Почему повышение эффективности вашего бизнеса не должно быть связано с автоматизацией?

Существует заблуждение, что для максимизации эффективности ваших бизнес-операций вам необходимо все автоматизировать. Но иногда эта автоматизация происходит за счет ручных процессов, которые прекрасно работают и одновременно дают положительные результаты.

В этой статье рассказывается, как определить, какие процессы должны оставаться ручными, и почему другие лучше всего подходят для автоматизации.

Мы также рассмотрели несколько общих примеров для обоих, так что вы можете сразу же взяться за дело.

Как узнать, какие процессы автоматизировать?

Прежде чем решить, что автоматизировать, важно подумать, нуждается ли процесс в автоматизации, и если да, то каковы будут преимущества. При рассмотрении того, как именно улучшить ваши бизнес-процессы , вы должны выполнить следующие четыре основных шага:

• Карта процесса
• Проанализируйте процесс
• Перепроектируйте процесс
• Приобретать ресурсы
• Внедряйте и сообщайте об изменениях
• Обзор процесса

Этот анализ будет отличаться для каждого бизнеса, но есть несколько распространенных примеров того, когда автоматизация не является правильным решением, а когда — нет.

Давайте рассмотрим их более подробно.

Что нельзя автоматизировать?

Прежде всего — не поддавайтесь желанию все автоматизировать. Хотя искусственный интеллект и автоматизация могут дать нам преимущество в определенных бизнес-аспектах, вы рискуете исключить человеческий фактор, если автоматизируете слишком много.

Это может привести к таким проблемам, как снижение обслуживания клиентов, ненужные расходы и игнорирование важных подсказок, которые могут помочь вам улучшить свой бизнес. По нашему опыту, это некоторые из процессов, которые может захотеть полностью автоматизировать, но это необязательно.

Завершение записей в вашей CRM

Ввод данных для заполнения профилей потенциальных клиентов в вашей системе управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) может быть утомительным и утомительным. Это очень важно и, конечно же, не входит в чей-либо список развлечений.

Например, если вы ищете номер телефона потенциального клиента, чтобы завершить запись в своей CRM, может показаться, что проще всего заплатить за дорогостоящую услугу автоматизации, чтобы найти номер для вас.

Но иногда и проще, и дешевле сделать это самому. Например, старомодный ручной поиск часто может дать нужные вам результаты как в Интернете, так и в определенном сообществе. Кроме того, существует множество способов поиска чьего-либо номера телефона в Интернете , и во многих случаях они совершенно бесплатны.

От поиска на сайтах социальных сетей, таких как LinkedIn или Facebook, до посещения веб-сайтов компаний, использования цифровых белых страниц или даже расширения веб-браузера, которое делает всю тяжелую работу за вас, поиск телефонных номеров не должен быть дорогим или автоматизированным.

Поисковая оптимизация вашего сайта

Автоматизация всех усилий по поисковой оптимизации (SEO) вашего веб-сайта может показаться разумной экономией времени, но это не всегда хорошая идея.

Существуют различные инструменты автоматизации, которые могут помочь вам определить, какие области вашей оптимизации нуждаются в работе и где существуют какие-либо возможности. Однако общее выполнение всегда должно быть ручным, поэтому вы по-прежнему полностью контролируете то, что реализуете.

Например, успешное SEO для ресторанов зависит от контента для конкретного местоположения, который помогает представить ваш сайт нужным людям. Потратить время на добавление интерактивного меню вручную — это то, что вы не можете автоматизировать, но доказано, что это повышает видимость и ранжирование вашего веб-сайта для поиска голодными клиентами.

Весь ваш бухгалтерский процесс

В большинстве методов бухгалтерского учета сочетаются как ручная, так и автоматизированная работа, поэтому важно убедиться, что в вашем наборе есть правильный инструмент, который поддерживает и то, и другое.

Хотя вы, вероятно, захотите автоматизировать основные процессы, такие как обработка счетов, начисление заработной платы и расходы, автоматизация каждого процесса бухгалтерского учета обычно не является правильным решением.

