Pourquoi l'optimisation de l'efficacité de votre entreprise ne devrait-elle pas passer par l'automatisation ?

Il existe une idée fausse selon laquelle, pour maximiser l'efficacité de vos opérations commerciales, vous devez tout automatiser. Mais parfois, cette automatisation se fait au détriment de processus manuels qui fonctionnent très bien et génèrent simultanément des impacts positifs.

Cet article explore comment déterminer quels processus doivent rester manuels et pourquoi d'autres sont mieux adaptés à l'automatisation.

Nous avons également couvert quelques exemples courants pour les deux, afin que vous puissiez démarrer immédiatement.

Comment savoir quels processus automatiser ?

Avant de décider ce qu'il faut automatiser, il est important de déterminer si le processus doit être automatisé ou non et, le cas échéant, quels en seront les avantages. Lorsque vous réfléchissez exactement à la manière d'améliorer vos processus métier , vous souhaitez suivre ces quatre étapes principales :

• Cartographier le processus
• Analyser le processus
• Repenser le processus
• Acquérir des ressources
• Mettre en œuvre et communiquer le changement
• Revoir le processus

Cette analyse sera différente pour chaque entreprise, mais il existe des exemples courants de cas où l'automatisation n'est pas la bonne réponse et de cas où elle l'est.

Jetons un coup d'œil à ceux-ci plus en détail.

Quoi ne pas automatiser ?

Tout d'abord, résistez à l'envie de tout automatiser. Alors que l'intelligence artificielle et l'automatisation peuvent nous donner un avantage dans certains aspects commerciaux, vous courez le risque de supprimer l'élément humain si vous automatisez trop.

Cela peut entraîner des problèmes tels que la baisse du service client, des dépenses inutiles et la négligence d'indices essentiels qui peuvent vous aider à améliorer votre entreprise. D'après notre expérience, ce sont quelques-uns des processus qu'il peut être tentant d'automatiser entièrement, mais cela n'en a pas nécessairement besoin.

Compléter les entrées dans votre CRM

Saisir des données pour compléter les profils des prospects dans votre système de gestion de la relation client (CRM) peut être fastidieux et épuisant. C'est essentiel et certainement pas au sommet de la liste des activités amusantes de quiconque.

Par exemple, si vous recherchez le numéro de téléphone d'un prospect pour compléter une entrée dans votre CRM, il peut sembler plus simple de payer un service d'automatisation coûteux pour trouver le numéro pour vous.

Mais parfois, il est à la fois plus facile et moins cher de le faire soi-même. Par exemple, une recherche manuelle à l'ancienne peut souvent donner les résultats dont vous avez besoin, que ce soit en ligne ou au sein d'une communauté spécifique. De plus, il existe de nombreuses façons de rechercher le numéro de téléphone de n'importe qui en ligne , et souvent, elles sont entièrement gratuites.

Qu'il s'agisse de rechercher sur des sites de médias sociaux tels que LinkedIn ou Facebook, de visiter des sites Web d'entreprises, d'utiliser des pages blanches numériques ou même une extension de navigateur Web qui fait le travail difficile pour vous, la recherche de numéros de téléphone n'a pas besoin d'être coûteuse ou automatisée.

L'optimisation pour les moteurs de recherche de votre site Web

Transformer tous les efforts d'optimisation des moteurs de recherche (SEO) de votre site Web en automatisation peut sembler un gain de temps intelligent, mais ce n'est pas nécessairement une bonne idée.

Il existe divers outils d'automatisation qui peuvent vous aider à mettre en évidence les domaines de votre optimisation qui nécessitent un travail et les opportunités qui existent. Cependant, l'exécution globale doit toujours être manuelle, de sorte que vous contrôlez toujours entièrement ce que vous implémentez.

Par exemple, un référencement réussi pour les restaurants repose sur un contenu spécifique à l'emplacement qui aide à mettre votre site Web devant les bonnes personnes. Prendre le temps d'ajouter manuellement un menu interactif est quelque chose que vous ne pouvez pas automatiser, mais il a été prouvé que cela améliore la visibilité et le classement de votre site Web pour les recherches de clients affamés.

L'ensemble de votre processus comptable

La plupart des pratiques comptables mélangent à la fois le travail manuel et automatisé, il est donc important de vous assurer que vous avez le bon outil dans votre kit qui prend en charge les deux.

Bien que vous souhaitiez probablement automatiser les processus de base tels que le traitement des factures, la paie et les dépenses, l'automatisation de chaque processus comptable n'est généralement pas la bonne décision.

