件事既容易又便宜。 例如，老式的手動搜索通常可以產生您需要的結果，無論是在線還是在特定社區內。 此外，您可以通過多種方式在線搜索任何人的電話號碼——而且很多時候，這些都是完全免費的。

從在 LinkedIn 或 Facebook 等社交媒體網站上搜索到訪問公司網站，使用數字白頁，甚至是為您完成繁重工作的網絡瀏覽器擴展程序，查找電話號碼不需要昂貴或自動化。

您網站的搜索引擎優化

將您網站的所有搜索引擎優化 (SEO) 工作轉變為自動化似乎是一個明智的節省時間的方法，但這不一定是一個好主意。

有各種自動化工具可以幫助您突出需要優化的哪些領域以及存在的任何機會。 但是，總體執行應該始終是手動的——因此您仍然可以完全控制您正在實施的內容。

例如，成功的餐廳 SEO依賴於特定位置的內容，這些內容有助於將您的網站展示在合適的人面前。 花時間手動添加交互式菜單是您無法自動化的事情 - 但事實證明，這可以提高您的網站在飢餓客戶搜索中的可見性和排名。

您的整個會計流程

大多數會計實踐混合了手動和自動化工作，因此確保您的工具包中有支持兩者的正確工具非常重要。

雖然您可能希望自動化發票處理、工資單和費用等基本流程，但自動化每個會計流程通常不是正確的決定。

您選擇使用的任何會計平台都應該自然地集成到您現有的流程中。 尋找一個沒有任何停機時間的平台來繼續您的業務。

在不同平台之間進行選擇時，請確保可以同步您的支付信息、與審批者和供應商協作，並且易於設置和使用。

自動化何時可以提供幫助的一些示例

自動化是一種有價值的業務工具——讓我們看看它可以幫助您發展業務的一些實例。

業務流程自動化 (BPA) 或數字化轉型可以幫助您有效地管理一些您無需員工參與即可完成的重複性業務任務。

數據輸入和重複性任務

手動數據輸入可能需要很長時間，並且容易出現人為錯誤。 我們都在錯誤的單元格中粘貼了一些東西，錯過了一個小數點，或者錯誤地複制了一些東西。

但是，數據輸入是企業開始自動化最簡單的任務之一，您的企業可以快速實現收益。

在決定要自動化哪些任務之前，請考慮完成一個小型審核，您可以在其中跟踪您或您的團隊在一天內完成了哪些任務，完成它們需要多長時間，以及您需要多久完成一次。

任何需要大量時間且需要經常完成的任務都是最好的開始。

人力資源流程

新員工入職、跟踪考勤和分析員工調查結果可能需要大量時間。

但是自動化所有這些過程是可能的。 例如，建立一個自動化的入職平台允許新員工電子簽署他們的合同，收到一封歡迎電子郵件，並在最初的幾週內接受基本的培訓任務。

可以幫助員工管理其工作績效目標的自動化工具也非常有價值。

例如，設置完成率和活動跟踪等任務可以讓您了解員工可能需要更多人工支持的地方，或者您的技術堆棧的哪些部分比其他部分使用得更多。

客戶支持

（謝天謝地）坐在電話上等待客戶支持部門的日子已經過去了。 如今，客戶希望他們的問題和投訴得到幾乎即時的回應。

幫助中心和聊天機器人是您何時可以使用自動化來幫助推動更積極的客戶體驗的完美示例。

可以對聊天機器人進行編程，以回答您最常見的客戶查詢、跟踪包裹等。它們還可以在必要時將客戶引導至現場代理。

銷售和 CRM 流程

雖然我們不認為查找人們電話號碼的自動化服務是必要的，但可以自動執行耗時的手動任務的 CRM 是一個不錯的決定。

諸如手動記錄電話、將客戶移交給不同的銷售團隊以及更新客戶信息之類的事情都可以自動化。 您還可以使用自動化來分配合格的潛在客戶、安排電話和處理您的電子郵件營銷。

消除這些手動任務有助於銷售團隊專注於重要的事情——提高他們的管道績效並創建更短、更高效的銷售週期。 您還可以利用大量營銷數據，並利用這些數據來告知和改進未來的營銷活動。

創建正確的混合

聰明的企業明白，雖然您的企業可以利用自動化來發揮自己的優勢，但這並不是可以解決所有問題的靈丹妙藥。

公司永遠不應該使用自動化來取代每個人的接觸點——但作為可以接管其中一些手動任務的業務合作夥伴，這是前進的道路。 仍然需要任何幫助來提高您的業務效率？ 歡迎與我們聯繫。