Por que maximizar a eficiência do seu negócio não deve ser uma questão de automação?

Há um equívoco por aí que, para maximizar a eficiência de suas operações de negócios, você precisa automatizar tudo. Mas, às vezes, essa automação ocorre às custas de processos manuais que estão funcionando bem e gerando impactos positivos simultaneamente.

Este artigo explora como descobrir quais processos devem permanecer manuais e por que outros são mais adequados para automação.

Também abordamos alguns exemplos comuns para ambos, para que você possa começar a trabalhar.

Como saber quais processos automatizar?

Antes de decidir o que automatizar, é importante considerar se o processo precisa ou não de automação e, em caso afirmativo, quais serão os benefícios. Ao considerar exatamente como melhorar seus processos de negócios , você deve seguir estas quatro etapas principais:

• Mapeie o processo
• Analise o processo
• Redesenhe o processo
• Adquirir recursos
• Implemente e comunique a mudança
• Revise o processo

Essa análise será diferente para cada negócio, mas há alguns exemplos comuns de quando a automação não é a resposta certa e quando é.

Vamos dar uma olhada neles com mais detalhes.

O que não automatizar?

Em primeiro lugar, resista ao desejo de automatizar tudo. Embora a inteligência artificial e a automação possam nos dar uma vantagem em certos aspectos de negócios, você corre o risco de remover o elemento humano se automatizar demais.

Isso pode levar a problemas, incluindo a recusa do atendimento ao cliente, despesas desnecessárias e a negligência de pistas essenciais que podem ajudá-lo a melhorar seus negócios. Em nossa experiência, esses são alguns dos processos que podem ser tentadores para automatizar totalmente, mas isso não precisa necessariamente disso.

Arredondando as entradas no seu CRM

Fazer a entrada de dados para completar os perfis de clientes potenciais em seu sistema CRM (Customer Relationship Management) pode ser tedioso e exaustivo. É essencial e certamente não está no topo da lista de atividades divertidas de ninguém.

Por exemplo, se você estiver procurando o número de telefone de um cliente em potencial para completar uma entrada em seu CRM, pode parecer mais fácil pagar por um serviço de automação caro para encontrar o número para você.

Mas às vezes, é mais fácil e mais barato fazer isso sozinho. Por exemplo, uma pesquisa manual antiquada muitas vezes pode produzir os resultados que você precisa, seja online ou dentro de uma comunidade específica. Além disso, há muitas maneiras de pesquisar o número de telefone de qualquer pessoa on-line e, muitas vezes, são totalmente gratuitas.

Desde pesquisar em sites de mídia social como LinkedIn ou Facebook até visitar sites de empresas, usar páginas brancas digitais ou até mesmo uma extensão de navegador da Web que faz o trabalho duro para você, encontrar números de telefone não precisa ser caro ou automatizado.

A otimização do mecanismo de pesquisa do seu site

Transformar todos os esforços de otimização de mecanismo de pesquisa (SEO) do seu site em automação pode parecer uma economia de tempo inteligente, mas isso não é necessariamente uma boa ideia.

Existem várias ferramentas de automação que podem ajudá-lo a destacar quais áreas de sua otimização precisam ser trabalhadas e onde existem oportunidades. No entanto, a execução geral deve ser sempre manual, para que você ainda controle totalmente o que está implementando.

Por exemplo, o SEO bem-sucedido para restaurantes depende de conteúdo específico do local que ajuda a colocar seu site na frente das pessoas certas. Reservar um tempo para adicionar um menu interativo manualmente é algo que você não pode automatizar, mas isso comprovadamente aumenta a visibilidade e a classificação do seu site para pesquisas de clientes famintos.

Todo o seu processo contábil

A maioria das práticas contábeis combina trabalho manual e automatizado, por isso é importante garantir que você tenha a ferramenta certa em seu kit que ofereça suporte a ambos.

Embora você provavelmente queira automatizar processos básicos, como processamento de faturas, folha de pagamento e despesas, automatizar todos os processos contábeis geralmente não é a decisão certa.