Toute plate-forme comptable que vous choisissez d'utiliser doit naturellement s'intégrer à vos processus existants. Recherchez une plate-forme sans aucun temps d'arrêt pour poursuivre vos activités comme d'habitude.

Lorsque vous choisissez entre différentes plateformes , assurez-vous qu'il est possible de synchroniser vos informations de paiement, de collaborer avec les approbateurs et les fournisseurs, et qu'il est facile à configurer et à utiliser.

Quelques exemples où l'automatisation peut aider

L'automatisation est un outil commercial précieux. Examinons donc certains cas où elle peut vous aider à développer votre entreprise.

L'automatisation des processus métier (BPA) ou la transformation numérique peut vous aider à gérer efficacement certaines des tâches métier les plus répétitives que vous pouvez accomplir sans que votre personnel n'ait à s'impliquer.

Saisie de données et tâches répétitives

La saisie manuelle des données peut prendre beaucoup de temps et est sujette aux erreurs humaines. Nous avons tous collé quelque chose dans la mauvaise cellule, manqué une virgule décimale ou copié quelque chose de manière incorrecte.

Cependant, la saisie de données est l'une des tâches les plus faciles à automatiser pour une entreprise, et votre entreprise peut rapidement en tirer parti.

Avant de décider quelles tâches automatiser, envisagez de réaliser un mini-audit dans lequel vous suivrez les tâches que vous ou votre équipe accomplissez en une journée, combien de temps elles prennent pour les accomplir et à quelle fréquence vous devez les accomplir.

Toutes les tâches qui prennent beaucoup de temps et qui doivent être effectuées fréquemment sont le meilleur point de départ.

Processus de ressources humaines

L'intégration de nouveaux employés, le suivi des présences et l'analyse des résultats des sondages auprès des employés peuvent prendre beaucoup de temps.

Mais l'automatisation de tous ces processus est possible. Par exemple, la mise en place d'une plateforme d'intégration automatisée permet aux nouveaux employés de signer électroniquement leurs contrats, de recevoir un e-mail de bienvenue et de recevoir des tâches de formation essentielles pour leurs premières semaines.

Les outils automatisés qui peuvent aider les employés à gérer leurs objectifs de performance au travail peuvent également être extrêmement précieux.

Par exemple, la définition de tâches telles que les taux d'achèvement et le suivi des activités vous permet de voir où les employés peuvent avoir besoin de plus de soutien humain, ou quelles parties de votre pile technologique sont plus utilisées que d'autres.

Service client

L'époque où l'on était assis au téléphone en attente avec les services d'assistance à la clientèle est (heureusement) pour la plupart révolue. De nos jours, les clients s'attendent à une réponse quasi instantanée à leurs questions et réclamations.

Les centres d'aide et les chatbots sont des exemples parfaits d'utilisation de l'automatisation pour contribuer à une expérience client plus positive.

Les chatbots peuvent être programmés pour répondre aux questions les plus courantes de vos clients, suivre les colis, etc. Ils peuvent également diriger un client vers un agent en direct si nécessaire.

Processus de vente et CRM

Bien que nous ne soyons pas convaincus que des services automatisés pour trouver les numéros de téléphone des personnes soient nécessaires, un CRM capable d'automatiser les tâches manuelles chronophages est une bonne décision.

Des choses comme l'enregistrement manuel des appels, le transfert des clients à différentes équipes de vente et la mise à jour des informations sur les clients peuvent toutes être automatisées. Vous pouvez également utiliser l'automatisation pour attribuer des prospects qualifiés, planifier des appels et gérer votre marketing par e-mail.

La suppression de ces tâches manuelles aide les équipes de vente à se concentrer sur ce qui est important : améliorer les performances de leur pipeline et créer un cycle de vente plus court et plus efficace. Vous pourrez également tirer parti d'une énorme quantité de données marketing et les utiliser pour informer et améliorer les futures campagnes marketing.

Créer le bon mélange

Les entreprises intelligentes comprennent que même si votre entreprise peut utiliser l'automatisation à votre avantage, ce n'est pas une solution miracle qui peut résoudre tous vos problèmes.

Les entreprises ne devraient jamais utiliser l'automatisation pour remplacer chaque point de contact humain, mais en tant que partenaire commercial capable de prendre en charge certaines de ces tâches manuelles, c'est la voie à suivre. Vous avez encore besoin d'aide pour améliorer l'efficacité de votre entreprise ? N'hésitez pas à nous contacter.