Любая бухгалтерская платформа, которую вы решите использовать, должна естественным образом интегрироваться в ваши существующие процессы. Ищите платформу без простоев, чтобы продолжать свой бизнес в обычном режиме.

Выбирая между различными платформами , убедитесь, что вы можете синхронизировать свою платежную информацию, сотрудничать с утверждающими и поставщиками, а также легко настроить и использовать.

Несколько примеров, когда автоматизация может помочь

Автоматизация — ценный бизнес-инструмент, поэтому давайте рассмотрим несколько случаев, когда она может помочь развитию вашего бизнеса.

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) или цифровая трансформация могут помочь вам эффективно управлять некоторыми наиболее повторяющимися бизнес-задачами, которые вы можете выполнять без участия вашего персонала.

Ввод данных и повторяющиеся задачи

Ручной ввод данных может занять много времени и подвержен человеческим ошибкам. Мы все вставили что-то не в ту ячейку, пропустили десятичную точку или что-то неправильно скопировали.

Тем не менее, ввод данных — одна из самых простых задач для бизнеса, чтобы начать автоматизацию, и ваш бизнес может быстро реализовать преимущества.

Прежде чем решить, какие задачи автоматизировать, рассмотрите возможность проведения мини-аудита, в ходе которого вы отслеживаете, какие задачи вы или ваша команда выполняете за день, сколько времени требуется для их выполнения и как часто вам нужно их выполнять.

Любые задачи, которые занимают значительное количество времени и должны выполняться часто, являются лучшим местом для начала.

Процессы управления персоналом

Адаптация новых сотрудников, отслеживание посещаемости и анализ результатов опроса сотрудников могут занять значительное время.

Но автоматизация всех этих процессов возможна. Например, настройка автоматизированной платформы адаптации позволяет новым сотрудникам подписывать свои контракты электронным способом, получать приветственное письмо по электронной почте и получать важные учебные задания в течение первых нескольких недель.

Автоматизированные инструменты, которые могут помочь сотрудникам управлять своими рабочими целями , также могут быть чрезвычайно ценными.

Например, установка таких задач, как показатели выполнения и отслеживание активности, позволяет вам увидеть, где сотрудникам может потребоваться дополнительная человеческая поддержка или какие части вашего технического стека используются чаще, чем другие.

Служба поддержки

Дни сидения по телефону в отделе поддержки клиентов (к счастью) в основном закончились. В наши дни клиенты ожидают почти мгновенного ответа на свои вопросы и жалобы.

Справочные центры и чат-боты — прекрасные примеры того, когда вы можете использовать автоматизацию для повышения качества обслуживания клиентов.

Чат-ботов можно запрограммировать так, чтобы они отвечали на наиболее распространенные запросы клиентов, отслеживали посылки и т. д. Они также могут при необходимости направлять клиента к живому агенту.

Процессы продаж и CRM

Хотя мы не убеждены, что автоматизированные сервисы для поиска телефонных номеров людей необходимы, CRM, которая может автоматизировать трудоемкие ручные задачи, является хорошим решением.

Такие вещи, как регистрация звонков вручную, передача клиентов разным отделам продаж и обновление информации о клиентах, могут быть автоматизированы. Вы также можете использовать автоматизацию для назначения квалифицированных потенциальных клиентов, планирования звонков и управления маркетингом по электронной почте.

Устранение этих ручных задач помогает отделам продаж сосредоточиться на том, что важно — на повышении производительности конвейера и создании более короткого и эффективного цикла продаж. Вы также сможете воспользоваться огромным объемом маркетинговых данных и использовать их для информирования и улучшения будущих маркетинговых кампаний.

Создание правильной смеси

Умные компании понимают, что, хотя автоматизация может быть выгодна вашему бизнесу, это не панацея, способная решить все ваши проблемы.

Компании никогда не должны использовать автоматизацию для замены каждой точки взаимодействия с человеком, но как бизнес-партнер, который может взять на себя некоторые из этих ручных задач, это путь вперед. Все еще нужна помощь в повышении эффективности вашего бизнеса? Не стесняйтесь связаться с нами.