Qualquer plataforma de contabilidade que você escolher usar deve se integrar naturalmente aos seus processos existentes. Procure uma plataforma sem tempo de inatividade para continuar seus negócios como de costume.

Ao escolher entre diferentes plataformas , verifique se é possível sincronizar suas informações de pagamento, colaborar com aprovadores e fornecedores e se é fácil de configurar e usar.

Alguns exemplos de quando a automação pode ajudar

A automação é uma ferramenta de negócios valiosa, então vamos ver alguns casos em que ela pode ajudar a expandir seus negócios.

A automação de processos de negócios (BPA) ou transformação digital pode ajudá-lo a gerenciar com eficiência algumas das tarefas de negócios mais repetitivas que você pode concluir sem a necessidade de sua equipe se envolver.

Entrada de dados e tarefas repetitivas

A entrada manual de dados pode levar muito tempo e está sujeita a erros humanos. Todos nós colamos algo na célula errada, perdemos um ponto decimal ou copiamos algo incorretamente.

No entanto, a entrada de dados é uma das tarefas mais fáceis para uma empresa começar a automatizar, e sua empresa pode perceber rapidamente os benefícios.

Antes de decidir quais tarefas automatizar, considere realizar uma mini auditoria na qual você acompanha quais tarefas você ou sua equipe completam em um dia, quanto tempo elas levam para serem concluídas e com que frequência você precisa realizá-las.

Quaisquer tarefas que levem muito tempo e precisem ser concluídas com frequência são o melhor lugar para começar.

Processos de recursos humanos

A integração de novos funcionários, o rastreamento de presença e a análise dos resultados da pesquisa de funcionários podem levar um tempo significativo.

Mas automatizar todos esses processos é possível. Por exemplo, configurar uma plataforma de integração automatizada permite que novos funcionários assinem seus contratos, recebam um e-mail de boas-vindas e recebam tarefas de treinamento essenciais para as primeiras semanas.

Ferramentas automatizadas que podem ajudar os funcionários a gerenciar suas metas de desempenho no trabalho também podem ser extremamente valiosas.

Por exemplo, definir tarefas como taxas de conclusão e rastreamento de atividades permite ver onde os funcionários podem precisar de mais suporte humano ou quais partes de sua pilha de tecnologia são usadas mais do que outras.

Suporte ao cliente

Os dias de ficar sentado ao telefone em espera para os departamentos de suporte ao cliente estão (felizmente) quase no fim. Os clientes esperam uma resposta quase instantânea às suas perguntas e reclamações nos dias de hoje.

Centros de ajuda e chatbots são os exemplos perfeitos de quando você pode usar a automação para ajudar a gerar uma experiência mais positiva para o cliente.

Os chatbots podem ser programados para responder às perguntas mais comuns dos clientes, rastrear encomendas, etc. Eles também podem direcionar um cliente para um agente ao vivo quando necessário.

Processos de vendas e CRM

Embora não estejamos convencidos de que serviços automatizados para encontrar os números de telefone das pessoas sejam necessários, um CRM que possa automatizar tarefas manuais demoradas é uma boa decisão.

Coisas como registrar chamadas manualmente, entregar clientes a diferentes equipes de vendas e atualizar as informações do cliente podem ser automatizadas. Você também pode usar a automação para atribuir leads qualificados, agendar chamadas e lidar com seu marketing por e-mail.

A remoção dessas tarefas manuais ajuda as equipes de vendas a se concentrarem no que é importante — melhorar o desempenho do pipeline e criar um ciclo de vendas mais curto e eficiente. Você também poderá aproveitar uma enorme quantidade de dados de marketing e usá-los para informar e melhorar futuras campanhas de marketing.

Criando a mistura certa

As empresas inteligentes entendem que, embora sua empresa possa usar a automação a seu favor, não é uma bala de prata que pode resolver todos os seus problemas.

As empresas nunca devem usar a automação para substituir todos os pontos de contato humanos, mas como um parceiro de negócios que pode assumir algumas dessas tarefas manuais, esse é o caminho a seguir. Ainda precisa de ajuda para melhorar a eficiência do seu negócio? Sinta-se livre para nos contatar.